Microsoft Access

1. Microsoft Access Lektor

2. Informácie ku kurzu • kedykoľvek v priebehu kurzu sa PÝTAJTE (neznáme pojmy, súvislosti, odozvy počítača, ...) • je možné prispôsobiť tempo výkladu(pomalšie, detailnejšie - viac príkladov, rýchlejšie - menej príkladov, širší prehľad k danej téme)

3. Cieľ kurzu • zoznámiť sa s produktom Access • naučiť sa používať databázové aplikácie • získavať informácie z uložených dát • upraviť, prispôsobiť vytvorenú databázovú aplikáciu • naučiť sa samostatne vytvárať jednoduché databázové aplikácie

4. Vstupné požiadavky • práca v prostredí Windows (95/98 alebo NT 4.0) • vítané sú aspoň čiastočné skúsenosti s • textovým programom (Word) • tabuľkovým programom (MS Excel) • prípadne ľubovoľným databázovým produktom • Ovládanie uvedených programov však nie je podmienkou účasti na kurze

5. Obsahová náplň kurzu Úvod do databáz • prehľad produktov na tvorbu a používanie databáz • filozofia produktu Microsoft Access • výhody/nevýhody Accessu-u Tvorba databázovej aplikácie • analýza, návrh, implementácia, testovanie, zavedenie a údržba

6. Obsahová náplň kurzu Objekt Tabuľka (Table) • vytváranie tabuliek (názvy polí, dátové typy, vlastnosti, zjednodušenie zadávania) • práca v tabuľkovom liste (vkladanie a editovanie, prispôsobenie, triedenie, filtrovanie, hľadanie údajov, tlačenie vybraných záznamov) • import a export (text , tabuľka, databáza) • pripojenie tabuliek (Excel, Access, ODBC)

7. Obsahová náplň kurzu Objekt Dotaz (Query) • jednoduché výberové dotazy • parameter a vypočítaný výraz v dotaze • zoskupovacie dotazy • krížový dotaz • akčné dotazy (vytvárací, aktualizačný, pridávací, odstraňovací)

8. Obsahová náplň kurzu Relácie (Relations) • vytváranie relácií ( 1 : 1 , 1 : N , M : N ) • referenčná integrita • vlastnosti spojenia (vnútorné, vonkajšie) • dotazy z prepojených tabuliek

9. Obsahová náplň kurzu Objekt Formulár (Form) • vytváranie, úprava a vlastnosti formulárov (stĺpcový, nekonečný) • viazané a neviazané prvky formulára (text box, label, combo box, check box, button, ...) • vypočítané výrazy na formulároch • formulár s podformulárom

10. Obsahová náplň kurzu Objekt Zostava (Report) • vytváranie, úprava a vlastnosti tlačových zostáv (stĺpcová, nekonečná) • viazané a neviazané prvky zostáv (text box, label, čiara, obdĺžnik, ...) • vypočítané výrazy v zostave a zoskupovanie • možnosti tlače

11. Obsahová náplň kurzu Objekt Makro (Macro) • automatizácia úloh pomocou makra • vytváranie jednoduchých makier Objekt Modul (Module) • úvod do problematiky programovania v Accesse využitím Visual Basic for Applications

12. Obsahová náplň kurzu Ďalšie možnosti a vlastnosti Access-u • zabezpečenie databázovej aplikácie (práva a heslá) • správa databázy (prevod, komprimácia, MDE, ...) • analýza a dokumentácia • replikácie • nastavenia aplikácie (po spustení) • nastavenia Access-u

13. Úvod do databáz • databázové produkty • malé (Access, FoxPro, dBase, Paradox, Clipper, ...) • veľké (SQL server, Oracle, Sybase, IBM, ... ) • filozofia produktu Microsoft Access • priblížiť tvorbu databáz používateľom • integrácia do prostredia Office • klient k SQL server • orientácia na internet/intranet technológie

