UFRGS Instituto de Informática Software de Apresentações Manual de Estilo

1. UFRGS Instituto de InformáticaSoftware de Apresentações Manual de Estilo Prof. Newton Braga Rosa nbr@inf.ufrgs.br Junho 2007 40min www.NewtonBragaRosa.com.br Apresentações-Manual de Estilo 28/

2. Esta foi uma mensagem de 30 segundos Milo Frank www.NewtonBragaRosa.com.br Apresentações-Manual de Estilo 28/

3. Roteiro • 1- Apresentação – método 4x4 • 2- Os 4 Slides Obrigatórios • 3- Conteúdo – Seleção e Técnicas de Formatação • 3.1- Apresentação • 3.2- Roteiro • 3.3- Desenvolvimento – as 4 regras básicas da mídia • Manchetes (frases de impacto) • Tópicos hierarquizados • Figuras e Fotos (máximo 20%) • Gráficos (max.20%) • 3.4- Comentários e Conclusões • 3.5- Fechamento • 4- Comentários e Conclusões www.NewtonBragaRosa.com.br Apresentações-Manual de Estilo 28/

4. 1- Apresentação • Usando as próprias técnicas para ensiná-las • Boas idéias não resistem má apresentação • Apoio visual fundamental (80% retenção) • SW Apresentação • Maior eficiência • Resultados • Problemas • Tem Linguagem Própria • Esta mídia (como todas) exige domínio da técnica www.NewtonBragaRosa.com.br Apresentações-Manual de Estilo 28/

5. 2- Os 4 Slides obrigatórios • 1- ABERTURA- Primeiro • 2- ROTEIRO - Segundo • <slides de desenvolvimento do tema> • 3- CONCLUSÕES - Penúltimo • 4- FECHAMENTO- Último www.NewtonBragaRosa.com.br Apresentações-Manual de Estilo 28/

6. 2.1- Obrigatório 1- ABERTURA • Instituição ou Evento (promotor da apresentação) • Apresentador, credenciais • Identificação- cartão de visita: Nome, e-mail e site www, fone) • Credenciais (porque está habilitado para esta apresentação), • Data (“feita ontem, especialmente para você!!”) • Duração (“não vai demorar mais do que o combinado!”) • Tempo e número de Slides- platéia deve saber a priori • respeite o tempo- se faltar, NÃO CORRA! Interrompa e vá para as CONCLUSÕES. • Barra de progresso (“você sempre sabe o quanto falta”) www.NewtonBragaRosa.com.br Apresentações-Manual de Estilo 28/

7. 2.2- Obrigatório 2- ROTEIRO “O Roteiro é o mapa de navegação do apresentador” • Mostrar todo conteúdo em itens • Níveis e sub níveis (até 4 no máximo) • Deve caber em um slide (suprimir níveis) • Usar Hiperlinks – acesso direto • Em apresentações longas: • repetir Roteiro a cada 20 minutos, mostrando: • O que já foi visto • O que falta www.NewtonBragaRosa.com.br Apresentações-Manual de Estilo 28/

8. 2.3- Desenvolvimento<todos demais slides da apresentação> Use somente 4 elementos • Manchetes (frases de impacto- headlines) • Tópicos hierarquizados • Figuras e Fotos (máx. 20% - 2 em cada 10 slides) • Gráficos e Tabelas (max.20%, idem) www.NewtonBragaRosa.com.br Apresentações-Manual de Estilo 28/

9. Não empastele- Poucas informações no slide • “Nunca” use frases completas • Porque? Platéia não sabe se lê ou se ouve apresentador • Exceções- (até 10% - em um de cada 10 slides o máximo) • objetivo • missão da organização • pensamentos • Transforme frases em tópicos hierarquizados (como aqui). Como? Dicas: • Slide é “roteiro” p/ apresentador não se perder • Slide é “anotação” para quem assiste • texto completo não combina com esta mídia www.NewtonBragaRosa.com.br Apresentações-Manual de Estilo 28/

