TOBB ATR OTOMASYON SİSTEMİ KULLANICI EĞİTİM SEMİNERİ

1. TOBB ATR OTOMASYON SİSTEMİ KULLANICI EĞİTİM SEMİNERİ M.Mert DAYANIR – TOBB BİM – Veri Tabanı Uzmanı mertd@tobb.org.tr – 0.312.413 82 64

2. Sistem Genel Özellikleri • ATR Belgelerini TOBB Satınalma tarafından matbaaya bastırılmasından başlayarak, Gümrük kapısından çıkışına kadar olan tüm evrelerinde sıkı bir takip altına almak. • Güvenli ve hızlı bir altyapı üzerinden web tabanlı yazılım • Geliştirilmiş güvenlik önlemleri (Kullanıcı/Şifre, SSL, OTP ‘Bir Kez Kullanılabilir Şifre’ ‘MSN, E-posta, Yazılım’ , Sanal Klavye, Size özel kapalı zarfta şifre teslimatı)

3. Sistem Genel Özellikleri • Rahat kullanılabilir arayüz tasarımı (Otomatik tamamlama, tablı veri girişi, veri kaydına kadar bilgi saklama – ekranlar arası veri kaybı olmaksızın gezebilme, çoklu dosya seçimi vs. ) • Barkotlu giriş sistemi • TOBB Veri Tabanları ile tam entegrasyon (Üye Sicil, Ticaret Sicil, Sanayi Kapasite) • Gümrük Müsteşarlığı Bilge Sistemi ile E-Belge web servisleri aracılığı ile entegrasyon • Kendi yazılımları olan odalarımız için standartlara uygun olarak yazılmış belge satış, onay, sorgulama web servisleri (soap tabanlı)

4. Kullanım Kılavuzu • İlk Kez Kullanıcı Girişi • Kullanıcı Giriş • Belge Kabul • Belge Satış • Belge No Giriş • Gümrük Müşaviri Bilgileri • Firma Bilgileri • Dosya Yükleme • Dosya Bilgileri Kayıt • Belge Onay • Belge No Giriş • Onay Kontrol • Dosya Yükleme • Dosya Bilgileri Kayıt • Raporlar

5. Kullanım Kılavuzuİlk Kez Kullanıcı Girişi • İlk kez kullanıcı girişi yapılırken, tarafınıza kapalı zarf içerisinde verilen kullanıcı adı ve şifre ile https://atr.tobb.org.tr adresine giriş yapılır. (Ekran Görüntüsü – 1) • Sistem sizi otomatik olarak şifrenizi değiştireceğiniz bir sayfaya yönlendirecektir. (Ekran Görüntüsü – 2)

6. Ekran Görüntüsü – 1Giriş Ekranı (https://atr.tobb.org.tr)

7. Ekran Görüntüsü – 2İlk Kez Kullanıcı Girişi Ekranı

8. Kullanım Kılavuzuİlk Kez Kullanıcı Girişi • İlk kez kullanıcı girişi yapıldığında şifre değiştirilir ve “Kullanıcı İşlemleri” menüsünden “Çıkış” seçeneği seçilmek sureti ile sistemden çıkış yapılır. • Bu suretle ilk kez kullanıcı girişi gerçekleştirilmiş olup, sistem bir dahaki girişinizde sizi direkt olarak kabul edecek şekilde hazırlanmış olur.

9. Kullanım KılavuzuKullanıcı Giriş (Sanal Klavye) • Sisteme giriş esnasında güvenliğiniz için hazırlanmış olan sanal klavyeyi kullanmak sureti ile şifrenizin key loggerlar tarafından ele geçirilmesini engelleyebilirsiniz. Sanal Klavyeyi kullanmak için Şifre kutusunun yanındaki klavye resmine basmanız yeterlidir.

10. Ekran Görüntüsü – 4Giriş Ekranı

11. Kullanıcı KılavuzuKullanıcı Giriş (OTP) • Ayrıca sistemimizde görüntü aktarımı prensibi ile çalışan keyloggerları engellemek amacı ile OTP (One Time Password – Tek Kullanımlık Şifre) uygulaması mevcuttur. Bu uygulama sayesinde bir dakika geçerliliği olan tek kullanımlık şifre sunucu tarafından oluşturulup, kullanıcının MSN’ine veya e-posta adresine gönderilmekte ve kullanıcının bu şifreyi bu süreç içerisinde sisteme girmesi beklenmektedir. (Ekran Görüntüsü – 5) • Sistemi aktif hale getirmek için “Kullanıcı İşlemleri” menüsünden “Güvenlik Tercihleri” seçilmeli ve OTP alanına e-posta adresi yazılmalıdır.

