Yleistä tiimitoiminnasta

1. Yleistä tiimitoiminnasta • Suomalainen työelämä kehittyi voimakkaasti 1990 luvun aikana ja sen oleellisena osana myös työorganisaatiot. • 90-luvun alun lama pakotti yksityisen niin kuin julkisenkin sektorin etsimään uusia toimintamalleja ja -tapoja. • Lama synnytti suuren työttömyyden mutta myös uusien rakenteiden alkuja ja uutta osaamista. • Usein uudet työskentelytavat syntyvätkin pakon edessä, kun ei ole muuta mahdollisuutta. • Myös julkinen sektori koki vuosikymmenen aikana melkoisia muutoksia. • Päätösvaltaa hajautettiin, palveluja ulkoistettiin ja usein myös henkilöstöä vähennettiin. • Asioiden ja ihmisten johtamisen ohella puhuttiin myös osaamisen johtamisesta. • Kaiken tarkoituksena kuitenkin oli kehittää palveluja, tehostaa niitä ja tehdä ne taloudellisesti pitäen tärkeimpänä lähtökohtana asiakasta. (Kettunen 2003) Juhani Kettunen 06-09-05

2. Yleistä tiimitoiminnasta oppilaitoksissa • Myös oppilaitokset ovat eläneet melkoisen muutoksen aikaa. • Monissa oppilaitoksissa työkuorma ja muutosten nopeus ovat tuntuneet tosi työläiltä. • Koulutuksen uudistumisen aiheuttamat muutokset ovat varmastikin olleet välttämättömiä. • Esimerkkeinä näistä muutoksista mainittakoon mm. oppilaitoksissa tehdyt opetussuunnitelmien uudistukset, hallinnon uudistukset, kansainvälistyminen, laatujärjestelmät ja monet muut sinällään tärkeät toimenpiteet (Helakorpi, S: Koulun johtamishaaste). • Edellä olevat ovat asettaneet myös uusia haasteita oppilaitosten johtamiselle, jossa on vielä erityisesti huomioitava pedagoginen johtaminen. • Koulu tehtävähän on sosiaalistaa ja kasvattaa uutta sukupolvea yhteiskuntaan. Muuten, mikä voisi olla tärkeämpi tehtävä? Juhani Kettunen 06-09-05

3. Yleistä tiimitoiminnasta oppilaitoksissa • Oppilaitokset ovat tarvinneet uudenlaisia ajattelumalleja ja toimintatapoja pystyäkseen vastaamaan näihin jatkuviin muutostarpeisiin. • Eräänä toimintamallina, joka on yleisesti otettu käyttöön organisaatioiden eri tasoilla ovat ns. tiimit. • Tiimejä on ollut jo lähes kaksikymmentä vuotta, mutta systemaattisesti niiden käyttäminen on varsin uusi ilmiö. Juhani Kettunen 06-09-05

4. Tiimitoiminnan historiaa • Tiimityön historia juontaa alkunsa jo 50-luvulle, jolloin työn laatu ymmärrettiin kilpailutekijäksi. • Edelleen samaan liittyy myös työn ymmärtäminen prosessiksi eli työn tekemisen ketjuksi sisäisine asiakkaineen. • Kehityksen seuraava vaihe oli ns. nollavirheteoria, jossa osoitettiin että virheetön laatu on mahdollista ja että siihen kannattaa pyrkiä. • Edellisistä kehittyi laatupiirejä, joita voidaan pitää ensimmäisinä pyrkimyksinä työntekijöiden ajattelun lisäämiseksi. • Edellisistä voidaan vetää suora yhteys tiimitoimintaan, joka edustaa vallitsevan käsityksen kehityksen viimeisintä vaihetta (?) Juhani Kettunen 06-09-05

5. Yleistä tiimitoiminnasta • Monesta tiimityö tuntuu yhä edelleen muotisanalta ja jota useissa yhteyksissä käytetään väärin. • Itseasiassa: tiimityö on tekemisen menetelmä. • Sillä on sääntönsä ja toimintatapansa ja vain näiden sääntöjen kohtuullisella noudattamisella voidaan saavuttaa toivottuja tuloksia. • Jokapäiväisessä työssä on loppujen lopuksi kysymys työn tekemisestä eli tulosten taloudellisesta saavuttamisesta sellaisin menetelmin, että ne tuntuvat järkeviltä. • Tiimityö on siis uusi tai vanha tapa tehdä työtä. Ammattislangin termein se keskittyy työn tekemisen 'mielekkyyteen, palkitsevuuteen ja omaehtoisuuteen'. • Tiimityö korostaa työn suorittajien ajattelua ja vastuuta. Ideoita saa ja pitää olla ja työn tekemisen pitää olla myös järkevää ja palkitsevaa. Juhani Kettunen 06-09-05

