Del 14 - Vikarmodulen

1. Del 14 - Vikarmodulen

2. Hva er Vikarmodulen? • Modulen er delt opp i to hovedmoduler; Oppdekkingssenter og Formidlingssenter Avd. Leder Formidler Oppdekkingssenter Formidlingssenter Kommunikasjonssenter

3. Vikarmodulen Oppdekkingssenter • Oppdekkingssenter benyttes av ledere og tillater bestilling og/eller oppdekking av ledige vakter. • Formidlingssenteret brukes av saksbehandlere på et vikarkontor som tar imot bestillinger og finner ansatte til å dekke vaktene. Formidlingssenter

4. Sentrale begreper • Område – avdelinger • Eksterne vikarbyråer • Ekstrafelter – undertyper • Oppdekkingssenter • Bestilling • Formidlingssenter • Innboks • Dekke opp (Oppdekkingsveiviseren) • Kommunikasjonssenter

5. Innstillinger • Innstillinger må aktiveres i administrasjonsfanen for å få vikarmodul tilgjengelig. • Systemforvaltervil ha flererettigheterennledere/vikarformidlere, dettedadetvilværesystemforvaltersomivaretarulikeoppsettiftvikarmodulen. • Systemforvalter: Innstillinger i Brukeradministrasjon Slik vises disse således tilgjengelige i Administrasjonsfanen Nyttig med tilgjengelighet for ajourhold i vikarmodul.

6. Innstillinger for ulikebrukergrupper • Vikarformidler: • Avdelingsleder:

7. Område • Områdene benyttes til å gruppere de ulike enhetene i organisasjonen. Dersom avdelingene ikke er koblet til et område, vil det ikke være mulig å benytte avdelingene i forbindelse med søk i formidlingssenteret. De ansatte som skal bruke oppdekkingssenter og formidlingssenter må være knyttet til aktuelle områder i Ansatt|Saksbehandlerområde.

8. Koblingområde - avdelinger • Her kobles avdelingene til de ulike områdene. • Vikarpool og Vikaravdeling må også knyttes til område, eks et eget område som heter vikar. • Vikarformidlerene må få tildelt rettigheter til de ulike områdene. Dette gjøres på Ansatt|Saksbehandlerområde.

9. Eksternevikarbyrå • Dersom man benytter seg av eksterne vikarbyråer til innleie av vakter i organisasjonen legges disse til her. • Informasjonsfelt kan benyttes til evt. tilleggsopplysninger (tlf.nr, kontaktperson, e-mailect.) • Vikarbyrå benyttes senere i formidlingssenteret. Feltet for E-post benyttes til å sende ut mail til vikarbyråene i Formidlingssenteret

10. Ekstrafelter • Ekstrafelter er krav som går utover vanlige kompetanse • Mulighet for å definere undertyper for ekstrafelter Tilgjengelig for registrering på Ansatt|Ekstrafelter Tilgjengelig for valg i oppdekkingsenteret

11. Avdeling • Er vikaravdeling • Skal krysses av på den eller de avdelingene hvor alle vikarene er registrert med 0% stillinger i fra L&P systemet. • Er vikarpool • Skal krysses av på den eller de avdelingene hvor det går fast ansatte vikarer i turnus. Typisk vil være at en organisasjon har en pool med faste ansatte som ikke har noe fast arbeidssted og som sendes rundt i organisasjonen som faste vikarer.

12. Ansatt|Ekstrafelter • All informasjon som legges inn som ekstrafelter på en ansatt kommer i tillegg til kompetanseregistreringen. Ekstra gruppering som kommer i tillegg til Type og Undertype (vil da bli som en undertype til undertypen)

13. Ansatt|Saksbehandler-område • Ansatte som skal arbeide med vikarformidling må ha tildelt et eller flere områder for å få tilgang til bestillinger fra avdelingene innenfor de ulike områdene. • Her kan man da legge til hvilket område den ansatte er koblet mot, og evt. tidsperiode den ansatte fungerer som saksbehandler for området.

14. Oppdekkingssenter 0 • Oppdekkingssenteretgir en oversikt over allerødevakteri en angitttidsperiode. • Viserogsåvaktersomerblittsendttilbestilling, erblittdekketopp og somikkekandekkes.

15. Beskrivelser • Beskrivelseav status avvaktioppdekkingssenter og formidlingssenter

16. Oppdekkingssenter • Beskrivelseavknapperadenioppdekkingssenteret • Avbestill – Mulighet å fåtilbake status “Dekkesavavdeling”. • Legg tilkrav– mulighet for å leggetilkravpåvakten. • Skalikkedekkes– Endrer status til “Skalikkedekkes”, vaktenskjulesiMinGat. • Dekkesavavdeling– Dersomvaktenskaldekkesavavdelingen og ikkesendetilbestilling. • Fjernkrav– fjernekravsomevtertillagtvakten. • AvvisJaTakk– Mulighet for å avviseJa-takkpårødevakter med status “Skalikkedekkes” • Dekkopp– Åpnerbilde for å dekkeoppvakt. • Kom.senter – Dersomønskeom å sendeut melding omledigevaktertilflereansatte. • Filter – Ulikefiltreringsmuligheter • Ansattfilter – Søkeopp en ansatt, tildeleflerevakter