14. Úvod do databáz • výhody Accessu-u • náväznosť na Office • užívateľské prostredie • vizuálne nástroje • sprievodcovia • nevýhody Accessu-u • "problematický" run-time • slabší výkon pri obrovských objemoch

15. Úvod do databáz Tvorba databázovej aplikácie • analýza (cieľ, užívatelia, rozsah, ...) • návrh (definícia objektov a vzťahov, vlastností, ...) • implementácia (platforma, programovanie, ...) • testovanie (dôkladné, test vstupu reálnych dát, ...) • zavedenie a údržba (spustenie, udržiavanie, zálohovanie, aktualizácia, ...)

16. Vytvorenie novej databázy • Celá databáza (všetky objekty: tabuľky, dotazy, formuláre, zostavy, makrá, moduly) sú uložené vjednom súbore s príponou .mdb (napr. firma.mdb) • Postup 1) Soubor > Nový... OK / alebo klik na ikonu 2) Napísať názov súboru (napr. firma) a klik na

17. Objekt Tabuľka (Table) • vytváranie tabuliek (názvy polí, dátové typy, vlastnosti, zjednodušenie zadávania) • práca v tabuľkovom liste (vkladanie a editovanie, prispôsobenie, triedenie, filtrovanie, hľadanie údajov, tlačenie vybraných záznamov) • import a export (text , tabuľka, databáza) • pripojenie tabuliek (Excel, Access, ODBC)

18. Vytvorenie novej tabuľky 1) Vložit > Tabulka / alebo klik na 2) označiť návrhové zobrazenie a klik na

19. Vytvorenie novej tabuľky 3) zadať názvy polí, dátové typy, popis a vlastnosti 4) uložiť a zavrieť (zadať názov tabuľky)

20. Návrh tabuľky • názov poľa ( nie por. čis. ale PorCis ) • dátový typ • text max. 255 znakov • memo max. 65 535 znakov • číslo číslo určené vlastnosťou Veľkosť poľa • dátum/čas od roku 100 do roku 9999 • mena max. presnosť 15 miest pred 4 za des.čiar • automatické číslo - nedá sa zadať - vloží systém sám • ano/nie (napr. Je platcom DPH ? Ano/Nie) • objekt OLE (obrázok-foto, súbor-dokument, zvuk, ...) • hypertextový odkaz el. adresa alebo odkaz na internet

21. Návrh tabuľky • popiszobrazí sa v stavovom riadku pri zadávaní • vlastnosti poľa • Veľkosť poľapre text udáva počet znakov, pre číslo : bajt (0 - 255) celočíselný (-32 768 - 32 767) dlhý celočíselný (+/- 2 147 483 647 ) jednoduchá presnsť (na 7 desatin. miest) dvojitá presnosť (na 15 desatin. miest) replikačný identifikátor (GUID 16 Bytes) • Formátnajčastej. pri dát. type dátum, mena, číslo (napr. Dátum krátke)

22. Návrh tabuľky • vlastnosti poľa • Počet desatinných miest • Vstupná maska - kontroluje správnosť pri vstupe • napr. pre RodCis 000000“/“0001;0;_ • al. pre novú ŠPZ >LL“-“000LL;0;_ 0 - číslica povinne 9 - číslica nepovinne L - písmeno povinne ? - písmeno nepovinne > - od tejto pozície previesť na veľké (< malé) písmená

23. Návrh tabuľky • vlastnosti poľa • Titulok použije sa v popisoch (Por. čís.) • Výchzí hodnota vložené pri novom zázname • Overovacie pravidlopri zadávaní testuje podmienku (napr. Between 1 And 5) • Overovací textvypíše sa ak nie je splnenéoverovacie pravidlo • Je nutno zadatnedovolí nevyplniť • Indexovatzabezpečí rýchlejšie zoradenie zabezpečí duplicitu *) Zmeny v návrhu tabuľky je nutné vždy ULOŽIŤ !

