17 Kasım 2009

1. Orman Genel Müdürlüğü ISO 9001 KYS “Yönetimin Gözden Geçirmesi (YGG)” Toplantısı Eğitim Dairesi Başkanlığı Performans ve Kalite Bürosu 11 Kasım 2010 17 Kasım 2009

2. Kalite Yönetim Sistemi (KYS): • 11/08/2005; ISO 9001:2000 KYS Belgesi • 2008 yılı Tetkiki (TSE) ile süre uzatımı • OGM Marka Tescili (TPE) • ISO 9001:2008 Dokümantasyonu (KEK, Prosedürler…) • 24 - 26 Kasım 2010 tarihlerinde ISO 9001:2008 TSE Tetkiki • 13 – 15 Aralık 2010 tarihlerinde KYS Çalıştayı • OBM Kalite Sorumlularının belirlenmesi • Kurumsal Kimlik Çalışmasının sonuçlandırılması • 2011 yılında 27 OBM’nin KYS’ye dahil edilmesi • ORBİS kapsamındaki portalların aktif kullanımı

3. KYS’nin İlkeleri: • Müşteri Odaklılık • Üst Yönetimin Taahhüdü • Çalışanların Katılımı • Proses (Süreç) Yaklaşımı • Yönetimde Sistem Yaklaşımı • Sürekli İyileştirme • Verilere Dayalı Karar Verme Yaklaşımı • Tedarikçilerle Karşılıklı Faydaya Dayanan İlişkiler

4. YGG Toplantısının Amacı: • OGM Üst Yönetiminin (Sayın Genel Müdür, Genel Müdür Yardımcıları ve Birim Amirleri) ; KYS’nin uygunluğunu, etkinliğini,sürekliliğini ve diğer çalışmalarla koordinasyonunu güvence altına almasını amaçlar • En üst seviyede değerlendirme ve politika belirleme organıdır • Planlanmış aralıklarla gerçekleştirilmelidir • İyileştirme fırsatları, • Kalite Politikası ve Hedefleri, • Değişiklik ihtiyaçlarının değerlendirilmesini kapsamalıdır

5. YGG’nin Girdileri: • Tetkiklerin sonuçları • Müşteri (vatandaş ve personel) geri beslemeleri • Proseslerin performansı • Düzeltici ve Önleyici Faaliyetlerin (DÖF) durumu • Bir önceki YGG’nin takip faaliyetleri • KYS’yi etkileyebilecek değişiklikler • Kalite Hedefleri • Kalite Politikası • İyileştirme için öneriler • YGG kapsamında dile getirilen diğer hususlar

6. Kalite Hedefleri: • 1 Kasım 2010 itibariyle gerçekleşmeler • Yıl sonu itibariyle Hedeflerin gerçekleştirilebilmesi • Hedeflerin gerçekleştirilmesinde karşılaşılan sorunlar • Hedeflerin gerçekleştirilmesine yönelik talepler • 2011 yılına ait öneriler • Stratejik Plan “Performans Programı” ile entegrasyon?

7. İç Tetkik: • 25/10/2010 - 08/11/2010 tarihleri arasında • Tüm Merkez Birimleri ziyaret edildi • Kalite Politikamız ve Hedefler sorgulandı • Yenilenen “Kalite El Kitabı” teslim edildi • Memnuniyet Anketleri uygulandı • DÖF’ler tanzim edildi • KYS Bilgilendirme Broşürleri dağıtıldı • Eski dokümanlar imha edildi

8. DÖF’ler: • Sürekli İyileştirme (yenilikçi) faaliyetleri • Toplam 49 adet • İdari ve Mali İşler Dai. Bşk. 18 adet • Elektronik ve Haberleşme Şb. Müd. 7 adet • Düzeltici Faaliyet sayısı: 43 adet • Önleyici Faaliyet sayısı: 6 adet • ORKABİS, ORBİS, EDYS, Yangın Yönetim Sistemi, Pos Cihazı Kullanımı, Kurumsal Kimlik…