6. Yleistä tiimitoiminnasta • Tiimityö ei kuitenkaan nykyisessä työelämässä voi olla vapaamuotoista talkootyötä, vaan sillä on olemassa selvät menettelyt ja periaatteet.. • Niitä voidaan soveltaa avoimessa työympäristössä ja niillä voidaan korvata hierarkkista linjaorganisaatiota. • Tiimityö voi syntyä myös itsestään, kun muutamat sopivat ihmiset alkavat tehdä töitä yhteisvoimin. Tällaista edesauttaa vahva ulkopuolinen paine. • Yleensä epävirallisia tiimejä syntyy kuitenkin vain yritysten tai organisaatioiden kriisivaiheissa, jolloin palataan talkootyöhön. • Tällaisen itsestään syntyneen tiimin jäsenillä on selkeä tavoite ja jokainen tietää että lopputulokseen on päästävä. Yleensä kuitenkin organisaation on rakennettava tiimityönsä järjestelmä ja siirryttävä siihen selkeän ohjelman mukaan. Juhani Kettunen 06-09-05

7. Tiimityön ja ryhmätyön erot • Ryhmätyö tuli Suomeen pari-kolmekymmentä vuotta sitten ja sitä voidaan pitää tiimityön eräänlaisena esiasteena. • Ryhmätyöllä pyritään hyödyntämään eri osastojen ja organisaatioiden tietoja ja taitoja koko yrityksen eduksi. • Siihen koottiin eri alojen asiantuntijoita suorittamaan selkeä määritelty ongelma, jota esim. linjaorganisaatio ei pystynyt ratkaisemaan. • Työryhmä toimi linjaorganisaation ulkopuolella, sillä oli yksittäinen selkeä tavoite ja ryhmän toiminta päättyi kun tehtävä oli suoritettu. • Tiimityössä taas jokaisen tiimin jäsenen kaikki, muille tiimin jäsenille ja ehkä itselleenkin tuntemattomat kyvyt pyritään ottamaan käyttöön. Tiimin jäsenet oppivat myös toisiltaan. • Tiimityö on ryhmätyöhön verrattuna myös jatkuva eikä tilapäinen työn tekemisen järjestelmä. Juhani Kettunen 06-09-05

8. Tiimityön ja ryhmätyön erot Pelkistetysti voidaan todeta, että ryhmätyössä lisäarvo syntyi vanhan ja olemassa olevan tehokkuuden lisäämisestä, mutta tiimityön lisäarvo syntyy uudesta ja sen tehokkuudesta. Juhani Kettunen 06-09-05

9. Tiimityön määrittelyä • Mikä tiimi siis on, mitä uutta se antaa ja miksi organisaation pitäisi ryhtyä tiimityöhön ja työntekijöiden liittyä johonkin tiimiin? • Tiimi on monipuolisesti ammattitaitoisten ihmisten joukko, joka tekee työtä yhdessä. • Tiimillä on valtuudet suunnitella ja suorittaa työ itsenäisesti yrityksen toiminnan suuntaviivojen ja/tai hyväksyttyjen sääntöjen mukaan. • Tiimi myös itse seuraa työnsä tuloksia ja vastaa niistä. • Tiimi pyrkii koko ajan johonkin uuteen, parempaan tai tehokkaampaan käyttämällä jäsentensä kaikkia kykyjä. • Tiimi on mielissään saavutetuista tuloksista mutta pohtii samalla jo uusia mahdollisuuksia. • Tiimillä on siis varsin itsenäinen yksikkö, jolla on valtaa ja siihen liittyvää vastuuta.. Juhani Kettunen 06-09-05

10. Tiimityön määrittelyä • Toinen määritelmä tiimille: Tiimi on pieni ryhmä henkilöitä, jotka ovat yhteydessä toisiinsa saavuttaakseen yhteisen päämäärän. • Tässä tiimiä verrataan siis pelijoukkueeseen tai orkesteriin. • Tiimityöskentelyn suurin uutuus lienee siinä, että tiimi saa toimia ja joutuu toimimaan itsenäisesti. • Tiimi myös valvoo ja kontrolloi toimintansa tuloksia ja jotta se voi toimia se tarvitsee valtuuksia. • Johdon ei pitäisi puuttua tiimin toimintaan muuten kuin edellyttämällä tai kysymällä ajoittain tietoa tuloksista. • Tiimi, kuten työryhmäkin, on koottu mahdollisimman monelta alalta. • Tiimin jäsenten valintaa ei kokonaan määrää johto vaan tiimin kokoonpanossa on huomioitava ammattitaitojen lisäksi ihmisten erilaiset yhteistyötaidot. • Perustamisvaiheen alkutiimin muodostamisen jälkeen tiimi täydentää itse itseään. Juhani Kettunen 06-09-05

