S ance 6 Les TI et l excellence op rationnelle

1. Séance 6 – Les TI et l’excellence opérationnelle 2-700-10 — Technologies de l’information dans les organisations 1

2. 2 2-700-10 — Technologies de l’information dans les organisations

3. Plan de la séance 6 Simulation d'affaires avec un progiciel intégré Les TI et l’excellence opérationnelle Taxonomie des différents systèmes d'information organisationnels 3 2-700-10 — Technologies de l’information dans les organisations

4. Rappel du jeu de distribution

5. Le jeu de distribution Chaque équipe gère une entreprise de distribution de bouteilles d’eau. En utilisant les rapports standards du système, les participants doivent prendre des décisions pour assurer la rentabilité de leur exploitation. 5 2-700-10 — Technologies de l’information dans les organisations

6. Le marché allemand 6 2-700-10 — Technologies de l’information dans les organisations

7. 6 produits 7 2-700-10 — Technologies de l’information dans les organisations

8. Structure du jeu 8 2-700-10 — Technologies de l’information dans les organisations

9. Règles du jeu Chaque ronde est de 20 jours virtuels (1 minute par jour) Vous ne pouvez vendre un produit que s’il est en inventaire. L’inventaire à la fin d’une ronde est reporté au début de la prochaine Votre capacité d’entreposage est de 4 000 boîtes, l’excédent vous coutant 500 € par jour par tranche de 1000 boîtes. Vous commencez avec 200 000 € en caisse et sans inventaire. Le délai de réception varie de 1 à 3 jours. Vous compétitionnez contre les autres équipes et des importateurs. Vous devez maximiser votre profit. 9 2-700-10 — Technologies de l’information dans les organisations

10. Coût et prix initiaux 10 2-700-10 — Technologies de l’information dans les organisations

11. Navigation dans SAP: rappel

12. Feuillet du participant 12 2-700-10 — Technologies de l’information dans les organisations The job aid describes the set of transactions that must be performed by the participants. The job aid describes the set of transactions that must be performed by the participants.

13. Information de connexion 13 2-700-10 — Technologies de l’information dans les organisations

14. Jeu de distribution: Ronde 1

15. Jeu de distribution:Ronde 1 (20 jours virtuels) Définir vos niveaux de réapprovisionnement (prévision des ventes) Exécuter le calcul MRP Convertir les réquisitions en ordre d’achat Fixer les prix des produits Investir en marketing 15 2-700-10 — Technologies de l’information dans les organisations

16. Prévision des ventes 16 2-700-10 — Technologies de l’information dans les organisations

17. Exécuter le calcul MRP 17 2-700-10 — Technologies de l’information dans les organisations

18. Conversion des réquisitions en ordre d’achat 18 2-700-10 — Technologies de l’information dans les organisations

19. Maintenir la liste de prix (DC14) 19 2-700-10 — Technologies de l’information dans les organisations

20. Investissements marketing 20 2-700-10 — Technologies de l’information dans les organisations

21. Information sur les investissements marketing Saisir votre budget quotidien de marketing pour chaque produit et pour chaque région L’impact du marketing dépend de la proportion de votre investissements en fonction de l’ensemble des dépenses marketing dans cette région. Les investissements marketing augmentent la désirabilité de votre produit auprès des détaillants Votre budget quotidien peut être modifié à chaque jour. 21 2-700-10 — Technologies de l’information dans les organisations

22. Rapport sommaire des ventes 22 2-700-10 — Technologies de l’information dans les organisations

23. Rapport d’inventaire 23 2-700-10 — Technologies de l’information dans les organisations

24. Suivi des ordres d’achat 24 2-700-10 — Technologies de l’information dans les organisations

25. Rapport sur l’état du marché 25 2-700-10 — Technologies de l’information dans les organisations

26. Rapport des ventes 26 2-700-10 — Technologies de l’information dans les organisations

27. Jeu de distribution:Ronde 1 (20 jours virtuels) La simulation démarre pour une durée de 20 jours (virtuels) 27 2-700-10 — Technologies de l’information dans les organisations

28. Intégration financière

29. Écriture au Grand livre général Le système SAP exécute automatiquement des écritures au Grand livre général Pour voir les rapports et les documents financiers, utilisez les transactions suivantes: 29 2-700-10 — Technologies de l’information dans les organisations

