Blok prawny. Central European Outsourcing Forum.

1. Blok prawny.Central European Outsourcing Forum. Marcin Maruta, Roman Bieda www.kuczekmaruta.pl

2. CEOF - Blok prawny Plan wykładu … • Część pierwsza • Kluczowe aspekty prawne w umowach outsourcingowych • Część druga • Prawo autorskie i dane osobowe w kontraktach outsourcingowych • Część trzecia • Jak to na polskim rynku bywa – sukcesy i porażki okiem prawnika

3. CEOF - Blok prawny Część pierwsza Kluczowe aspekty prawne. Ograniczenia ustawowe i kontraktowe. Osiem zagadnień, które warto dokładnie rozważyć.

4. CEOF - Blok prawny Ontologia outsourcingu • Czy Outsourcing istnieje? Regulacje ustawowe a outsourcing. • Różne cele biznesowe, różne modele prawne. • Nowy świat multisourcingu … • Co z tego wynika?

5. CEOF - Blok prawny Ograniczenia ustawowe • Ogólne przepisy bezwzględnie obowiązujące • Regulacje outsourcingowe - prawo bankowe • Regulacje szczególne – postępowania antymonopolowe, certyfikaty bezpieczeństwa, przetwarzanie danych, koncesje i zezwolenia • Gdzieś w tle podatki …

6. CEOF - Blok prawny Ograniczenia kontraktowe (prawa osób trzecich) • Bardzo częste: • Prawo autorskie • Prawo pracy • Stosunkowo rzadkie: • Obciążenia majątku • Niespodzianki

7. CEOF - Blok prawny W pozostałym zakresie – wola stron. Teoretycznie.

8. CEOF - Blok prawny Osiem zagadnień, które warto dokładnie rozważyć przed podpisaniem umowy.

9. CEOF - Blok prawny IPrzedmiot umowy

10. CEOF - Blok prawny Kilka refleksji • To nie jest umowa jak wszystkie inne. • Bez zrozumienia i określenia katalogu usług nie da się napisać dobrej umowy. Bez dobrej umowy ryzykuje się zbyt wiele. • Brak zasobów po stronie zamawiającego, rola zewnętrznego konsultingu. • Outsourcing a renegocjacje – bracia syjamscy.

11. CEOF - Blok prawny Lepsza lepsza umowa czy lepszy lepszy partner? • Problem pozornie pozaprawny. Pozornie. • Powtórne umowy - 85% jest zawieranych z tym samym wykonawcą • Pozycja rynkowa wykonawcy a warunki kontraktów.

12. CEOF - Blok prawny IISLA

13. CEOF - Blok prawny • Prawdziwy problem realnego biznesu. Czym jest SLA? • Słowo - klucz: „mierzalność”. Jak opisać, weryfikować i rozliczać usługi. Precyzja, precyzja, precyzja. • Elastyczność SLA – benchmarkingi, oceny użytkowników, odpowiedź na realne wymogi biznesowe.

14. CEOF - Blok prawny IIIOczywista oczywistośćAudyt

15. Audyty dwa: zamawiającego i wykonawcy Obszary krytyczne: Własność intelektualna HR Umowy Specyfika branży i zamawiającego (zezwolenia, ochrona danych, bezpieczeństwo, postępowania antymonopolowe, inne przepisy prawa)

16. CEOF - Blok prawny IV Zarządzanie i nadzór nad wykonaniem umowy

17. CEOF - Blok prawny • Pożytki z ITIL … • Struktura zarządzania, struktura pełnomocnictw, nadzór przez zewnętrznych konsultantów • Zarządzanie zmianami – pochwała elastyczności • Szereg kwestii szczegółowych: • Plan awaryjny (business continuity plan) • Współpraca i wymagania dla dostawców outsourcera (vendor managment)

18. CEOF - Blok prawny VWynagrodzenie

19. CEOF - Blok prawny • Trudności z wyceną. Niekompatybilność ofert. Zewnętrzne benchmarki. • Systemy wynagrodzeń • ryczałty, punkty zmian, tickety etc. etc. (a planowanie budżetu) • opłaty za transakcję biznesową • premie: udział w zyskach/obrotach, uzyskane oszczędności (i znów problem precyzji i mierzalności) • Wynagrodzenie a kary umowne

20. CEOF - Blok prawny VIOdpowiedzialność

21. CEOF - Blok prawny • Struktura kar umownych a SLA/KPI • poziom szczegółowości (zalety SLA) • Limity odpowiedzialności • Konsekwencje nienależytego wykonania umowy: • obniżenie wynagrodzenia • wypowiedzenie • inne rozwiązania (wykonanie zastępcze ….)

22. CEOF - Blok prawny VII Zakończenie umowyProblem krytycznego znaczenia

23. CEOF - Blok prawny Aspekty prawne wypowiadania umów: • „Ważne powody” • Usługi, licencje, umowy z dostawcami • Zabezpieczenia podczas trwania umowy • Opłata wyjścia

24. CEOF - Blok prawny Exit plan • Zajmuje czas („skutek natychmiastowy” wypowiedzenia) • Wymaga aktywnego współudziału wykonawcy • Grozi niespodziankami (usługi bez umowy, konkurenci, problem z offshoringiem, itp..)

