Lägesrapport Verksamhetschefer 2008-04-22

LägesrapportVerksamhetschefer 2008-04-22

Ökat inflöde eKörkort och eVäktare Förstudien Diabas/Platina på gång Leverans 4 Regeringsrapport /TB1 TB2 och junirapport Många önskemål om samverkan Nya tekniska miljöer är på plats Ny rutin för produktionssättningar – kortare driftstopp Platina 4.0 installerad för utvärdering Projektavslut och övergång till förvaltning Just nu

eKörkort e-formulär Gemensam plattform för e-tjänster eStiftelse e-formulär eYrkestrafik e-formulär Infrastruktur eVäktare e-formulär Internet WWW.lst.se eTjänstsidorMina Sidor InfratjänstSHS- koppling Kommunerna eBetalning Handläggar- stöd ePlattformPlatina Medborgare Organisationer Företag Kilen e-formulär eDeponering Verksamhet Vägverket Skatteverket Bolagsverket Helpdesk Kundsupport

Status delprojekt X = klart

Antal inkomna formulär

Problem Ovana vid webbapplikation Prestanda Marknadsföring ny uppgift Åtgärder Erfarenhetsutbyte med verksamhetschefer 22/4 Erbjudande om utbildning till länen Prestandagrupp – analys o. förslag Erfarenheter från införande

Q1 Extern lansering av eKörkort och eYrkestrafik Etablera förvaltningsorganisation Delprojektavslut påbörjas Regeringsrapport mars Q2 Extern lansering av eStiftelse och eVäktare Leverans 4 till test (eBetalning, eYrk, eStift, Kilen) Förstudie framtida diariesystem Diabas/Platina Införande eBetalning Leverans 5 (Kilen, behörigheter, rättningar, eDeponering ) Införande Kilen Införande eDeponering Regeringsrapport juni Förvaltningsavtal och förvaltningsupplägg Aktiviteter och milstolpar 2008

Q3 Förstudie flödeshantering, e-arkiv och skanning Vidare marknadsföring av publika e-tjänster Fastställa organisation och styrning för att få in nya verksamheter på grundplattformen Projektavslut 24t Q4 Övergång till ny version av grundplattform Platina 4.0 Översyn licenser grundplattform Vidareutveckling eBetalning integration med Agresso Regeringsrapport november Aktiviteter och milstolpar 2008 forts

Översikt genomförande Förvaltning eProjekt Effektanalys Specifikation Konstruktion Produktion Effektuppföljning Förändringsarbete i verksamheten Marknadsföring Förberedelse genomförande Tekniska installationer Utbildning Publicering och lansering 24T-Projektet Verksamheten IT Centralt/Lokalt

Från 24t till e-förvaltning • Namnbyte • Avsluta projekten • Övergå i förvaltning • Nytt uppdrag att utveckla länsstyrelsernas ärendeprocesser med -e-tjänster -handläggningsstöd -myndighetsamverkan

Huvuddelen är i drift - kärnverksamhet Helt nytt kundmöte – medborgare, körskolor, bevakningsföretag, stiftelser, taxi- och åkeriföretag Gemensam marknadsföring och förvaltning Ensade arbetssätt - från 21 till en gemensam process Berör alla län - över 430 användare utbildade Fler e-tjänster (t. ex. Kilen) möjliga Väl i linje med regeringens handlingsplan för e-förvaltning Sammanfattning 24t

Nytt arbetssätt och förändringsledning

Förnyat arbetssätt! • Handlägga ”från ax till limpa” • All handläggning i samma grundsystem • Automatik för rutiner • Kvalitativt arbete • 21=1

Länsstyrelsernas arbete med 24-timmarsuppdraget är en nödvändig anpassning till den digitala utvecklingen och en ökande användning av digitala tjänster. För oss som arbetar på länsstyrelsen innebär det mycket mer än att det införs ny informationsteknik. Det innebär att vi i varierande grad måste vara beredda att ändra vårt arbetssätt och ansvarsområde på arbetsplatsen. För individen innebär det ett ändrat synsätt; från att hantera enskilda ärenden till att ansvara för ärendets process. Internt Budskap

Förändrat arbetssätt Invanda roller förändras IT-stödet förändras

Du och alla andra som deltar i en förändring behöver Påverka – Hur? Förutse – Vad? Förstå – Varför?

Produktivitetstapp Produktivitet Tid Projektarbete Införande

Vid förändring känner nästan alla en viss otrygghet Vi pendlar mellan himmel (möjligheter) och helvete (rädsla) Den som leder förändring måste få de positiva känslorna och tankarna att segra Förstå stressreaktioner, ge stöd och visa positiva effekter på framtiden Genom att ni uppnår konkreta resultat skapar ni trygghet Visa därför vad ni åstadkommer Att leda förändring

Jag kommer att bli av med mina arbetsuppgifter, ekonomi, status, identitet, kamrater, rum, karriär, jobb.. Det här är kränkande. Jag känner mig ratad. Ledningen är ute efter oss/mig. Det vi gör är tydligen inte längre värdefullt Ingen verkar fatta vad vi gör. Det här gör dom för att bli av med mig/oss Jag har tappat tilltro till ledningen. Jag ska stå ut. Det kommer nog att bli bra på något sätt. Jag ska vara med och driva på det kommer att gynna mig oavsett hur det blir med mitt jobb. Det här är en bra erfarenhet för mig. Jag ska passa på att lära mig mycket. Kul. Jag ska se till att vara med och påverka så det blir bra. Vad spännande. Det här kanske leder till någon ny utmaning. Det är bra att ledningen tar sitt ansvar och är handlingskraftig. Tänkbara tankar

Förändringsledning • Förankring • Utbildning – 24t, ePlattform och verksamhet • Regionala möten – fokus nytt arbetssätt • Demovideo och skisser • Väl förberedda chefer • Kommunikation • Budskap • Seminarier • Webbsida • Nyhetsbrev • Informationsfolder

Utbildning • Utbildning i verksamhetssystemeYrkestrafik, eKörkort, eStiftelse och eVäktareProjektledarna ansvarar • Den moderna länsstyrelsen - en 24-timmarsmyndighetSjälvstudiekurs • Nytt arbetssättInspelad demonstration • Grundläggande datautbildningFörberedande för utbildning och arbete i nytt verksamhetssystemRespektive länsstyrelse ansvarar

Vi måste ändra beteende Mer av … Fortsätta med … Mindre av …

Ta del av information Be någon visa dig Platina Lär dig arbeta i Platina – utbildning Delta i någon del av utvecklingsarbetet Vad kan alla göra?

Vad kan cheferna göra? • Informera/motivera – svara på frågor • Stödja, lyssna, skapa dialog • Strukturera och involvera - dela ut ansvar och uppgifter • Var synlig – efterfråga återkommande rapportering

Hur blir det nya arbetssättet i praktiken? Vilka blir konsekvenserna-för medarbetarna?-för kunderna?-för oss chefer? Diskussion

Länsrådsgrupper och styrning Grupp 1 Grupp 2 Grupp 3 Grupp 4-6 Grupp 7 ePlattform Infratjänst- plattform eStiftelse eVäktare eKörkort eYrkestrafik eDeponering Kilen • Grupp 1-6: Styrning med verksamhetsfokusProjektbudget, besluta om nya verksamhetsprojekt och utse processförvaltare • Grupp 7: Fokus på infrastruktur och förvaltningFörvaltningsbudget, besluta om nya infrastrukturprojekt och utse systemägare/teknisk systemägare

Lägesrapport Verksamhetschefer 2008-04-22