30. Bilan & État des revenus 30 2-700-10 — Technologies de l’information dans les organisations

31. Processus d’approvisionnement 31 2-700-10 — Technologies de l’information dans les organisations

32. 32 2-700-10 — Technologies de l’information dans les organisations

33. Processus de vente 33 2-700-10 — Technologies de l’information dans les organisations

34. 34 2-700-10 — Technologies de l’information dans les organisations

35. Ronde 1 Discussion

36. Questions Quels ont été les problèmes opérationnels que vous avez eus ? Est-ce que vous avez eu des ruptures de stock et des problèmes d’approvisionnement ? Est-ce que vous avez eu des excédents d’inventaires? Est-ce que vous avez eu des (longues) périodes sans vente ? Comment votre équipe est-elle organisée ? Comment cette organisation a-t-elle émergé ? Est-ce que vous communiquez entre vous Si oui, quelle information échangez-vous ? Comment pouvez-vous vous améliorer ? 36 2-700-10 — Technologies de l’information dans les organisations

37. La routinisation des meilleurs pratiques (1/2) Routines: actions ou procédures normatives et normalisées qui sont régulièrement, et souvent répétitivement, suivies La routinisation a deux sens en TI: Lorsqu’une entreprise adopte une TI, elle passe par plusieurs étapes: acceptation, routinisation et diffusion La routinisation est l'acceptation globale et durable de l'utilisation productive des TI (stabilisation des TI). Les processus sont routinisés quand ils sont suivis répétitivement et devenus habituels au sein de l'organisation Meilleures pratiques: sont des processus qui sont considérés comme plus efficaces (meilleurs résultats) et efficient (au moindre coût) à fournir un résultat particulier Ainsi, ils sont les solutions ou les méthodes de résolution de problèmes les plus efficaces pour atteindre un objectif d'affaires spécifique 37 2-700-10 — Technologies de l’information dans les organisations

38. La routinisation des meilleures pratiques (2/2) Certains fournisseurs de systèmes ERP (par exemple, SAP): prétendent que leurs produits (p.ex., SAP R / 3) fournit de meilleures pratiques d'affaires intégrées et, ainsi, les entreprises peuvent atteindre la routinisation des meilleures pratiques d'affaires lorsqu'ils mettent en œuvre ces systèmes ERP La routinisation des processus implique: la routinisation des processus de production stratégiques, y compris l'automatisation, les mesures de performance et la surveillance, pour assurer un contrôle de qualité et des coûts rigoureux pour atteindre l'excellence opérationnelle la routinisation des processus d'affaires pour prendre de meilleures décisions d’affaires en temps opportun La routinisation peut en certaines occasions avoir des effets néfastes: Elle peut conduire à la déqualification des processus de travail en raison de l'automatisation Elle peut mener à la calcification des processus de travail et donc, entraver la créativité et le changement 38 2-700-10 — Technologies de l’information dans les organisations

39. Jeu de distribution: Ronde 2

40. Nouvelles prévisions de vente Il est maintenant possible d’adapter vos prévisions de vente (niveau de réaprovisionnement). Qu’avez-vous besoin de savoir pour prendre cette décision ? 40 2-700-10 — Technologies de l’information dans les organisations Note to instructors: In Quarter 3, you introduce the concept of forecasting. Note to instructors: In Quarter 3, you introduce the concept of forecasting.

41. Jeu de distribution:Ronde 2 (20 jours virtuels) La simulation démarre pour une durée de 20 jours (virtuels) 41 2-700-10 — Technologies de l’information dans les organisations

42. Ronde 2 Discussion

43. Questions Quels ont été les problèmes opérationnels que vous avez eus ? Est-ce que vous avez eu des ruptures de stock et des problèmes d’approvisionnement ? Est-ce que vous avez eu des excédents d’inventaires? Est-ce que vous avez eu des (longues) périodes sans vente ? Comment votre équipe est-elle organisée ? Comment cette organisation a-t-elle émergée ? Est-ce que vous communiquez entre vous Si oui, quelle information échangez-vous ? Comment pouvez-vous vous améliorer ? 43 2-700-10 — Technologies de l’information dans les organisations

44. Plan de la séance 6 Simulation d'affaires avec un progiciel intégré Les TI et l’excellence opérationnelle Taxonomie des différents systèmes d'information organisationnels 44

45. Excellence opérationnelle est la poursuite permanente de l'excellence en optimisant les coûts opérationnels et le temps d'exécution, en augmentant les revenus et la performance des entreprises Il s'agit d’atteindre l'efficacité opérationnelle - faire les choses mieux, plus vite, et moins cher Traditionnellement, cela s'est traduit par l'optimisation des processus d'affaires, généralement la production Au cours des dernières décennies, ce concept a évolué pour inclure l'automatisation des processus, la reconception des processus et la réingénierie. Maintenant, cela requiert une compréhension globale de tous les processus et fonctions d'affaires Source: Russel and Koch (2009) - Operational Excellence: The New Lever for Profitability and Competitive Advantage 45 2-700-10 — Technologies de l’information dans les organisations

