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PROGRAMAS DE PAGOS. POLITICAS DE FINANCIAMIENTO EN CUENTAS POR PAGAR.
E N D
Las políticas para la administración de cuentas por pagar deben ser formuladas por las áreas de finanzas y compras con el conocimiento y aceptación de la dirección general, ya que la buena o mala administración de las cuentas por pagar afecta directamente la liquidez de la empresa y el flujo de efectivo
Para una buena administración de las cuentas por pagar se necesita contar con información veraz y oportuna de la empresa que permita tomar decisiones. Es necesario contar con un programa de pagos que permita conocer las necesidades de efectivo.
Las políticas de financiamiento con cuentas por pagar tienen como objetivo el elevar al máximo el financiamiento que no tiene costo para la empresa, obtener descuentos por pronto pago o pago anticipado cuando se presentan condiciones para ser negociados y establecer el nivel del endeudamiento de la empresa.
La administración de las cuentas por pagar fija las políticas, entre las que están: • Elevar al máximo el financiamiento que no tiene costo para la empresa de crédito con proveedores, se fija con parámetros en términos de días de crédito y se asigna según los diferentes insumos que se adquieren. • Aprovechamiento de los descuentos de pronto pago o pago anticipado.Nivel de endeudamiento de la empresa.Vigilar la exposición de las cuentas por pagar ante la inflación y devaluación de la moneda.
Comprende los saldos acreedores del impuesto sobre la renta diferido, las cuentas por pagar diversas originadas en las operaciones de la entidad, que no se derivan directamente de la actividad de intermediación o prestación de servicios financieros, así como las provisiones para obligaciones de la entidad. Se incluyen los cargos financieros devengados por estas obligaciones que se encuentran pendientes de pago.
Cuenta impuesto sobre la renta diferido. • Se registra las partidas acreedoras originadas por el efecto impositivo de las discrepancias en cuanto al momento del reconocimiento de los resultados (diferencias temporales) según el criterio contable y el fiscal. • En el caso que las partidas fuesen deudoras deben registrarse en la cuenta "143 - Impuesto sobre la renta diferido" en el Activo. GRUPO OTRAS CUENTAS POR PAGAR
Cuentas por pagar diversas En esta cuenta se registran las cuentas por pagar originadas en la actividad de la entidad, que no se generan directamente por la captación de recursos del público, por la obtención de otros financiamientos ni por la realización de otras operaciones o servicios financieros
Provisiones En esta cuenta se registran las provisiones que corresponde efectuar a la entidad por obligaciones no formalizadas como tales pero que son ciertas, ineludibles y de exigibilidad futura y las constituidas por la existencia de situaciones inciertas que dependen de un hecho futuro cuya ocurrencia puede darse o no, en función de lo cual la entidad posiblemente deba asumir una obligación en el futuro.
Cargos por pagar por otras cuentas por pagar En esta cuenta se registran los cargos financieros, tales como intereses y comisiones, devengados por otras cuentas por pagar, que se encuentran pendientes de pago.
PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO CUENTAS POR PAGAR Deben separarse las funciones de recepción en el almacén, de autorización del pago y de firma del cheque para su liquidación. Es preciso conciliar periódicamente los importes recibidos y pendientes de pago según controles contables, con los de los suministradores.
Deben elaborarse Expedientes de Pago por proveedores contentivos de cada Factura, su correspondiente Informe de Recepción (cuando proceda) y el cheque o referencia del pago, cancelándose las Facturas “Pagadas”.
Las Cuentas por Pagar a Proveedores y las Diversas deben desglosarse por cada Factura recibida y cada pago efectuado; así como por edades y analizarse por el Consejo de Dirección.
Las devoluciones y reclamaciones efectuadas a suministradores deben controlarse para garantizar que los pagos se realicen por lo realmente recibido.
Mensualmente debe verificarse que la suma de los saldos de todos los Submayores de las Cuentas por Pagar coincidan con los de las cuentas de control correspondientes.
CUENTAS POR PAGAR Un sistema para el control de las cuentas por pagar básicamente considera dos conceptos o procesos fundamentales: 1. Autorización 2. Verificación.