9. Memnuniyet Anketleri: • 346 kurum personeli katıldı • 23 adet soru, 5’li Likert Ölçeği • Memnuniyetin yüksek olduğu hususlar; • Güvenlik Hizmetleri, Fiziki Koşullar, Yapılan Görev… • Memnuniyetin düşük olduğu hususlar; • Ücret, Uzmanlık ve Terfi, Yemekhane • Dilek ve Temenniler; 49 adet

10. Kalite Politikamız: Sürdürülebilir Orman Yönetimi (SOY) çerçevesinde, Tüm kaynakları rasyonel bir şekilde kullanarak, Ormanlarımızı korumak, geliştirmek, işletmek, Etkin ve süratli bir ormancılık kamu yönetimi oluşturmak, Vatandaşlarımızın ve çalışanlarımızın memnuniyetini arttırmak, Kalite yönetimi şartlarına uymak ve Sistemimizi sürekli iyileştirmektir. Genel Müdür

11. 2009 YGG Kararları: • Stratejik Planlama ile koordinasyon • ORBİS kapsamındaki “Elektronik Doküman Yönetim Sistemi”ne dahil olunması • Web ortamında Memnuniyet Anketi düzenlenmesi • Kurum içerisinde cep telefonu şebeke sıkıntısı ve şehir içi telefon görüşmelerine çözüm bulunması • ÖHO sefer sayılarının arttırılmasına yönelik girişimler

12. 2010 YGG Ana Gündemi: • 27 Orman Bölge Müdürlüğü ve birimlerin yürütmekte olduğu faaliyetler ile KYS’nin koordinasyonu nasıl sağlanabilir? • KYS’nin Kurumsal yapı içerisindeki yeri uygun mudur? Nasıl daha etkin hale gelebilir? • Diğer birimlerle oluşan faaliyet duplikasyonları ve görev çakışmaları nasıl önlenebilir?

13. Koordinasyon ihtiyacı: • Mevcut durum; • Kalite Yönetim Sistemi (PKB), Hiz. Std.: Eğitim Dai. Bşk. • Performans ve Kalite Ölçütleri Geliştirme, Kurumsal ve Bireysel Hedefler Oluşturma, Std. Dosya Planı : Strateji Geliştirme Dai. Bşk. • ORBİS ve ISO:27001 BGYS: İdari ve Mali İşler Dai. Bşk. • Orman Ürünleri Sertifikasyonu: İşletme ve Pazarlama Dai. Bşk. • Sunulan Hizmete ait Müşteri Memnuniyetinin (Çalışan ve Vatandaş) izlenmesi : Strateji (5018 sayılı kanun), Eğitim ve İşletme ve Pazarlama Dairesi Başkanlıkları ile Basın ve Halkla İlişkiler Müşavirliği • SOY K&G’nin Belirlenmesi : Strateji Geliştirme Dai.Bşk. • Kurumsal Kimlik : Eğitim Dai. Bşk. • Denetleme (Teftiş, Tetkik, Denetim) Faaliyetleri: Teftiş Kurulu Bşk., İç Denetim Birimi Bşk., Strateji ve Eğitim Dairesi Başkanlıkları

14. Öneriler: • Performans ve Kalite Bürosunun personel açısından güçlendirilerek Şube Müdürlüğü düzeyine getirilmesi (TSE tarafından ısrarla önerilmekte – DSİ ve PTT Modeli). Koordinasyonu elzem olan önceki slaytta yer alan faaliyetlerin, oluşturulacak yeni Şube’nin bağlı olacağı tek Daire Başkanlığı tarafından yönetilmesi ve koordine edilmesi • Alternatif olarak; kısa vadede doğrudan Sayın Genel Müdür’e veya bir Genel Müdür Yardımcısı’na bağlı çalışacak, ilgili Birim Amirleri ve Bölge Müdürlükleri Sorumlularından oluşacak bir kurul oluşturulması ve bu kurulda alınacak bağlayıcı kararlar çerçevesinde birimlerin faaliyetlerini yürütmesi

15. Saygılarımızla arz ederiz iso9000@ogm.gov.tr Eğitim Dairesi Başkanlığı Performans ve Kalite Bürosu