46. L’excellence opérationnelle L'excellence opérationnelle a 3 composantes principales: Avoir la capacité de gestion stratégique de se concentrer sur les bonnes choses - celles qui apporteront une valeur différenciée Être excellent dans l'exécution de cette stratégie Avoir la capacité d'assurer une amélioration continue à long terme Source: Russel and Koch (2009) - Operational Excellence: The New Lever for Profitability and Competitive Advantage 46 2-700-10 — Technologies de l’information dans les organisations

47. Caractéristiques d’organisations démontrant l’Excellence opérationnelle Utilisation répandue de la modélisation et l’optimisation: Modélisation prédictive pour identifier les clients les plus rentables (eg., utilisation intelligente du CRM) Optimisation de la chaîne d’approvisionnement et adaptation aux contraintes et problèmes imprévus. (e.g., utilisation intelligente du SCM) Expérimentation à l’aide de simulations Une approche organisationnelle: Traiter toutes les activités de l’organisation comme une seule activité cohérente: gérer l’intelligence d’affaires globalement au lieu de la gérer par départements ou fonctions. (e.g., utilisation intelligente d’un ERP) Partisans dans la haute direction: Leadership pour gérer les changements nécessaires quant à la culture, aux processus, aux comportements et aux qualifications. Faire savoir quand il faut prendre des décisions basées sur les analyses de données et quand on peut les baser sur l’expérience et l’instinct. Source: Davenport (2006) – Competing on Analytics; Harvard Business Review 47 2-700-10 — Technologies de l’information dans les organisations

48. Les TI et l’Excellence opérationnelle Gérées correctement, certaines TI peuvent aider à atteindre l’excellence opérationnelle: Les TI peuvent aider un organisation à automatiser certaines opérations, optimisant les coûts opérationnels et les temps d’exécution. Les TI peuvent aider une organisation à mesurer et à surveiller ses processus pour s’assurer d’un contrôle de qualité rigoureux et d’un contrôle des coûts. Par exemple, un système ERP peut permettre d’atteindre l’excellence opérationnelle en offrant une visibilité complète de l’organisation et du réseau d’affaires entier, ce qui permet une meilleure efficacité que ce qui pourrait être réalisé séparément dans une organisation en silos. Discussion: Quelles sont les caractéristiques de la simulation ERPsim qui vous ont aidées avec vos opérations? À quels défis avez-vous fait face ? 48 2-700-10 — Technologies de l’information dans les organisations

49. L’Excellence opérationnelle est-elle suffisante? L’Excellence opérationnelle peut vous donner un avantage compétitif quand vos compétiteurs ne l’ont pas encore atteinte … Par contre, en général l’Excellence opérationnelle est requise pour la survie de l’organisation et peut simplement vous permettre de ne pas vous faire distancer par vos compétiteurs. 49 2-700-10 — Technologies de l’information dans les organisations

50. Plan de la séance 6 Simulation d'affaires avec un progiciel intégré Les TI et l’excellence opérationnelle Taxonomie des différents systèmes d'information organisationnels 50 2-700-10 — Technologies de l’information dans les organisations

51. Taxonomie des systèmes d’information organisationnels Système transactionnel (ou opérationnel) - Transaction Processing Systems (TPS) Système d’information fonctionnel - Functional Area Information Systems (FAIS) Progiciel de gestion intégré (PGI) - Enterprise Resource Planning Systems (ERP) Système de gestion de la relation client - Customer Relationship Management Systems (CRM) Système de gestion de la chaîne logistique - Supply Chain Management Systems (SCM) Échange de documents informatisées (EDI) - Electronic Data Interchange (EDI) 51 2-700-10 — Technologies de l’information dans les organisations

52. Système transactionnel (1/2) Collecte, emmagasine et traite les données générées par les transactions d’affaires Les données doivent demeurer dans un état cohérent Une transaction est une unité qui a les caractéristiques suivantes: Atomicité: la transaction doit être effectuée en entier Cohérence: les propriétés des données doivent être maintenues Isolation: Chaque transaction doit être traitée indépendamment des autres transactions qui sont traitées au même moment Durabilité: Les caractéristiques d’une transaction complétées doivent être permanentes. 52 2-700-10 — Technologies de l’information dans les organisations