11. Tiimityön määrittelyä • Tiimi ei kuitenkaan ole, eikä saa ollakaan, muusta organisaatiosta omakseen irronnut yksikkö. • Organisaatio kuitenkin määrittelee tiimin tavoitteet niin, että ne ovat organisaation tavoitteiden suuntaiset. • Tiimi välittää myös saavuttamansa tulokset keinoineen muulle organisaatiolle jo silloin, kun niitä on juuri saavutettu. Tämä tapahtuu tehokkaimmin tiimin jäsenien välityksellä. • Tiimiajattelun levitessä koko organisaatioon monet työntekijät toimivat useissa tiimeissä ja näin tieto diffusioituu koko organisaatioon heidän kauttaan erinomaisen tehokkaasti. • Eräs keskeinen tiimityöllä saavutettava etu on se, että tiimin jäsenet vastaanottavat työssään erilaista sirpaletietoa esim. jostain tarvittavasta muutoksesta jo ennen kuin se tulee organisaation tietoon. Juhani Kettunen 06-09-05

12. Tiimityön määrittelyä • Tiimeissä tällaista tietoa voidaan hyödyntää välittömästi ja tieto voidaan yhdistää muiden tiimin jäsenten vastaaviin tietoihin ja taitoihin. • Näin tiimit voivat ottaa ja soveltaa käyttöön uutta tietoa ilman organisaation byrokratiaa. Toisaalta organisaatio voi antaa myös tiimille virikkeen pohdittavaksi, jonka tiimi sitten jalostaa valmiiksi tiedoksi ja/tai toiminnaksi. • Koska tiimityö on uutta ja edellyttää muutoksia asenteissa, ajattelu- ja toimintatavoissa, menee aluksi paljon aikaa näiden sulatteluun ja tiimityö saattaa näyttää tehottomalta. • Tällöin johdon on ymmärrettävä, että kyseessä on varsin suuri muutos ja tiimeille täytyy antaa aikaa muutoksen toteuttamiseen. Vasta sen jälkeen niiltä voidaan odottaa parempia tuloksia. • Toimivien tiimien ehkä keskeisin etu on siis niiden nopeus reagoida tarvittaviin muutoksiin. • Tiimityössä työntekijöitä rohkaistaan myös yrittäjämäiseen ajatteluun. Saa kokeilla, saa epäonnistua, eikä kaikkeen tarvita lupaa. Ellei mitään kokeilla, ei mitään saavutetakaan. Juhani Kettunen 06-09-05

13. Tiimin kehitysvaiheet • Tiimin eri kehitysvaiheita voidaan kuvailla seuraavasti: • 1. Työryhmä • Ryhmä, jolle kasvu tai kehittyminen työssä ei ole päämäärä. Jäsenet vaihtavat mielipiteitä työstä, työmenetelmistä, tulevaisuuden näkymistä jne. auttaakseen ryhmän jäseniä suoriutumaan vastuualueellaan. Aitoa yhteistyötä ei kuitenkaan ole. Painopiste on yksilöllisissä suoritustavoitteissa ja yksilövastuussa. Työryhmän jäsenet eivät etsi lisäarvoa yhteistyöstä. • 2. Näennäistiimi • Ei ole keskittynyt voimavarojen hyödyntämiseen. Tiimin aikaansaannokset ovat huomattavasti heikommat kuin eri yksilöiden potentiaalit. Näennäistiimit kutsuvat itseään tiimeiksi, mutta ovat suorituksiltaan huonompia kuin työryhmät. Juhani Kettunen 06-09-05

14. Tiimin kehitysvaiheet • 3. Potentiaalinen tiimi • On ryhmä, joka todella yrittää aikaansaada hyvää tulosta. Päämäärät ja tavoitteet ovat kuitenkin epäselviä eikä yhteisvastuullisuus ole vielä juurtunut tiimiin. Tällaisia ryhmiä on yleensä yrityksissä paljon. • 4. Todellinen tiimi • Kaikki ovat yhtä paljon sitoutuneita yhteiseen päämäärään, tavoitteisiin ja toimintatapaan ja tuntevat yhteisvastuuta. Tiimin jäsenillä on toisiaan täydentäviä taitoja, joita myös hyödynnetään. • 5. Korkean suoritustason tiimi • Tiimin jäsenet tuntevat vastuuta paitsi korkeatasoisista suorituksista, myös toistensa henkilökohtaisesta kasvusta ja menestymisestä. Korkean suoritustason tiimi on esikuva potentiaalisille ja todellisille tiimeille. Juhani Kettunen 06-09-05

