Présentation campagne 2011-2012

1. Présentation campagne 2011-2012 Les modalités pour le suivi et l’exécution des actions de formation

2. Présentation campagne 2011-2012 • Les chartes graphiques • Les modalités de fonctionnement • Forpro-SEM : le nouvel outil Direction

3. Les chartes graphiques La publicité européenne Direction

4. Les obligations de l’organisme de formation Article des CCAP • La publicité européenne • Les pièces relatives à l’exécution du marché et leur archivage • Le respect des politiques communautaires Direction

5. La publicité européenne Tout participant à l’opération, et tout partenaire lié à sa mise en œuvre, doit être informé du financement FSE, par tout support approprié (brochures, plaquettes, affiches, documents de publicité, courriers, documents types…) Le titulaire du marché est chargé d’assurer l’information du concours financier du FSE Direction

6. La publicité européenne • LE LOGO OBLIGATOIRE • Pour télécharger le logo de l’Union européenne : • http://ec.europa.eu/regional_policy/sources/graph/embleme_fr.htm • LA CHARTE GRAPHIQUE • Pour télécharger le logo de la charte graphique : • http://www.europe-en-paysdelaloire.eu/projet.php?page=emploi&rub=kit • AVEC LA MENTION OBLIGATOIRE SUIVANTE : • « Cette formation est cofinancée par l’Union européenne » Direction

7. La publicité européenne Pour en savoir plus : http://www.fse.gouv.fr/communication/communiquer-sur-votre-projet-fse/les-obligations-de-publicite/article/les-obligations-de-publicite Direction

8. Les pièces relatives à l’exécution du marché et leur archivage • Documents justificatifs à fournir pour le paiement : compte-rendu d’exécution du marché accompagné de toutes les pièces justificatives mentionnées dans le marché (notamment feuilles d’émargement, justificatifs d’absence …) • Indicateurs et travaux d’évaluation « tableaux D1 et D2 » • Contrôle des instances régionales, nationales ou communautaires • Archivage des pièces jusqu’au 31 décembre 2021 (local approprié) Direction

9. Les chartes graphiques Région Formation Direction

10. Région Formation Direction

11. Région Formation Direction

12. Région Formation Direction

13. Région Formation Direction

14. Région Formation Direction

15. Région Formation Direction

16. Région Formation Direction

17. Région Formation Direction

18. Région Formation Un kit Région Formation A compter du 22 juin Contenant : Autocollants CD avec les éléments graphiques Des vitrophanies Direction

19. Les modalités de fonctionnement • Objectif : Rappel des différentes modalités permettant les paiements, la rémunération des stagiaires et les relations entre VOUS, l’ASP et la collectivité. Direction

20. Les modalités de fonctionnement • Lancement d’une action • La région vous adresse : Le bon de commande, l’acte d’engagement • La région valide votre action, vous recevrez une notification par mail. • Vous transmettez la liste des stagiaires à la région avant le lancement de l’action. • La région adresse à l’ASP l’ensemble des pièces nécessaires à l’instruction pour le paiement et les rémunérations. Direction

21. Les modalités de fonctionnement • Exécution d’une action • Vous adressez votre Compte Rendu d’Exécution intermédiaire (CRE Intermédiaire), votre facture et votre ordre de paiement à l’ASP. • Pour les actions bénéficiant du FSE, vous adressez les feuilles d’émargement et les justificatifs d’absences tous les mois à la région. • Vos déclarations sont validées ou non par l’ASP. • L’ASP assure les paiements et les rémunérations. Rythme mensuel pour les marchés, ou autre selon les conditions du CCAP. Pour les subventions, 50% au début de l’action, le reste au solde. Direction

22. Les modalités de fonctionnement • Clôture d’une action • Vous adressez votre Compte Rendu d’Exécution final (CRE final), votre facture et l’ordre de paiement final à la région. (58 jours max après la fin de la prestation) • Pour les actions bénéficiant du FSE, vous adressez les feuilles d’émargement et les justificatifs d’absences du dernier mois à la région. • L’ASP assure les paiements et les rémunérations. Direction

23. Les modalités de fonctionnement • Solde d’une action • Prise en compte des bonus selon les conditions des CCAP. • Paiement ou ordre de reversement par L’ASP • Lorsque le solde est fait, l’action est considérée comme administrativement finie. Direction

24. Les modalités de fonctionnement • Des ajustements • Il se pourra que nous revenions vers vous afin de fiabiliser certains process. • Nous allons essayer de simplifier ces process. • Nous comptons sur vos retours et questions pour que nous puissions garantir des paiements et des rémunérations dans des délais rapides. Direction