12. Ekran Görüntüsü – 5OTP

13. Kullanım KılavuzuBelge Kabul • Kullanıcı Adı ve Şifrenizin doğru bir şekilde girilmesi ve eğer seçtiyseniz bir kerelik şifrenizin sisteme zamanında ve doğru olarak yazılması ile birlikte sistem sizi ilk ekranınız olan Belge Kabul ekranına yönlendirecektir. • Bu ekranda elektronik olarak TOBB tarafından gönderilmiş ve henüz teslim almadığınız belgeler yer almaktadır. Eğer belgeler fiziksel olarak geldiyse, yanlarındaki onay kutucuğunu işaretleyip “Kabul Et” butonuna basmanız gerekmektedir. Fiziksel Kabulü yapılmayan evrakların satışı mümkün değildir.

14. Ekran Görüntüsü – 6Belge Kabul

15. Kullanım Kılavuzu Belge Satış • Belge Satış işlemleri 5 aşamada gerçekleşmektedir. Kaydetmek için sayfaların alt tarafındaki “Kaydet” butonları kullanılmakta ve bir önceki sayfaya geçmek için ise yukarıdaki tablar kullanılabilmektedir. Sayfalar arası geçişlerde veri kaybı olmamakta ve kayıt gerçekleşene kadar tüm bilgiler sistem tarafından saklanmaktadır. • Belge No Giriş • Gümrük Müşaviri Bilgileri • Firma Bilgileri • Dosya Yükleme • Dosya Bilgileri Kayıt

16. Kullanım KılavuzuBelge Satış – Belge No Giriş • Ekran Görüntüsü – 7 ‘de görüldüğü üzere başlangıç ve bitiş belge numaraları ekranda gösterildiği şekilde girilir ve Kaydet düğmesine basılır. • Belge’nin oda kayıtlarında olmaması veya daha önceden satılmış olması durumunda kullanıcıya uyarı mesajı verilmekte ve bu hatalı satışlar engellenmektedir.

17. Ekran Görüntüsü – 7Belge Satış – Belge No Giriş

18. Kullanım KılavuzuBelge Satış – Gümrük Müşaviri Bilgileri • Bu ekranda Gümrük Müşavirinin Bilgilerini girmeniz gerekmektedir. Eğer Firma kendisi belgesini alıyor ise bu kısım boş bırakılarak kaydet butonuna basılacaktır. • Gümrük Müşaviri firmanın bilgilerinin daha hızlı girilmesini sağlayabilmek amacı ile TOBB Üye Veri Tabanı ile entegrasyon sağlanmıştır. Firma alanında siz firmanın ünvanının harflerini yazdıkça, veri tabanında bu ünvana uyan firmalar getirilmektedir. Firma seçiminizi yaptığınız anda bu firmanın veri tabanındaki bilgileri ve Ticaret Sicil Gazetesi kayıtlarına göre halen aktif olup olmadığı bilgisi önünüze gelmektedir.

19. Ekran Görüntüsü – 8 Belge Satış – Gümrük Müşaviri Bilgileri

20. Ekran Görüntüsü – 9 Belge Satış – Gümrük Müşaviri Bilgileri

21. Kullanım KılavuzuBelge Satış – Firma Bilgileri • Bu ekranda Firma Bilgilerini girmeniz gerekmektedir. Gümrük Müşaviri Bilgileri ilk girişinizde otomatik olarak önünüze gelmekte ve Gümrük Müşaviri kendi adına belge alıyorsa aynen bu şekilde korunacaktır. Firma bilgisi girmek için sadece “Firma” alanını silip yeniden giriş yapmak yeterlidir. • Firma bilgilerinin daha hızlı girilmesini sağlayabilmek amacı ile TOBB Üye Veri Tabanı ile entegrasyon sağlanmıştır. Firma alanında siz firmanın ünvanının harflerini yazdıkça, veri tabanında bu ünvana uyan firmalar getirilmektedir. Firma seçiminizi yaptığınız anda bu firmanın veri tabanındaki bilgileri ve Ticaret Sicil Gazetesi kayıtlarına göre halen aktif olup olmadığı bilgisi önünüze gelmektedir.

