BUDGET ( Fö 6.2)

1. BUDGET (Fö 6.2) • Budgetens syfte, möjligheter/problem, mål och mått • Budgetens form; dess struktur och fyra faser • Resultatbudget (Övning) • Likviditetsbudget (Övning) • Budgeterad balansräkning (Övning) 27/10 Lektion Styrmedel och mätning: (budget), analys, nyckeltal Övningsexempel: Landstinget i Västmanland Utdelning av inlämningsuppgift (ABB) Må 1/11 (ej lektion) Inlämning senast 15.00 Ti 2/11 Lektion Redovisning Företags- och Personalekonomi Kurskod 722G88

2. Budgetens roll • Budgetprocessen och budgeteringens processer • Budgetens form; struktur och fyra faser • Relation till andra områden såsom organisation och externredovisning • Relation till prestationsmätningssystem • Relation till styrkort (BSC) Företags- och Personalekonomi Kurskod 722G88

3. Budgeteringens syfte • För verksamhetsplanering iföretagsekonomiskt perspektiv – inte samhällsekonomiskt. • Budgeten som styrmedel har väglett vid organisationsförändringar i kommuner, landsting och andra offentliga organisationer • Budgeteringen syftar till att åstadkomma förändrat beteende • Vad är troligt (what is likely)? • Vad är önskvärt (what is desired)? • ”What gets measured gets done” • ”What you measure is what you get” Företags- och Personalekonomi Kurskod 722G88

4. För verksamhetsplanering ? • Nedbrytning av de övergripande strategiska planerna till enhetsnivå • Viktigt forum för kunskapsutbyte • Här gör man t ex: • Cost-/Benefitanalys • Nollbasgranskning (zero-based review) • Tidshorisont; några år Företags- och Personalekonomi Kurskod 722G88

5. Som styrmedel? • Kommunikation • Motivera chefer att upprätta planer • Informera chefer om vad som förväntas av dem • Åstadkomma ett åtagande från cheferna • Åstadkomma en standard för bedömning av verkligt resultat • Resursfördelning • Samordna organisationens aktiviteter • Lagstadgad i kommuner och landsting Företags- och Personalekonomi Kurskod 722G88

6. Förändrat beteende? • Val av styrningsmetoder får effekter för mätning, uppföljning, utvärdering, beteende, personalnöjdhet etc.: effekten är det viktiga! • Effektivitet allmänt kriterium: för mycket mätning och för mycket information minskar effektiviteten • För mycket betoning av t ex budget kan ge negativa beteendeeffekter • Motivera och skapa delaktighet Företags- och Personalekonomi Kurskod 722G88

7. Relation till organisationen Att få individerna i organisationen att handla i linje med målen för organisationen som helhet = målkongruens Att styra beteendet genom att belöna och uppmuntra beslut och beteenden som är målkongruenta/undvika suboptimering Medel för samordning och kommunikation Tydliggöra förväntningar Decentralisering av ansvar Företags- och Personalekonomi Kurskod 722G88

8. Några grundproblem… • Att balansera intressen och hantera målkonflikter • ”Delen tycker alltid att den är viktigare än helheten” • Reducera komplexiteten – hitta rätt faktorer att basera organisationsstyrningen på • En del kommer att tycka att det är orättvist • Motivationsaspekter • Olika individer har olika drivkrafter • Arbetsgivaransvar – stimulera vissa individer, begränsa andra Företags- och Personalekonomi Kurskod 722G88

9. Vilken nivå?Styrningspyramiden • Modell som avbildar en organisation i tre nivåer • Antar att organisationen är hierarkisk (vilket väl alltid stämmer) • Strategisk planering • Verksamhetsstyrning • Aktivitetsstyrning • Verksamhetsstyrningen kan sägas vara länken för att genomföra strategierna • Problem, beslut och information olika på olika nivåer Företags- och Personalekonomi Kurskod 722G88

10. Om budgetprocessen i sig… Traditionellt: planering (resultatplan), samordning, kontroll. Senare: också för motivation (kommunikativt redskap, ”träning” i ekonomisk tänkande för chefer…) • Om effektmålet: En budget som inte påverkar handling är en dålig budget! • Om budget i offentlig verksamhet; Viktigteftersom det inte finns någon marknad som reglerar utbud och efterfrågan • Om tekniker: Top-down och bottom-up Företags- och Personalekonomi Kurskod 722G88

