Workshop e-Government Hotel Ibis Tamarind Jakarta 31 Mei 2005

1. Workshope-GovernmentHotel Ibis TamarindJakarta31 Mei 2005 e-Procurement dan penerapan prinsip-prinsip Good Corporate Governance Disampaikan oleh: B.P. Kusumo Bintoro Consulting Service Manager PT Mitra Mandiri Informatika Solution Provider

2. Agenda Presentasi • Definisi Good Corporate Governance • Prinsip-prinsip Good Corporate Governance • Best Practice Penerapan Good Corporate Governance • e-Procurement • Solusi Generik e-Procurement • Desain Dasar ProMISE • ProMISE dan Best Practice Penerapan GCG • Kesimpulan • Saran

3. Definisi Good Corporate Governance “It is the assurance by a corporation that its assets will be managed in the best interests of owners and stakeholders. A system must be devised to align interests and assets and to allow those bearing the risk to exercise some control.” Shamshad Akhtar, Manager of the Financial Sector and Industry Division of the ADB “Corporate governance is the system by which companies are directed and managed. It influences how the objectives of the company are set and achieved, how risk is monitored and assessed, and how performance is optimized.” Principles of Good Corporate Governance and Best Practice Recommendations

4. Prinsip-prinsip Good Corporate Governance • Pertama,fairness • Kedua,transparency • Ketiga,accountability • Keempat,responsibility • Prinsip-prinsip GCG yang disusun oleh OECD (Organization for Economic Cooperation and Development) mencakup hak para pemegang saham dan perlindungannya, peran karyawan dan pihak-pihak yang berkepentingan (stakeholders) lainnya, pengungkapan (disclosure) yang akurat dan tepat waktu serta transparansi sehubungan dengbn operasi korporasi, tanggung jawab Dewan Komisaris maupun Direksi terhadap perusahaan.

5. Best Practice Penerapan Good Corporate Governance • Lay solid foundations for management and oversight • Structure the board to add value • Promote ethical and responsible decision-making • Safeguard integrity in financial reporting • Make timely and balanced disclosure • Respect the rights of shareholders • Recognize and manage risk • Encourage enhanced performance • Remunerate fairly and responsibly • Recognize the legitimate interests of stakeholders • ASX Corporate Governance Council (sebuah organisasi di Australia yang anggotanya terdiri dari otoritas bursa dan organisasi-organisasi terkait)

6. e-PROCUREMENT e-Procurement adalah istilah generik yang dipakai oleh industri Teknologi Informatika yang diaplikasikan untuk administrasi proses pengadaan barang dan jasa. ProMISE (Procurement Management Information System for Enterprise) merupakan perangkat lunak berbasis Web yang dikembangkan oleh PT Mitra Mandiri Informatika (MMI) untuk melakukan proses pengadaan, mulai dari pembuatan Purchase Order di lini depan (front line), back office sampai alat bantu yang berupa reporting tools yang ditujukan bagi pihak pengambil keputusan. Dengan solusi ini diharapkan dapat mengurangi waktu proses secara signifikan dan mengurangi biaya pengurusan dan administrasi pengadaan dan biaya persediaan (inventory).

7. e-Bidding Budgeting Portal , Web, User Interface lainnya e-Market place Requisition Workflow e-Auction Database – S/W Inventory / Cataloging Material exchange Monitoring Inventory Vendor Assessment Vendor Registration Vendor Performance Monitoring Infrastruktur – H/W, O/S, N/W Solusi Generik e-Procurement

8. Report, Monitoring, Data warehouse Contract Management Material exchange e-Auction e-Bidding Vendor Management Public Inventory Requisition Budgeting & Planning Cataloging Portal User Vendor Desain Dasar ProMISE

9. ProMISE dan Best Practice penerapan GCG (1) Prinsip 3, Promote ethical and responsible decision-making dimana salah satu rekomendasinya adalah sebagai berikut : “Confidentiality – restricting the use of non-public information except where disclosure is authorized or legally mandated.” Setiap user login yang berinteraksi dengan sistem ProMISE mendapatkan akses sesuai dengan otoritas yang diberikan. Modul aplikasi yang dapat dipakai disesuaikan dengan fungsi user masing-masing.Setelah supplier/ vendor melakukan login ke ProMISE maka Vendor tersebut hanya mendapat hak akses terhadap modul hanya untuk fungsi-fungsi lelang dan e-auction (atau e-bidding). Misalnya saja memasukkan penawaran harga, ikut undangan lelang, dsb.

10. ProMISE dan Best Practice penerapan GCG (2) Rekomendasi berikutnya dari prinsip ketiga adalah : “Fair dealing – by all employees with the company’s customers, suppliers, competitors and employees.” Pada saat panitia membuat inisialisasi lelang, maka akan ditentukan kualifikasi Vendor yg bisa ikut lelang. Setelah lelang diinisialisasi dan pengumuman tampak di portal, maka setiap Vendor yg sesuai spesifikasi bidang usahanya akan dapat ikut serta dalam proses lelang tanpa kecuali. Jadi akan terwujud transparansi proses lelang tanpa membeda-bedakan Vendor mana yg bisa ikut serta.