15. Tiimin kehitysvaiheet Juhani Kettunen 06-09-05

16. Yleisiä tiimien toimintaperiaatteita • Tiimityön perustana on tiimin jäsenten kyky demokraattiseen dialogiin, joka voidaan määrittää seuraavasti: • 1. Kaikki työyhteisön jäsenet ovat tasavertaisia, aktiivisia osallistujia, joilla on oikeus ja velvollisuus ilmaista ääneen eriävätkin mielipiteensä. • 2. Jokainen työntekijä on oman työnsä asiantuntija, joka näkee ja kokee asiat omasta työtoiminnastaan käsin. • 3. Kenenkään mielipide ei ole ylitse muiden. Asioilla on erilaisia puolia, joten myös mielipiteiden perustelut ovat erilaisia. Kun kaikki ilmaisevat mielipiteensä, olivatpa mitä mieltä tahansa, on keskustelu avointa, toisten mielipiteitä kuulevaa ja kunnioittavaa. Näin voidaan oppia ymmärtämään, sietämään, arvostamaan ja jalostamaan erilaisuutta. Erilaisuuden sietäminen ja arvostaminen vahvistaa yhteistoimintaa. • 4. Kun ratkaisuja ja päätöksiä tehdään, kaikilla on tiedossa, että asialla on muita varteen otettavia puolia ja näkökulmia. Oli päätös mikä tahansa, eriävät mielipiteet ovat arvokkaita ja auttavat ymmärtämään asioiden moninaisuutta. Juhani Kettunen 06-09-05

17. Vuorovaikutustiimin toimintaperiaatteita • Tiimityön ja tiimin voima on ihmisten erilaisuudessa, tarvitaan ideanikkareita, realisteja, toteuttajia jne. Voitaneen todeta, että tiimissä jos missä kiteytyy synergia! • Tiimityölle on olennaista mm: • - perustelu • - kuuntelu • - kysyminen • - erilaisuuden kunnioitus • - ihmisten vahvuuksien esiin saaminen jne. Juhani Kettunen 06-09-05

18. Vuorovaikutustiimin toimintatavat • Tyypillisin tiimi on ns. vuorovaikutustiimi. Vuorovaikutustiimin toiminnalle ovat oleellisia toimintatapoja seuraavat: • 1. Avoimuus • Yhteisiä, tiimille kuuluvia asioita ei sovita 'varjotiimeissä', vaan ne käsitellään yhteisesti tiimissä. Tiimissä syntyy helposti ristiriitoja, mutta kun toisten mielipiteitä kunnioitetaan niin ristiriidat vievät asioita eteenpäin, asiat riitelevät eivät ihmiset • 2. Selkeä tavoite • Tiimillä on oltava yhteinen selkeä tavoite, johon jokainen sitoutuu ja hoitaa oman osansa. Juhani Kettunen 06-09-05

19. Vuorovaikutustiimin toimintatavat • 3. Pelisäännöt • Ei ole olemassa yhtä ainoaa toimivaa mallia, jokaisen tiimin on opeteltava omat toimintatapansa. Muutamia keskeisiä tekijöitä voidaan kuitenkin listata: • tiimien palaverit alkavat ajallaan • kännykät kiinni • ytimekäs kielenkäyttö • - pysytään asiassa, muuten saa keskeyttää Juhani Kettunen 06-09-05

20. Vuorovaikutustiimin toimintatavat • - ei halventavia tai vähätteleviä kommentteja • kohtelias kielenkäyttö - kaikki osallistuvat - kuunnellaan tarkkaavaisesti • Kaikki edellä mainitut ovat kuitenkin välineitä, jotka luovat edellytyksiä tiimin onnistumiselle. • Ydinasia on kuitenkin se, kuinka saada ihmiset näkemään asia omakseen ja sitoutumaan siihen! Juhani Kettunen 06-09-05

21. Tiimityön karikkoja • Hierarkkisessa linjaorganisaatiossa työskentely luo turvallisuutta. • Kuitenkin tällaisten organisaatioiden aika alkaa olla ohi. • Seurauksena on muutoksia. • Yritettäessä nyt muuttaa olemassa olevaa järjestelmää tiimimäisempään toimintaan törmätään siihen, ettei toimiva organisaatio voi aloittaa nollilta. • Järjestelmän on toimittava koko ajan vaikka toimintatapoja- ja menetelmiä pyritään muuttamaan. Tähän ongelmaan tiimityö pyrkii vastaamaan antamalla päätösvaltaa mahdollisimman lähelle työn suorittamista. • Toinen suuri ongelma on ihmisten muutosvastarinta, joka sinällään on hyvin inhimillinen piirre Juhani Kettunen 06-09-05

