ProFile Borgersag

1. ProFile Borgersag Gribskov Kommune 21-11-2006

2. Formål med i dag • Starte forløbet op • Starte på strukturdrøftelserne – hvad gør I i dag, og hvad skal vi gøre i morgen? • Introducere Jer til systemet ProFile Borgersag, herunder at I har en fornemmelse for systemets basale funktionalitet

3. Dagsorden • Velkomst, Forløbsbeskrivelse og Jeres rolle • Drøftelse af dagens arbejdsmetoder, herunder • Sager og Journaler • Introduktion til ProFile • Demonstration af system • Opsamling, videre drøftelse og Evt.

4. Velkomst • Kort præsentation af deltagere - Bordet rundt • Jette Bartels Bjerregaard (Børn og Familie) • Jette Schleiss (Børn og Familie) • Bent A. Larsen (Børn og familie) • Sanne Thomsen (Jobcenter) • Diana Dechau (Jobcenter) • Ingelise Hansen (Borgerservice) • Dorte Selin (Borgerservice) • Hanne Madsen (Borgerservice) • Jette Eldal Rødsgaard (Skole og dagpasning) • Kirsten Poulsen (repr. for de sociale inst) • Jan Pedersen (Sundhed) • Emmy Vad Sørensen (Sundhed) • Bolette Bisp Andersen (Virksomhedsdrift) • Anne Christiansen (Virksomhedsdrift) • Dorthe Runge-Dalager (Projektleder) • Claus Simonsen (Projektleder fra Convergens)

5. Jeres rolle og forløb • I er videnspersoner – den viden skal vi trække på • I har mulighed for at præge systemet og den hverdag der kommer med systemet efterfølgende • Vi skal drøfte system og arbejdsgange • Vi skal bruge tiden til at etablere fælles referenceramme (ord, begreber og billeder) • Pas på ”sub-optimering” – dvs. I skal tænke helheder ikke kun på Jer selv – hvis I ser noget I ved skal håndteres, men som I ikke har beføjelse til, så kontakt Hanne og/eller Karen • Jeg forventer at i bidrager konstruktivt til at komme i mål med opgaven – dvs. tager ansvar og involverer jer Det falder lidt i flere dele • 1. del er det som vi tager hul på nu – det handler primært om at få forståelse for systemet, definere opsætning -> dybest set får en referenceramme • 2. del handler om at få etableret en journalinstruks • Efterfølgende vil der givet komme mere (uddannelse, superbrugere, driftsorganisation/forankring, videreudvikling etc.

6. Mødeplan

7. Gribskov – behov (processen indtil videre) • Arbejde med flere forskellige omslag/sagsdele • Flere typer af sager under et CPR • Hver sag skal et ”forklæde” for at man hurtigt kan danne sig overblik • Sager skal kunne fremsøges efter flere indgange • Standardskabeloner/Skemaer • Muligt at arkivere • Reminder/Advisering i systemet • Dokumenter skal kunne låses • Opsamling af data (styring og økonomi) • Registrering 1 gang • Udtræk skal være muligt • Brugervenligt (ifht registreringen) • Kobling til økonomisystem • Eksportere data til regneark • Afgrænse/Sikkerhed • Borger adgang???

8. Drøftelse af dagens arbejdsmetoderSager og Journaler • Elektroniske versus digitale – hvad er jeres erfaringer • Fortløbende sager eller ”enkeltsagsprincipper” • KMD S&A/KMD Sag • Lægemapper • Andre systemer/Hvad er snitfladerne til ESDH? • Børn og Unge: fx Pladsanvisningssystemer, KMD Elev/Easy, Sundhedsplejesystem m.fl. • Ældre og Handicap: fx Omsorgssystem, Pladsanvisning, Hjælpemidler m.fl. • Arbejdsmarked: fx Beskæftigelsessystemer, Ydelsesløsninger (KMD) m.fl. • Sager på børn (lagres de på forældre eller børnene?)

9. Drøftelse af dagens arbejdsmetoderSager og Journaler • Er sagen = journalen? • Sikkerhed • Samtykke-erklæringer • Aktindsigt • Refusionssager • Låsning af dokumenter/journaler • Skanning (hvad gør I med dokumenter efter de er skannet) • Volumen • Hvor mange brugere bliver vi? • Hvor mange borgere/sager handler det her om?