11. Budgeteringens processer • RESURSBASERAD • MARKNADSBASERAD Företags- och Personalekonomi Kurskod 722G88

12. Resursbaserad process (vid t ex sjukhus) • SWOT • Kartlägga resurser och kompetenser • Fastställa strategi • Patientgrupper • Utbud • Specialisering • Tillväxt • Analys av makro- och mikromiljö Företags- och Personalekonomi Kurskod 722G88

13. Marknadsbaserad process (vid t ex sjukhus) • ”Kundsegment” • Verksamhetens varumärke/image • Varför marknadsföra? • Jfr. förskjutning i valmöjligheter och maktrelationer sedan några decennier tillbaka • Marknadsföringens budbärare • Marknadsföringens målgrupp (intressenter) Företags- och Personalekonomi Kurskod 722G88

14. Budgetform • Fast vs. rörlig budget; i förväg fastställt samband mellan kostnadsnivå och produktionsnivå/-volym • Rullande budget; organisationen befinner sig i en ständig budgeteringsprocess • Rambudgetering • Reviderad budget (men spelregler ändras) • Behovsbaserad budgetering • Prestationsbudgetering • Uppräkning av förra årets budget Företags- och Personalekonomi Kurskod 722G88

15. Budgetens struktur • Resultatbudget (Övning) • Likviditetsbudget (Övning) • Budgeterad balansräkning (Övning) Företags- och Personalekonomi Kurskod 722G88

16. Behöver vi budgetera?Diskutera! Företags- och Personalekonomi Kurskod 722G88

17. Behöver vi budgetera?Diskutera! • Budget låser upp tankarna • Minskar flexibiliteten • Konstlad periodindelning • Kan leda till osolidariskt avdelningstänkande • Benchmarking som alternativ Företags- och Personalekonomi Kurskod 722G88

18. Några funderingar till sist… • Fundera över och diskutera: • Vem har tillgång till informationen? • Hur distribueras den? • Vilket fokus har informationen? • Vilken rytm präglar informationsgivningen? • Åtgärdsorientering (proaktiv, reaktiv) • Vilken information mörkas? • Hur presenteras informationen? Företags- och Personalekonomi Kurskod 722G88

19. Några ord om… roller, byråkrati, attityder och makt Budgetstyrning av sjukvården som tjänste eller kunskapsorganisation? (Diskutera) Företags- och Personalekonomi Kurskod 722G88

20. Tjänsteorganisationer • Tjänster är personalkrävande • Kvaliteten är svår att värdera • Unika inslag i “tjänsteproduktionen” • Patienten/Kunden deltar - patientkontakten viktig • Delegering av ansvar är ofta en viktig framgångsfaktor • Tjänster kan vara lågkvalificerade och högkvalificerade, jfr. kunskapsorganisationer Företags- och Personalekonomi Kurskod 722G88

21. Kunskapsorganisationer • Svårt att mäta utfall/resultat, t ex av undervisning • Olika från gång till gång • Traditionellt sett stor frihet för de professionella (t ex. präster, läkare, professor) att inte behöva rapportera hur de använder sin tid • Marknadsföringsaktiviteterna inte skilda från ”produktionen” • Ofta mindre utvecklade rutiner för budget och strategisk planering Företags- och Personalekonomi Kurskod 722G88

22. inför övningen… • Resultat och Balansbudget med Resultatanalys • Likviditetsbudget • Effektivitetsmålet • Prestationsnyckeltal • Finansiella nyckeltal • Icke-finansiella nyckeltal • Balanserat styrkort Företags- och Personalekonomi Kurskod 722G88

23. BALANSBUDGET budget i balans vid årets slutTillgångar Skulder Anläggningstillgångar Maskiner Inventarier Omsättningstillgångar Varulager Kundfordringar Likvida medel Eget kapital Aktiekapital Balanserade vinstmedel Budgeterad vinst Långfristiga skulder Banklån Kortfristiga skulder Leverantörsskulder Företags- och Personalekonomi Kurskod 722G88

24. Resultatbudgeten ger balansenutifrån årets händelserKostnader Intäkter Direkta inköpskostnader Försäljning Direkta personalkostnader Rörelseomkostnader Avskrivningar Finansiella kostnader Finansiella intäkter Budgeterad vinst Företags- och Personalekonomi Kurskod 722G88

