SATIN ALMA EĞİTİMİ “YAPIM İŞLERİ” MAYIS 2006 PROCUREMENT TRAINING WORKS MAY 2006

1. SATIN ALMA EĞİTİMİ “YAPIM İŞLERİ” MAYIS 2006 PROCUREMENT TRAINING WORKS MAY 2006

2. Satın alma ilanını izleyen uluslararası açık ihale usulleri Satın alma ilanı ilgili basın organlarında: DPT, MFİB, EuropeAid, SKE Bölgesel Kalkınma Programı internet sitelerinde, ulusal ve uluslararası basında, AB resmi gazetesinde yayımlanır International open tender procedure following publication of a procurement notice The procurement notice is to be published in all appropriate media: web sites of DPT, CFCU, ECD, EuropeAid, RD SKE, international and national press, Official Journal of EU TEMEL KURALLAR-1 Basic Rules-1X>€5.000.000 (Not applicaple in RD SKE)SKE Programı Kapsamında Yer Almamaktadır.)

3. Yerel olarak yayımlanmış açık ihale usulü Yerel satın alma ilanı yayımlanır: Türkiye’deki ilgili basın organlarında; DPT, MFİB, EuropeAid, SKE Bölgesel Kalkınma Programı internet sitelerinde; ulusal basında Open tender procedure published locally The procurement notice is to be published locally: in all appropriate media in Turkey: web sites of DPT, CFCU, RD SKE, and national press TEMEL KURALLAR-2 Basic Rules-2 €300.000<X<€5.000.000

4. İlansız davet usulü (en az 3 teklifle) Hibe faydalanıcısı (Sözleşme Makamı) en az 3 tedarikçiden teklif alır. Negotiated procedure without publication The Grant Beneficiary (the Contracting Authority) consults at least 3 suppliers TEMEL KURALLAR-3 Basic Rules-3 €5.000<x<€300.000

5. Tek Teklif Hibe faydalanıcısı tek bir tedarikçiden teklif esasına göre doğrudan tedarik yapabilir Single tender The Grant Beneficiary may place orders on the basis of a single tender TEMEL KURALLAR-4 Basic Rules-4 X<€5.000

6. Kurumun ihtiyaçlarının tanımlanması; İnşaat-yapım işleri ihtiyaçlarının belirlenmesi Teknik Şartnamenin hazırlanması (ihtiyaçların tanımlaması) En az 3 yüklenicinin ön seçimi (tavsiye edilen) Yazılı tekliflerin 2 hafta içinde alınması – Form PT1 Define organisation’s needs, identify works procurement requirements Prepare Technical Specifications (description of requirements) Pre-select at least 3 contractors (recomended) Obtain offers in writing (allow 2 weeks)- Form PT1 ADIM ADIM YAPIM İŞLERİ-1aStep-by-step procurement of works-1a X<€5.000

7. Tekliflerin değerlendirilmesi: Teknik şartnameler ile tekliflerin teknik olarak uygun olup olmadığının karşılaştırılması ve en düşük fiyatlı teklifin seçilmesi Teklifin seçilmesi / Başarısız teklif sahiplerinin bilgilendirilmesi Sözleşmenin yürütülmesi Her bir adım kayıt altına alınmalı ve dosyalanmalıdır.From PT1 Evaluate tenders: compare tenders with the technical specifications (technically compliant or not) and select the tender with the lowest price Award contract /Inform those unsuccessful Manage contract Every step should be recorded and filed. Form PT1 ADIM ADIM YAPIM İŞLERİ-1b Step-by-step procurement of works-1b X<€5.000

8. Kurumun ihtiyaçlarının tanımlanması Satın alma ihtiyaçlarının belirlenmesi İhale dosyasının hazırlanması; talimatlar, seçim kriterleri, tedarikçilerin bilgilendirilmesi, sözleşme taslağı, teknik şartnameler, tasarım, finansal teklif En az 3 istekliden yazılı teklif istenmesi ve alınması; (tekliflerin verilmesi için en az 30 gün gerekir) Define organisation’s needs Identify procurement requirements Prepare tender dossier; instructions, selection criteria, info by contactors, draft contract, technical specs, design, financial offer layout Request and receive offer in writing from at least 3 tenderers; min 30 days to bid ADIM ADIM YAPIM İŞLERİ-2a Step-by-step procurement of works-2a €5.000<X<€300.000