10. Do texto para informações estruturadas • Use figuras para ilustrar a apresentação mas não exagere, ou seja, no máximo para 20% dos slides. Lembre que uma figura comunica mais do que uma foto. Deve- se sempre que possível usar gráficos pois “valem mais do que mil palavras”, mas limitados a 20% como as figuras. Sempre que possível elimine a subjetividade usando Números. Um número ajuda a convencer e provavelmente será anotado pela platéia. Números sintetizam o problema e os resultados alcançados. Use Tabelas ... www.NewtonBragaRosa.com.br Apresentações-Manual de Estilo 28/

11. Conteúdo (agora hierarquizado cont.) • Prefira figura (clip-art) em vez de foto (é mais limpa) • Gráfico- “vale por 1000 palavras” • Números- tem MUITA força numa apresentação • Eliminam subjetividade • Sintetizam resultados • São anotados pela platéia • Ajudam a convencer • Tabelas- • Importe do original (em vez de remontar no SW), mantendo ou não o vínculo de atualização • simplifique para não empastelar www.NewtonBragaRosa.com.br Apresentações-Manual de Estilo 28/

12. Do texto para informações estruturadas • Use figuras para ilustrar a apresentação mas não exagere, ou seja, no máximo para 20% dos slides. Lembre que uma figura comunica mais do que uma foto. Deve- se sempre que possível usar gráficos pois “valem mais do que mil palavras”, mas limitados a 20% como as figuras. Sempre que possível elimine a subjetividade usando Números. Um número ajuda a convencer e provavelmente será anotado pela platéia. Números sintetizam o problema e os resultados alcançados. Use Tabelas ... www.NewtonBragaRosa.com.br Apresentações-Manual de Estilo 28/

13. Conteúdo (cont.) • Prefira figura (clip-art) em vez de foto (é mais limpa) • Gráfico- “vale por 1000 palavras” • Números- tem MUITA força numa apresentação • Eliminam subjetividade • Sintetizam resultados • São anotados pela platéia • Ajudam a convencer • Tabelas- • Importe do original (em vez de remontar no SW), mantendo ou não o vínculo de atualização • simplifique para não empastelar www.NewtonBragaRosa.com.br Apresentações-Manual de Estilo 28/

14. Rodapé • Coloque • Autor • Título • Num máx de Lâminas e • Página atual • Porque? • Identificação lâminas impressas • Retenção • Sofisticando: • Logomarca da empresa ou evento (um dos 4 vértices) • Imagem (difusa) do tema -Banner lateral -1/8 da largura do slide www.NewtonBragaRosa.com.br Apresentações-Manual de Estilo 28/

15. Efeitos especiais (use, mas não abuse!) • Tipos básicos de efeitos • Slide - Introdução de (max. 20%) • Linha- Introdução de (use em 80%) • Porque 80%? Concentra na linha que está sendo comentada (e não na próxima) • Letra a letra- • não usar ou usar somente em frase curta. • Porque? Palavras e frases são “reconhecidas” e não soletradas. Cansa e confunde. • Movimento de palavras no slide (distrai, é pesado) • Som (evite- compete com o apresentador) • Escolha um efeito e use SEMPRE o MESMO • Pode mudar para dar ênfase especial (uma vez !!) www.NewtonBragaRosa.com.br Apresentações-Manual de Estilo 28/

16. Fundo- qual a cor adequada? • Cor do Fundo: • Escuro- apresentação fica mais “profissional” • Desvantagem- Ruim em ambientes claros • Tipo de fundo: • A) Ativo – impressiona mais, combina com mídia • Azul Escuro- Cor científica • Cores claras e pasteis- Sugerem temas leves • Fundo temático (finanças, RH, tecnológico etc..) • B) Neutro – Fundo branco c/ letras escuras (preto ou azul) • “Ilumina o apresentador” em salas escuras • Funciona bem em salas “claras” • Como colocar cor Ativa e fundo Neutro? • Margens e banners (contribuição do Web design) www.NewtonBragaRosa.com.br Apresentações-Manual de Estilo 28/

