Kartläggning av inköpsprocessen

1. Kick off 10 mars 2010 Kartläggning av inköpsprocessen

2. AGENDA Presentation av projektet e-beställning Presentation av delprojektets syfte och målsättning Beskrivning hur delprojektet ska genomföras Tydliggörande av förväntningar på de som medverkar i delprojektet Aktivitetsplan och hemsidan Tid för frågor Buffé och mingel Ljusgården Lv3

3. Bakgrund Regeringen ökar kraven på myndigheterna Regeringens handlingsplan för e-handel Målbild 2013 KTH:s projekt Elektroniska beställningar Delprojekt Varugruppsstrategi Delprojekt Processkartläggning Delprojekt E-beställningssystem Delprojekt Implementering

4. Avgränsningar i projektet I projektet ingår inte: IT-stöd för upphandling Andra konkurrenssättning vid avrop Resebeställningar Inventariesystem

5. Projektorganisation Uppdragsgivare – Anders Lundgren Styrgrupp – Tina Billing CSC (ordf.), Maria Andersz CHE, Peter Carlsson ITM och Ulla Jacobsson CHE Projektgrupp – Madeleine Axberg UF (proj.ledare), Sara Johansson CSC, Urban Sjöström UF och Joakim Pettersson ITA Referensgrupp - upphandlingsnätverket

6. Delprojekt -Varugruppsstrategi Syftet med delprojektet är att ta fram en varugruppsstrategi för KTH, för att tydliggöra vilka varugrupper/varugruppsområden som KTH har störst nytta av att införa i e-beställningssystemet. Med största nytta menas i första hand att hitta områden som gör det enklare för beställaren att hitta produkter, beställa produkter och knyta ihop beställningen med fakturan i systemet, d.v.s. att effektivisera och korta ledtiderna.

7. Delprojekt E-beställningssystem Resultatet från delprojekt processkartläggning – nyläge och kartläggning av KTH:s befintliga affärssystem utgör underlag till en kravspecifikation till e-beställningssystem. Kartläggningen av de olika affärssystemen är till för att möjliggöra en integration mellan de olika systemen där så är möjligt och vinstgivande.

8. Delprojekt - Implementering handlingsplan Implementering av nylägesprocessen på respektive skola. Införande av inköpsstrategier, inköpsorganisation och bemanning av de roller som framkommit i nylägesprocessen.

9. Delprojekt - Implementeringe-beställningsystem Implementering av ett e-beställningssystem bör göras stegvis på KTH:s skolor. I delprojektet ingår utbildning av användarna för att de ska få tillgång till systemet. Resultatet för delprojekt är att e-beställningssystemet är implementerat på samtliga skolor och UF

10. Delprojekt Processkartläggning

11. Delprojektorganisation Delprojektledare kartläggningen – Sara Johansson CSC Referensgrupp – utsedda ansvariga på skolorna, deltagarna i kartläggningarna, upphandlingsnätverket och Ann Edström ITA

12. Ansvarig på resp skola ABE - Susanne WeideskogBIO - Holger EklundCSC - Sara JohanssonCHE – Kenneth Andersson EES - Johanna Bergman ICT - Thomas TonndorfITM - Malin SkoglundSCI - Anette RudholmSTH – Eilert Stensson UF - Madeleine AxbergVIL - Gunilla Johansson

13. Delprojekt -processkartläggning - syfte Att kartlägga och analysera inköpsprocessen och ta fram förändringsförslag

14. Processkartläggning - Projektmål Kartlägga och beskriva dagens inköpsprocess Kartlägga och beskriva hur en framtida önskvärd inköpsprocess ska se ut Identifiera vilka roller och vilken ansvarsfördelning KTH:s framtida inköpsorganisation ska bemannas med Dokumentera förbättringsåtgärder samt ge förslag till hur dessa kan realiseras.