10. Introduktion til ESDH

11. ESDH er byggeklodser • Integrationer • Procesorienterede portaler ESDH 2007 ESDH 2006 • Løn & Personalesager • Dagsordensystem • Byggesager • Flere integration • Sagsgangsanalyser • Decentralisering/Øge udbredelse • Skanning • Borgersager ESDH 2005 ESDH 2004 • Fundament etableres (1-1 overgang, vi kom i gang) • Basisintegrationer (Word Pro, DPR, Mail osv.) • Medarbejderportal

12. Det samme som vi hidtil har gjort...

13. ProFile BorgersagHvad for en verden kommer vi fra? Digitalt • KMD S&A • Sagsregistreringer • Lægemapper • + • fagsystem (fx MultiMatch, Førtidspension) Fysisk SAG X Journalark Faner i øvrigt

14. ProFile BorgersagUdfordringer ved den fysiske sag Hvorfor er der 2 sager? Hvor er sagen? Bor borgeren fortsat der? Skal jeg printe mailen ud? Hvornår var det nu vi skulle mødes? Er det egentligt sikkert? Hvorfor er sagen så stor? Hvorfor er dokumentet ikke i sagen? Hvor er resten af borgerens sager

15. Digitalisering af Borgersager…Så skal vi heller ikke gøre det sværere • Grundlæggende er ”man” i gang, hvis man kan • Grundregistrere en borger • Oprette en sag • Oprette et dokument • Oprette et journalnotat og danne journalark (Og så skal man selvfølgelig også gerne kunne finde det igen )

16. Hvilke sager skal registreres i ESDH • Det skal vi bl.a. snakke om i morgen… • Sagsområde • Sagstype • Sagsart • På de næste slides kan I lige få et indtryk af de overordnet sagsområder på fx Børn og Ungeområdet

17. Ex på sagsområder i BUF i Odense Kommune • Børn og Ungesag • Ergoterapi/Fysioterapi • Familieindsats • Familiepleje • Fællessag • Handicap • Psykolog • Pædagogisk friplads • Råd og vejledning • Støttepædagog • Sundhedstjenesten • Syge børn • Tale/høre

18. Introduktion- til ProFile

19. ProFile opererer med følgende niveauer Borgermappe Sag Sag Sag Dokument Dokument Dokument Journalnotat Journalnotat Journalnotat

20. Modul1 Navigation 

21. Vi starter med lidt om navigation • Åben ProFile • Oversigter - kort gennemgang • Handlinger i oversigter - kort gennemgang • Gennemgang af struktur • Borgermappe • Sag • Dokument • (Journalnotat tager vi senere)

22. Genvejstaster og hjælp • F1 – er Lotus Notes – generelle hjælp • ”Specialfunktioner” – er der en ”Online” hjælp til ProFile • Plus og minus /ekspandere og kollaps • Hold ALT nede og tryk på tal • CTRL L – Internet • CTRL M – mail • CTRL E - redigeringstilstand • CTRL og skift oversigt

23. Modul2 Overblik over borgeren 

24. Når vi skal foretage en grundregistering af borgeren • Sker én gang (pr. borger pr. modul) • En borger kan kun have en borgermappe (pr. modul) • Kan gøres via opslag mod DPR-registeret • Kan gøres manuelt

25. Opdateringer af CPR-data • Hvis der sker ændringer i CPR-registeret • Oplysninger på borgermapper • Oplysninger på sager

26. Modul3 Sager 

27. Sager • Sager skal oprettes på en borgermappe • Sager skal kategoriseres efter den journalplan/træstruktur som nu engang er vedtaget – delt i sagsområder/sagstyper • Arbejdsprofiler er et afgrænset opslag mod hele træstrukturen/journalplanen • Sager skal have en overskrift (sagsart), alternative sagsbehandler og en sagsdato

28. Modul4 Dokumenter 

29. Dokumenter • Dokumenter skal oprettes på en sag • Dokumenter består af flere forskellige dokumenttyper (indgående, udgående, notat, e-mails etc.) • Dokumenter skal ”stemples færdig” når de er ekspederet – så de ikke kan editeres (Digitale dokumenters bevisværdi og et signal om at de er ekspederet) – gøres via status-handlingen eller fra oversigt • Genveje til dokumenter findes fra oversigten • Sletning af dokumenter (kun når de er i kladde) • Omjournalisering af dokumenter (omjournaliseringsdokument, når de er færdige) • Kopi af dokumenter • Kopi af dokumenter som link • Kopimodtagere • Flettebreve

30. Modul5 Journalnotater og Journalark 

31. ProFile BorgersagJournalark • Det er ovenstående ”journalark” vi kan gøre digitalt med ProFile • Journalark gengiver typisk de væsentligste hændelser i en sag – nogle taler om en udvidet indholdsfortegnelse/resume af sagen • Der er dog forskellig anvendelse/opfattelse af journalark – for ikke at bevæge os for langt ind i en sådan diskussion – så gennemgår vi systemets muligheder