9. Alınan bütün tekliflerin PT2 formatında kayıt altına alınması ve dosyalanması Tekliflerin değerlendirilmesi; tekliflerin idari ve teknik olarak uygunluğunun karşılaştırılması ve en düşük fiyatlı teklifin seçilmesi Kararın tescil edilmesi ve dosyalanması Teklifin seçilmesi / Başarısız teklif sahiplerinin bilgilendirilmesi Sözleşmenin yürütülmesi Her bir adım kayıt altına alınmalı ve dosyalanmalıdır. File and record all offers received on form PT2 Evaluate tenders: compare tenders (admin.&technically compliant or not) and select the tender with the lowest price Register and file decision Award contract/Inform those unsuccessful Manage contract Every step should be recorded and filed. ADIM ADIM YAPIM İŞLERİ-2bStep-by-step procurement of works-2b €5.000<X<€300.000

10. Kurumun ihtiyaçlarının tanımlanması, satın alma ve sözleşme gereksinimlerinin tanımlanması Finansal ve teknik şartname ile tasarımın hazırlanması İhale dosyasının hazırlanması; talimatlar, seçim kriterleri, tedarikçilerin bilgilendirilmesi, sözleşme taslağı, teknik şartnameler, tasarım, teklif formu Duyuru; Türkiye’de bir satın alma ilanının yayımlanması (tekliflerin tesliminden min. 60 gün önce) Define organisation’s needs, identify procurement and contract requirements Prepare Fin/Technical Specifications &design Prepare tender dossier; instructions, selection criteria, info by suppliers, draft contract, technical specs, design, bid layout Advertise; publish a procurement notice in Turkey; min 60 days before submission of bids ADIM ADIM YAPIM İŞLERİ-3a Step-by-step procurement of works-3a €300.000<X<€5.000.000

11. Yazılı tekliflerin alınması Değerlendirme komitesinin tayin edilmesi ve toplantıya çağrılması Tekliflerin değerlendirilmesi: A. Açılması ve kaydedilmesi B. İdari uygunluğun kontrolü, tablo 1 C. Teknik uygunluğun değerlendirilmesi, tablo 2 D. Finansal teklifin değerlendirilmesi İhalenin karara bağlanması / Başarısız teklif sahiplerinin bilgilendirilmesi Sözleşmenin yürütülmesi (denetim, zaman çizelgesi, ödeme vb.) Her bir adım kayıt altına alınmalı ve dosyalanmalıdır. Obtain tenders in writing Appoint and convene tender evaluation committee Evaluate tenders: A.open and register, B. Check admin compliance, grid1 C.Evaluate tecnical compliance grid2, D.Evaluate financial offer Award contract/Inform those unsuccessful Manage contract (supervision, scheduling, payment, etc.) Every step should be recorded and filed. ADIM ADIM YAPIM İŞLERİ-3b €300.000<X<€5.000.000Step-by-step procurement of works-3b

12. Değerlendirme Komitesi İhale açılış toplantısı İdari uygunluk Finansal, teknik ve profesyonel kapasite Teknik değerlendirme Finansal değerlendirme Değerlendirme kriteri; fiyat Değerlendirme Komitesi’nin kararı (Değerlendirme Raporu) Evaluation Committee Tender opening session Administrative compliance Financial, technical and proffessional capacity Technical evaluation Financial Evaluation Award critera; price Conclusions of E.C. (Evaluation Report) DEĞERLENDİRME SÜRECİEvaluation Process

13. DAVET MEKTUBU CİLT 1 Bölüm 1: İsteklilere talimatlar Bölüm 2: Teklif formu ( teklif eki) Bölüm 3: Teklif teminat belgesi Bölüm 4: Anket Bölüm 5: Sözlük Bölüm 6: Değerlendirme taslağı ve diğer ekler INVITATION LETTER VOLUME 1 Sec 1: Instructions to Tenderers Sec 2 :Tender Form Appendix to the Tender Sec 3 :Tender guarantee form Sec 4 :Questionnaire Sec 5 :Glossary Sec 6 :Evaluation grid and other annexes YAPIM İŞLERİ İHALE DOSYASI-1Procurement Dossier for Works-1

14. CİLT 2 Bölüm 1: Sözleşme formu Bölüm 2: Yapım işleri sözleşmeleri için genel koşullar Bölüm 3: Özel koşullar Bölüm 4: Numune performans teminatı Bölüm 5: Numune ön finansman ödeme teminatı Bölüm 6: Numune iade teminatı CİLT 3 Teknik şartnameler VOLUME 2 Sec 1 :Contract Form Sec 2 :Generalconditions for works contracts Sec 3 :Special Conditions Sec 4 :Specimen performance guarantee Sec 5 :Specimen prefinancing payment guarantee Sec 6 :Specimen Retention Guarantee VOLUME 3 Technical Specifications, YAPIM İŞLERİ İHALE DOSYASI-2Procurement Dossier for Works-2

