I Database Amministrativi Marcello Cellini U.O. Sistema Informativo e Committenza

1. I Database Amministrativi Marcello Cellini U.O. Sistema Informativo e Committenza Azienda USL di Ferrara Bologna 16 Dicembre 2005 U.O. Sistema Informativo e Committenza – A. USL di Ferrara

2. Necessità di misurare l’assistenza sanitaria • Offerta (dove e quanto produco). • Domanda (risorse richieste dalla popolazione che assisto). • Consumi • Bisogni (unità di misura ideale ma sconosciuta). • Qualità dell’assistenza (è il grado con cui si riesce ad incrementare la probabilità di esiti favorevoli). • Performance (garantire che le attività vengano effettuate in modo efficace ed efficiente in conformità con gli obiettivi, le strategie, le politiche e i piani prestabiliti dall’organizzazione). U.O. Sistema Informativo e Committenza – A. USL di Ferrara

3. INDICATORI E STANDARD • INDICATORE: Caratteristica quantitativa (misurabile) oppure qualitativa (paragonabile) di un oggetto o di un fenomeno che consente di dare giudizi su di esso. Il risultato della osservazione della caratteristica in questione definisce il ‘valore’ (misura dell’indicatore). • STANDARD: Valore assunto o atteso di un indicatore su di una “scala” di riferimento. U.O. Sistema Informativo e Committenza – A. USL di Ferrara

4. REQUISITI DI QUALITA’ DEGLI INDICATORI • Completezza di rilevazione • Riproducibilità • Validità (insieme delle precedenti) • Tempestività • Economicità • Facilità di raccolta e di calcolo • Sensibilità • Specificità • Pertinenza • Essenzialità • Capacità di discriminazione • Capacità di determinare cambiamenti e decisioni U.O. Sistema Informativo e Committenza – A. USL di Ferrara

5. Cosa Misurare? Struttura Professionisti Processi Esiti U.O. Sistema Informativo e Committenza – A. USL di Ferrara

6. Sistema Informativo • Non rappresenta una struttura omogenea e ubiquitaria. • Tutti ne parlano ma la sua denominazione, la sua struttura organizzativa e le sue funzioni sono diversissime da azienda ad azienda. • E’ il più spesso presente in frammenti disseminati ed autonomi all’interno delle aziende. • Anche la struttura professionale e quella delle responsabilità è la più variegata possibile (medici, economisti, statistici, sociologi, etc.) • Le informazioni prodotte devono risultare una risorsa per la Direzione Generale Aziendale, per la Direzione del Presidio, per le Direzioni di Distretto, per le Direzioni Dipartimentali e di U.O. e per i singoli professionisti che rappresentano gli utenti principali e prioritari. U.O. Sistema Informativo e Committenza – A. USL di Ferrara

7. Quale Sistema Informativo? Stato attuale/1 • Disomogeneità organizzativa nelle diverse aziende (con frammenti di sistema informativo disseminati nei diversi uffici o servizi). • Comunicazione inefficace: bassa qualità della reportistica in termini di leggibilità dell’informazione anche per gli addetti ai lavori. • Necessità di professionalizzare i Sistemi Informativi anche in senso sanitario. • Presenza di discrete capacità di performance nella costituzione degli indicatori di struttura (valutazione complessiva dell’efficienza del sistema basata sulla tradizionale misurazione dell’offerta di ricoveri, accessi ambulatoriali, farmaci, test diagnostici e di laboratorio, con possibilità di elaborazione anche da parte di professionalità esclusivamente tecnico-amministrative). U.O. Sistema Informativo e Committenza – A. USL di Ferrara

8. Quale Sistema Informativo? Stato attuale/2 • Possibilità di fornire indicatori di esito economico, spesso di qualità non elevatissima (generalmente da parte dei controlli di gestione, basati più spesso sulla valorizzazione a tariffa delle prestazioni piuttosto che sui costi effettivi). • Capacità di rilevare "grossolani" indicatori di esito clinico attraverso l'analisi delle Schede di Dimissione Ospedaliera (mortalità e morbosità dipendenti dalla codifica ICD9 CM). • Impossibilità di rilevare indicatori di processo (necessità di predisporre i relativi sistemi di rilevazione) anche per la mancata conoscenza dei processi stessi. • Importanza dell’integrazione con il Sistema Qualità aziendale che spesso ha predisposto autonomamente indicatori nell’ambito di processi di certificazione e/o accreditamento. U.O. Sistema Informativo e Committenza – A. USL di Ferrara

