Google Apps for Education

1. Google Apps forEducation Colegio Diocesanos http://tinyurl.com/diocesanos Curso escolar 2012-2013 chelorichart@colegiojuanxxiii.es josemaria@colegiosocorro.org

2. Guión • Introducción • ¿Por qué Google Apps? • ¿En qué consiste? • ¿Cuánto cuesta? • ¿Cómo lo solicito? • Panel de control • Correo electrónico • Google Drive • Google Sites • Problemas/Recomendaciones

3. Introducción

4. ¿Por qué? • Necesidad de una imagen corporativa común. Imagen externa del colegio. • Webmail => muy “antipático”. Los alumnos usan correos externos. Cada profesor uno distinto. El colegio tiene algunas cuentas de correo corporativas pero no para todo el mundo. • El hardware en el cole hay que mantenerlo, gasta electricidad, se vuelve obsoleto con facilidad, a veces deja de funcionar, hay que hacer COPIAS DE SEGURIDAD … • Necesidad de una gestión centralizada de usuarios y permisos. Posibilidad de controlar completamente el uso de los recursos asociados al colegio. • Necesidad de un servicio profesional con interface de alto nivel, es decir, pensado principalmente para usuarios finales y no para “expertos”. Un servicio ampliable y configurable a las necesidades cambiantes de la comunidad educativa. Google Apps forEducation

5. ¿Qué es Google Apps? • Se trata de una herramienta online con funciones de comunicación y de colaboración integradas. • Las herramientas vienen integradas con una potente herramienta centralizada de gestión. • Además, cuentas con acceso a un buen número de aplicaciones de Google adicionales.

6. ¿Qué es Google Apps? • Google Apps forEducation está formado por Gmail, Calendar, Drive, Sites y Vault y el panel de gestión. • El resto de aplicaciones no entran en el acuerdo con Google pero muchas están perfectamente integradas y se ofrecen sin coste. • http://www.google.com/intl/es/enterprise/apps/education/products.html

7. ¿Qué es Google Apps? • Google AppsforEducation nos ofrece: • Mínimo 10 GB de espacio web + 500 MB x usuario. Tantos usuarios como se necesiten pero sólo para profesores, alumnos y personal del centro. No para padres ni asociaciones externas. • 5 GB de espacio en Drive para cada usuario. (Aparte del espacio web) • 25 GB de espacio en Gmail para cada uno. (Aunque en el acuerdo pone menos). • El resto de servicios son estándar tal y como los proporciona Google a cualquier usuario. • Ampliable con coste. (Relativamente bajo).

8. ¿Cuánto cuesta? • Google Apps forEducation se ofrece de forma gratuitaa las instituciones docentes. • Además, tampoco incluye ningún tipo de anuncio, lo que significa que los sistemas publicitarios de Google no procesan el contenido del centro. • Si se necesita se puede ampliar capacidades con un coste relativamente bajo.

9. ¿Cómo me registro? • Accedo a la web y me registro • http://www.google.com/intl/es/enterprise/apps/education/ • OJO!! Tengo que tener acceso a mi dominio • Es muy fácil, siguiente, siguiente… • And youmustunderstandEnglish. Ifnot, youmust look forsomeaid. Some of the web pages and answersfromGoogle’steam are in perfect English!!!

10. Email de Google

11. Panel de control

12. ¿Cómo empiezo? • Accedemos a nuestro panel de administración: www.google.com/a/nuestrodominio • Tan sencillo como importar mediante el panel de control todos los usuarios y a funcionar  (Creación masiva de usuarios). • Luego, simplemente cambiar los registros MX del hosting. (Antes deben estar creados al menos los usuarios que ya existieran en el dominio para evitar perder correos). • Si se usa de forma independiente os recomendamos poner a todos los usuarios al principio la misma contraseña y nada más entrar el sistema les obliga a cambiarlas. • En caso de integrarlo con mediante Single SignOn con otra plataforma como Educamos es preferible contraseñas complejas ya que no pueden cambiarse por los usuarios. • Permite establecer una organización y asignar funcionalidades distintas y posibilidades distintas por niveles. (Por ejemplo alumnos con correo sólo interno y profesores con correo interno y externo).

