Arquivos Pernamentes

1. Arquivos Pernamentes Aula 8

2. Notação • São símbolos que servem como elementos de identificação e localização dos fundos e das séries. • Podem ser puros (números e letras) ou mistos (alfanumérico) • Sua escolha é meramente convencional, ex: • AG/SP • 1(1-4) • 2001 • 2020 AG – Administração Geral SP – Serviço Pessoal 1 – Nº da Caixa (1-4) – Nº de pastas (processos na caixa 2001 – Data (podendo se acrescentar também a data de eliminação)

3. Recolhimento • É a transferência dos documentos do local de guarda corrente para o depósito de guarda temporária ou definitiva. • O recolhimento requer planejamento cuida-doso com um método econômico e eficiente. • Tipos de Recolhimento: • Permanente: aplicado em casos especiais; • Periódica: efetuado em intervalos determinados. • Recomenda-se a elaboração de um calendário de comum acordo entre as partes, onde são fixados os períodos dessa operação.

4. Deve-se indicar que houve a transferência, tanto nos locais de onde saíram os docu-mentos como nos depósitos de guarda permanente, através de listagens no qual se anotarão: • Data da transferência; • Título dos documentos recebidos; • Setor que realizou a transferência; • Quantidade total recebida; • Datas-limites. Obs: se já houver tabela de temporalidade pode-se indicar os prazos para conservação e/ou eliminação.

5. Avaliação e Eliminação • Formação da Comissão de Avaliação (central e setorial), Dificuldades na estruturação e novas propostas; • Elaboração de textos legais e/ou normativos que definam os procedimentos do trabalho de avali-ação; • Respeito aos textos legais e normativos que defi-nam critérios específicos dos documentos; • Elaboração prévia do Plano de Classificação; • Levantamento da produção documental; • Identificação dos valores dos documentos.

6. Critérios de Avaliação • A avaliação supõe a identificação dos valo-res primário e secundário dos documentos • Normalmente os critérios de avaliação para identificar o valor primário dos documentos (valor administrativo, legal ou financeiro) e que dizem respeito à fase corrente e inter-mediária (conduzindo aos prazos de conser-vação), são estabelecidos pelo organismo produtor.

7. Os critérios da Avaliação que dizem respei-to ao valor secundário (informativo, teste-munho e patrimonial) são definidos, normal-mente, pelo organismo máximo que supe-rintende a política arquivística. Pode ser o Arquivo Nacional ou os Arquivos Estaduais e Municipais.

8. Critérios para Atribuição de valor Secundário • São consideradas para atribuição de valor secun-dário, as séries e subséries documentais com ele-vado interesse probatório e informativo que: • Permitam conhecer o processo de elaboração de leis e regulamentos; • Descrevam as funções específicas da instituição; • Mostrem os meios de que a instituição dispõe para o cumprimento das suas funções e obrigações; • Analisem e divulguem o impacto e eficácia das suas políticas.

9. E que digam respeito a: • Garantias e protecção de direitos contra outras entidades e instituições; • Criação, constituição, organização e regulamen-tação da instituição produtora, bem como à sua extinção; • Contenciosos ou firmem jurisprudência; • Controle arquivístico; • Fatos particulares e importantes da instituição; • Promoção e divulgação da instituição; • Divulgação de informações relevantes sobre acontecimentos, movimentos ou tendência (histó-ria política, economia, social, cultural, religiosa e científica).

10. O conjunto de regras estabelecidas para determinar o critério excepcional ou de importância, são: • Reportar-se a uma pessoa que por qualquer razão se destaca ou destacou-se no seu tempo; • Reportar-se a um acontecimento de caráter excepcional; • Abordar assuntos polêmicos ou inovadores; • Testemunhar rupturas com tendências dominantes; • Reportar-se a períodos de grande convulsões políticas, sociais, ideológicas e outras.

11. Métodos de Amostragem • Aplicam-se os métodos de amostragem à seleção de documentos de arquivos para conservação per-manente, quando o volume da documentação pro-duzida excede os custos de conservação. Este procedimento é sempre utilizado com carácter excepcional, quando as circunstâncias indiquem uma especial neces- sidade de o aplicar e nunca, quando há outras alternativas, já que este método esta longe de produzir resultados satisfatórios.

12. Num processo de avaliação em que se apliquem estes métodos de amostragem nas séries e subséries terá de justificar-se o porquê da opção e qual foi o método ou métodos utilizados. • Aplicam-se os métodos de amostragem quando: • A documentação tem características que permitam a sua aplicação; • O não reconhecimento da série como de interesse informativo que justifique a sua conservação permanente global e simultaneamente, se considere radical a opção de eliminação total; • Numa série de eliminação total, se considere apropri-ado a conservação de alguns espécimes.

13. De modo geral, são quatro os métodos de amostragem a aplicar: a) Amostragem exemplar; b) Amostragem selectiva; c) Amostragem sistemática; d) Amostragem aleatória; • Amostragem Exemplar A amostragem exemplar consiste em conservar um ou mais espécimens de séries que seriam totalmente eliminadas, com o objectivo de documentar uma prática administrativa determinada. O seu interesse arquivístico é reduzido e a sua utilidade histórica é limitada.