17. Oppdekkingssenter - Bestilling • Når en ellerflerevakterskalbestilles, velgfunksjonen for Bestillioppdekkingssenteret. Velg område. Vil være ferdig utfylt dersom avd. kun er knyttet til et område Gir mulighet til å angi en tekst som vikarformidler) kan gruppere på.(personlig). Angi evt. ønsket kompetanse og ekstrafelt for vakten ved å benytte funksjonen for Legg til

18. Bestillingsstatus - Vaktbok • Vaktertilbestilling vises ispesifikasjonsfeltetivaktboka med oppdekkingsstatus Vakten er bestilt fra oppdekkingssenteret Vakten er under behandling i formidlingssenteret Vakten kunne ikke dekkes i formidlingssenteret

19. Formidlingssenter • Etter bestilling av vakter i oppdekkingssenter kan vikarformidler finne vaktene i formidlingssenteret. • For å finne bestillingene velg Gå til innboks

20. Formidlingssenter - Innboks • For å ta en vakt i formidlingssenteret, marker vakten og velg Ta bestilling. • Deretter kan vikarformidler gå tilbake (ut av innboks), til behandling ved å velge Tilbake til behandling

21. Formidlingssenter • Behandle internt - Endrer statusen til en bestilling fra eksternt vikarbyrå. • Behandle eksternt – For vakter som skal behandles av eksternt vikarbyrå (Manpower, Adecco) • Kan ikke dekkes - Dersom ikke det lokale vikarkontoret får dekket opp vakten. • Avbestill – Velges dersom avd.leder ber om å få vakten tilbake til oppdekkingssenter. • Endre behandler – Overføre bestilling til en annen vikarformidler. • Kommentar – Mulighet for å tillegge evt kommentarer for bestillingene, eks ny info etter man har vært i kontakt med en ansatt

22. Formidlingssenter – Dekkopp • Det er 4 muligheter for å søke frem ansatt i Dekk opp Her visesansattesomharmeldtJa-Takktildennevakten. Viser ansatte man har vært i kontakt med via kommunikasjonssenteret Søk på ansatte som har meldt sin tilgjengelighet Gir mulighet til å søke opp en ansatt som kan dekke vakten.

23. Formidlingssenter – Dekkopp Velg den ansatte som skal få vakten fra listen Velg hvordan den ansatte skal få tilbakemelding om vakten Velg oppdekkingsmetode, ekstra-/overtidsvakt, bytte med avdeling eller forskjøvet vakt Når oppdekkingsmetode er valgt, velg fullfør for å registrere vakten.

24. Formidlingssenter – Dekkopp • Etter å ha valgt “Velgblantansatte du harværtikontakt med tidligere”, vil man fåfremsammebilde(r) for oppdekkingsomved å dekkeopp via ansattesomharregJa-takk.

25. Formidlingssenter – Dekkopp • Ukesum, overtidstimer og AML-status vises for de ansattesomharmeldt sin tilgjengelighet. Velgansattsomeraktuell for innleie, trykkneste.

26. Formidlingssenter – Dekkopp Velgaktuelleavdelingskriterie • Etter man har søkt opp den ansatte, velg neste og registrer som vist i foregående bilder.

27. Formidlingssenter - Ansattfilter • Her kan du søkeoppansattepådetnivået du stårpå, og hartilgangtil. • Brukesi de tilfellenehvor man skaltildeleflerevakterfremoveritidpå en enkeltansatt. Ved å velge Dekk opp vil den ansa velge tte allerede være valgt

28. MinGat – JaTakk • Dersom en ansattharforespurtomflerevakterinnenforsammetidsrom og tildeles en avdisse, vildetvarslesom at andreforespørslerisammetidsromerblittslettet Vakt den ansatte skal jobbe godkjennes Vakter som er slått sammen og slettet

29. Gat - Nei-takk • Funksjonen for Nei-takkkreveregenrettighetiBrukeradministrasjon. • Nei-takkregistreringengjøresved å høyreklikkepå den aktuellepersoneni Fri- og vikarkolonnenivaktboka. • Når man trykker OK for å lagrevilpersonenblivist med tommelnedivaktboka, itilleggtil at detvilbliregistrertutilgjengelighetpå den ansatte. Registrer Nei-takk ved å velge mellom hele dagen eller en bestemt vaktkategori

30. MinGat – Tilgjengelighet • Determulighet for å registreretilgjengelighet og utilgjengelighet (når man ikkeharmulighettil å jobbe). • AnsattekanforetaregistreringeniMinGatellerlederkanregistrere for den ansattei Gat. Angiønskettilgjengelighet, trykk ok for å lagre. Tilgjengelighetvisesdai listen for Registreringer.