22. Ekran Görüntüsü – 10Belge Satış – Firma Bilgileri

23. Kullanım KılavuzuBelge Satış – Belge Yükleme • Bu ekranda Satış esnasında almanız gereken belgelerin yükleme işlemleri gerçekleştirilmektedir. • Dosyaları görüntüle butonuna basıldığında Ekran Görüntüsü – 11 ‘de sol taraftaki dosya seçim ekranı gelmektedir. Burada istediğiniz dosyaları (birden çok dosya seçmek için ctrl veya shift tuşuna basılı tutmanız gerekmektedir) seçerek Open (Aç) tuşuna basılmaktadır. • Seçilen dosyalar sağ tarafa sıraya girmekte ve “Yüklemeyi Başlat” tuşuna basınca sunucu sistemine aktarılmaktadır.

24. Ekran Görüntüsü – 11Belge Satış – Belge Yükleme

25. Kullanım KılavuzuBelge Satış – Dosya Bilgileri Kayıt • Bu ekranda Satış esnasında almanız gereken belgelerin bilgi girişi gerçekleşmektedir. • Dosya türü (Fatura, Kimlik Sureti, Vekaletname, Sanayi Kapasite Raporu, Ticaret Sicili Gazetesi, Diğer) , gelen evrağın tarihi ve numarası bilgileri girilerek Kaydet tuşuna basılmaktadır. • Kayıt tamamlanmasına müteakip ilk belge satış ekranına dönülmektedir. • Belge Satış aşamaları arasında burada Kaydet tuşuna basılıncaya kadar bilgiler hafızada tutulmakta ve kaydet tuşuna basılması ile birlikte veritabanına aktarılmaktadır.

26. Ekran Görüntüsü – 12Belge Satış – Bilgi Giriş

27. Kullanım Kılavuzu Belge Onay • Belge Onay işlemleri 4 aşamada gerçekleşmektedir. Kaydetmek için sayfaların alt tarafındaki “Kaydet” butonları kullanılmakta ve bir önceki sayfaya geçmek için ise yukarıdaki tablar kullanılabilmektedir. Sayfalar arası geçişlerde veri kaybı olmamakta ve kayıt gerçekleşene kadar tüm bilgiler sistem tarafından saklanmaktadır. • Belge No Giriş • Onaylanacak Belge Bilgileri • Dosya Yükleme • Dosya Bilgileri Kayıt

28. Kullanım KılavuzuBelge Onay – Belge No Giriş • Ekran Görüntüsü – 13 ‘de görüldüğü üzere belge numarası ekranda gösterildiği şekilde girilir ve Kaydet düğmesine basılır. • Belge’nin oda kayıtlarında olmaması veya daha önceden onaylanmış olması durumunda kullanıcıya uyarı mesajı verilmekte ve bu hatalı onaylar engellenmektedir.

29. Ekran Görüntüsü – 13Belge Onay – Belge No Giriş

30. Kullanım KılavuzuBelge Onay – Onaylanacak Belge Bilgileri • Bu ekranda karşınıza onaylamak istediğiniz belgenin tüm bilgileri çıkmaktadır. • İşlemi gerçekleştirebilmeniz için gerekli olan “ONAY” düğmesi sadece bu belge aşağıdaki şartların hepsini sağlıyorsa görebileceksiniz: • Belge TOBB tarafından odanıza gönderilmişse VE • Belgenin satışı tarafınızdan gerçekleştirilmiş ise VE • Belge daha önce onaylanmamış ise.

31. Ekran Görüntüsü – 14 Belge Onay – Onaylanacak Belge Bilgileri

32. Kullanım KılavuzuBelge Onay – Belge Yükleme • Bu ekranda Onay esnasında almanız gereken belgelerin yükleme işlemleri gerçekleştirilmektedir. • Dosyaları görüntüle butonuna basıldığında Ekran Görüntüsü – 11 ‘de sol taraftaki dosya seçim ekranı gelmektedir. Burada istediğiniz dosyaları (birden çok dosya seçmek için ctrl veya shift tuşuna basılı tutmanız gerekmektedir) seçerek Open (Aç) tuşuna basılmaktadır. • Seçilen dosyalar sağ tarafa sıraya girmekte ve “Yüklemeyi Başlat” tuşuna basınca sunucu sistemine aktarılmaktadır.