9. Sistemi aziendali di elaborazione dei dati • Il Sistema Informativo dovrebbe rappresentare la sede in cui avviene il processo di elaborazione complessiva dei consumi di prestazioni sanitarie da parte della popolazione residente ai fini della programmazione strategica. • Tale elaborazione riguarda principalmente i dati di monitoraggio dell’offerta, del consumo e della domanda di risorse sanitarie da parte della popolazione residente e afferente. • L’analisi dei costi relativi è invece sostenuta dal Controllo di Gestione che deve essere necessariamente e fortemente integrato con il Sistema Informativo. • Il Sistema Informatico, CED, oggi ITC (Information Tecnology & Communication) gestisce la parte tecnologica garantendo funzionalità ed integrità al sistema (hardware + software), nonché la gestione delle procedure più stabili e istituzionalizzate. U.O. Sistema Informativo e Committenza – A. USL di Ferrara

10. Gestione complessiva delle informazioni • I Sistemi aziendali che gestiscono informazioni strategiche dovrebbero operare su contenitori di informazioni appositamente predisposti, cosidetti DATAWAREHOUSE, che partendo dall’assistito “marcato” permettono di elaborare dati con dettagli di sisntesi e di analisi impensabili fino a pochi anni fa. • La fase gestionale di caricamento dei dati individuali è invece garantita dai servizi, possibilmente sul campo durante l’erogazione della prestazione, affinchè i contenitori informativi centrali ricevano nei tempi previsti i dati nel formato opportuno. I servizi presso le loro sedi geografiche, Presidio o Distretto, devono invece possedere una fetta relativa e specifica di sistema informativo (1° livello) più immediata rispetto a quella centrale (es. GEDO, GESI, etc.) che riguarda la loro specifica attività e che permette l’analisi della produzione locale (ivi compresi eventuali audit clinici strutturati). U.O. Sistema Informativo e Committenza – A. USL di Ferrara

11. Scheda di Dimissione Ospedaliera (SDO) • La Scheda di Dimissione Ospedaliera (SDO) è stata istituita, con Decreto del Ministero della Sanità 28 dicembre 1991, quale parte integrante della cartella clinica e strumento ordinario per la raccolta delle informazioni relative ad ogni paziente dimesso dagli ospedali pubblici e privati dell'intero territorio nazionale. La SDO è nata per la raccolta dati e per la messa a punto di nuovi indicatori statistici finalizzati alla valutazione dell'attività ospedaliera. • Il Decreto del Ministero della Sanità 26 luglio 1993 ha attivato il flusso informativo SDO prevedendo la trasmissione, con periodicità trimestrale, delle informazioni in esse raccolte dai singoli istituti di cura alla Regione di appartenenza e, da questa, al Ministero della Sanità. U.O. Sistema Informativo e Committenza – A. USL di Ferrara

12. Le tappe principali delle SDO in Italia • 1996: Introduzione del sistema tariffario a DRG (Versione 10 del grouper e ICD 9 CM 1993) • 2003 Pubblicazione delle linee guida per la codifica (Ministero Salute) • 2005 aggiornamento ICD 9 CM 2002 e versione 19 grouper U.O. Sistema Informativo e Committenza – A. USL di Ferrara

13. Scheda di Dimissione Ospedaliera (SDO) • Rappresenta: • il tramite per le transazioni finanziarie e per le attività di controllo (compensazione e contestazioni); • un sistema integrato tra le informazioni anagrafico-gestionali e quelle cliniche; • uno strumento per la programmazione, la gestione, la valutazione e il controllo dell‘efficienza dell’assistenza ospedaliera utilizzabile a livello Aziendale, Regionale e Nazionale. Non rappresenta: • uno strumento di valutazione dell’appropriatezza; • uno strumento di valutazione della qualità assistenziale erogata (efficacia); • uno strumento di valutazione per indicatori di processo o di esito. U.O. Sistema Informativo e Committenza – A. USL di Ferrara