11. ProMISE dan Best Practice penerapan GCG (3) Prinsip ketiga juga merekomendasikan adanya perlindungan dan penggunaan aset perusahaan dengan baik : “Protection of and proper use of the company’s assets – protecting and ensuring efficient use of assets for legitimate business purposes” ProMISE memiliki modul bursa internal (material exchange). Setiap proses penggunaan material harus memanfaatkan dahulu material yang ada di dalam ‘internal corporate’ yang dimiliki atau berada di unit lain untuk efisiensi biaya. Jadi idealnya pengadaan material yang melibatkan vendor merupakan alternatif terakhir bila memang material yang dibutuhkan tidak lagi terdapat di ‘internal corporate’ pada gudang atau unit lain.

12. ProMISE dan Best Practice penerapan GCG (4) Tunduk pada peraturan yang berlaku juga merupakan salah satu rekomendasi dari prinsip ketiga sebagai berikut : “Compliance with laws and regulations – active promotion of compliance” Setiap urutan proses kegiatan lelang disesuaikan dengan aturan Keppres dan SK-Dir yang berlaku dan tidak melanggar aturan yang telah ada. Urutan proses yang harus ada antara lain pengambilan dokumen lelang, penjelasan lelang, pemasukan dokumen teknis, evaluasi teknis dan seterusnya hingga penentuan pemenang.

13. ProMISE dan Best Practice penerapan GCG (5) Prinsip ke tujuh adalah: Recognize and manage risk dengan rekomendasi sebagai berikut : “The audit committee should oversee the scope of the internal audit and should have access to the internal audit function without the presence of management” Menu EIS dalam ProMISE dapat digunakan oleh satuan pengawasan intern untuk memonitor dan mengaudit kegiatan proses pengadaan. Dengan adanya fitur ini komite audit atau komisaris mempunyai akses langsung.

14. ProMISE dan Best Practice penerapan GCG (6) Principle 8 adalah Encourage enhanced performance dengan rekomendasi sebagai berikut : “Access to information. The board should be provided with the information it needs to efficiently discharge its responsibilities.” Komisaris tidak perlu menunggu laporan dari direksi mengenai kegiatan terutama yang melibatkan risiko, sesuai dengan anjuran Best Practice GCG.

15. Kesimpulan (1) • Unsur kerahasiaan dalam e-Procurement dapat ditangani dengan penerapan tingkat sekuriti yang berjenjang, sehingga hanya user tertentu yang dapat melihat data tertentu atau memakai fitur-fitur tertentu. Dengan adanya fasilitas ini segala kegiatan dicatat oleh sistem, siapa usernya, kapan transaksi dilakukan. Setiap transaksi dapat dipertanggung jawabkan, sehingga ada akuntabilitasnya dan setiap user senantiasa dapat bertanggung jawab (responsible) atau tidak dapat menghindar dari tanggung jawab. Adanya pengaturan otoritas juga memungkinkan pihak tertentu untuk tetap melakukan pemantauan, sehingga aspek transparansi terjadi.

16. Kesimpulan (2) • e-Procurement menyediakan fasilitas penentuan pemenang lelang, sehingga pada saat semua penawaran (offering) telah masuk ke sistem, maka secara otomatis pemenang lelang dapat ditentukan oleh sistem. e-Procurement meminimkan interaksi antara Vendor dan pembeli sehingga penentuan pemenang lelang dapat dilaksanakan secara fair. Seluruh peserta lelang dan pihak-pihak yang berkepentingan (komisaris atau pemegang saham yang lain) dapat mengikuti proses pengadaan dari awal sampai akhir. • Dengan demikian, kaidah GCG yang utama yaitu fairness, transparency, accountability dan responsible dapat dipenuhi oleh e-Procurement, khususnya ProMISE.

17. Saran • Pertama dan terutama, dapatkan komitmen dari Top Eksekutif • Kembangkan secara modular, mulai dari satu modul kecil berkembang hingga menjadi suatu solusi lengkap. Hindari pengembangan aplikasi secara Big-Bang (Big is not always Important), lebih baikbersifat Small Win & One Step at a Time • User Requirement dan Business Process tetap harus mengikuti ketentuan / peraturan Pemerintah / legal aspect yang berlaku • Aplikasi yang dikembangkan harus reliable, interoperable, scalable, user friendly, customizable dan integrateable • Pilih Database, S/W, H/W, O/S dan N/W yang resources maupun maintenance support-nya tersedia dengan mudah • Karena biasanya terkait dengan perubahan business process, jangan lupa melakukan sosialisasi kepada user

18. Bahan Diskusi (1) Sumber: Fairfax County (Virginia, USA) - IT Plan 2002

19. Bahan Diskusi (2) Sumber: Fairfax County (Virginia, USA) - IT Plan 2002

20. Bahan Diskusi (3) Sumber: Fairfax County (Virginia, USA) - IT Plan 2002

21. TERIMA KASIH ATAS PARTISIPASI BAPAK / IBU B.P. Kusumo Bintoro pungky@mmi-pt.co.id HP 0811-103129