Microsoft Access

Microsoft Access การสร้างแบบสอบถาม(Query)ใน Microsoft Access

Today Topic • ประเภทของ Query • การสร้าง Query • การสืบค้นข้อมูลด้วย Select Query

Query • แบบสอบถาม (Query)หมายถึง เครื่องมือในการเรียกดู ปรับปรุง เปลี่ยนแปลง และวิเคราะห์ข้อมูล ตามความต้องการของผู้ใช้ • ใช้ในการกระทำข้อมูลด้วยคำสั่งต่างๆ เช่น • การสร้างตารางข้อมูลใหม่ (Create) • การปรับปรุงข้อมูล (Update) • การใส่ข้อมูลเพิ่ม (Insert) • การลบข้อมูล (Delete) • การใช้ Function อื่นๆ

มุมมองการสร้าง Query • Design View • การออกแบบ Query ตามความต้องการของผู้ใช้ • สามารถเลือกข้อมูลจากตารางต่างๆ ว่าต้องการ Field ใด • สามารถกำหนด / เงื่อนไขในการเลือกข้อมูลที่จะแสดงได้

มุมมองการสร้าง Query • Datasheet View • เป็นส่วนที่ใช้ในการแสดงข้อมูลที่สอดคล้องกับเงื่อนไขที่ Field ที่ได้กำหนดไว้ใน Design View • SQL View • เป็นส่วนที่ใช้แสดงคำสั่งในภาษา SQL โดยจะถูกแปลงมาจากการเลือกของผู้ใช้ในส่วนของ Design View

การสร้าง Query • เปิดฐานข้อมูลที่ต้องการ

2. เรียกคำสั่งแบบสอบถาม

3. เลือกชนิดของแบบสอบถาม

ชนิดของแบบสอบถาม 1. มุมมองออกแบบ 2. ตัวช่วยการสร้างแบบตัวช่วย3. ตัวช่วยการสร้างแบบแท็บไขว้ 4. ตัวช่วยการสร้างแบบค้นหารายการที่ซ้ำ 5. ตัวช่วยสร้างแบบสอบถามการค้นหาข้อมูลที่ไม่เข้าคู่กัน

1. หน้าจอมุมมองออกแบบ (DesignView) มุมมองออกแบบ เป็นการสร้างเครื่องมือที่ออกแบบสอบถามเอง

2. ตัวช่วยการสร้างแบบตัวช่วย (Simple Query Wizard) • เป็น Query อย่างง่ายที่เลือกแสดงข้อมูลภายใต้เงื่อนไขที่ไม่ซับซ้อนมากนัก • เช่น • การเรียงลำดับข้อมูล • การแสดงค่าสรุปข้อมูล • การนับจำนวนข้อมูล เป็นต้น

หน้าจอตัวช่วยการสร้างแบบตัวช่วย (Simple Query Wizard)

3. ตัวช่วยการสร้างแบบแท็บไขว้(Crosstab Query Wizard) • เป็นตารางวิเคราะห์ข้อมูล โดยการนำข้อมูลต่างๆ ที่อยู่ในลักษณะแถวมาจัดวางในรูปแบบของคอลัมน์ • เพื่อแจกแจงข้อมูลและกำหนดผลรวม • ไม่สามารถกำหนดแก้ไข เปลี่ยนแปลงรูปแบบผมรวมได้ โดยตรง

หน้าจอ Crosstab Query Wizard

4. ตัวช่วยการสร้างแบบค้นหารายการที่ซ้ำ (Find Duplicates Query Wizard) • เป็น Query ที่ใช้สำหรับเลือกข้อมูลใน Record ต่างๆ ที่มี Field ซ้ำๆ กันออกมาแสดง • เนื่องจากบาง Table อาจมีการเก็บค่าข้อมูลในบาง Field ที่ซ้ำกัน • บางครั้งเป็นฟิลด์ที่ผู้ใช้ต้องการเรียกดู และต้องการดูข้อมูลข้างเคียงที่เกี่ยวข้องด้วย

หน้าจอตัวช่วยการสร้างแบบค้นหารายการที่ซ้ำ(Find Duplicates Query Wizard)

5. ตัวช่วยสร้างแบบสอบถามการค้นหาข้อมูลที่ไม่เข้าคู่กัน (Find Unmatched Query Wizard) • เป็น Query ที่ใช้ในการสืบค้นข้อมูลใน Table ที่มี ความสัมพันธ์กัน • ใช้ในกรณีที่ต้องการค้นหาว่ามีข้อมูลตัวใดบ้างที่ไม่ปรากฏในอีก Tableหนึ่ง

หน้าจอ ตัวช่วยสร้างแบบสอบถามการค้นหาข้อมูลที่ไม่เข้าคู่กัน (Find Unmatched Query Wizard)

