Välkommen till ARKIVINFORMATION FÖR FÖRENINGAR.

1. Välkommen till ARKIVINFORMATIONFÖR FÖRENINGAR.

2. Blekingearkivet Tingsgården 370 10 Bräkne-Hoby Tel. 0457 – 813 87 Mob. 070 – 634 83 13 E-post: blekingearkivet@telia.com Webb: www.blekingearkivet.se

3. Arkivsverige Offentliga arkiv • Riksarkivet, Landsarkiv, Kommun arkiv etc. • Detaljreglerad via författningar och instruktioner. • Omfattas av offentlighetsprincipen, kommunallagen etc. Enskilda arkiv • Omfattar arkiv som inte är offentlig verksamhet. • Regleras INTE genom lagstiftning. Undantag finns, ex. bokföring etc. • Offentlighetslagstiftning gäller INTE enskilda arkiv.

4. Varför spara på arkivmaterial? • En aktiv organisation skapar handlingar. • Arkivet blir en FAKTABANK, dit man går för att jämföra och kontrollera uppgifter. Det blir även ett kvitto på verksamheten. • Vad vill NI att man ska veta om ER i framtiden. Det sätt som ni hanterar ert material på idag, styr och begränsar morgondagens forskning. • Det är GOD EKONOMI att hålla ordning på sina handlingar. Tydlig dokumenthantering gör att man lättare hittar ”rätt papper”.

5. Varför arkivera? • PRAKTISKA SKÄL: • God ordning underlättar verksamheten. • Tid är pengar. • God ordning sparar yta – ger ökat lokalutrymme. • Arkivet blir organisationens faktabank.

6. Varför arkivera? • JURIDISKA SKÄL: • Särskilda statsbidragsbestämmelser, studieförbund. • Förordnad vigselförrättare. • Bokföringslagen. • Preskriptionslagstiftning. • Lagar och avtal inom arbetsrätten. MBL, LAS etc. • Föreningars skattskyldighet. • Hantering av personuppgifter på data, PuL

7. Varför arkivera? • FORSKNINGEN: • Arkiven är en del av vårt kulturarv. • Ger möjlighet att se samhällsutvecklingen ur gräsrotsperspektivet. • Släktforskning och lokalhistorisk forskning.

8. Vad ska sparas? • Huvudregeln är, att material skapat av den egna organisationen alltid är värt att spara. Detsamma gäller brev och skrivelser som är direkt ställda till föreningen och som bidrar till verksamhet. • Man bör sträva efter att organisationens arkiv, efter genomförd gallring, på ett allsidigt sätt dokument-erar organisationens verksamhet över tid. • Ex. Protokoll m. bilagor, Verksamhetsberättelser, Korrespondens, Medlemsförteckningar, Foto/Film, Räkenskaper, Kontrakt, Personalhandlingar etc.

9. Detta kan gallras ut. • Inkomna handlingar för kännedom – ej korrespondens. • Trycksaker, reklam som ej är egenproducerad. • Kontoutdrag, saldobesked och girotalonger. • Rekvisitioner, frakt- och följesedlar. • Månads- och kvartalsrapporter (som sammanställs). • Verifikationer som är äldre än 10 år. • Dubbletter och kopior. • Ej ifyllda blanketter och formulär. • Kladdlappar och minnesanteckningar. • Ev. systemutskrifter för avstämning och kontroll.

10. Bevara för framtiden • Så skyddat som möjligt för brand. • Fritt från vatten- och avloppsrör. • Så att inte obehöriga kan komma åt dem. • I så konstant miljö som möjligt avseende temperatur och luftfuktighet över året.

11. Bevara för framtiden • Arkivbeständigt papper (Svenskt Arkiv). • Åldringsbeständigt papper (inte lika hållfast mot mekanisk nötning). • Undvik billiga kopieringspapper från utlandet, de kan vara mycket ojämna i kvaliteten. • Tänk också på övrigt skrivmateriel, som ska ge lång livslängd åt handlingarna. • Använd arkivkartong och aktomslag.

12. Datorer och arkiv – himmel och helvete • Ta ansvar för arkivet / informationen!! • Handlingar av stor vikt måste skrivas ut på papper. Disketter, CD/DVD och andra lagringsmedier är inte rätt medier för långtidslagring. • Om ni väljer datalagring var noga med: Systemdokumentation, säkerhetsrutiner, läsbarhetsrutiner, konverteringsrutiner etc. • Ett alternativ för större datamängder kan vara mikrofilmning.

13. Lite om foto/film och pressklipp • Skyddas från ljus, damm och feta fingrar. • Undvik förvaringsmaterial i plast. Munktells arkivserie är absolut bäst. Om man till nöds vill använda ett genomskinligt plastmaterial, så är ren polyester det bästa idag. • Även här gäller konstant miljö. För färgbilder, dia och färgnegativ gäller svalt och mörkt. • Kopiera gärna klippsamlingen. • Glöm inte att datera och förse gärna med mer info.

14. Arkivombud - Arkivvårdare • Se till att handlingarna vårdas och skyddas. • Regelbundet samla in handlingar till ”arkivet”, särskilt vid funktionärsbyten. • Årligen inventera handlingar som förvaras hos olika funktionärer. • Dokumentera den egna organisationens verksamhet genom foto, film, klipp etc.

15. Arkivombud - Arkivvårdare • Ta del av arkivutbildningar och initiera studiecirklar kring dokumentation och arkiv. • Att vara kontaktperson mellan organisationen och arkivinstitutionen. • Utföra kontroller av läsbarheten på digitalt material och se till att konvertering görs vid behov.

16. Avslutningsvis en liten godbit. RLF:s mjölkstrejk 1946. RLF propagerade för en strejk i enlighet med ”storböndernas” önskan. Brevet nedan är ställt till RLF’s kansli.