Preparation of p roject budget Projekta budžeta sagatavošana

1. Preparationof projectbudgetProjekta budžeta sagatavošana Applicant Seminar Joint Technical Secretariat

2. Eligibility Inorder to beeligible, costshave to be: Lai izmaksas būtu attiecinātas, tām jābūt: • Shownin the approved AF Iekļautām apstiprinātajā Projekta pieteikuma Formā • Comply with the visibility requirements Jāatbilst vizualitātes identitātes un atpazīstamības prasībām • Necessary for implementation of the project Nepieciešamām projekta īstenošanai 2

3. Eligibility • Identifiable and verifiable, in particular being recorded in the accounting records Atpazīstamām un pārbaudāmām, proti atspoguļotam grāmatvedības uzskaitē • Incurred in compliance with the relevant procurement procedures Uzņemtām ievērojot aktuālās iepirkumu procedūras • Reasonable, justified and comply with the requirements of sound financial management (3E principles of economy, efficiency and effectiveness) Pamatotām, attaisnotām un atbilstošām labās finanšu pārvaldības principiem 3

4. Documents Youneed to followup: Nepieciešams ievērot šādu dokumentu prasības: • Programmedocument / Programmas dokuments • GuidelinesforGrantApplicants / Vadlīnijas projektu iesniedzējiem • Procurement by grant Beneficiaries in the context of European Communityexternalactions (Annex 8.3. to Guidelines) / Projektu īstenotāju iepirkumi ES ārējo aktivitāšu kontekstā (8.3. pielikums vadlīnijām) • PRAG • Nationallegislation / Nacionālo normatīvo aktu prasības 4

5. Budget lines (cost categories) • Human resources (1) - Personāla izmaksas • Travel costs (2) - Darba braucienu izmaksas • Equipment and supplies (3) - Iekārtas un preces • Direct local office costs (4) - Tiešās vietējā biroja izmaksas • Other costs and external services (5) - Citas izmaksas un ārējie pakalpojumi • Infrastructure (6) - Infrastruktūra • Inkind - Nemateriālais ieguldījums • Administrative costs - Administratīvās izmaksas • Contingency reserve - Rezerve 5

6. Humanresources 1 • Includes only the cost of the staff of the Beneficiary and the project partner(s) assigned directly to the project –wages (includingemployment taxes, social security charges, health insurance and other remuneration related costs due in the respective country) Ietver tikai saņēmēja un projekta partneru to darbinieku izmaksas, kuri ir tiešā veidā nozīmēti darbam projektā – algas (ieskaitot saistītus nodokļus, sociālās iemaksās u.c. saistītas izmaksas attiecīgajā valstī). • Employees can be employed either full-time or part-time for the project Darbinieki var būt nodarbināti projektā uz pilno vai daļējo slodzi 6

7. Humanresources 1 • Each person working at the project must fill in timesheets, indicating the hours worked Visiem darbiniekiem, kas nodarbināti projektā jāpilda darba uzskaites tabeles, norādot nostrādātās stundas un paveikto darbu • The Beneficiary and the project partner(s) as well as associates are not allowedto sub-contract each other or employees of their organisations in order to carry out project activities Īstenotājam un projekta partneriem, kā arī asociētiem partneriem nav atļauts noalgot viens otra darbiniekus projekta aktivitāšu īstenošanai 7

8. Humanresources • The staff costs should be comparable with the salaries on the market and have to be calculated based on national legislation requirements and the principles Personāla izmaksām jābūt samērīgām un salīdzināmām ar algām attiecīgajā nozarē un jābūt aprēķinātam atbilstoši nacionālo normatīvo aktu prasībām un principiem. • The cost of staff assigned to the project is not a in-kindcontribution Projekta personāla izmaksas nevar būt par nemateriālo ieguldījumu 8

9. Humanresources Please do not include staff names, surnames!!! Lūgums nerakstīt vārdus un uzvārdus – tikai amatus! 9

10. Travelcosts • Costs can include - flight, train and bus tickets (economy class), fuel for the car, rent of vehicle for travel, visa and travel insurance costs Ceļa izdevumi var iekļaut: lidojumus, dzelzceļa un autobusa biļetes (ekonomisko klasi), degvielu automašīnai, vīzas un ceļojumu apdrošināšanas izmaksas, nakšņošanu (viesnīcas izdevumus), vietējā transporta izmaksas komandējuma vietā. 10