22. Tiimityön karikkoja • Mm. edellä mainituista syistä johtuen väitetään, että tiimityöhön siirtymisessä on kyse kaikkein eniten omien asenteiden muuttamisesta. Kysymys on pääosin siitä, että pystytään antamaan apua toisille korostamatta omaa erinomaisuutta ja toisaalta siitä, että hyväksytään toisten apu osana parempaan pyrkimistä. Kokemusperäisesti on havaittu, että muutosvastarinta vähenee tiimien päästyä alkuun. • Kääntäen voitaneen sanoa, että muutosten onnistumisen todennäköisyys riippuu: • - nykyisen tilanteeseen tyytymättömyydestä • - tulevaisuuden näkymien houkuttelevuudesta • - yksilön tai tiimin menestyksestä muutoksessa ja • - tiimin tai työtovereiden tuesta muutokselle. Juhani Kettunen 06-09-05

23. Tiimityön karikkoja • Riippumatta siitä mikä työyhteisö on kysymyksessä, sitä aina johdetaan tai johdatellaan. • Usein oppilaitoksissa opettajat kaipaavat toisaalta johdattelua, mutta eivät tiukkaa johtamista. Toimenpiteille tarvitaan johdon tuki ja siunaus. • Ongelmallisia kouluyhteisöjä ovat usein ne, joiden henkilöstö kokee ettei johto ole siitä kiinnostunut tai että henkilöstöä edes kuultaisiin. • Oppilaitosyhteisö on myös siinä mielessä haastava, että se muodostuu suurelta osin opettajista, jotka taas ovat oman alansa asiantuntijoita. Tällaisen asiantuntijayhteisön johtaminen on usein haastavaa, jopa pulmallista. • Tämä saattaa ilmetä mm. tiimeissä niin, että käydään aikaa vievää ja turhaa keskustelua siitä kenen ehdotus olisi paras. Tiimin esitys saattaa jopa olla huonompi kuin mihin yksilöt päätyisivät! Juhani Kettunen 06-09-05

24. Tiimityön karikkoja • yhteinen päämäärä tai tavoitteet puuttuvat tai ne on ilmaistu epämääräisesti • rehellisyyden ja avoimuuden puute • ilmapiiri on huono ja yhteistyössä on ongelmia • henkilöiden välillä on ristiriitoja, joita usein piilotellaan ja vähätellään • tiedonkulku on huonoa, ei osallistuta tiimipalavereihin tai muistioita ei lueta • ei kyetä ratkaisemaan ongelmia, koska ei ole halua keskustella tai erilaisuuden sieto heikkoa • välimatka johdon ja työntekijöiden välillä on suuri • motivaatio on heikko, puuttuu luovuutta tai sitä ei sallita • päätöksenteko on epäselvää • kohtelu on eriarvoista (Risto Pelkonen 2002) Juhani Kettunen 06-09-05

25. Tiimityön karikkoja • Matti Kuittinen on artikkelissaan Sanomalehti Karjalaisessa todennut, että myös johdon rooli on oleellisen tärkeä tiimityön onnistuneelle startille. Tiimityö saattaa käynnistyä lyhyenkin koulutuksen jälkeen, mutta joskus lupaava kehitys pysähtyy. Johdon pitäisi tässä oivaltaa, että vastuun jakaminen tiimeille edellyttää myös todellista vallan uusjakoa vaikka johtaja on silti tarpeellinen. Tiimityön onnistuminen edellyttää myös vallan lisäksi aina palkkioita, tietoa ja informaatiota. Jonkin näistä puuttuessa tiimi ei voi toimia täysipainoisesti. • Matti Vartiainen et al ovat tutkineet kirjassaan Tiimityöprojektien vaikutukset ja onnistuminen tapahtuneita tiimiprojekteja. Heidän johtopäätöksensä ovat samansuuntaisia edellä esitettyjen kanssa. Tiimityön onnistumisen suurimmiksi esteiksi todettiin mm. seuraavat: • - yrityksen johdon tuki puuttui • - tiimillä oli liian kovat tavoitteet ja paljon työtä annettuun aikaan nähden ja • - tiimeillä ei ollut tietoa siitä mitä tiimityö on. Juhani Kettunen 06-09-05