15. CİLT 4 Örnek finansal teklif Sözleşmedeki toplam fiyatların ayrıntılı hesabı Genel fiyatın ayrıntılı hesabı Keşif bedeli CİLT 5 Çizimler dahil tasarım dokümanları, CİLT 6 Araç – gereç hibesi VOLUME 4 Model financial bid Breakdown of the overall price in lump sum contracts Breakdown of the overall price Bill of quantities VOLUME 5 Design documents, including drawings VOLUME 6 Grant of facilities YAPIM İŞLERİ İHALE DOSYASI-3Procurement Dossier for Works-3

16. Genel talimatlar Finansman Katılım Bilgi/ İstekliler tarafından temin edilecek dokümanlar Her bir istekli için sadece bir teklif Teklif masrafları Saha denetimi İhale dokümanlarının içeriği Açıklamalar Değişiklikler İş kanunu Yasa Teklifin dili General ınstructıons Fınancıng Participation Informatıon /documents to be supplıed by tenderer Only one tender per tenderer Tender expenses Sıte ınspectıon Content of tender doc’s Explanatıons Modıfıcatıons Labor law Law Language of tender TEKLİF VERECEKLERE TALİMATLAR (YAPIM İŞLERİ)-1Instructions to Tenderers (WORKS)-1

17. Teklifin sunumu ve içeriği Teklif fiyatları Para birimleri Yasal süreç Teklif teminatı (opsiyonlu) Farklı çözümler Hazırlama & imza Damgalama ve işaretleme Teslim tarihinin uzatılması Geç teklifler Değiştirmeler / Geri çekmeler Açılış Content and presentatıon of tender Tender prıces Currencıes Perıod of valıdıty Tender guarantee (optıonal) Varıant solutıons Prepparatıon & sıgnıng Sealıng & markıng Extensıon of deadlıne Late tenders Modıfıcatıon / wıtdrawal Openıng TEKLİF VERECEKLERE TALİMATLAR (YAPIM İŞLERİ)-2Instructions to Tenderers (WORKS)-2

18. Prosedürlerin gizliliği Açıklama Uygunluk kontrolü Değerlendirme ve karşılaştırma Hataların düzeltilmesi Değerlendirme kriterleri Sözleşme makamının kabul ya da reddetme hakkı İhale bildirimi/ Sözleşmeye ilişkin açıklamalar Sözleşmenin imzalanması ve performans teminatı Başlama Etik İtirazlar Secrecy of procedures Clarıfıcatıon Complıance check Evaluatıon and comparıson Correctıon of errors Crateria for award Rıght of ca to accept/reject Notıfıcatıon of award / contract clarıfıcatıons Contract sıgnıng and performance guarantee Commencement Ethıcs Appeals TEKLİF VERECEKLERE TALİMATLAR (YAPIM İŞLERİ)-3Instructions to Tenderers (WORKS)-3

19. D02 Yapım İşleri satın alma ilanı D03 Yerel duyuru İhaleye davet mektubu Form 4.1 İstekliler hakkında genel bilgiler 4.2 Organizasyon şeması 4.3 Avukatlık yetkisi 4.4 Finansal rapor 4.5 Finansal teşhis formaları 4.6.1’den 4.6.9’a Teknik yeterlilikler 4.6.1.1 Teklif sahibinin personeli 4.6.1.2. Sözleşmede istihdam edilecek personel 4.6.1.3 Özgeçmiş (CV) 4.6.2 Tesis D02 Works Procurement Notice D03 Local Advertisement Letter of Invitation to tender Form 4.1 General information about the tenderer 4.2 Organisation chart 4.3 Power of attorney 4.4 Financial statement 4.5 Financial identification form(s) 4.6.1. to 4.6.9 Technical qualifications 4.6.1.1 Overview of the tenderer’s personnel 4.6.1.2 Personnel to be employed on the contract 4.6.1.3 Curriculum vitae 4.6.2 Plant FORMLAR (YAPIM İŞLERİ)-1Forms (WORKS)-1

20. 4.6.3 İş planı ve program 4.6.4 İsteklinin tecrübesi 4.6.5 Ortak girişim bilgisi 4.6.6 Sabıka kaydı 4.6.7 Kalite güvence sistem(ler)i 4.6.8 Denetçilerin konuşlandırılması 4.6.9 Ayrıntılı bilgi Teklif formu İsteklinin açıklaması İş yapım teklifine ekler Teklif teminat formu Değerlendirme kriterleri Sözleşme 4.6.3 Workplan and programme 4.6.4 Experience as contractor 4.6.5 Data on joint ventures 4.6.6Litigation history 4.6.7 Quality assurance system(s) 4.6.8Accommodation for the supervisor 4.6.9 Furtherinformation Tender Form Tenderer’s Declarations Appendix to Tender for works Tender Guarantee Form Evaluation Grids Contract FORMLAR ( YAPIM İŞLERİ)-2Forms (WORKS)-2