11. Travelcosts • NB! In case travelling outside the Programme territory is foreseen in the project, costs shall be planned under separate line within this Budget Heading - specify planned travels Ja projektā tiek plānoti braucieni ārpus programmas teritorijas, izmaksām jābūt plānotām zem atsevišķās budžeta kategorijas – aprakstiet plānoto braucienu • Latvian, Estonian Beneficiaries and project partner(s) and Russian public authorities have to follow their usual practice in setting the daily allowance and accommodation rates based on the national legislation setting limits for the business trips Latvijas, Igaunijas Īstenotāji un partneri, kā arī Krievijas valsts institūcijas izmanto esošo iekšējo kārtību, nosakot dienas naudas apmēru un naktsmītnes izmaksas, atbilstoši nacionālajos normatīvajos aktos noteiktajiem limitiem 11

12. Travelcosts (per diems – RUS privateinstitutionsandNGOs) • Per diems are paid for the missions abroad and within the home country of the Beneficiary/respective project partner requiring an overnight stay Uzturēšanas nauda tiek maksāta par atrāšanos ārvalstīs un Īstenotāja/ attiecīgā partnera mītnes valstī, ja paredzēta nakšņošana • Per diems are allowed only for the staff members indicated in Heading 1 “Human resources” and seminar/conference participants and with specific rules to associated partners Uzturēšanas nauda ir attiecināma tikai projekta personālam norādītam Budžeta kategorijā 1 “Personāla izmaksas” un semināru/ konferenču dalībniekiem un pie speciāliem nosacījumiem asociētiem partneriem • http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/per_diems/index_en.htm 12

13. Travelcosts (per diems – RUS privateinstitutionsandNGOs) • Per diems cover costs of accommodation, daily allowances (meals and sundry expenses) and local transport in the place of mission Uzturēšanas nauda sedz naktsmītnes izmaksas, dienas naudu un vietējā transporta izmaksas komandējuma vietā NB! Per diems shall be planned under the Budget Heading 2 “Travel costs” Uzturēšanas naudai jābūt plānotai zem budžeta kategorijas 2 “Darba braucienu izmaksas” Ifmeals, accomodationsarealreadypaidfromsomeone, theseexpensesmustbedeductedfrom per diemamount Ja ēdināšana jau ir apamksāta (piem.no organizētāju puses), šīs izmaksas jāatskaita no uzturēšanas naudas 13

14. Travelcosts 14

15. Equipment and supplies • Types of equipment and supplies, have to be in line with the aim of the project and crucial to the achievement of the project’s objectives Iekārtām un piederumiem jāatbilst projekta nolūkam un jābūt nepieciešamiem projekta mērķu sasniegšanai • Every co-financed piece of equipment must comply with the information and publicity rules Visām līdzfinansētām iekārtām jāatbilst vizuālās identitātes prasībām • Ifthe total costs inthis budget line ≥ EUR 100,000, a Pre-Feasibility Study has to be provided Ja kopējā šis izmaksu kategorijas summa ir lielāka par EUR 100 000, jāpievieno priekšizpētes dokuments 15

16. Equipment and supplies Costs for purchase or rent of equipment (new or used) and supplies are eligible,if: Iekārtu (jauno vai lietoto) iegāde vai noma ir attiecināmas izmaksas, ja: • these items are specifically needed for the purposes of the implementation of the project minētās iekārtas ir nepieciešamas projekta īstenošanai un mērķu sasniegšanai • are listed in the approved project budget norādītas FAF • correspond to market prices atbilst tirgus cenām • are purchased following the provisions of Guidelines iegādātās ievērojot Vadlīnijās noteiktos nosacījumus 16

17. Equipment and supplies Second hand equipment is eligible under three conditions: Lietotās iekārtas ir attiecināmās, ja tiek izpildīti 3 nosacījumi: • the seller of the second hand equipment shall provide a declaration stating its origin (original invoice from the sellers), and confirm that at no point during previous seven years has it been purchased with the aid of national or Community grants Lietoto iekārtu pārdevējs iesniedz deklarāciju par iekārtu izcelsmi (oriģināls rēķins no pārdevējiem), un apstiprina, ka iepriekšējo septiņu gadu laikā tās nav pirktas ar valsts vai Kopienas grantu palīdzību 17

18. Equipment and supplies • the price of the equipment shall not exceed its market value and shall be less than the cost of similar new equipment iekārtas cena nepārsniedz tirgus vērtību un ir mazāka nekā līdzīgās jaunās iekārtas cena • the equipment shall have the technical characteristics necessary for operation and comply with applicable norms and standards iekārtām ir jābūt tehniskiem parametriem nepieciešamiem darbībai un tām jāatbilst piemērojamajām normām un standartiem 18

