GAIN 2012

1. GAIN 2012 Toelichting Questionnaire: • Organisatie GAIN • Deelnemers GAIN 2011 • Tijdpad GAIN • Invulinstructie

2. Organisatie GAIN - Doelstellingen Doelstelling Commissie GAIN: Leveren van een bijdrage aan de professionalisering van de Internal Audit Functie door het onderling uitwisselen van trends en signalen die uit de GAIN benchmark naar voren komen en het uitwisselen van best practices en praktische ervaringen door auditdiensten.

3. Organisatie GAIN – Commissie GAIN • Bert Ide (ABN, voorzitter commissie GAIN) • Arie Beunis (DELA, algemeen secretaris) • Jan Grooten (DSM) • Jantien Heimel (NUON) • Korstiaan Kegel (Allianz)

4. Deelnemers 2011 Dia nummer 4 Dia nummer 4

5. Tijdpad GAIN 2012 02 april 2012: Start invullen questionnaires 25 mei 2012: Deadline submitten ingevulde questionnaires 25 mei tot 31 mei 2012: Ontvangst rapportages en (zelf)analyse 13 juni 2012: Evaluatie Resultaten GAIN2012 Uitwisseling ervaringen, onderling bespreking resultaten Round Tables: zie ook website IIA (GAIN) 13-06-2012: Evaluatie Benchmarkresultaten GAIN 2012 19-09-2012: Performance Metrix binnen Internal Audit / Meer met minder 14-11-2012: Internal Audit en Sustainability • DEADLINE SUBMISSIONS: 20 mei 2012 Dia nummer 5

6. Invulinstructie - ALGEMEEN 1. Eerst Profiel aanmaken • Bedrijfsinformatie ingeven: http://iia-survey.theiia.org/GAIN • Industriegroep en Subindustriegroep (meer dan 100) L1. First specialty group = Netherlands L2. Second specialty group = Dutch Financials Dutch Trade&Industry L3. Third specialty group = Dutch Small Financials Dutch Insurance + …………. 2. Print ‘General instructions for the use of the GAIN Annual Benchmarking System’ 3. Print ‘Preparation Guide for the GAIN Annual Benchmarking Questionnaire’

7. Invulinstructie - ALGEMEEN Algemeen: • Nederlandse gegevens • Invullen in US Dollars; koers 31/12/11: 1 EUR = 1.294USD • Geen duizendtekens ! • Geen spaties, geen komma’s ! • Geen percentages, geen valutatekens ! • Overal antwoord geven!Sluit pas af na complete input. • ALLE NULLEN vermelden !

8. Invulinstructie - ALGEMEEN Sectieindeling 2012 • Organization Information • Internal Audit Resources • Internal Audit Oversight • Risk Assessment and Audit Planning • Audit Implementation / Life Cycles / Reporting • Information Technology (IT) auditing • Performance Management • Professional Development • Emerging Trends and Leading Practices

9. Invulinstructie - ALGEMEEN Sla de questionnaire steeds op na een onderdeel Na een periode van inactiviteit gooit het systeem je eruit, dus ook tussendoor opslaan ! Altijd wijzigingen afzonderlijk opslaan Met ‘save & continue’ wordt het scherm opgeslagen en ga je naar een volgend scherm Summary screen geeft ‘true’ and ‘false’ statements Per scherm “Mark as completed’  kan pas nadat gesaved is Als alles is marked completed, kun je pas submitten Zie verder ‘General instructions’

10. Organization Information A1. Annual Revenues: Totale opbrengstengegevens die tot het audit domein behoren: bruto premie-inkomsten, bruto rente- en beleggingsopbrengsten. A2. Total Assets: Balanstotaal assets die tot het audit domein behoren (dus inclusief Assets under Management). A3. Annual Expenses: Totale kostengegevens die tot het audit domein behoren, inclusief rente- en schadelasten en (eventueel) resultaat op herverzekeringen.

11. Organization Information A4. Total employees in organization (full-time equivalents): FTE’s gerelateerd aan bij A1 en A2 vermelde revenues & costs. NB: 1 FTE = 40 uur !!! A6. Is your organization: Public / Private / Government or Non-Profit Vul ”Public” in als je eigen organisatie of je moedermaatschappij beursgenoteerd is. A7. Is your organization subject to the US SOx 2002 ? Yes / No Je bent ook ‘subject to’ als je organisatie vrijwillig aan SOx voldoet, maar dan wel ‘echt’. Dia nummer 11

12. Organization Information A8. If your organization is subject to SOX, what is the level of responsibility handled by the internal audit activity? • full responsibility over all aspects of SOX (e.g., process documentation and testing) • The internal audit activity is responsible for the testing of controls only • The internal audit activity acts in a consultative manner assisting organization management to ensure all components of SOX are completed • The internal audit activity remains independent regarding SOX andaudits the process in place that is owned outside of the internal audit activity

13. A9. Organizational Reach: Keuze uit: Regional, National, International A10. Organizational Structure: Keuze uit: Centralized of Decentralized Organization Information