24. Návrh tabuľky Zjednodušenie vkladania dát

25. Tabuľkový list Práca v tabuľkovom liste • vkladanie, editovanie a odstraňovanie záznamov • zoradenie záznamov • filtrovanie záznamov (podľa výberu, formulára) • vyhľadanie záznamu • tlač záznamov • rýchly export do Word-u a Excel-u

26. Tabuľkový list Práca v tabuľkovom liste

27. Objekt Tabuľka • import • z textového súbotu (*.txt, *.csv, ...) • oddelovač (čiarka, bodkočiarka, tabelátor, ...) • pevná šírka • z tabuľkového formátu (*.xls - Excel, ...) • z databázového formátu (*.dbf - dBase, FoxPro) (*.mdb - Access - tabuľka ale aj ostatné objekty) • pripojenie (Link) • Excel, Access, iné DB, ODBC, ...

28. Objekt Dotaz (Query) • jednoduché výberové dotazy • parameter a vypočítaný výraz v dotaze • zoskupovacie dotazy • krížový dotaz • akčné dotazy (vytvárací, aktualizačný, pridávací, odstraňovací)

29. Definícia dotazu • Pomocou DOTAZOV možem získať informáciez uložených dát, alebo vybrané dáta viem manipulovať • Dotaz je SQL príkaz, ktorého výstupom je množina dát, ktorá spĺňa kritéria zadané v dotaze. Vstupom do dotazu može byť tabuľka ale aj výsledok iného výberového dotazu

30. Dotazy tabuľkatabPracovnici výsledná množina výberový dotaz qryKirkland

31. Rozdelenie dotazov • VÝBEROVÉ (Select) • výberový dotaz (Select query) • zoskupovací dotaz (Total /agregate/ query) • krížový dotaz (Cross /pivot/ query) • AKČNÉ (Action) • vytvárací (Make table) • aktualizačný (UpDate) • pridávací (Append) • odstraňovací (Delete)

32. Vytvorenie nového dotazu 1) Vložit > Dotaz / alebo klik na 2) označiť návrhové zobrazenie a klik na

33. Vytvorenie nového dotazu 2) pridať 1) označiť 3) Pridať tabuľku 4) Navrhnúť dotaz 3) zavrieť 4) dvojklik 5) vyplniť zoradenie zobrazenie KRITÉRIA

34. Vyhodnocovanie kritérií • Pre zadávané kritéria platí, že kritéria v jednom riadku sú vyhodnocované akoA SÚČASNE a celé riadky kritérií sú vyhodnocované ako ALEBO.

35. Krititéria • Porovnávacie operátory > , < , >= , <= , <> , Between • Logické operátory And , Or , Not, Xor, Imp, Eqv • Konštanty True , False , Null , "" - prázdny reťazec • Funkcie Like , In , Now , ...

36. Krititéria - píklady • Porovnávacie operátory < 5 , >= # 1.1.1990 # , <>"Bratislava" Betwwen 1 And 5 Or Null • Logické operátory >100 And <200 , "A" Or "B" Or "C" • Konštanty True , False , Null , "" Funkcie Like "[A-K]*" , In ("A";"B";"C";"D"), Now

37. Parameter v dotaze • Keď potrebujem spraviť "všeobecnejší" dotaz môžem použiť PARAMETER v kritériách dotazu • Konkrétnu hodnotu nahradím textom v hranatých zátvorkách • namiesto <5 napíšem <[Zadaj hodnotu] • namiesto "Bratislava"napíšem [Aké mesto] • al.Between [Od dátumu] And [Do dátumu]

38. Vypočítaný výraz v dotaze • V tabuľke definujeme iba primárne polia • "Vypočítateľné" polia definujem v dotaze • Výpočet z polí v jenom riadku Tu zapíšem výraz