AUTORIZACIÓN La autorización es la etapa inicial, cuando se toman las decisiones acerca de los compromisos que el negocio va a asumir y los desembolsos que va a hacer.
La autorización en realidad se trata de la responsabilidad y al fondo el control interno se trata de que cada persona se responsabilice de las decisiones y acciones que tome y sus efectos y consecuencias para el negocio. La etapa de autorización dentro del proceso de cuentas por pagar no empieza cuando se efectúa un desembolso sino cuando se hace un compromiso, con un proveedor, contratista o cualquiera otra parte. Cuando se asume un compromiso debiera ser en base de criterios preestablecidos, que provienen del presupuesto y antes de eso, del plan y la estrategia del negocio.
La autorización genera un compromiso: la obligación de efectuar un pago por los productos o servicios pedidos. Los compromisos debieran reflejar lo que está en el presupuesto, pero además del control presupuestario, debiera haber un seguimiento separado de los compromisos. Si no se tiene información precisa y actualizada de los compromisos que están pendientes, fácilmente se podría autorizar y generar más compromisos de lo presupuestado, lo cual también podría tener un efecto adverso en el flujo de caja proyectada cuando se tiene que efectuar el desembolso correspondiente.
Muchas empresas tienen un sistema formal para registrar y hacer seguimiento de los pagos. Este sistema de control podría tomar la forma de un registro de pagos, lo cual a su vez podría estar separado en distintos tipos de registros según las distintas clases de pagos, o todos los compromisos podrían llevarse en un solo registro. Los elementos básicos serían los siguientes: • Registro de contratos, o Contratos para servicios permanentes que se facturan en forma mensual, trimestral, anual u otra periodicidad y o Contratos de una sola vez, para proyectos u obras específicas. • Registro de ordenes de compra y • Registro de pedidos de trabajo.
El registro de pagos puede servir como la base para proyectar los desembolsos ya que proporciona la siguiente información: Las fechas de vencimiento para los pagos periódicos según los contratos permanentes, Los programas de pagos establecidos en los contratos para proyectos u obras específicas, y o Las fechas programadas para la entrega y las condiciones de pago según las ordenes de compra. Se puede usar el registro para comprobar las facturas y los estados de pagos para los contratos. El registro de pagos puede servir como una herramienta en determinar y hacer seguimiento de los hitos en el avance del trabajo en proyectos u obras, o los programas de trabajo para las operaciones.
VERIFICACIÓN La verificación comprende todo el proceso de asegurar que se efectúan solamente los desembolsos autorizados y que éstos se hacen de acuerdo a los términos y condiciones acordados.
La verificación es el proceso por el cual las facturas y otras cuentas están cotejadas y revisadas para asegurar que están de acuerdo con los términos y condiciones establecidos en la etapa de autorización, respaldado por la documentación de los compromisos, antes de proceder a efectuar el pago.
Se debiera mantener registros para: • Ordenes de compra pendientes entrega, • Ordenes de compra para bienes recibidos, pendiente la factura y • Ordenes de compra cerradas, para bienes recibidos y facturados.
Las facturas para servicios debieran compararse con el pedido del trabajo, confirmado por un informe final de culminación del trabajo. Las facturas para los pagos según contratos para proyectos u obras debieran cotejarse a los estados de pago y los informes finales. Se debiera verificar las condiciones contractuales y la fecha de vencimiento para el pago, acorde al programa de pagos establecido en el contrato.
Contabilidad debe ser responsable de codificar las facturas, indicando los correspondientes números de cuentas del libro mayor y centro de costo. Puede ser que el número ya está indicado en el orden de compra o pedido de trabajo, pero de todas maneras debiera verificarse antes de contabilizar la factura.
Una vez que esta debidamente verificada, contabilizada y programada para el pago, la factura original debe estar archivada junto con una copia del orden de compra, el informe de recibo e inspección, el pedido del trabajo, el estado de pago o cualquiera otra documentación de respaldo. Una vez cancelada, se debiera timbrar o marcar la factura para indicar que ya está pagada, así evitando que se procese la misma factura nuevamente.