14. B. Internal Audit Resources Internal Audit Costs B1. Please allocate the total cost of your internal audit activity: • Salary (gross pay and bonuses) - Geen Sociale Lasten / Pensioenen • Employee benefits (if not tracked separately, averages 30% of salaries) Hier Sociale lasten en pensioen • Travel – ‘Echte’ reiskosten + lease-auto’s -/- reisk opleiding • Training - Kosten opleiding/PE + reiskosten opleiding • Costs of purchased services (consultants, co-source providers, outsource providers, etc.) - Non salary earners die hebben meegewerkt aan je audit plan • Other - Overige DIRECTE KOSTEN, dus geen doorberekeningen voor overhead als huisvesting, pc’s e.a. • Total internal audit costs: Automatic sum

15. B. Internal Audit Resources Staffing B2. Please enter the following FTE staff information. (Sourced staff must be entered/calculated as a full-time equivalent staff) B3. Including sourced staff, by what percent did your staff size increase or decrease over the last year (please insert ‘0’ for no change and a negative number for a decrease)? _________

16. B. Internal Audit Resources B2. Chief Audit Executive = Directeur Interne Accountantsdienst Directors & Managers = Audit Managers, tweede echelon bij “grotere” IAD Seniors / supervisors = Leidinggevenden / teamleiders / senior medewerkers, met 5 jr ervaring en/of titel Staff = Medewerkers (de “handjes”) Secretarial/Clerical = Ondersteuning/Secretariaat/Administratie - Staffunctionarissen: vaktechniek onder ‘Seniors’, - Control/HR onder ‘Secr’ - B2 en B3: ‘Sourced staff’ alleen INDIEN EN VOORZOVER meegewerkt aan het uitvoeren van het internal audit plan ! r 16

17. B. Internal Audit Resources • B3. Audit Staff Change • Let op: • increase invullen met een positief getal; • decrease met een negatief getal. • B3. • Met gezond verstand afronden, 1 feb of 1 mrt mag 1 jaar zijn (en omgekeerd) r 17

18. B. Internal Audit Resources B7. Please identify the following staff information by level (FTE in-house staff only): • Zie B2 • Alleen in house !

19. B. Internal Audit Resources B8. Please provide the total number of audit staff with the following audit-related professional certifications (FTE in-house professional audit staff only): NEDERLANDSE EQUIVALENTEN • CIA / MIIA / PIIA RO • CISA / QiCA RE • CIPFA / CGAP / CGFM MGA • CCSA • CA / CPA / ACCA / ACA RA/ CAA • CMA / CIMA / CGA • CAT / AAT • CFE • CFSA / CIDA / CBA • FCA / FCCA / FCMA) • CFA • Other • Alleen in-house • Welke titels komen hoe vaak voor, dus • Mr X RA CIA = 2

20. B. Internal Audit Resources Sourcing B14. What percentage of your audit engagements are (must add to 100%): • Staffed internally: ______ eigen internal auditors • Co-sourced: _______ joint audits met combinatie eigen/externe auditor(s) • Outsourced: _______ audits volledig uitgeveoerd door externe auditor(s) B15. What areas do you source (choose all that apply)? • General internal auditing m.n. operational / financial auditing • Information Technology (IT) auditing • Subject matter expertise • Fraud auditing • Other • None

21. B. Internal Audit Resources Sourcing B16. What percentage of the following general areas are sourced? • General internal auditing: ____% • Information Technology (IT) auditing: _____% • Subject matter expertise: ____% • Fraud auditing: ____% % van totale urenbesteding in die categorie door Internal Audit ! B17. In the last fiscal year, how many total hours did you receive in sourced internal audit services? _______ Totaal co-sourced + outsourced (alleen externe uren/kosten)

22. B. Internal Audit Resources Relationship with External Auditors For the following questions, do not include any statutory audits. B19. What were the total internal audit hours worked on the most recently completed external audit: ________ Bijv. SAS 70, Sox testing, subsidieverklaring B20. Estimate the total external audit hours (both internal audit and external audit combined) worked on the most recently completed external audit: _______ B21. What were the total external audit fees associated with the most recently completed external audit: ________ NB: Houdt de relatie tussen uren en kosten reëel.

23. C. Internal Audit Oversight Chief Audit Executive = Directeur IAD of vergelijkbare functie (hoogste functie binnen IAD nemen) C2. The CAE reports administratively to: • Administratively = Puur hiërarchisch, voor “de declaraties en de potloden” C3. The CAE reports functionally to: • Functionally = Functioneel, inhoudelijk, CAE beoordelaar, beloning bepalend • Audit Committee, or equivalent AC sec of voorzitter AC • General / Legal Counsel Hoofd Juridische Zaken (?) • Chief Executive Officer (CEO) Voorzitter Raad van Bestuur • President or Government Agency Head • Chief Financial Officer(CFO) op hoogste niveau in organisatie • Chief Operating Officer (COO) op hoogste niveau in organisatie • Chief Risk Officer (CRO) op hoogste niveau in organisatie • Controller groepscontroller • Other

24. C. Internal Audit Oversight Audit Committee  C5. Do you have an audit committee, or its equivalent? • Yes / No • Voor concerns is de NL-situatie relevant voor een positief antwoord. • Indien er alleen een ‘concern-AC’ bestaat dat nadrukkelijk ook de NL audit-activiteiten meeneemt in haar toezicht, is het antwoord toch ‘Ja’. • Indien in NL een platform/commissie bestaat dat in de geest acteert als een ‘echt’ AC, dan kan vraag C6 met ‘Ja’ beantwoord worden. De overige vragen onder C dienen analoog hieraan te worden beantwoord.