14. Amostragem Seletiva É o tipo de amostragem que utiliza a seleção qualitativa de exempla-res numa série com o fim de conservar e identificar, não só uma prática administrativa, como o seu valor excepcional para fins de investigação. É um método muito subjetivo que se utiliza para salvaguardar pro-cessos e documentos que ultra-passam o nível comum de inte-resse e que são muito solicita-dos pelos investigadores. Este método deve ser aplicado não como um método primário, mas como complementar a uma primeira amostragem.

15. Amostragem Sistemática Este tipo de amostra-gem resulta de aplicação de critérios estabeleci-dos a priori e que se fundamentam em qualquer característica objectiva dos documentos. Por exemplo: conservação em cada undécimo elemento da série, de todos os processos cujos anos terminem em dois ou de todos os documentos ou processos de pessoas cujos apelidos começam por F . • Tem como vantagem a sua fácil aplicação e ser pouco dispendiosa. Como desvantagens; não é um método absolutamente válido do ponto de vista estatístico e a amostra obtida não pode ser usada para reconstituir o todo. Este método não garante a conservação dos espécimens mais importantes.

16. A amostragem sistemática divide-se nas seguintes variantes: • a) Amostragem Topográfica: consiste em conservar integralmente as séries segundo as suas regiões de proveniência, conservando a documentação de apenas uma ou algumas secções representativas do todo, rodando alternadamente, num esquema rotativo. • b) Amostragem Alfabética: tem por base a selecção das letras do alfabeto. É utilizada em séries homogéneas de processos individuais ordenados alfabeticamente. Deve-se fazer uma análise para determinar a letra que melhor representará, e se aproximará, da dimensão da amostra que se deve ter em conta na representação da totalidade da série.

17. c) Amostragem Numérica: tem como intuito a conser-vação de um elemento em cada dez ou vinte. É um método parecido ao de amostragem aleatória e pode ter resultados minimamente aceitáveis para estudos estatísticos em peças de arrumação aleatória. Este mé-todo não deve ser utilizado quando exista uma ordena-ção alfabética, cronológica ou topográfica. • d) Amostragem Cronológica: consiste em conservar a totalidade dos documentos produzidos em períodos de referências previamente estabelecidos por exemplo, de cinco em cinco anos ou de dez em dez. É recomen-dada a adopção dos anos de recenseamento como referência para se poder efectuar comparações com outros dados demográficos. É aplicado ao tipo de ordenação cronológica.

18. Amostragem Aleatória Este método de amostragem não consiste em seleccionar “ao acaso”. Tem como exigência que todos os elementos da série tenham a mesma probabi-lidade de serem seleccionados. Utiliza técnicas matemáticas que determinam o tamanho repre-sentativo da amostra para o universo em estudo. É um método muito utilizado em grandes volumes de documentos que contenham dados com carac-terísticas uniformes e com poucas variações de conteúdo e cuja informação pode ser quantificável matematicamente.

19. O método de amostragem aleatório “puro” é apli-cado em séries fechadas com uma data de início e fim de série. Em séries contínuas ou abertas impe-de a determinação de amostra estatisticamente válidas, porque a soma das amostras de uma parte da série ao longo de um determinado perí-odo não garante que seja igual à amostra hipo-tética da série inteira. Tem como vantagens ser um método de fácil aplicação ascende na valida-ção estatística dos resultados obtidos e permite a reconstituição da totalidade da série. A principal desvantagem advém do facto de ser praticamente impossível que a amostra recolhida inclua os casos excepcionais da série.

20. É a operação pela qual um orga-nismo se desfaz da documenta-ção de arquivo a que não foi re-conhecido valor secundário que justifique a sua conservação. Es-tá operação deve ser implemen-tada logo que prescrevam os pra-zos de conservação em fase inter-mediária ou quando exista trans-ferência de suportes, alcançando com isso a optimização de recur-sos disponíveis como: rentabi-lização dos espaços, tratamento documental e localização dos do-cumentos. Eliminação

21. Os diversos processos de eliminação podem variar conforme a natureza do suporte e grau de confidencialidade do documento em causa. Estes podem ser: • Maceração ou trituração, nos casos do suporte em papel. Oferecem garantia de confidencialidade; • Venda de papel sem prévia trituração, uma solução económica que não se deve somente com garantias que serão inutilizados para fins de reciclagem; • No caso de documentos electrónicos, o seu conteúdo pode ser apagado e os suporte reutilizado. Quando o grau de confidencialidade exige métodos mais seguros, deve-se optar pela destruição do suporte, despedaçando-o, incinerando-o, ou utilizar outro método.

22. Para proceder-se a eliminação deve-se elaborar um Auto ou Guia de Eliminação que constará como prova da eliminação. O auto de eliminação deve ter os seguintes itens: • Data de eliminação; • Nome da entidade; • Localidade; • Processo de eliminação utilizado; • Documento onde se autoriza a eliminação (relatório, despacho, portaria); • Assinaturas dos responsáveis (arquivo e organismo); • Relação dos documentos a eliminar.

23. TABELAS DE TEMPORALIDADE • A Tabela de Temporalidade de Documentos é o instrumento resultante da avaliação documental, aprovado por autoridade competente, que define prazos de guarda, autoriza a eliminação de documentos ou determina a sua guarda permanente.

24. Gestão Orçamentária e Financeira