17. Apresentação IMPROVISDA Incompleta Estende demais pontos não relevantes Falta de objetividade Difícil controlar o tempo Menor retenção platéia Pode dar muito errado! Planejada com SW apresentação Evita surpresas Maior Objetividade Aumenta poder de comunicação Documenta idéias Banco de apresentações Facilita distribuição e cópias Tranqüiliza platéia (posso ver depois aquele item importante!) Slide Comparativo- Mostre primeiro os DEFEITOS da concorrência e DEPOIS as QUALIDADES do seu produto www.NewtonBragaRosa.com.br Apresentações-Manual de Estilo 28/

18. CADA TIPO TEM UMA FINALIDADE: 2- Normal – para desenvolvimento 3-Slide de comparação 4- Tabela – preferível importar da planilha do excel 6- Gráfico + Comentário 7- Organograma 10- Foto + Comentário Tipos de Slide www.NewtonBragaRosa.com.br Apresentações-Manual de Estilo 28/

19. Planeje o tempo Simule e Grave Hiperlinks Para slides opcionais (“estocados ao final”) Flexa de 2minutos a partir da metade “go to CONCLUSÕES” Perguntas durante Responda breve e/ou Remeta para final Quando faltar 2 minutos Não tente passar rapidamente todos slides faltantes Clique na FLEXA e vá para CONCLUSÕES 40% da opinião depende de como você termina. Mais sobre hiperlink? Administrando o tempo A flexa de 2 minutos www.NewtonBragaRosa.com.br Apresentações-Manual de Estilo 28/

20. Gráfico de barra- bom p/ mostrar “evolução”Ex: Evolução da Receita da Empresa- meses www.NewtonBragaRosa.com.br Apresentações-Manual de Estilo 28/

21. Gráfico + Comentário- valoriza o gráfico e fixa conclusão que interessa • Pesquisa • Celulóide perde sempre • Projetor = $ PC • Direto no PC- até 12 pessoas www.NewtonBragaRosa.com.br Apresentações-Manual de Estilo 28/

22. EVA Acumulado responde: -QUANTO $ a empresa necessita? – R$ 8mil (investimentos + compensação do resultado operac. negativo até a maturação do investimento)l- QUANDO- ver curva negativa gráfico (4 parc. mensais de R$2mil, meses 1 a 4) PRAZO DE CARENCIA- de 6 a 10 meses PRAZO DO FINANCIAMENTO- cerca de 4 vezes a carência- PONTO DE EQUILÍBRIO- mês 10 / 11 www.NewtonBragaRosa.com.br Apresentações-Manual de Estilo 28/

23. Pizza- use quando tem POUCOS elementos e um deles é BEM maior que demais.Cuidado com distorção- Gráfico em Verdadeira grandeza é mais honesto www.NewtonBragaRosa.com.br Apresentações-Manual de Estilo 28/

24. Figuras e fotos limitados a 20% www.NewtonBragaRosa.com.br Apresentações-Manual de Estilo 28/

25. Tabelas – a força dos números www.NewtonBragaRosa.com.br Apresentações-Manual de Estilo 28/

26. 2.4- Penúltimo- COMENTÁRIOS E CONCLUSÕES - Slide Obrigatório N.3 • Reforçar 3 ou 4 idéias básicas da apresentação (memória limite de 7) • Retenção: Numa palestra típica: • somente 50% foi ouvido • destes, somente 50% foi entendido • Somente 50% do entendido será lembrado daqui 3 meses .... • Paradoxo: RESUMA para ser LEMBRADO ! www.NewtonBragaRosa.com.br Apresentações-Manual de Estilo 28/