4. เลือกตารางข้อมูล

5. เลือกข้อมูล (field)

องค์ประกอบของหน้าต่าง Select Query ส่วนบน แสดงชื่อตารางและฟิลด์ ที่ใช้ในการสร้าง Query ส่วนล่าง แสดงรายละเอียด เกี่ยวกับการกำหนด Query

ส่วนแสดงรายละเอียดการกำหนด Query • Field • Table • Sort • Show • Criteria • Or

ส่วนแสดงรายละเอียดการกำหนด Query • Field • ใช้กำหนด Field ที่ต้องการสร้าง Query • Table • ใช้กำหนด Table ที่ใช้ใน การแสดงรายชื่อ Field ที่ต้องการสร้าง Query • Sort • ใช้สำหรับกำหนดการจัดเรียงลำดับของข้อมูลของ Field ต่างๆ (มาก > น้อย หรือ น้อย > มาก)

ส่วนแสดงรายละเอียดการกำหนด Query • Show • ใช้กำหนดการแสดงผลของ Field ต่างๆ จากการสืบค้น Query • Criteria • ใช้กำหนดเงื่อนไขต่างๆ ในการสืบค้นข้อมูล • Or • ใช้กำหนดเงื่อนไขที่สองหรือเงื่อนไข(Criteria) อื่นๆ

6. สั่ง RUN

7. สั่ง SAVE

ฝึกปฏิบัติ • สร้างแบบสอบถามว่านักศึกษาแต่ละคนมีงานอดิเรกใดบ้าง โดยให้แสดงรหัสนักศึกษา ชื่อ และงานอดิเรก โดยเรียงลำดับตามรหัสนักศึกษา • สร้างแบบสอบถามว่าอาจารย์แต่ละคนสอนวิชาใดบ้าง โดยเรียงลำดับตามชื่ออาจารย์ • สร้างแบบสอบถามกลุ่มเรียน (Class)ของนักศึกษา โดยให้แสดงรหัสนักศึกษา ชื่อนักศึกษา และห้องเรียน โดยให้เรียงตามรหัสนักศึกษาและห้องเรียน

การกำหนดเงื่อนไขให้กับ Query • โปรแกรม MS-Access สามารถกำหนดเงื่อนไขเพื่อใช้ในการค้นหาข้อมูลได้ • โปรแกรมสามารถ • กำหนดเงื่อนไขในการค้นหาข้อมูลจาก Field ใด Field หนึ่ง • จัดเรียงผลการสืบค้นข้อมูลตามลำดับอักษร • รวมข้อมูลจาก Field ต่างๆ เข้าไว้ใน Field ใหม่ที่สร้างขึ้น

เงื่อนไขในการสืบค้นข้อมูล (Criteria) • MS-Access แบ่งกลุ่มเครื่องหมายที่ใช้ในการกำหนดเงื่อนไขการสืบค้น ดังนี้ • เครื่องหมายที่ใช้ในการเปรียบเทียบ • เครื่องหมายที่ใช้ในการคำนวณ • เครื่องหมายที่ใช้ในการเชื่อมข้อความ • เครื่องหมายทางตรรกะ • เครื่องหมายที่ใช้ในการเลือกกลุ่มข้อมูล • เครื่องหมายที่ใช้ในการจัดการกับค่าว่าง

เครื่องหมายที่ใช้ในการเปรียบเทียบ(Comparison Operators)

การใช้คำสั่งการค้นหาข้อมูลการใช้คำสั่งการค้นหาข้อมูล • BETWEEN มีประโยชน์ในการค้นหาข้อมูลในช่วงของข้อมูล เช่น Between 10 And 20 จะมีความหมาย เช่นเดียวกับ >=10 and <=20 • INมีประโยชน์ในการค้นหาข้อมูลที่มีฟิลด์นั้นมีค่าตรงกับข้อมูลในรายการ เช่น In(“กรุงเทพ”, “อุดรธานี”, “มหาสารคาม”) จะมีความหมายเดียวกันกับ “กรุงเทพ”or “อุดรธานี”or “มหาสารคาม” • LIKE มีประโยชน์ในการค้นหาฟิลด์ที่มีแบบข้อมูลเป็นแท็กซ์ (Text) - ใช้สัญลักษณ์ ? คือ ตัวอักษรตัวเดี่ยวใด ๆ เช่น LIKE “???” - ใช้สัญลักษณ์ * คือ ตัวอักษรตั้งแต่ 0 ขึ้นไป เช่น LIKE “a*” - ใช้สัญลักษณ์ # คือ ตัวเลขตัวเดี่ยวหนึ่งตัวรวมทั้งการกำหนดช่วงในวงเล็บ เช่น LIKE “1###*” - ใช้สัญลักษณ์ ! คือ การยกเว้นช่วง เช่น [0-9]