31. Gat - Tilgjengelighet • Lederkanregistreretilgjengelighet og utilgjengelighet for den ansattei Gat. Tilgjengelighet hel uke Utilgjengelighet en enkelt dag Tilgjengelighet en enkelt dag Visning i vaktbok

32. TilgjengelighetiVaktbok • Visningavtilgjengelighet og utilgjengelighetiVaktbok Visning i vaktbok Ved å markere en ansatt ser man en status for tilgjengelighetispesifikasjonsfeltet

33. Avdelingsoppsett • I avdelingsoppsettet er det mulighet for å angi vikarens ”erfaring på avdelingen”. Angi antall for hvor mange vakter som regnes som ”erfaren” i feltet for Antall vakter jobbet på avdeling før bruk i vikarmodul. • Ved søk i kommunikasjonssenteret kan man bruke dette som en krav når man søker etter vikarer.

34. Formidlingssenter – Kommunikasjonssenter • Kommunikasjonssenteret kan åpnes både i Oppdekkingssenter og i Formidlingssenter Valg for Vikaravd., Vikarpool og OmrådeiUtvalg for søk, er kun tilgjengelignårkommunikasjonssenteretåpnesmed rettighetertilformidlingssenteret

35. Kommunikasjonssenter • Sammenheng mellom kriterier for Utvalg for Søk; • Ved avhukning av Vaktens avdeling låses listen Egendefinert utvalg • Ved huk for Vikarpool velges automatisk gjeldende vikarpooler i listen under Egendefinert utvalg og andre valg ”låses” • Samme funksjonalitet er lagt til ved valget Vikaravdeling • Det er begrensning slik at kombinasjon av utvalg, Vaktens avdeling, Vikaravdeling og Vikarpool kan kun kombineres med Område.

36. Kommunikasjonssenter • Eksempel på søk ved Utvalg for søk; • Velges Område vil ”nivåstruktur” under Egendefinert utvalg være låst til områder vikarformidler er tilknyttet • Velges Vikarpool vil ”nivåstruktur” under Egendefinert utvalg være låst slik at kun avdelinger som er satt til Vikarpool er tilgjengelig

37. Kommunikasjonssenter • Beregningskravangir krav den ansatte må • ha for å dekke vakten. • - Beregningskrav listes opp etter hvert som det velges flere beregningsgrunnlag. • Beregningsgrunnlag angir hvilke kriterier som skal sjekkes for å få finne den mest relevante ansatte til å dekke vakten.

38. Kommunikasjonssenter • Angi utvalg for de ulike søkekriteriene, velg deretter Start beregning. • Avhukningerift Beregningsgrunnlag og Beregningskrav blir lagret på innlogget person og avdeling, det vil si at man kan velge å ha forskjellige forhåndsdefinerte utvalg på forskjellige avdelinger. Valgene er ferdig avhuket når Menyeniknapperadenerment å benyttesfravenstre mot høyre Overlapp, fravær og hviletiden vil alltid beregnes under relavanse for vakten

39. Kommunikasjonssenter • Hensikten er å finne den ansatte som passer best til å ta/dekke vakten • I utgangspunktet er de ansatte som er registrert med utilgjengelighet ikke mulig å benytte, men dette er mulig å overstyre ved å krysse avfor Tillat bruk av utilgjengelighet Dersomønskeligfinnesmulighet for å dekkevakten via ekstra-/overtidsvinduetdirekteikommunikasjonssenteret. Kalkulasjonervisesiftangittberegningsgrunnlag. Merk! RettighettilFormidlingssentergirrettighettilDekkopp (ekstra/overtid)! Merk at beregningskrav ift overlapp, fravær og hviletid vil alltid sjekkes

40. Kommunikasjonssenter • Relevans for vakten vises etter ut ifra angitt beregningsgrunnlag Den ansatte har ønsket kompetanse Den ansatte har ikke ønsket ekstrafelt

41. Formidlingssenter – Kommunikasjonssenter • For å kontakte ønsket ansatt(e), marker de(n) ansatte i listen i Kommunikasjonssenteret og velg Kontakt valgte. Marker vakt(ene), eller Velg alle dersom det er flere vakter i listen Send forespørsel. Melding sendes de ansatteiftoppsettinnunderFastetekster

42. Formidlingssenter – Behandleeksternt • Behandle eksternt gir mulighet til å sende bestillingen til eksternt vikarbyrå Velg aktuelle byrå fra listen Velg Send epost for å gå videre • For å kunne sende epost, må det på Ansatt|Email være definert emailadresse.

43. Formidlingssenter – Behandleeksternt • Ved Send epost vises en liste over aktuell(e) ledige vakter i tillegg til evt tillagt kompetanse. • Det er i tillegg mulighet til å legge til ytterligere tekst manuelt dersom dette er ønskelig. Oversikt over ledige vakter, i tillegg visning over kompetanse til vaktene Velg Send epost for å sendeeposttilbyrå

44. Forespørreomledigevakter via MobilGat/2veis SMS • For brukere som til hører en vanlig avdeling så vil forespørsel om ledige vakter kun gi de vaktene som er ledige/vakante på engen avdeling. • For brukere som tilhører en vikaravdeling eller en vikarpool så vil du få se alle ledige vakter som det er mulig meldge seg interessert på , det vil si også vakter utenfor egen avdeling (det er jo aldri ledige vakter i selve vikarpoolen)