Présentation du logiciel Le Compagnon

1. Présentation du logiciel Le Compagnon

2. Table des matières • Le Compagnon • Configuration du logiciel • Icônes • Inscription des parents • Inscription des enfants • Inscription des conventions • Présences et facturation

3. Table des matières • Fermeture de la période de gestion. • Transfert électronique au BC. • Configurations des dépenses. • Les différents rapports • Maintenance de votre système.

4. Configuration du Logiciel Pour débuter la configuration du logiciel, il est important de débuter par la base. Donc, il faut prendre le temps de personnaliser notre logiciel. 1er onglet : mes coordonnées. 2e onglet : le BC 3e onglet : Dépenses pour locaux Ne pas oublier d’appuyer sur la disquette pour enregistrer nos données.

5. Périodes de Gestion Les périodes de gestions servent à la facturation des parents ainsi qu’au transfert des fiches au BC. La configuration des périodes de gestion est faite en fonction du calendrier prescrit par le ministère. Votre BC vous avisera du calendrier choisi.

6. Les différentes icônes de travail. Les icônes représentent les étapes de travail à l’intérieur du logiciel. La première icône à gauche représente la première étape et ainsi de suite. Étape 1 : icône de configuration La première icône sert à faire apparaître l’écran de configuration du système que nous avons vu précédemment.

7. Les différentes icônes de travail. Étape 2 : Inscription des dossiers En cliquant sur cette icône, on appelle la fiche parent. Pour ajouter une fiche parent, il suffit de cliquer sur cette icône. Une fois l’entrée des informations complétées. On enregistre avec la disquette. Pour modifier un dossier déjà existant, on clique sur cette icône. Cette icône sert à effacer un dossier. À faire attention. Cette icône permets d’annuler une entrée fautive et revenir au dernier enregistrement.

8. Les différentes icônes de travail. Lorsque la fiche parent est complétée et enregistrée. Ce Bouton est disponible. La fiche Enfant Ce bouton appelle la fiche d’inscription de l’enfant. Cette icône ajoute un dossier vide pour l’inscription de l’enfant. Si le parent à deux enfants, il suffit de cliquer sur le plus jaune pour ajouter une autre fiche vide. Cette icône sers à modifier la fiche existante. Cette icône sers à effacer la fiche – Attention Cette icône sers à annuler une entrée fautive à la fiche active.

9. Les différentes icônes de travail. Lorsque la fiche de l’enfant est complétée et enregistrée avec la disquette . La Convention Ce bouton appel la Convention (entente de service, contrat…) que l’on prend avec le parent. C’est avec cet écran que nous allons préparer les présences régulières et la facturation des parents. Cette étape est bien importante, assurez-vous d’avoir les bonnes informations.

10. Les différentes icônes de travail. Création de la fiche de présence. Comme pour la création d’un nouveau dossier, on appuie sur le bouton . Cette fenêtre apparaît et l'on peut créer une fiche de présence pour l’enfant de notre choix. On choisit l’enfant et l'on appuie sur ce bouton pour créer la fiche. Une fois la fiche créée cet écran est disponible.

11. Les différentes icônes de travail. Facturation et paiement La fiche comporte 4 onglets. Les onglets sont placés en ordre d’importance de gauche à droite. Le premier onglet donne l’information sur la convention, les montants de subvention, le type de fiche, la période de gestion ainsi que les différents montants à recevoir.

12. Les différentes icônes de travail. Le Deuxième onglet est le détail des présences de l’enfant. La flèche rouge indique les codes de facturation à gauche et le prix de ces derniers à droite. Le montant facturé par jour est en fonction du code de présence (P, R, A, F… selon l’instruction 9). Pour entrer les présences, on utilise les codes prévus. Pour facturer les autres codes la valeur numérique est utilisée ex. : pour un frais de chèque sans provision j’utilise un nombre pour calculer le montant facturé. Donc, dans la rangée du frais j’utilise le nombre 1 pour facturer l’effet sans provision.

13. Les différentes icônes de travail. Le troisième onglet servira à entrer les montants reçus du parent. En appuyant sur le bouton « plus », vous pourrez venir entrer le montant du paiement, la méthode de paiement, la référence attribuée à ce paiement de même qu’une remarque (paiement pour la période X par maman). En entrant vos paiements dans le logiciel, ils apparaitront sur l’état de compte des parents.

14. Les différentes icônes de travail. Le dernier onglet peut servir lors du transfert au bureau coordonnateur pour inscrire des informations diverses sur votre client, la facturation, l’enfant et bien d’autres choses. C’est ce qui termine avec la fiche pour la facturation et le paiement.