19. Equipment and supplies Please do not include specific equipment and supplier names!!! Lūgums neuzrādīt specifiskas iekārtas un piegādātāja nosaukumu!!! 19

20. Direct local office costs • Costs which are invoiced directly to the project- costs of the local office in case a separate office is rented for the needs of the project, office running and transport costs (rent or lending of the car used by the projectondailybase) Izmaksas, kas ir saistītas ar biroja nomu un ikdienas darbību, kā arī transporta izdevumi, ja atsevišķs birojs tiek atvērts speciāli projekta vajadzībām • Rent of a separate office is rather exceptional and its need has to be clearly justified Atsevišķa biroja atvēršanai jābūt pamatotai un tā ir pieļaujama tikai atsevišķos gadījumos 20

21. Direct local office costs • NB! In case the Beneficiary and/or the project partner(s) is using its own premises and it is considered as in-kind contribution to the project, the costs shall be budgeted in the corresponding column of the Project Budget Projekta saņēmējam, vai partneriem piederošās biroja telpas netiek uzskaitītas šajā izmaksu kategorijā. 21

22. Other costs and external services • All services/works sub-contracted to an external service provider based on the applicable public procurement procedure (expenditure verification should be listed under this Budget Headingandalsoauditcostsforexpenditureverification) Visi pakalpojumi/ darbi, kas tiek nodoti apakšuzņēmējiem, balstoties uz attiecīgās iepirkuma procedūras rezultātiem (izmaksu pārbaudei jābūt norādītai šajā budžeta kategorijā, kā arī audita izmaksām par projekta izmaksu pārbaudi) 22

23. Other costs and external services • Per diems/travel costs of consultants should be included into their remuneration (contract) Uzturēšanas naudai/ darba ceļojumu izmaksām jābūt iekļautiem attiecīgā konsultanta atlīdzībā (līgumā) • The type of expertise per each contract planned to be sub-contracted must be specified separately in the Budget Katrs plānotais apakšlīguma veids sadalījumā pēc darba uzdevuma budžetā ir jānorāda atsevišķi • The Beneficiary and the project partner(s) as well as associates are not allowed to sub-contract each other Finansējuma saņēmējam un projekta partneriem nav atļauts slēgt pakalpojuma sniegšanas līgumus savā starpā 23

24. Infrastructure • Works and services related to construction, renovation, installation of infrastructure and their supervision Darbi un pakalpojumi, kas attiecas uz būvniecību, renovāciju, infrastruktūras izveidi, kā arī uzraudzības izdevumi (atbilstoši nacionālajiem normatīvajiem aktiem) • Investments are financed only in case they are necessary for reaching the results of the project and fulfillrequirementsofthe Programme Investīcijas tiek finansētas tikai tādā gadījumā, ja tas ir nepieciešamas, lai sasniegtu projekta rezultātus un izpildīt Programmas nosacījumus 24

25. Infrastructure • Investments co-financed by the Programme should be aimed at public use during the project implementation, i.e. their use can not be limited only to the partners of the project Programmas līdzfinansētām investīcijām jābūt pieejamām plašākai sabiedrībai projekta īstenošanas laikā, t.i., to izmantošana nevar būt ierobežota un paredzēta vienīgi projekta partneriem • Relevant project partner has to be the owner of the land and/or have the building rights on the land Attiecīgajam projekta partnerim jābūt zemes īpašniekam, vai tam jābūt būvniecības tiesībām veikt darbus paredzētajā zemes gabalā 25

26. Infrastructure • All services and works sub-contracted to an external service provider have to strictly follow procurement procedures described in section 3.2.5 of the Guidelines (RUS privateinstitutionsandNGOsmustfollowPRAGrules) Visiem darbiem un pakalpojumiem nodotiem ārējiem pakalpojumu sniedzējiem ir jāatbilst iepirkuma procedūrām, kas aprakstītas Vadlīniju 3.2.5 sadaļā (Krievijas privātām institūcijam un NVO jāievēro PRAG noteikumi) • List each work and service contract as a separate item in the project budget Uzrādiet katru darba un pakalpojuma līgumu, kā atsevišķu pozīciju projekta budžetā 26