14. Assistenza Specialistica Ambulatoriale (ASA) Il “sistema informativo" per l’Assistenza Specialistica Ambulatoriale, quale strumento fondamentale per la rilevazione sistematica delle informazioni anagrafico-amministrative e sanitarie inerenti le prestazioni erogate, rappresenta una delle maggiori sfide nella messa a punto di sistemi di monitoraggio e controllo della spesa e dei consumi sanitari. Già presente in alcune regioni, ma non ancora istituzionalizzato dal Ministero della Salute, si caratterizza per la complessità della rilevazione e per l’elevato numero di prestazioni che richiede hardware e software più sofisticati. Ove tale flusso è presente, l'identificazione delle singole prestazioni diagnostiche (immagini e laboratorio), terapeutiche o riabilitative si effettua secondo il relativo Nomenclatore Tariffario Regionale (DGR. 262/2003). U.O. Sistema Informativo e Committenza – A. USL di Ferrara

15. Assistenza Farmaceutica Territoriale (AFT) La Legge n° 326 del 24 novembre 2003 del ministero delle Finanze ha sancito la riorganizzazione a partire dal 1 aprile 2005 del sistema informativo dell’Assistenza Farmaceutica Territoriale (AFT) con ritardi in alcune regioni (salvo quelle in cui la sperimentazione era già partita). Il sistema permette di disporre di dati analitici completi riguardo alle prescrizioni farmaceutiche territoriali che permettono il monitoraggio dei consumi farmaceutici nonchè l'individuazione di eventuali interventi programmatori (periodicità mensile). L’introduzione del conseguente nuovo modello di  ricetta ha reso necessario l’adeguamento e la ristrutturazione della rilevazione per quelle regioni nelle quali esisteva già il relativo flusso di dati. U.O. Sistema Informativo e Committenza – A. USL di Ferrara

16. Altri flussi istituzionali già presenti in alcune realtà • Mortalità • Assistenza Domiciliare Integrata (ADI) • Mobilità Sanitaria • Schede Nascita (CedAp) • Assistenza Farmaceutica Ospedaliera (AFO) • Interruzione Volontaria Gravidanza (IVG) • Hospice • Salute mentale U.O. Sistema Informativo e Committenza – A. USL di Ferrara

17. Migliore utilizzo degli strumenti già disponibili • Quale supporto si può fornire dal centro attraverso la costruzione quasi esclusiva di indicatori di tipo strutturale? • Cosa possiamo fare per i committenti (Distretti)? • Cosa possiamo fare per i produttori (Dipartimenti e U.O.)? • Cosa possiamo fare per gli amministratori locali (Sindaci, Comitati di Distretto e Conferenza Sanitaria Territoriale)? • Cosa possiamo fare per gli utenti? • Siamo sicuri che non si possano rappresentare meglio informazioni di cui già disponiamo ed offrirle a tutti gli interlocutori sopra elencati? U.O. Sistema Informativo e Committenza – A. USL di Ferrara

18. Alcuni esempi • Base di partenza: dati di consumo complessivi ed in mobilità extraprovinciale per 1000 residenti, per comune e per settore di esame (ricoveri, prestazioni specialistiche, consumo farmaci, etc.). •  Rappresentazioni grafiche varie (complessive e per settore): • Cartografia comunale di consumo complessivo; • Cartografia comunale di consumo in mobilità; • Diagramma ad area dei consumi comunali; • Istogrammi degli indici di dipendenza comunali dalle strutture di ricovero; • Matrici di posizionamento. U.O. Sistema Informativo e Committenza – A. USL di Ferrara

