ДИРЕКЦИЯ “M ЕЖДУНАРОДНИ ПРОЕКТИ”

1. МИНИСТЕРСТВО НА ВЪТРЕШНИТЕ РАБОТИ ДИРЕКЦИЯ “MЕЖДУНАРОДНИ ПРОЕКТИ” Правила за изпълнение на проекти по ЕФВ и ФВГ Отчитане на изпълнението

2. Правила за изпълнение на проекти по ЕФВ и ФВГ • Създаване на организация за подготовка, изпълнение и мониторинг на проекти: • заповед за определяне на екип по проекта: • - заповедта се подписва от ръководителя на структурата – бенефициер и екземпляр от нея се изпраща на ОтО; • - когато в екипа участват експерти от различни структури на МВР, заповедта се подписва от ресорния заместник-министър и екземпляр от нея се изпраща на ОтО; • - в заповедта се посочват задълженията на ръководителя на екипа (ръководен служител) и на членовете.

3. Правила за изпълнение на проекти по ЕФВ и ФВГ • Подписване на споразумение между ОтО и крайния бенефициер за изпълнение на многогодишна програма • Разработване на детайлен проектен фиш (анекс 5.1.1. от Процедурния наръчник на ОтО) • - на базата на индикативен фиш; • - база за изпълнение на дейностите в одобрените годишни програми; • - разработва се от екипа по проекта и се съгласува с административния ръководител на структурата бенефициер; • - изпраща се в ОтО, където минава контроли през сектори “МКИ”, “ФУК” и “ПК”; • - в случай на коментари от страна на ОтО се връща за корекции. • Подписване на договор за финансиране на проект

4. Правила за изпълнение на проекти по ЕФВ и ФВГ • Възможности за изменение на проектен фиш и бюджет • Ако промяната е само в текста на проектния фиш се подготвя мотивирано писмо-искане за модификация, което се изпраща на ОтО за одобрение, заедно с променен фиш в режим «проследяване на промените» • Ако прмяната е в бюджета на проектния фиш и касае промени, които са над 10% от съответнотo перо от преките допустими разходи, се подготвя искане за реалокация на средства, което се изпраща на ОтО за одобрение • Ако промяната е в текста и в бюджета – А + Б • Ако промяната касае прехвърляне на средства между отделните пера на бюджета в размер на повече от 10 % - В • Ако промяната е под 10% от съответнотo перо, тя се описва в писмо-искане за модификация

5. Правила за изпълнение на проекти по ЕФВ и ФВГ • Технически спецификации • Предложения за сформиране на комисии за разглеждане, оценка и класиране на офертите съгласно ЗОП

6. Правила за изпълнение на проекти по ЕФВ и ФВГ • Организация по изпълнението на договорите за обществени поръчки - Екипът по проекта изготвя план за действие, свързан с изпълнението на договора, който се утвърждава от административния ръководител на Бенефициера и се представя на ОтО; - бенефициерът и изпълнителят на договора изготвят подробен график за изпълнението на договора, който се утвърждава от ОтО; - бенефициерът и изпълнителят на договора изготвят график за провеждането на регулярни срещи за отчитане на напредъка по изпълнението на договора, който се представя на ОтО;

7. Правила за изпълнение на проекти по ЕФВ и ФВГ • ОтО изисква становище от бенефициера, ако в хода на изпълнение на договор се наложи неговото изменение (в случаите изрично предвидени в него или в Закона за обществените поръчки). Становището трябва да е обосновано и недвусмислено да показва мнението на бенефициера; • Приемането и заприходяването на доставките, услугите и строително-монтажните работи се извършва по реда, определен в Методическите указания, утвърдени със заповед Iз – 619/24.03.2010 г. на заместник-министъра на вътрешните работи;

8. Правила за изпълнение на проекти по ЕФВ и ФВГ • Верифициране (проверка) на разходите: - предварителна проверка (ex-ante control) на ниво бенефициер включва 100% документална проверка по всеки изпълнен договор, както и посещение на място; - предварителна проверка (ex-ante control) на ниво ОтО включва 100% документална проверка по всеки изпълнен договор, както и посещение на място; - последваща верификация (ex-post control) – на ниво ОтО включва проверки на място на извадков принцип на база минимум 10 % извадка от договори по съответна Годишна програма, формирана на база на анализ на риска; - Дирекция „Вътрешен одит” – МВР извършва проверка за допустимостта за финансиране на проекта, законосъобразност и редовност на разходите; - верифицираните разходи се предлагат на Сертифицирашия орган за сертифициране.

9. Отчитане на изпълнението На ниво проект: • Тримесечни доклади за напредъка по проекта по определен формат; • Заключителен доклад за изпълнението на проекта по определен формат. На ниво програма: • Междинни доклади за изпълнение на Годишни програми (при искане за второ авансово плащане); • Окончателни доклади за изпълнение на Годишни програми – по определен формат в срок до 1 март на годината следваща годината на крайния срок за изпълнение на Годишна програма; - Междинни оценъчни доклади за резултатите и влиянието на дейностите, съфинансирани от ЕФВ и ФВГ – при поискване от ОтО

10. ДИРЕКЦИЯ “MЕЖДУНАРОДНИ ПРОЕКТИ”СЕКТОР “МОНИТОРИНГ И КООРДИНАЦИЯ НА ИЗПЪЛНЕНИЕТО” Благодаря за вниманието!