15. Processkartläggning - Tillvägagångssätt Steg 1 – Nulägesanalys Nulägeskartläggning Identifiera förbättringsområden Nyttopotential Steg 2 – Nylägesanalys Identifiera förändringsområden och diskutera val av åtgärder Steg 3 – Handlingsplan Utforma handlingsplan Identifiera risker

16. NulägesanalysArbetsprocess • Dagens processer (Vilka berörs?) (Hur är beslutsgången?) (Hur upplevs processen?) • Identifiera bra exempel (Vilka processer/områden fungerar bra och varför?) • Identifiera dåliga exempel (Vilka processer/områden fungerar mindre bra och varför?) • Existerande stöd/hjälpmedel för dessa processer (checklistor, program, mm)

17. NulägesanalysIdentifiera förbättringsområden och nyttofaktorer • Förslag på förbättringsåtgärder inom områden där det finns behov • Diskussion och listning på vad som genererar nytta för verksamheten

18. NylägesanalysIdentifiera förändringsområden och diskutera val av åtgärder • Vidare analys av de förbättringsområden som framkommit under nulägesanalysen. • Målet är att gruppera deltagarnas förslag på åtgärder inom områden där förändring behöver vidtas för att uppnå en effektivare inköpsprocess.

19. NylägesanalysFördjupad beskrivning av nyttan • Vilka förenklingar i vardagen medför detta för inköparna inom KTH • Vilka besparingar förändringarna medför för KTH generellt? • Hur skall vi nå de effekter som eftersträvas? • Vilka hinder finns? • Hur kan vi mäta att effekterna uppnåtts?

20. Utforma handlingsplan • Handlingsplanen utgörs av en aktivitets- och tidsplan, en övergripande nyttobedömning samt en grov uppskattning av projektets kostnader.

21. Förväntningar Ansvarig för skolan Medverkar till en bred förankring av projektet inom sina skolor Ansvarar för att förankra projektets syfte, mål och resultat med den administrativa chefen för skolan Är förlängda armen till delprojektledaren och projektgruppen

22. Förväntningar deltagare i nu- och nylägesanalys Sätter sig in i projektets bakgrund, effekt- och projektmål Ger projektet och dess projektledare stöd genom att medverka aktivt under kartläggningen av inköpsprocessen t.ex. genom att komma med konstruktiva förbättringsförslag Medverkar till ett diskussionsklimat som präglas av ”högt i tak” och en vilja att vara öppen för förändringar För vidare information om projektets arbete och resultat till dina kollegor och medarbetare

23. Förväntningar Styrgrupp Styrgruppen undanröjer hinder för projektet Hjälper till att förankra projektet hos olika intressenter Följer upp projektets resultat och deltar i beslut Förändringsområden Handlingsplanens inriktning och omfattning Medverka vid prioritering av resursinsatser

24. Förväntningar på oss KTH:s delprojektledare/Sara Leder arbetet Kvalitetssäkrar projektets resultat/leveranser Ansvarar för förankrings och informationsspridning av projektets resultat Medverkar vid workshoparna Metamatrix/Victoria Utformar och leder workshopövningarna Dokumenterar och analyserar underlag Medverkar vid återkoppling Medverkar vid presentation av resultat

25. Aktivitetsplan Kick-off – 10 mars F1 och Ljusgården Lv3 Nulägesanalys – uppstart v 10 Återkoppling nulägesanalys – v 16-17 Workshop nyläge – 24 maj KTHB Salongen Återkoppling nyläge – 16 juni F2

26. Har du frågor? Sara Johansson sarah@csc.kth.se Anknytning: 80 73 Victoria Callenmark Victoria.callenmark@metamatrix.se Telefon: 0739 – 44 20 42 Mer information hittar du på: http://intra.kth.se/administration/upphandling/e-bestallning/1.50553

27. Gruppövning Vilken är den viktigaste faktorn för att effektivisera inköpsprocessen? Fundera enskilt någon minut Diskutera i grupper om 5 Dokumentera era faktorer på utdelat blad Kortfattad redovisning

28. Förbättringsåtgärder Organisation Roller, ansvarochbefogenheter Kompetens Kunskapinomområdet Resurser Tillgång till personal ochpengar IT-stöd Verktygochhjälpmedelivardagen Ledning & Styrning Mål, ritktlinjerochramarförinköpsarbetet