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Arquivos Permanentes

Arquivos Permanentes. Aula 7a. Plano de Classificação. A classificação é o procedimento de organização que objetiva estabelecer as relações que os documentos de arquivo apresentam entre si , em decorrência das funções e atividades que os geraram.

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Presentation Transcript

  1. Arquivos Permanentes Aula 7a

  2. Plano de Classificação • A classificação é o procedimento de organização que objetiva estabelecer as relações que os documentos de arquivo apresentam entre si, em decorrência das funções e atividades que os geraram. • A classificação supõe a compreensão do contexto de produção dos documentos. • O contexto de produção não pode ser percebido apenasatravés da análise minuciosa do documento em si: é preciso estar atento ao inter-relacionamento dos documentos que formam o conjunto arquivístico.

  3. Plano de Classificação • No caso dos documentos de arquivo, compreender o seu contexto de produção exige conhecer a história do organismo produtor,abordando-a, principalmente, na perspectiva das funções e atividadespor ele desenvolvidas. • O conjunto de funções detectadas envolverá, necessariamente, atividades que devem cumpri-las de forma direta (atividades-fim), bem como atividades que lhes servem como suporte (atividades-meio). Gestão Eletrônica de Documentos

  4. Ordenação • A ordenação é a disposição física dos documentos de um mesmo tipo documental em uma determinada seqüência. • Essa seqüência será sempre definida a partir de elementos informativos que constem dos documentos (data, emissor, local de emissão, número do documento etc.). Gestão Eletrônica de Documentos

  5. Classificação, Ordenação, Avaliação, Descrição, (de documentos de arquivo).

  6. CLASSIFICAÇÃO PLANO DE CLASSIFICAÇÃO (FUNCIONAL)

  7. Níveis de classificação: correspondem aos conjuntos formados a partir das divisões operadas no interior do conjunto documental. • 1º Nível: a mais vasta unidade arquivística • 2º Nível: unidade arquivística constituída do- • cumentos da mesma tipologia • 3º Nível: a menor unidade arquivística.

  8. Exemplo: • A classificação é geralmente traduzida em um plano que representa a seçõese as subseçõesde maneira codificadas. Seção • Departamento Financeiro • Subsecção: • Contabilidade • Tesouraria • Subseção: Contabilidade • Série Tipológica • Notas de empenho • Comprovantes de pagamentos • Registro diário de caixa etc.

  9. Atividade de campo: • Levantamento das atribuições legais e atividades executadas (formulário 1) • Identificação dos documentos de arquivo (formulário 2) • Compreender o contexto de produção de um documento de arquivo exige conhecer a história do organismo produtor abordando-a na pers-pectivafuncional (funções atividades) ou na perspectiva estrutural do organismo produtor.

  10. Formulário I (Exemplo) • Organização: • Setor: • Competências: • Amparo Legal das Competências: • Atividades: • Produz: (documentos) • Recebe: (documentos) • Entrevistado: • Entrevistador: • Data da Entrevista:

  11. Formulário II (Exemplo) • Setor: • Competências: • Atividades: • Documentos Produzidos / Recebidos • Prazos de Guarda no setor: • Vias: • Trâmite: • Formas de pesquisa: • Indicação para eliminação ou guarda permanente:

  12. Abordagem Estrutural: Tradicionalmente mais aceita, porém leva a um maior número de pro-blemas (mudanças constantes da estrutu-ra); Apresentação de todas as partes da Empresa Abordagem Funcional: garante ao Plano a capacidade de assimilar a dinâmica de estrutu-ração e reestruturação dos órgãos, uma vez que as funções, subfun-ções e atividades per-manecem praticamente inalteradas com o de-correr do tempo, enqua-nto que as estruturas são freqüentemente al-teradas. Desconforto de alguns funcionários por não vi-sualizar seu setor.

  13. Notação • Para facilitar a aplicação do plano de classificação, costuma-se atribuir, às suas várias classes, uma notação ou código (traduzidas em seqüências de números, de letras ou de uma combinação de ambos). • “Identificação das unidades de arquivamento, feita através de números, letras ou combinação de números e letras, para permitir sua localização nos depósitos.” BELLOTTO, Heloísa L., CAMARGO, Ana Maria de Almeida (coord.)Dicionário de Terminologia Arquivística. 1996.