25. SUIVI DE L'EXECUTION DES ACTIONS DE FORMATION PROFESSIONNELLE CONTINUE 15 juin 2011

26. Agenda 1. Présentation de l'outil 2. Questions et réponses 26

27. Un nouvel outil • Votre relation de prestataire de formation avec la région Pays de la Loire est contractualisée dans votre cahier des clauses administratives et particulières (CCAP). • La plate-forme qui gère désormais le suivi administratif et financier de votre contrat a été conçue comme le reflet de votre CCAP. Il applique donc les règles de gestion et les échéanciers indiqués. • La plate-forme est construite autour de 4 étapes principales : • La saisie des fiches stagiaires : état civil, statut, formation initiale etc. ; • La saisie et la validation des heures de formation réalisées en centre et en entreprise au sein du suivi de réalisation périodique ; • La validation de la demande de paiement, dont les sommes sont calculées sur la base des unités de gestion déclarées : PTC, forfait jour, heures/stagiaire ; • La clôture de l’action pour l’obtention du solde et la saisie des enquêtes de fin de formation 27

28. Accès à la plateforme La plate-forme est accessible via un navigateur Internet à l’adresse http://www.forpro.paysdelaloire.fr

29. Accès à la plate-forme (2) Une fois sur la partie Suivi et Exécution vous serez invité à vous authentifier. Vos identifiant et mot de passe vous seront communiqués par courrier électronique après la mise en ligne par la Région de vos actions de formation.

30. Accès à la plate-forme (3) Une fois identifié, vous pouvez changer votre mot de passe dans « Mon Compte »

31. Une fois identifié, vous avez la possibilité de rechercher les actions de formation que vous souhaitez gérer selon deux modes : Recherche de vos actions (1) Recherche rapide par numéro d'action ou de contrat Recherche multicritère

32. Recherche de vos actions (2) En validant la recherche, vous accédez à vos actions préalablement mises en ligne par la Région. Accédez aux différentes fonction de gestion

33. Gestion de vos actions La page de gestion de chaque action est accessible via l'icône Cette page vous donne accès aux différentes fonctionnalités de gestion de votre action selon son avancement

34. Pour inscrire les différents stagiaires, accédez à la Liste des stagiaires de l'action Saisie des stagiaires (1) Modifier un stagiaire Modifier un stagiaire La liste des stagiaires est téléchargeable pour envoi à la Région Saisir le parcours prévisionnel Permet d’ajouter un nouveau stagiaire

35. Saisie des stagiaires (2) Pour chaque stagiaire, renseignez les informations concernant son identité et sa situation initiale à l'entrée en formation Pour les sous-programmes ouverts à rémunération, vous serez redirigé vers le formulaire RS1 Remunet pré-rempli des informations déjà saisies Les champs obligatoires sont marqués d’un astérisque (*)

36. Saisie du parcours prévisionnel Une fois le stagiaire inscrit, renseigner son parcours prévisionnel via la fonctionnalité Prescrire qui est un pré-requis à la déclaration de réalisation Indiquez les dates d'entrée et sortie prévisionnelle du stagiaire Renseigner les volumes prévisionnels pour le stagiaire pour l'ensemble de l'action et par dispositif modulaire le cas échéant

37. Une fois votre action démarrée, procéder à son Ouverture afin de pouvoir saisir les déclaration de réalisation après validation de la liste de stagiaires par la région. Ouverture de l’action de formation

38. Suivi de réalisation Chaque mois, vous devrez procéder à la saisie des informations de réalisation et de facturation Après avoir saisi les réalisations de chaque stagiaire, la période devra être validée pour pouvoir donner lieu à une demande de paiement.

39. Vous pourrez procéder aux déclarations de réalisation de deux manières Suivi de réalisation (2) Par stagiaire en cliquant sur son nom Par lot en sélectionnant les stagiaires ayant les mêmes réalisation

40. Pour chaque stagiaire vous pouvez saisir les réalisations, les absences et les rectificatifs de saisie sur des périodes précédentes Suivi de réalisation (3)

41. Une fois les déclarations de réalisations réalisées, vous devez saisir les informations de facturation qui permettront de calculer le montant à facturer Suivi de facturation Vous pouvez également saisir des rectificatifs sur des périodes déjà facturées

42. Une fois vos déclarations de réalisations et de facturation effectuées, vous devez valider les périodes pour générer les demandes de paiement correspondantes. Validation de la période pour demande de paiement(1) Les périodes validées peuvent être dévalidées en cas de modification à apporter

43. Pour chaque période validée, une facture est consultable et en attente d'émission dans l'onglet A facturer. Pour chaque facture, vous pouvez transmettre vos justificatifs au format électronique via une rubrique dédiée. Validation de la période pour demande de paiement (2) En validant la facture, celle-ci est accessible à la Région et à l'ASP pour validation avant paiement Vous pouvez télécharger la facture prévisionnelle avant de l'émettre

44. Vous pouvez suivre l'état de validation de vos factures dans l'onglet Suivi des factures. Validation de la période pour demande de paiement (3) Factures en cours de validation par la Région ou l'ASP Factures validées et en cours de versement Factures rejetées pour lequel les déclarations sont à modifier

45. Agenda 1. Présentation de l'outil 2. Questions et réponses 45