27. 2.5- Último slide- FECHAMENTO • Conteúdo obrigatório • Muito Obrigado!! • Identificação apresentador – cartão de visita • email, site www, fone • Facilite. Alguém pode querer te contatar • SLOGAN (assinatura de marketing ou idéia síntese) • Foto da equipe (ou prédio, etc) no fundo pode ser sensacional para encerrar! Importante no mundo virtual. • Lembre • Deixe bem claro que acabou! • (técnica Pavarotti: Le grand finale e pano rápido!) • Nunca apague o projetor!!! • Deixe último slide na tela, durante perguntas • até a sala esvaziar! (ou até próximo apresentador apagar para você...) www.NewtonBragaRosa.com.br Apresentações-Manual de Estilo 28/

28. 3- Comentários e Conclusões • SW de apresentação- mídia com linguagem própria • Lâmina é “Roteiro” para apresentador e “Anotação” da platéia • Somente 4 elementos • Manchete • Tópicos (“jamais” texto) • Gráficos / Tabelas (20%) • Figuras / Fotos (20%) • Controle o tempo, para não ser cortado. Programa você mesmo sua saída! • Paradoxo: RESUMA para ser LEMBRADO • Uma BOA idéia não resiste a uma apresentação RUIM • Segundo David Ogilvy - "mago" da publicidade – “Comunicação não é o que você diz e sim o que os outros entendem”. www.NewtonBragaRosa.com.br Apresentações-Manual de Estilo 28/

29. Valorize sua Idéia! Use boas técnicas de apresentação! Newton Braga Rosa nbr@inf.ufrgs.br 051- 3333 4433 • Muito Obrigado !!! www.NewtonBragaRosa.com.br Apresentações-Manual de Estilo 28/

30. Apêndice- Hiperlink • Popularizado pela WEB, 1995 • Recurso novíssimo. Impressiona. • Agilidade e maior controle da apresentação • 4 Usos: • Flexas em todos slides a partir do ponto crítico de tempo (direto às conclusões – vide slides 14 e 15) • Roteiro- De qualquer lugar (slide 22) volta ao Roteiro e retorna para continuar ou outro ponto qualquer. • Ilustrações e opcionais (vai ao final, mostra figura, foto, texto, planilha e retorna exatamente de onde veio- slide3) • Links www - situar apresentação em contexto mais amplo (site da empresa / evento): www.ufrgs.br • Retorno p/ apresentação www.NewtonBragaRosa.com.br Apresentações-Manual de Estilo 28/

31. Veja- Apoio visual melhora mensagemvoltar Ser humano- Capaz de ouvir 600palavras/minuto e falar 150. Esta diferença faz platéia “viajar”!!- www.NewtonBragaRosa.com.br Apresentações-Manual de Estilo 28/

32. Como lemos 1/2 ? • De aorcdo com uma pqsieusa de uma uinrvesriddae ignlsea, nao ipomtra em qaul odrem as lrteas de uma plravaa etãso, a úncia csioa iprotmatne é que a piremria e útmlia lrteas etejasm nolgaur crteo. • O rseto pdoe ser uma ttaol bçguana que vcoê pdoe anida ler sem pobrlmea. Itso é poqrue nós não lmeos cdaa lrtea isladoa, mas a plravaa cmoo um tdoo. Vdaerde! www.NewtonBragaRosa.com.br Apresentações-Manual de Estilo 28/

33. Se você conseguir ler as primeiras palavras o cérebro decifra automaticamente as outras... • 804 50R73!!!3M UM D14 D3 V3R40, 3574V4 N4 PR414, 0853RV4ND0 DU45 CR14NC45 8R1NC4ND0 N4 4R314. 3L45 53 35FORÇAVAMP4R4 C0N57RU1R UM C4573L0 D3 F3LICID4D3. M45 QU4ND0 1550 4C0N73C3R 50M3N73 4QU3L3 QU3 73M 45 M405 D3 4LGU3M P4R4 53GUR4R, 53R4 C4P42 D3 50RR1R!! S0 0 QU3 P3RM4N3C3 3 4 4M124D3, 0 4M0R 3 C4R1NH0. 0 R3570 3 F3170 4R314. www.NewtonBragaRosa.com.br Apresentações-Manual de Estilo 28/