25. C. Internal Audit Oversight Audit Committee C6. How many people sit on your audit committee, or equivalent? Alleen RvC-leden (= ‘non executives’ van Board of Directors), dus geen gasten als de RvB-leden, interne accountant en/of externe accountant.  C7. Who chairs your audit committee, or equivalent? Chairman of the Board of Directors (or equivalent) Vz RvC Other independent Board of Directors member Ander RvC-lid Chief Executive Officer (CEO) or Government Agency Head Vz RvB Other individual outside of the organization Chief Financial Officer (CFO) Chief Audit Executive (CAE) Other Not applicable Nederland: Raad van Bestuur / Raad van Commissarissen Angelsaksische landen: Board of Directors met Executives en Non Executives Dia nummer 25

26. D. Risk Assessment and Audit Planning D1. How many audits did you plan in the last fiscal year? ________ D2. How many audits did you actually perform in the last fiscal year (exclude management requests not in original audit plan)? ________ Schatting of, indien mogelijk, een berekening maken van de dekkingsgraad D3. How many unplanned audits did you perform in the last fiscal year?

27. D. Risk Assessment and Audit Planning D4. What percentage of your audit plan is the following (must sum to 100%): • Assurance engagements Financial en operational audits • Consulting engagements Specifieke opdrachten voor beoordeling van design van processen & procedures & risk management; meedraaien in stuur- en werkgroepen • Management requests Verzoeken van het management die aan het op risico-analyse gebaseerde audit plan worden toegevoegd • Fraud investigations • Follow-up audits Specifiek gericht op implementatie van verbeteracties n.a.v. een eerdere audit • TOTAL Automatic calculation D5. What percentage of total hours built into your audit plan is categorized as unallocated time for future, unplanned, or ad-hoc audit requests?

28. D. Risk Assessment and Audit Planning Audit Engagement Risk Assessments D12. Does your audit activity complete engagement-level risk assessments? • Always / Sometimes / Never Hier gaat het om een risico-analyse per onderzoek.

29. E. Audit Implementation/Life cycles/Reporting INVULLEN OP BASIS VAN URENREGISTRATIE, ANDERS ZO GOED MOGELIJK SCHATTEN E1. What percentage of your audit staff time (including sourced staff) was devoted to (should add to 100%): • Assurance engagements _________ ZIE EERDER VOOR ONDERSCHEID • Consulting engagements _________ • Fraud investigations _________ • Management requests _________ • Follow-up audits _________ • External audit assistance _________ • Non-chargeable time – training _________ • Non-chargeable time – other _________ • Absences _________ • TOTAL _________ (automatic sum) E2. What was the distribution of total time (as a percentage) on typical audits (should add to 100%)? • Planning _________ = VOORBEREIDING TOT AAN BEGINGESPREK • Fieldwork _________ = VELDWERK TOT EN MET SLOTGESPREK EN AFSTEMMING BEVINDINGEN/CONCLUSIES • Reporting _________ = RAPPORTAGEFASE INCLUSIEF AFSTEMMING RAPPORTAGE • TOTAL _________ (automatic sum)

30. E. Audit Implementation/Life cycles/Reporting E3. On average, how many calendar days does it take to complete the following tasks (should be measured in working/business days): • Planning _________ ZIE EERDER • Fieldwork _________ • Reporting _________ • Follow-up _________ ALLEEN ALS DAT KORT NA AUDIT PLAATSVINDT, GEEN KWARTAAL- GEWIJZE FOLLOW-UP MONITORING • TOTAL _________ (automatic sum) E4. On average, how many calendar days lapse between the end of fieldwork and the issuance of (should be measured in working/business days): • Draft Reports: ________ • Final Reports: ________

31. E. Audit Implementation/Life cycles/Reporting E9. What are the average days outstanding for open items (should be measured in working / business days!!) E10. Does internal audit provide senior management and the board/audit committee with a periodic written report expressing an opinion on the organization’s internal control environment? E11. Does internal audit provide senior management and the board/audit committee with a periodic written report expressing an opinion on the organization’s risk management environment? Dia nummer 31

32. F. Performance management Zie ook de IIA professional practices standards Standard 1300 – Quality Assurance and Improvement Programs F1. Do you have a formal quality assurance and improvement program? • Yes / No Hier wordt gedoeld op een QA en improvement program voor de Internal Audit-functie Standard 1311 – Internal Assessments F2. What is your internal audit activity’s status with regard to internal assessments (choose all that apply): • Our internal audit activity performs ongoing reviews of the performance of the internal audit activity • Our internal audit activity performs periodic reviews performed through self-assessment or by other persons within the organization, with knowledge of internal audit practices and The IIA’s Standards • Our internal audit activity does not have a formal internal assessment process