32. ProFileJournaler • Journalnotater skrives på den enkelte sag • Journalark kan dannes både på den enkelte sag – men vi kan også sammenstille journaler på tværs af en borgers sager Journalark

33. ProFileJournalhåndtering • Journaldelen er et særskilt element af sagen • Journalnotater • Oprettes direkte på en sag eller et dokument • Er opfatte som et ”resume” for en hændelse • Skal opmærkes efter stikord • Kan benytte standardfraser • Journalark • Et dynamisk værktøj • Som udgangspunkt kan det dannes • På tværs af en borgers sager • På den enkelte sag • Kan også dannes på tværs af flere borgere • Journalark kan også gemmes (gøres kun hvis de udleveres)

34. ProFileJournalark På den enkelte sag • Journalark (total) – samler alle journalnotater på sagen • Journalark (udsnit) – samler efter udvalgte stikord • Journalark (udvalgte) • Journalark med dokumenter På den enkelte borger • Journalark (total) – samler alle journalnotater på tværs af borgerens sager • Journalark (udsnit) – samler alle journalnotater efter udvalgte sagsområder, sagstyper og sagsstikord • Journalark (udvalgte personer) – samler alle journalnotater pr. sag pr. udvalgte borgere

35. ProFileOverbliksdannende rapporter På borger fra oversigt • Familierapport – samler alle sager op på CPR-numre relateret til borgeren (inden for samme modul) • Sager på samme adresse – viser alle sager som er registreret på samme adresse som borgeren (inden for samme modul) Inde fra borgermappen • Under behandling… • Sagsakter Fra sagen • Sagsakter

36. Modul6 Adviseringer Deling af sager og dokumenter med kollegaer 

37. Deling af sager og dokumenter • En Kædebesked kan laves: • Fra oversigter – ’Mail’ – både sager og dokumenter • ’Til sagsbehandler’ –> en kædebesked • ’Til intern(e)’ –> en kædebesked • ’Til ekstern(e)’ –> et nyt journaliseret dokument • Fra dokument – ’Mail sagsbehandler’ –> kædebesked

38. Opfølgning/Huskeseddel • Af dig selv • ’Opret’; ’Opgave/huskeseddel i kalender’ • Opfølgningsfanen i dokumenter – ’Opret opgave’-knappen laver dokument i din personlige opgave-liste (i mail-filen)

39. Hvilke mails kan jeg få fra ESDH-systemet ? • Hvis der er ”kryds” i at jeg skal modtage mail, når andre opretter dokumenter på mine sager • Opfølgningsfrister • Svarfrister • Revision - hvis du indgår i revisionsprocessen (til orientering) • Dokumenter som ikke er stemplet færdige • Sager som ikke har været ”rørt” i længere tid

40. Modul7 Søgning 

41. Søgning via standard Notes faciliteter • Lyn-søgning via kolonner • Kolonner kan sorteres, hvis de har en ’^’ i titlen • Søgning i oversigt med ”kikkerten” • Ctrl+F – finder / søger i det ’der kan ses’ • Fritekstsøgning - ’luppen’ • En forudsætning er, at databasen er indekseret – du kan derfor ikke forvente at kunne finde dokumenter, du lige har lavet • Klik på ’lup’-ikonet

42. ProFile søgeværktøjer mv. • ”Søgning i denne oversigt” • Søg; I denne oversigt • Søgninger kan gemmes og genbruges senere • ProFind – tværgående søgning • Søg; Tværgående • Ny søgning • Der kan vælges flere databaser at søge i • Rapportgenerator fra sag • Åbn Sagsstamkortet • Sagsakter; Alle dokumenter – og delmængder • Søgning fra borgermappen

43. Modul8 Sikkerhedsmodel 

44. Sikkerhed i ProFile • Åben, Normal og Specifik • Sagsbehandler • Alternativ sagsbehandler (kan sættes default af sagstypen) • Læsekoder • Arvning fra sag til dokument (som udgangspunkt)

45. Opsummering Det er følgende vi har været igennem i dag

46. Kan I huske det • Modul 1 - Navigation • Modul 2 - Indblik i borgeren • Modul 3 - Sager • Modul 4 - Dokumenter • Modul 5 – Journalnotater og Journalark • Modul 6 – Advisering og deling • Modul 7 - Søgning • Modul 8 – Sikkerheh

47. Opsamling, videre drøftelse og evt.

48. Hjemmearbejdsopgave til i morgen Se næste slide…

49. Gå tidligt i seng  • Vi ses i morgen