15. Les différentes icônes de travail. Fermeture de la période de gestion. Cette icône permet de fermer votre période courante. La fermeture de période sert à protéger vos données des périodes passées. En fait, verrouiller une période protège contre une entrée de donnée non voulue. La fermeture de période se fait en trois étapes, comme illustrée à droite. Le verrou est temporaire, il peut être enlevé si nécessaire.

16. Les différentes icônes de travail. Le transfert des fiches au BC Le logiciel vous permet de transférer de façon électronique vos fiches. Cette icône permets de débuter le processus et appelle la fenêtre. Le transfert est sécurisé par des codes de transfert qui sont dans votre dossier de configuration ainsi qu’à l’intérieur des dossiers de chaque enfant de votre service. Les codes sont obtenus à votre BC Une fois les informations entrées vous appuyer sur .

17. Les différentes icônes de travail. Configuration des dépenses Cette icône appelle l’écran du haut à droite pour faire l’entrée de vos dépenses. L’entrée des factures se fait par poste budgétaire. Vous pouvez consulter les postes budgétaires en appuyant sur ce bouton qui appel la fenêtre du bas. Chaque poste est expliqué brièvement dans la partie inférieure lorsqu’on clique sur la ligne correspondante. Il est alors, possible d’appliquer les factures au bon poste budgétaire.

18. Les différentes icônes de travail. Les icônes du soutien à l’utilisation Il ne reste que quelques icônes qui vous serviront pendant l’utilisation du logiciel, mais qui n’ont pas la même importance que les précédents. Pour obtenir le soutien à distance, il est nécessaire de téléphoner avant. Pour activer ou désactiver l’interface Web. Pour de l’information et le guide d’utilisation. Pour quitter le logiciel.

19. Les différents rapports disponibles. L’icône de l’imprimante fait apparaître la fenêtre de droite qui contient tous les rapports qui sont disponibles à l’intérieur du logiciel. L Liste des enfants Cette icône appel la fenêtre pour l’impression de la liste des enfants et la liste d’urgence. Factures Cette icône appelle la fenêtre d’impression de la facture des parents

20. Les différents rapports disponibles. Fiches d’assiduités Cette icône appel la fenêtre d’impression de la fiche d’assiduité qui doit être présentée au parent à la fin de chaque période pour signature et envoi à votre BC. Fiches de saisie de présences Cette icône appelle la fenêtre d’impression des fiches de saisie de présences qui sert à prendre les présences des enfants pendant votre semaine de travail.

21. Les différents rapports disponibles. Sommaire des comptes Cette icône appelle la fenêtre d’impression du sommaire des comptes qui permet de connaître le solde des comptes de vos clients. Relevés de frais de garde Cette icône appelle la fenêtre de travail et d’impression des relevés fiscaux de fin d’année pour les parents.

22. Les différents rapports disponibles. Rapports de fins d’années Cette icône appel la fenêtre de préparation et d’impression du sommaire des revenus et des dépenses.

23. Maintenance du système La configuration des périodes de gestions se fait en appuyant sur cette icône. # Période de gestion Les périodes de gestions sont maintenant prescrites. C’est votre BC qui vous fournira les périodes à créer ici. Il est important d’avoir les mêmes périodes que le BC pour la transmission des fiches et le paiement des subventions.

24. Maintenance du système Vous pouvez gérer vos constantes de facturation en appuyant sur cette icône. Constantes de facturation Vous pourrez donc, ajouter des codes de présences et même modifier les montants s’y trouvant. N’oubliez pas, le logiciel est livré avec les codes de présences et les montants prescrits par le ministère.

25. Maintenance du système Subventions accordées Cet écran sert à inscrire les montants de subventions accordés. Il est donc important de valider avec votre BC les montants prescrits à inscrire ici.

26. Maintenance du système Correction du calcul des Fiches La correction du calcul des fiches de présence est une fonction qui peut être utile lorsque les informations sur la présence d’un enfant ont été modifiées à l’intérieur d’une période passée.

27. Maintenance du système Les deux prochaines icônes servent à exécuter l’entretien de votre logiciel. Le travail se fait automatiquement en appuyant sur les icônes. Entretien des données Entretien du programme Il n’y a pas d’autres actions à prendre pour l’entretien de votre système.

28. Conclusion Voici ce qui termine la présentation sur le logiciel Le Compagnon. Nous sommes toujours disponibles pour vous aider lors de l’utilisation et vous pouvez toujours consulter le guide d’utilisation du logiciel en appuyant sur cette icône. Nous vous remercions de faire confiance à Solutions Logistik pour vos besoins en logiciel de gestion pour votre milieu familial.