39. Vypočítaný výraz - príklady • číselné Spolu : [skladA]+[skladB]+[skladC] Dan20 : [Plat]*0.2 Dan : IIf ([Plat]<10000;[Plat]*0.15;[Plat]*0.2) • textové • [Meno] & " " & [Priezvisko] • Left ([Meno];1) & ". " & [Priezvisko]

40. Vypočítaný výraz - príklady KodUpr : Left ("000000" ; 6-Len ([Kod])) & [Kod] KodUpr : Right ("000000" & [Kod] ; 6) • Textove funkcie Left ("Peter" ; 2) = "Pe" Right ("Peter" ; 3) = "ter" Mid ("Peter" ; 2 ; 3 ) = "ete" Len ("Peter") = 5

41. Vypočítaný výraz - príklady MF : Iff (Mid([RC] ; 3 ; 1 ) > "1" ; "žena" ; "muž" ) DatNar: DateSerial ( IIf ( Left ([RC] ; 2) < "54" And Len ([RC]) = 11;Val (Left ([RC] ; 2)) + 2000; Val (Left ([RC] ; 2)) + 1900 ); IIf ( Mid ([RC] ; 3 ; 1) > "1" ;Val (Mid ([RC] ; 3 ; 2)) - 50;Val (Mid ([RC] ; 3 ; 2)) ) ;Val (Mid ([RC] ; 5 ; 2)) )

42. Vypočítaný výraz - príklady • dátumové Príklad - posledný deň v mesiaci PoslDen : Date Serial ( Year ( Now () ); Mounth ( Now () ) + 1 ; Day ( Now () ) )- 1

43. Zoskupovacie Doazy Pomocou zoskupovacích dotazov môžem vyrátať hodnotu z viacerých riadkov,napr. Suma platov všetkých pracovníkov Vytvárame ich rovnako ako výberové dotazy a v poslednom kroku stlačímea do riadku Súhrn /Total/ zadáme zoskupovacie funkcie

44. Zoskupovacie Dotazy 1) zapnúť zoskupovacie dotazy 2) vybrať zoskupovaciu funkciu

45. Zoskupovacie funkcie Sum suma Avg priemer Count počet Min minimum Max maximum StDev str.kv.odch. Var var. odch. First prvé Last posledné Zoskupovacie Dotazy Seskupit zoskupiť podľa (GroupBy) Výraz použitý výraz (Expression) Kde podmienka (Where)

46. Zoskupovacie Dotazy

47. Krížové Dotazy • Krížový dotaz zoskupuje dáta podľa dvoch polí pričom druhé zoskupenie sa zobrazuje v záhlaviach stĺpcov a na priesečníkoch riadku a stĺpca je zoskupená hodnota • Napríklad tabuľku pracovníci v riadkuzoskupíme podľa mesta v stĺpci podľa oddelenia a na priesečníkoch bude priemerná hodnota platu pracovníkov z daného mesto a daného oddelenia

48. Krížové Dotazy • Vytváranie krížových dotazov Použijeme sprievodcu Krížovým dotazom • V prípade, že potrebujeme vytvoriť krížový dotaz, v ktorom sú polia z viacerých tabuliek (spojených reláciou) , vytvoríme najprv podkladový dotaz, ktorý bude obsahovať potrebné polia a z tohto dotazu potom môžeme vytvoriť krížový

49. Akčné Dotazy • Výsledkom akčného dotazu nie je množina údajov, ale nejaká AKCIA v objekte tabuľka • vytvárací vytvorí nový objekt tabuľka • aktualizačný modifikuje dáta v tabuľke • pridávací pridá záznamy do tabuľky • odstraňovací odstráni záznamy z tabuľky

50. Postup tvorby akčných dotazov 1) Najprv dotaz vytvoríme ako výberový 2) Otestujeme ho či "vyberá" správnu množinou 3) Prepneme a dokončíme ho ako konkrétny akčný v hlavnom menu Dotaz alebo ikonou 4) Uložíť 5) Spustiť 6) Pozrieť výsledokv objekte tabuľka