13. Vamos a echarle un vistazo al panel de administración

14. Gmail

15. ¿Qué ventajas nos ofrece Gmail? • Opción de todos el mismo pie corporativo • Grupos de correos predefinidos • profesores@colegiojuanxxiii.es • cocope@colegiojuanxxiii.es • …. • Día a día aumentan el espacio… • 25 GB por usuario. • Control mediante el panel tanto del alcance (interno – externo ) del correo como de tamaño máximo de adjuntos. • Integrado con Formularios de Google Drive y consultas web asociadas a formularios. • Opción de deshacer envío • Opción de cerrar las sesiones abiertas • CHAT de texto, audio y video INTEGRADO lo que permite alcanzar una mayor comunicación con los alumnos. Permite multiconferencias – multichats.

16. Google Drive

17. Google Drive • Crea y comparte tu trabajo online y accede a tus documentos desde cualquier lugar. • Administra documentos, hojas de cálculo, presentaciones, encuestas y formularios. Diseñado para COMPARTIR. (Gestiona bien el que varias personas a la vez accediendo a un documento). • Vamos a verlo… • Recomendamos utilizar Google Drive en lugar de otras alternativas fundamentalmente porque se puede gestionar el ámbito de visibilidad con claridad y los recursos están encriptados y con acceso controlado desde internet. • Los formularios permiten desde realizar encuestas anónimas o nominales a realizar exámenes, test, pruebas etc…. ¡Ofrecen muchas posibilidades!.

18. Google Sites ¿Un servicio web de juguete?

19. ¿Un servicio web de juguete? Google sites es un completo servicio de creación de sitios web mediante una interfaz sencilla orientada a usuario final. Es posible hacer con una formación relativamente corta que los profesores gestionen AUTONOMAMENTE sitios web accesibles por los alumnos.

20. ¿Un servicio web de juguete? Para los usuarios expertos el sistema permite programación en diversos lenguajes. La posibilidad de insertar webapps. Se integra con Google Docs, Drive, Calendar, Youtube … Lo que permite reunir gran cantidad de recursos de forma visual y efectiva.

21. ¿Un servicio web de juguete? Potente motor de búsqueda: Si está en algún site dentro del ámbito del colegio, lo puedes encontrar. Muy bien integrado con los permisos de acceso de forma que se puede controlar el acceso por site o por página.

22. ¿Un servicio web de juguete? Limitado a 1000 sites por usuario :D. 10GB de espacio web + 500 MB por usuario para compartir entre todos los usuarios. Control de cambios, auditoría, feedsuscription, posibilidad de sitios colaborativos…. Posibilidad de desarrollar aplicaciones propias en múltiples lenguajes estándar de programación web.

23. ¿Un servicio web de juguete?

24. ¿Un servicio web de juguete? • Añadiendo páginas a un site…

25. ¿Un servicio web de juguete? • Insertando recursos en una página web…

26. ¿Un servicio web de juguete? • Administrando permisos de acceso…

27. Problemas/Recomendaciones

28. Dificultades encontradas • Debe gestionarse adecuadamente para integrarlo en las políticas LOPD del colegio. • Tardan 15 días desde que Google aprueba tu solicitud • “Convencer” al profesorado para migrar sus cuentas y utilizar el correo corporativo. La mejor manera es integrar dichas cuentas en la vida diaria del colegio. Correos informativos, envío de circulares, uso del calendario para profesores, …. Si no lo usas no puedes seguir adecuadamente el funcionamiento del colegio. • El acuerdo con Google tiene vigencia anual renovable automáticamente pero podría rescindirse o cambiarse en un futuro. • Miedo a lo desconocido de la comunidad educativa… ¿Y yo podré aprender a usarlo? • Los alumnos NO TIENEN NINGÚN MIEDO.

29. Beneficios obtenidos • Menor uso de electricidad en servidores. • Evitamos gasto en infraestructuras y su correspondiente obsolescencia. • Evitamos copias de seguridad y la infraestructura correspondiente. • Disminución del coste respecto a otras soluciones anteriores. (Coste cero). • Posibilidad de crecimiento e innovación. Tu pones límites. • Todo nuevo desarrollo está a nuestra disposición. • Ellos ya lo han pensado antes. • http://www.google.com/intl/es/enterprise/apps/education/benefits.html