25. CEOF - Blok prawny VIII Renegocjacje outsourcingu

26. CEOF - Blok prawny • To zaczyna być standard - ponad 50% kontraktów jest renegocjowanych przed ich zakończeniem • Klienci: cena. • Wykonawcy: SLA i zakres usług • „Wymuszenie renegocjacji” zapisami umownymi • „Wymuszenie zmian” zapisami umownymi

27. CEOF - Blok prawny Podsumowanie: algorytm przyzwoitej umowy • Świadomość przepisów prawa i ich wpływu na umowę • Analiza potrzeb, zakresu outsourcingu, audyt wewnętrzny • Umowa: • Katalog usług, SLA, weryfikacja, rozliczanie, kary umowne • Elastyczna procedura zarządzania • Procedura wyjścia • Przewrażliwienie na kwestie własności intelektualnej • Czynniki pozaprawne – wybór partnera, jasność wizji biznesowej, zespoły merytoryczne i konsultanci • Czynnik czasu – zabójca dobrych umów • Tak czy inaczej – duża szansa na potrzebę renegocjacji

28. CEOF - Blok prawny Część druga Prawa autorskie i dane osobowe w kontraktach outsourcingowych

29. CEOF - Blok prawny Programy komputerowe – zmora outsourcingu • Odmienne regulacje prawne. Bardzo odmienne • Ogromna kontrola twórcy (producenta) • Wszechobecność softwaru • Odpowiedzialność za naruszenia praw na zasadach ryzyka

30. CEOF - Blok prawny Przed podpisaniem umowy.Scenariusze audytu. • Transfer praw majątkowych na wykonawcę – rzadkie problemy, chyba że wspólne prawa • Transfer licencji na wykonawcę – w 90% zakaz • Uprawnienia wykonawcy do świadczenia outsourcingu oprogramowania • „To też jest software” ?

31. CEOF - Blok prawny Co warto zrobić • „Własny” software • Pewność braku współtwórczości • Opcja odkupu • Zakaz licencji dla podmiotów konkurencyjnych? • Licencje • Podpisane porozumienia z producentami oprogramowania • Kwestia opłat

32. CEOF - Blok prawny Dane osobowe. Niedoceniany i przeceniany problem. • Szeroka definicja danych osobowych, szeroka definicja przetwarzania • Liczne formalne wymogi • Sankcje prawne – niby ostre, acz … • Wrażliwość „medialna”

33. CEOF - Blok prawny Przed zawarciem umowy …

34. CEOF - Blok prawny W trakcie trwania umowy Software „tam”, korzystanie „tu” Sublicencje ASP Software „tu”, obsługa „tam” Najem sprzętu, systemu i aplikacji Obsługa oprogramowania zamawiającego

35. CEOF - Blok prawny • legalność przetwarzania • obowiązki informacyjne • obowiązki rejestracyjne • zabezpieczenie danych • odpowiedzialność • zabezpieczenie danych • przetwarzanie w zakresie i w celu • określonym w umowie • odpowiedzialność

36. CEOF - Blok prawny Koniec umowy, początek kłopotów Retransfer praw majątkowych do rozwiązań dedykowanych Retransfer licencji (o ile możliwy, o ile opłacalny) Wartość dodana – utwory powstałe podczas trwania kontraktu Programy to nie wszystko - know how, procedury ….

37. CEOF - Blok prawny Dane osobowe – This is the end • Usunięcie danych = przetwarzanie • Procedury „zwrotu” danych osobowych • Migracja danych… • Prawa do baz danych obejmujących zbiór danych osobowych

38. CEOF - Blok prawny Część trzecia Jak to w Polsce bywa – sukcesy i porażki okiem prawnika

39. CEOF - Blok prawny „Właściciel nam kazał” • Standardy korporacyjne, czyli jak administrować bazą danych z Chicago • Nowe, lepsze stawki, czyli jak płacić mniej lub więcej • Zabawa w grupach, czyli od wyzysku do sprawnych modeli • Problem wiedzy i motywacji

40. CEOF - Blok prawny „Głupie prawo” • Trwoga przed przepisami, czyli jak wystraszyć wykonawcę • VAT-ożercy, czyli co zrobić jak business case się nie domyka • Niech żyje barbórka, czyli o niespodzinkach z prawa wynikających • Centralne Biuro Ochrony Praw Własności Intelektualnej, czyli jak instynkt zawodzi

41. CEOF - Blok prawny „Gra w ciemno” • „Dajcie nam dostępność. Cokolwiek to jest” • „Dajcie nam 99,99% dostępności. Na pięć lat. Za 100 złotych” • „A Pan Józek to przecież robił …” • „Wyoutsourcowaliśmy sobie wszystko. Łącznie z Zarządem”.

42. CEOF - Blok prawny „Napiszcie mi dobrą umowę” • Fenomenalne zabezpieczenia prawne a realia biznesowe • Wiara w markę Wykonawcy i siebie samego • Wiara w bicz Boży i kary umowne • Wiara w trwałość i stałość świata • Wiara w formalizmy • Wiara w zakończenie problemu

43. CEOF - Blok prawny Jak sobie zrobić krzywdę … • Outsourcing jako lekarstwo na wszystko • „O jeden most za daleko” • Błąd w wyborze wykonawcy • Brak przygotowania ze strony zamawiającego • Zły kontrakt, nieprecyzyjne SLA i zasady zarządzania • Negocjacje pod presją czasu

44. CEOF - Blok prawny Jak sobie zrobić dobrze … • Strategia sourcingowa i świadomość ograniczeń • Jasne wymagania co do SLA • Precyzyjny i elastyczny kontrakt • Negocjowanie bez presji czasu • Renegocjowanie gdy czas i pora

45. Dziękujemy CEOF - Blok prawny Kuczek Maruta i Wspólnicy s.j.Kancelaria Radców Prawnych 30-004 Kraków, Al. Słowackiego 64tel: +48 (0)12 634 15 35fax +48 (0)12 634 17 50 biuro@kuczekmaruta.pl www.kuczekmaruta.pl