เครื่องหมายที่ใช้ในการเลือกกลุ่มข้อมูล(Group & Range Operators)

Number Text เครื่องหมายที่ใช้ในการเลือกกลุ่มข้อมูล(Group & Range Operators) Date/Time

เครื่องหมายที่ใช้ในการเลือกกลุ่มข้อมูล(Group & Range Operators)

เครื่องหมายที่ช่วยในการใช้คำสั่งการเลือกกลุ่มข้อมูลเครื่องหมายที่ช่วยในการใช้คำสั่งการเลือกกลุ่มข้อมูล

202103 Information Technology II

เครื่องหมายที่ใช้ในการจัดการกับค่าว่าง(Null Operators)

การเรียกดูข้อมูลตามข้อความที่ต้องการการเรียกดูข้อมูลตามข้อความที่ต้องการ โดยใช้คำสั่ง LIKE • ให้แสดงรายชื่อนักศึกษาที่ขึ้นต้นด้วย ม • ให้แสดงรายชื่อนักศึกษาที่มีงานอดิเรกคือ ฟังเพลง • ให้แสดงว่า อาจารย์ที่ชื่อ ชาลี เขียน text book เรื่องใด • บ้าง • 4. ให้แสดงรายชื่อและรหัสนักศึกษาที่สอบได้เกรด A วิชาอินเทอร็เน็ตเบื้องต้น

ตัวอย่าง การกำหนดเงื่อนไขให้กับ Query โดยใช้คำสั่ง Like • กำหนดเงื่อนไขในการสืบค้น ที่ Field ชื่อหลักสูตร (MajName ตาราง Major) โดย • พิมพ์ข้อความลงในช่อง Criteria (กำหนดเงื่อนไข) Like [ชื่อหลักสูตรที่ต้องการค้นหา]

ตัวอย่าง การกำหนดเงื่อนไขให้กับ Query โดยใช้คำสั่ง Like • ดูผลการสร้าง Query • ปรากฏกล่องข้อความขึ้นมาเพื่อรับค่าข้อมูลที่ต้องการสืบค้น

ตัวอย่าง การกำหนดเงื่อนไขให้กับ Query โดยใช้คำสั่ง Like • พิมพ์คำค้นลงในกล่องข้อความ • คลิกปุ่มคำสั่ง OK

การเรียกดูข้อมูลตามข้อความที่ต้องการการเรียกดูข้อมูลตามข้อความที่ต้องการ โดยใช้คำสั่ง In และ between • ให้แสดงรายชื่อนักศึกษาที่มีงานอดิเรก คือ ฟังเพลง และอ่านหนังสือ • ให้แสดงรหัส และรายชื่อนักศึกษาที่เข้าร่วมชมรมต่างๆ โดยแสดง • เฉพาะนักศึกษาที่มีรหัสระหว่าง 4600020 - 4600040

การกำหนดเงื่อนไขให้กับ Query • ปรากฏผลการสืบค้น จากคำค้นที่ต้องการค้นหา

การใช้คำสั่งการคำนวณค่าการใช้คำสั่งการคำนวณค่า • ในการคำนวณให้ใช้ชื่อฟิลด์แทนการคำนวณ เช่น Expr 1:UnitPrice*0.1 • SUM คำนวณผลรวม • AVG คำนวณค่าเฉลี่ย • MIN คำนวณค่าต่ำสุด • MAX คำนวณค่าสูงสุด • COUNT คำนวณค่าผลการนับในแต่ละแถว • FIRST จะให้ค่าแรกฟิลด์(ตามลำดับที่ปรากฏในตาราง) • LAST จะให้ค่าสุดท้ายฟิลด์(ตามลำดับที่ปรากฏในตาราง) • STDEV คำนวณส่วนเบี่ยงแบนมาตรฐาน • VAR คำนวณความแปรปรวน

2. การคำนวณโดยใช้แบบสอบถาม การนับจำนวนนักศึกษา

ฝึกปฏิบัติ (การคำนวณ) • ให้สร้าง Query โดยใช้ Count ในการนับจำนวน • นับจำนวนนักศึกษาที่มีงานอดิเรกคือฟังเพลง • นับจำนวน text book ที่ใช้ในวิชาการ E-Commerce • นับจำนวนนักศึกษาที่ได้เกรด B วิชา การถ่ายภาพเบื้องต้น

ฝึกปฏิบัติ (การคำนวณ) 4. ให้แสดงคะแนนที่นักศึกษาสอบได้สูงสุดของแต่ละวิชา 5. ให้แสดงคะแนนเฉลี่ยของวิชา การออกแบบเว็บไซต์

3. การใช้สูตร + - X /

เครื่องหมายที่ใช้ในการคำนวณ(Calculation Operators)

Microsoft Access