27. Infrastructure • Providethedetaileddescriptionofworksandservicesintheprojectbudget, approvedTechnicalspecificationand/orPre-FeasibilityStudy Sagatavojiet detalizētu aprakstu par darbiem un pakalpojumiem projekta budžetā, apstiprināto tehnisko specifikāciju un / vai priekšizpēti • NB! Activities for preparation of the technical documentation for infrastructure and its establishment cannot be supported within one project Tehniskās dokumentācijas sagatavošana infrastruktūrai, un tās izveide nevar tikt atbalstītas viena projekta ietvaros 27

28. In-kind In-kindcanstandasmaximum 10% fromthetotalprojectbudgetandnotexceedownfundsandcanbeprovidedas: Nemateriālais ieguldījums var sastādīt līdz 10% no kopējām partnera izmaksām, nepārsniedzot savu līdzfinansējumu un var būt nodrošināts šādos veidos: • unpaid voluntary work neapmaksātais brīvprātīgais darbs • use of the Beneficiary’s and/or the project partner’s own premises for implementation of the project activities projekta īstenotāja, vai partneru savu telpu izmantošana projekta aktivitāšu īstenošanai ir attaisnota 28

29. In-kind 29

30. Administrative costs • Indirect administrative costs are related to office running for the purposes of the project (electricity, heating…) Netiešās administratīvās izmaksas attiecas uz biroja darbību projekta vajadzībām (elektrība, apkure, biroja preces uc.) • Indirect costs are eligible if they do not include costs assigned to another heading of the budget Netiešās izmaksas ir attaisnotas, ja tas nav iekļautas citās izdevumu kategorijās 30

31. Administrative costs • If the applicant/ partner is in receipt of an operating grant financed from the EU budget no indirect costs may be claimed within the proposed budget for the project Ja iesniedzējs / partneris saņem operacionālo grantu, ko finansē no ES budžeta, netiešās izmaksas nedrīkst būt pieprasītas projekta budžetā • Indirect administrative costs cannot exceed 7% of the total direct eligible cost of the projectandcalculatedonpercentageorpro rata basisaccording to justifiedandclearmethod Netiešās administratīvās izmaksas nedrīkst pārsniegt 7% no kopējām tiešajām attiecināmām projekta izmaksām un tiem jābūt aprēķinātiem proporcionāli, saskaņā ar pamatotu un skaidru metodi 31

32. Contingency reserve (CR) • A contingency reserve - an amount set aside, but not allocated in advance, to accommodate unforeseeable spending pressures during the project implementation Rezerve neparedzētiem izdevumiem - summa, kas rezervēta, bet nav sadalīta iepriekš, lai pielāgotu neparedzētiem izdevumiem projekta īstenošanas laikā • Not exceeding 5% of the direct eligible costs of the project may be included in the project budget, without increasing the total amount to be financed by the Joint Managing Authority Nepārsniedzot 5% no tiešajām attiecināmām projekta izmaksām var tikt iekļautas projekta budžetā, nepalielinot kopējo summu, kuru finansē Apvienotā Vadošā iestāde 32

33. Contingency reserve (CR) • It can be used only for the implementation of the project activities with the prior written authorisation of the Joint Managing Authority To var izmantot tikai, lai īstenotu projekta aktivitātēs ar iepriekšēju rakstisku atļauju no Apvienotās vadošās iestādes • NB!!! To usethe CR youwillhave to provide detailed justificationandevidence for the useofCR Lai izmantotu rezervi Jums būs jāsagatavo detalizētu pamatojumu un pierādījumus, kas ļautu izmantot rezervi 33

34. Suggestions for the Applicant Preparing a project budget: Projekta budžeta sagatavošana: 34

35. Ineligible costs 1 • Debts and provisions for losses or debts / parādi • Interest owed / kredītu procenti • Items already financed in another framework (doublefinancing) / izmaksas, jau iepriekš finansētas no citām programmām vai citiem finanšu līdzekļiem • Purchases of land or buildings (exceptunderspecific conditions)/ Nekustamā īpašuma iegāde (zeme un ēkas) • Currency exchange losses / zaudējumi, kas radušies no ar valūtas kursa svārstībām 35

36. Ineligible costs 2 • Taxes(exceptemploymenttaxes), including recoverable VAT / Nodokļi (izņemot saistītos ar personāla atalgojumu, t.sk. atgūstamais PVN) • Credits (loans) to third parties / Kredīti (aizdevumi) trešajām personām • Fines, financial penalties and expenses of litigation / soda naudas, uzņemtie riski, finanšu sodi un tiesu izdevumi 36

37. JTS contacts www.estlatrus.eu Email: info@estlatrus.eu Phone: +371 6750 9524 Address: AuseklaStr. 14-3, Riga 37