34. Rápido e impressionante: conte, quantas letras "F" tem no texto. • > >FINISHED FILES ARE THE RE- • > >SULT OF YEARS OF SCIENTIF- • > >IC STUDY COMBINED WITH • > >THE EXPERIENCE OF YEARS www.NewtonBragaRosa.com.br Apresentações-Manual de Estilo 28/

35. Rápido e impressionante: conte, quantas letras "F" tem no texto. • > >FINISHED FILES ARE THE RE- • > >SULT OF YEARS OF SCIENTIF- • > >IC STUDY COMBINED WITH • > >THE EXPERIENCE OF YEARS www.NewtonBragaRosa.com.br Apresentações-Manual de Estilo 28/

36. Rápido e impressionante: conte, quantas letras "F" tem no texto. • > >FINISHED FILES ARE THE RE- • > >SULT OF YEARS OF SCIENTIF- • > >IC STUDY COMBINED WITH • > >THE EXPERIENCE OF YEARS • Conclusão- Existem filtros sofisticadissimos entre o emissor e o receptor da mensagem. • Somente 50% do que é dito é ouvido. www.NewtonBragaRosa.com.br Apresentações-Manual de Estilo 28/

37. Complemento (palestra- como apresentar trabalhos científicos) • 1- Matéria • 2- Recursos e ambiente- Todos um dia estarão numa mini apresentação para um único espectador (entrevistador) • 3- Imagem • Devem tocar inconsciente- se conecta com a vivência do espectador • Elemento que dá força- reuni todos as propriedades da comunicação instantânea. • Imagem é o tópico central de uma comunicação oral • Compromissos do apresentador: satisfação do espectador/ aprender alguma coisa • Cfe podem ver a vitamina E não preveniu infarto (dar referencia na imagem); • Comunicação limpa- slide fundo escuro; não é opressivo. Branco e vermelho são as cores para comunicar www.NewtonBragaRosa.com.br Apresentações-Manual de Estilo 28/

38. Estrutura da mensagem de 30 segundos • 1- As Credenciais • Porque o apresentador está capacitado a abordar o assunto • Assuma limitações: valorizam qualidades e abrem “rotas de escape”. • 2- O problema (constatado ou presumido) • a ser resolvido com sua idéia/proposta • Qual é a expectativa: porque a platéia veio? • Técnica Vendas (PSS II): Equivale a DGB- Declaração Geral de benefícios • 3- A Solução • Como seu produto, idéia ou proposta RESOLVE o problema enunciado • Equivale a DF- Declaração de Fechamento • Após a mensagem: • Fique quieto. Dê tempo para platéia refletir e opinar(sobre as premissas) • Se necessário, pergunte: “Este é o maior problema?” • É a última chance de “ajustar” a apresentação à necessidade da platéia • Sondagem Aberta- “qual é o maior problema de uma apresentação?” • Sondagem Fechada- “Vocês costumam fazer apresentações com qual freqüência?” www.NewtonBragaRosa.com.br Apresentações-Manual de Estilo 28/

39. Slide de gráfico- cuidado com efeitos de entrada • Este slide voces não conseguem ver mas eu trouxe para mostrar • SEGMENTAÇÃO • Num slides- 1 por 1 minuto • interprete os resultados com interpretação breve • 5- Modulação oral • Intensidade/ variação /animação/conectores • Conectores (né, valorize o silencio) • 6- linguagem corporal- vestimenta, postura,movimento do corpo (tronco), movimento dos membros/ pointer/ contato visual (um conceito para cada um...) www.NewtonBragaRosa.com.br Apresentações-Manual de Estilo 28/