  14. Sistema numérico simples 1 - Educação 2 - Comunicações 3 - Contabilidade 4 - Pessoal 5 - Material 6 - Organização 7 - Finanças 8 - Publicações 9 - Relatórios 10 – Legislação

  15. Sistema de quatro algarismos 2 - Serviço e operação postal 22 - Regulamentos postais internos 220 - Acordos com administrações postais estrangeiras 2201 - [Primeira pasta, geralmente identificada por um tópico] • 2202 - [Segunda pasta] • 2203 - [Terceira pasta] ....

  16. Sistema de múltipla numeração 232 Serviço de Encomendas [assunto principal] 232/2 Aden [assunto secundário do Serviço de Encomendas] • 232/2/1 [Primeira pasta] • 232/2/2 [Segunda pasta] • 232/4 Canadá [outro assunto secundário do Serviço de Encomendas] 300 Finanças [assunto principal] 300/20 Bancos [assunto secundário de Finanças] 300/20/1 [Primeira pasta] 300/20/2 [Segunda pasta]

  17. Sistema mnemônico A ADMINISTRAÇÃO Ae Administração de Edifícios e Jardins Ag Administração Geral Agl Administração Geral, Legislação Ap Administração de Pessoal

  18. CLASSIFICAÇÃO FUNCIONAL • Identificação de 7 grandes FUNÇÕES: • 01 Organização Administrativa • 02 Comunicação Institucional • 03 Gestão de Recursos Humanos • 04 Gestão de Bens Materiais e Patrimoniais • 05 Gestão Orçamentária e Financeira • 06 Gestão de Documentos e Informações • 07 Gestão de Atividades Complementares

  19. 01 Organização Administrativa (FUNÇÃO) • SUBFUNÇÕES 01.01 Ordenamento jurídico 01.02 Planejamento das ações de governo e controle dos serviços 01.03 Apoio à administração pública

  20. 02 Comunicação Institucional (FUNÇÃO) • SUBFUNÇÕES 02.01 Assessoria de Imprensa 02.02 Cerimonial 02.03 Promoção de eventos ou cerimônias oficiais 02.04 Propaganda e marketing 02.05 Produção editorial

  21. 03 Gestão de Recursos Humanos (Função) • SUBFUNÇÕES 03.01 Planejamento e formulação de políticas de recursos humanos 03.02 Seleção e desenvolvimento de recursos humanos 03.03 Expediente de pessoal 03.04 Controle da freqüência 03.05 Pagamento de pessoal 03.06 Segurança e medicina do trabalho 03.07 Promoção do desenvolvimento social de funcionários e servidores 03.08 Coordenação das atividades de convivência infantil

  22. 04 Gestão de Bens Materiais e Patrimoniais (FUNÇÃO) • SUBFUNÇÕES 04.01 Controle de compras e serviços 04.02 Controle de bens patrimoniais 04.03 Controle de almoxarifado 04.04 Controle do patrimônio imobiliário 04.05 Controle de transportes interno

  23. 05 Gestão Orçamentária e Financeira (FUNÇÃO) • SUBFUNÇÕES 05.01 Planejamento orçamentário 05.02 Execução orçamentária e financeira

  24. 06 Gestão de Documentos e Informações (FUNÇÃO) • SUBFUNÇÕES 06.01 Comunicação administrativa 06.02 Gestão de tecnologia da informação

  25. 07 Gestão de Atividades Complementares (FUNÇÃO) • Não há SUBFUNÇÃO • ATIVIDADES 07.00.01 Recepção e controle de portaria 07.00.02 Vigilância do edifício, das instalações e equipamentos 07.00.03 Manutenção e conservação do edifício, das instalações e dos equipamentos 07.00.04 Execução de serviços de copa 07.00.05 Execução de serviços de reprografia 07.00.06 Execução de serviços de gráfica 07.00.07 Execução de serviços de telecomunicações

  26. PLANO DE CLASSIFICAÇÃO Função: 04 GESTÃO DE BENS MATERIAIS E PATRIMONIAIS Subfunção:04.01 Controle de compras, serviços e obras Atividade:04.01.01 Licitação e administração de contratos Documentos: 04.01.01.01 Contratos 04.01.01.02 Pedido de inclusão no cadastro de impedimentos 04.01.01.03 Pedido de reabilitação no cadastro de impedimentos 04.01.01.04  Processo relativo aos trabalhos de Comissão Permanente ou Especial de Licitação 04.01.01.05 Relação de contratos e atos jurídicos análogos e seus aditamentos 04.01.01.06 Relação de despesas com dispensa ou inexigibilidade de licitação 04.01.01.07 Relação de licitações por modalidade

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