53. Système transactionnel (1/2) Un système opérationnel s’assure que toutes les données reliées à une transaction sont acceptées ou refusées en groupe. Lorsqu’un client effectue un paiement électronique à une compagnie, le montant du paiement doit à la fois être retiré du compte du client et déposé dans le compte de la compagnie. Le système ne peut pas enregistrer une donnée (le retrait) et pas l’autre (le dépôt). Les deux doivent être enregistrées, ou aucune. Dans le cas d’une panne ou d’une erreur empêchant la transaction d’être complétée, le système transactionnel doit annuler la transaction partielle. 53 2-700-10 — Technologies de l’information dans les organisations

54. Systèmes d’information fonctionnels (SIF) Fournit l’information aux gestionnaires des unités fonctionnelles Cette information les aide à planifier, organiser et contrôler les opérations de leur unité. Ils produisent 3 types de rapports: Routine – à intervalles réguliers Ad-Hoc – demande d’information non planifiée Rapport d’exception – produit lorsqu’un événement intéressant survient Traditionnellement, ils n’utilisent que l’information reliée à l’unité d’affaire (= silos d’information) 54 2-700-10 — Technologies de l’information dans les organisations

55. Progiciel de gestion intégré (PGI) Intègre la planification, la gestion et l’utilisation de toutes les ressources de l’organisation. Son objectif est d’intégrer les unités fonctionnelles et permettre à l’information d’y circuler sans avec fluidité (un changement dans une unité se répercute dans les autres unités concernées) pour consolider toutes les opérations d’affaires dans un seul environnement Un PGI est un ensemble de modules interdépendants reliés à une base de données commune. Les modules Sont développés selon les meilleures pratiques Sont développés selon les meilleures pratiques des processus d'affaires prédéfinis. Supportent les différentes unités fonctionnelles : Finance et comptabilité, ventes et marketing, production et ressources humaines. Exemples: SAP R/3 de SAP et PeopleSoft d'Oracle 55 2-700-10 — Technologies de l’information dans les organisations

56. Gestion de la relation client (GRC ou CRM) Pour acquérir et retenir les clients et gérer la relation avec eux. Se concentre sur le fait que le succès d'une organisation dépend sur sa bonne gestion de la relation avec ses clients. Relations continues et à long-terme Traite les clients différents de façon différente (habituellement, les bons clients représentent 80% des profits) L'acquisition d'un client coûte beaucoup cher que retenir un client existant. C'est beaucoup plus que seulement Ventes et marketing: Par exemple: Dell a permis à ses clients de configurer leur propre ordinateurs Présente une vue unifiée et complète de chaque client. Les centres d'appel utilisent beaucoup les systèmes de GRC 56 2-700-10 — Technologies de l’information dans les organisations

57. Gestion de la chaîne logistique (GCL ou SCM) Pour planifier, organiser et optimiser les activités de la chaîne logistique Chaîne logistique : les mouvements de produits, informations, argents et services à partir des fournisseurs de matières premières jusqu'aux clients, en passant par les usines et les entrepôts. Segments de la chaîne logistique : Amont : approvisionnement Interne : assemblage ou fabrication, emballage Aval : distribution Il y a deux principaux problèmes de gestion dans la chaîne logistique : L'incertitude (exemple: prévision de la demande, délai de livraison) La coordination des activités internes (unités fonctionnelles) et externes (partenaires d'affaires) Ces systèmes réduisent l'incertitude et le risque en réduisant les niveaux d'inventaire et le cycle de production, améliorant ainsi les processus et le service aux clients. Un problème important avec les niveaux d'inventaire est l'effet d'amplification erratique: Ce sont les modifications des commandes (internes et externes) tout le long de la chaîne logistique: les responsables de chaque étape réagissent indépendamment aux variations de la demande et se protègent avec des inventaires intermédiaires plus élevés qu’ils ne pourraient l’être. Exemples: Procter & Gamble et Walmart 57 2-700-10 — Technologies de l’information dans les organisations

58. Échange de documents informatisés (EDI) et Extranets EDI: standard international qui définit des centaines de documents d’affaires et qui permet la transmission entre deux organisations (ex: bon de commande) Cela réduit les erreurs de transcription Le standard assure la transmission sécurisée Cela demande des investissements importants et des coûts récurrents (dus à l’utilisation de réseaux privés d’échanges sécurisés). Cela est toujours populaire entre partenaires d’affaires importants. Extranets: portion du site Internet d’une organisation sécurisée pour permettre l’accès contrôlé à ses partenaires d’affaires à une partie de sa BD. 58 2-700-10 — Technologies de l’information dans les organisations

59. Vue d’ensemble des systèmes 59 2-700-10 — Technologies de l’information dans les organisations

60. To do before next class Review: all the slides and notes of the whole course the readings of all the courses Have your poster ready for Class 7 Prepare for the Intra (Midterm) 60 2-700-10 — Technologies de l’information dans les organisations