19. U.O. Sistema Informativo e Committenza – A. USL di Ferrara

20. U.O. Sistema Informativo e Committenza – A. USL di Ferrara

21. U.O. Sistema Informativo e Committenza – A. USL di Ferrara

22. U.O. Sistema Informativo e Committenza – A. USL di Ferrara

23. U.O. Sistema Informativo e Committenza – A. USL di Ferrara

24. U.O. Sistema Informativo e Committenza – A. USL di Ferrara

25. U.O. Sistema Informativo e Committenza – A. USL di Ferrara

26. U.O. Sistema Informativo e Committenza – A. USL di Ferrara

27. U.O. Sistema Informativo e Committenza – A. USL di Ferrara

28. U.O. Sistema Informativo e Committenza – A. USL di Ferrara

29. U.O. Sistema Informativo e Committenza – A. USL di Ferrara

30. U.O. Sistema Informativo e Committenza – A. USL di Ferrara

31. U.O. Sistema Informativo e Committenza – A. USL di Ferrara

32. U.O. Sistema Informativo e Committenza – A. USL di Ferrara

33. U.O. Sistema Informativo e Committenza – A. USL di Ferrara

34. U.O. Sistema Informativo e Committenza – A. USL di Ferrara

35. U.O. Sistema Informativo e Committenza – A. USL di Ferrara

36. U.O. Sistema Informativo e Committenza – A. USL di Ferrara

37. U.O. Sistema Informativo e Committenza – A. USL di Ferrara

38. U.O. Sistema Informativo e Committenza – A. USL di Ferrara

39. U.O. Sistema Informativo e Committenza – A. USL di Ferrara

40. Possibilità di lettura dei dati legati alle dimensioni degli oggetti della matrice di posizionamento • Numero residenti nel Comune • Numero di prestazioni o prescrizioni. • Durata del tempo di attesa per la fruizione della prestazione. U.O. Sistema Informativo e Committenza – A. USL di Ferrara

41. Vantaggi Semplicità di elaborazione e di realizzazione anche da parte di personale non addestrato. Possibilità di rappresentare uno strumento strategico per la pianificazione aziendale basato su dati strutturali già disponibili. Sensibilità (capacità di ottenere informazioni) e ripetibilità molto elevate. Facile lettura da parte dei non addetti ai lavori. Possibilità di realizzare indicatori confrontabili nel tempo. Presenza visiva di riferimenti medi provinciali o regionali. Svantaggi Bassa specificità (capacità di escludere informazioni). Assenza di pesatura (peraltro molto onerosa essendo necessaria settore per settore e disciplina per disciplina). Possibilità di errori di valutazione legati a casistiche comunali estramente basse. Necessità di effettuare analisi di secondo livello. Impossibilità di valutare la mobilità attiva. Presenza di una finestra temporale di un anno. Valutazione della metodologia U.O. Sistema Informativo e Committenza – A. USL di Ferrara

42. Quale Sistema Informativo? (Requisito Generale Accreditamento RER) • Necessità di creare sistemi informativi aziendali in grado di fornire adeguato supporto nella costruzione di indicatori non solo strutturali, ma anche di processo e di esito necessari per la pianificazione, la programmazione, il monitoraggio, ed il controllo aziendale. • E’ indispensabile la costituzione di team multidisciplinari in grado di: • mettere a punto strumenti di valutazione dei sistemi qualità e di “miglioramento continuo” con capacità di analisi degli errori logico-formali dei processi; • effettuare valutazioni di economia sanitaria (impatto su problemi strategici); • supportare/realizzare/coordinare audit in tema di governo clinico; • applicare autonomamente la metodologia statistico-epidemiologica. U.O. Sistema Informativo e Committenza – A. USL di Ferrara

43. Indicatori di processo o di esito? • La valutazione di un processo assistenziale non può prescindere dal clinical audit che permette di verificare: • indicatori più "raffinati" di esito clinico. • quanto uno specifico comportamento assistenziale si è modificato in seguito all'introduzione di LG (indicatore di processo). • misure di qualità di vita. Cartabellotta A, Potena A. Il Sole 24 Ore Sanità e Management, 2001 U.O. Sistema Informativo e Committenza – A. USL di Ferrara

44. “Purtroppo, anche se l’efficienza rappresenta solo una delle dimensioni della qualità assistenziale, ancora oggi costituisce il principale riferimento da parte dei decisori che tendono ad appannare, con variabile intensità, le altre dimensioni”. Cartabellotta A, Cellini M. Sole 24 Ore Sanità & Management Dicembre 2001 U.O. Sistema Informativo e Committenza – A. USL di Ferrara