25. LIKVIDITETSBUDGETInbetalningar Utbetalningar Från kunder Till leverantörer Från ägare Till ägare Från långivare Till långivare Till anställda Till myndigheter Likvida medel vid årets början + inbetalningar – utbetalningar = Likvida medel vid årets slut Företags- och Personalekonomi Kurskod 722G88

26. Balansbudget och Resultatbudget utifrån en Resultatanalys • Begreppen • ”Vinst” och vinstmarginal • Avkastning • Lönsamhet • Räntabilitet • Kalkylmässig ränta (efter finansnetto) • Totalt kapital • Sysselsatt kapital • Omsättningshastighet Företags- och Personalekonomi Kurskod 722G88

27. Ett annat sätt att beräkna avkastning… Räntabilitet på TOTALT KAPITAL = % Ränta EK x EK + % Ränta S x S TK TK Företags- och Personalekonomi Kurskod 722G88

28. Ett ytterligare sätt att beräkna avkastning Räntabilitet på SYSSELSATT KAPITAL KKM ränta (vägd mellan E och S) och inflationsrensad Sysselsatt kapital Företags- och Personalekonomi Kurskod 722G88

29. Sysselsatt kapital Kalkylmässig ränta ska bara beräknas på det kapital som är räntebelastat ( = bara på det sysselsatta kapitalet) Ej räntebelastade leverantörsskulder ska då inte medräknas. (Totalt kapital ./. Leverantörsskulder = Sysselsatt kapital) De tillgångar som ska generera avkastning värderas oftast till bruksvärde (nuanskaffningsvärde ./. kkm avskrivningar) (Se Karlsson s. 107) Företags- och Personalekonomi Kurskod 722G88

30. Denna känner vi igen:Lönsamhet/räntabilitet versus kapitaleffektivitet Företags- och Personalekonomi Kurskod 722G88

31. EFFEKTIVITET Intern ”effektivitet” (produktivitet) är att göra sakerna rätt Externt betyder EFFEKTIVITET att göra rätt saker! Vad är viktigast ? Produktivitet är framförallt kvantitet. Effektivitet är framförallt kvalitet ! Vad är viktigast ? Företags- och Personalekonomi Kurskod 722G88

32. PRESTATION ? Vad är en prestation då? Process 1 Process 2 ? Företags- och Personalekonomi Kurskod 722G88

33. PRESTATIONER Vi mäter på Företag och andra arbetsplatser (lönsamhet, resultat, kostnader, försäljning, trivsel) Skolor (betyg) (kursutvärderingar) + Möjlighet till kontroll av läget. - Allt mäts på redan gjorda saker. Men hjälper det? Och vem hjälper det? Ericsson 3-månaders rapporter… Varför denna mätning? För att se måluppfyllelse? Företags- och Personalekonomi Kurskod 722G88

34. Prestationsnyckeltal …några exempel: Lönsamhet Försäljning Kassationsprocent Ledtid Kundtillfredsställelse Företags- och Personalekonomi Kurskod 722G88

35. Finansiella nyckeltal Marginaler vs avkastningsmått Lönsamhet på försäljning Räntabilitet på totalt kapital Räntabilitet på sysselsatt kapital Företags- och Personalekonomi Kurskod 722G88

36. Icke finansiella nyckeltal Kvalitativa och kvantitativa mått som exempelvis Antal/andel nöjda kunder (strukturellt mått) Nivån på anställdas trivsel (socialt mått) Andel personer med viss kompetens (strukturellt mått) Andel resurser levererade i rätt tid; ex FOU (strukturellt mått) Volymen in/ut i olika processer (tekniskt-ekologiskt mått) Värdet av nyttan från olika processer (ekonomiskt mått) Företags- och Personalekonomi Kurskod 722G88

37. Kundtillfredsställelse Ett kvalitetsmått kan givetvis mätas som Täckningsbidrag per kund …men ännu bättre med intervjusvar på en skala (bra – dåligt etc) Företags- och Personalekonomi Kurskod 722G88

38. BSC En metod med hög ambitionsnivå • Det balanserade styrkortet - • utifrån en vald strategi! • Finansiellt perspektiv • Internt perspektiv • Medarbetareperspektiv • Kundperspektiv • Lärande- och tillväxtperspektiv Företags- och Personalekonomi Kurskod 722G88