33. Kullanım KılavuzuBelge Onay – Dosya Bilgileri Kayıt • Bu ekranda Onay esnasında almanız gereken belgelerin bilgi girişi gerçekleşmektedir. • Dosya türü (Fatura, Kimlik Sureti, Vekaletname, Sanayi Kapasite Raporu, Ticaret Sicili Gazetesi, Diğer) , gelen evrağın tarihi ve numarası bilgileri girilerek Kaydet tuşuna basılmaktadır. • Kayıt tamamlanmasına müteakip ilk belge onay ekranına dönülmektedir. • Belge Onay aşamaları arasında bilgiler, bu sayfada Kaydet tuşuna basılıncaya kadar hafızada tutulmakta ve kaydet tuşuna basılması ile birlikte veritabanına aktarılmaktadır.

34. Kullanım KılavuzuBelge Çakıştırma • Gümrük İdarelerinden gelenbelgeler Belge Çakıştırma Ekranı kullanılmak sureti ile kayıt altına alınır. Bu şekilde gümrükten çıkan ve çıkmayan belgelerin kontrolü yapılabilecektir. • Bu işlevin otomatik olarak Gümrük Müsteşarlığı Bilge sisteminden web servisleri aracılığı ile bilgi alınması yoluyla yapılması için gerekli çalışmalar sürmektedir.

35. Ekran Görüntüsü – 15 Belge Çakıştırma Ekranı

36. Kullanım KılavuzuBelge Çoğaltma • Daha önceden satışı yapılmış bir belgenin özelliklerini (hangi firmaya satıldığı, firmanın vergi numarası vb.) kullanmak sureti ile verilen aralıktaki belgelerin satış işlemlerini gerçekleştirmeye yönelik ekrandır. • Devamlı belge satın alan ve genelde aynı kişinin belge aldığı durumlarda kullanılması işlemi ciddi miktarda hızlandırmaktadır.

37. Ekran Görüntüsü – 16 Belge Çoğaltma Ekranı

38. Kullanım KılavuzuBelge Yükleme • Daha önceden satışı yapılmış belgelere satış anında yükleyemediğiniz tevsik edici belgelerin (kimlik fotokopisi, sanayi kapasite raporu, vekalet belgesi vs.) yüklenebilmesine yönelik ekrandır. • Belge satışının hızlandırılması amacı ile belge yükleme yapılmasında zaman kaybetmek istemeyen, ancak bu belgelerin taranmış olarak sistemde durmasını isteyen odaların kullanması gereken bir fonksiyondur. • Not: Belgelerin taranması ve elektronik olarak sisteme atılması asıllarının dosyada saklanması gerekliliğini ortadan kaldırmamaktadır. Bu sisteme elektronik olarak saklasanız dahi asılları dosyanızda yer almalıdır.

39. Ekran Görüntüsü – 17 Belge Yükleme Ekranı

40. Kullanım KılavuzuBelge Satış İptal • Daha önceden satışı yapılmış ancak onaylanmamış belgeleri iptal etmek için kullanılacak ekrandır. Bu ekran kullanarak belge satışta yapılan yanlışlıklar iptal edilebilir ve belge yeniden satışa uygun hale getirilebilir.

41. Ekran Görüntüsü – 18 Belge Satış İptal Ekranı

42. Kullanım KılavuzuBelge Zayi Ekranı • Herhangi bir aşamada kullanım dışı kalmış belgelerin sistemden çıkartılmasını sağlayan ekrandır. Zayi olan belgeler sistem tarafından kaydedilmekte ve bir daha kullanımına izin verilmemektedir. • Zayi nedenleri: • Belgedeki fiziksel sorunlar (yırtılma, üzerine sıvı dökülmesi vs.) • Kaybolan / Çalınan Belgeler • Not: Satılan ancak 6 ay içerisinde onaya getirilmeyen belgeler otomatik olarak sistem tarafından zayi edilmektedir.

43. Ekran Görüntüsü – 19 Belge Zayi Ekranı

44. Kullanım KılavuzuRaporlar • Sistemden aşağıda isimleri verilen beş temel rapor alınabilmektedir. Ayrıca tarih aralığı veya firma ünvanına göre raporlar alınabilmektedir. • Belge Sorgulama (Belge No verilmek sureti ile bu belgeye ait tüm işlemlere erişilmektedir) • Satılan ancak altı ayda onaylanmayan belgeler • Onaylanan ancak bir ayda vizelenmeyen belgeler • Stok listesi (Odanızın elindeki mevcut belgelerin listesidir) • Kombine rapor