Réalisation d'un pilote eProcurement intégré à SAP MM pour les achats hors production

1. Réalisation d'un pilote eProcurement intégré à SAP MM pour les achats hors production Proposition d'assistance à la maîtrise d'ouvrage et à la réalisation. Le 28 mars 2001

2. Table des matières • Notre compréhension de votre besoin • Points clés de notre offre • Les particularités de votre contexte • Les questions clés du ciblage • La démarche proposée • Planning et budget • Annexes

3. Notre compréhension de votre besoinLe déploiement en cours de SAP MM est l'occasion de rationaliser le processus achats • Air France est engagé dans un programme d'amélioration de l'efficacité de sa fonction Achats • Dans ce cadre, la mise en œuvre de SAP MM vise à centraliser les actes d'achats, mais à décentraliser l'expression de la demande et des approvisionnements, avec pour objectif: • la maîtrise des engagements de dépenses (en liaison avec la mise en place d'un nouvel outil de gestion sous CO) • la standardisation et la simplification des pratiques d'achats et le respect des procédures correspondantes • la maîtrise des sources d'approvisionnement et des relations avec les fournisseurs • Les premiers déploiements de SAP-MM ont : • démontré les bénéfices de la rationalisation des processus dans une organisation qui en était démunie, • mis en évidence certaines difficultés d'insertion des contraintes de l'outil • dégagé des perspectives d'ouverture sur l'extérieur et d'établissement de nouvelles formes de relation avec • les fournisseurs : place de marchés, dématérialisation des échanges, ...

4. Notre compréhension de votre besoin La mise en œuvre de l'e-procurement peut jouer un rôle d'accélérateur • La mise en œuvre d'un outil d'e-procurement décidée par la Délégation Générale aux Achats est donc est destinée à compléter les fonctionnalités et à consolider les bénéfices attendus de SAP MM : • Faciliter l'application par les acteurs de la chaîne Achats (demandeurs, acheteurs, valideurs, …) des bonnes pratiques par un outil simple d'utilisation, convivial et attractif : • ergonomie, catalogues électroniques, moteurs de recherche, photos, … • un seul outil pour un acteur donné (soit l'e-proc, soit SAP-MM) afin d'éviter toute ambiguïté opératoire au niveau de l'utilisateur • Recentrer les acheteurs sur leur cœur de métier, grâce notamment à • l'allégement des tâches administratives résultant, par exemple, de l'amélioration de la gestion du référentiel article (extension progressive de l'utilisation de catalogues) • et aux perspectives ouvertes par de nouvelles fonctionnalités : appels d'offres, sourcing, enchères • Ouvrir le système d'information sur l'extérieur, c'est-à-dire les fournisseurs et les partenaires d'Air NewCo

5. Notre compréhension de votre besoin Vous souhaitez mesurer l'opportunité et la faisabilité de l'e-procurement par un pilote • Même si l'opportunité e-procurement doit être évaluée pour l'ensemble des dépenses externes et des acteurs, le test doit couvrir un périmètre limité : • en termes de natures d'achats • en termes de fonctionnalités • Le pilote sera dans un premier temps déployé sur un site pilote restreint • volumétrie des acteurs concernés • rappel de la question sur le choix • La réalisation du pilote dans un délai court est un objectif prioritaire • rappel du délai • un mot sur la problématique de synchro ou pas avec le déploiement SAP MM

6. Notre compréhension de votre besoin Vous proposez un cadre précis pour cette expérimentation • Votre cahier des charges fournit une vision détaillée de l'avancement de vos analyses en matière d'e-procurement • Ces analyses se traduisent pas des orientations en termes de solutions possibles qu'il appartiendra au projet de confirmer ou d'adapter en fonction de l'analyse détaillée nécessaire • Toutefois, ces éléments font ressortir des points forts qui apparaissent comme de objectifs techniques majeurs : • le principe un utilisateur / un outil • le principe de pouvoir toutefois situer le workflow et d'autres fonctionnalités sur deux outils • le principe de conserver le rapprochement dans l'ERP • une position au moins sur le pilote à internaliser la gestion du contenu

7. Notre compréhension de votre besoin Vous souhaitez une assistance à trois niveaux • Intégrateur : • développer, intégrer et déployer EBP • Assistance à la MOA : • piloter le projet, préparer et accompagner le déploiement • Expertise e-procurement : • cadrer le pilote, évaluer les orientations et programmer le déploiement ultérieur

8. Table des matières • Notre compréhension de votre besoin • Objectifs et points clés de notre offre • Première analyse de votre cahier des charges • Eléments dimensionnants de l'intégration • La démarche proposée • Planning et budget • Annexes

9. Objectifs et points clés de notre offreObjectifs • En réponse à vos attentes, notre proposition s'articule autour de trois objectifs principaux • Apporter notre savoir faire d'intégrateur de solutions e-procurement • Mettre à profit notre connaissance particulière de votre contexte • Contribuer par notre expertise achats/e-procurement à la consolidation de votre cible e-procurement

10. Objectifs et points clés de notre offreApporter notre savoir faire d'intégrateur de solution e-procurement • Nous disposons de x références significatives en France et en Europe • Nous mettons à votre disposition une équipe complète de spécialistes • Nous nous appuierons sur notre méthode Catalyst 4D, spécialement adaptée à l'e-procurement et conforme aux principes de ASAP

11. Objectifs et points clés de notre offreMettre à profit notre connaissance de votre contexte • Etant depuis un an fortement impliqués à vos cotés dans le déploiement de SAP MM nous disposons d'une connaissance de terrain du contexte • Nous l'avons illustrée dans les pages suivantes par quelques réflexions sur les spécificités de votre architecture et de vos choix de conception, ainsi que pour notre première réflexions sur le profil type du site pilote • Nous comptons en f aire concrètement profiter le projet en étudiant avec vous la possibilité de détacher une partie de notre équipe déploiement MM sur le projet EBP

12. Objectifs et points clés de notre offreContribuer par notre expertise e-procurement à la consolidation de votre cible • Bien que la solution envisagée sur le pilote doivent nécessairement être limitée en termes de périmètre, vous souhaitez que cette phase permette globalement de fixer les grandes orientations e-procurement d'un déploiement ultérieur • Ceci réclame d'évaluer et de proposer des choix sur un nombre restreint de questions clés, dont au moins la liste suivante : Quelle politique et quelles conséquences techniques et opérationnelles en matière de gestion du contenu Où situer le workflow de e-requisitionning Quelle politique de connexion/raccordement aux fournisseurs et quelles conséquences techniques Quelle cible en matière de de dématérialisation de la chaîne de traitement facture et quelles conséquences organisationnelles et techniques • Nous nous sommes livrés, sur la base de nos expériences à une première analyse de votre cahier des charges pour illustrer notre approche et la nature des questions qui fernt l'objet de la phase de cadrage

13. Table des matières • Notre compréhension de votre besoin • Points clés de notre offre • Les particularités de votre contexte • Les questions clés du ciblage • La démarche proposée • Planning et budget • Annexes

14. Les particularités de votre contexte • Au vu de notre connaissance nous avons identifié deux caractéristiques clés de votre contexte qui peuvent avoir un impact fort par rapport au dimensionnement et aux résultats de votre démarche e-procurement

15. Les particularités de votre contexteEléments de choix du pilote • L'objectif du pilote est de mettre en place un outil e-procurement simple et clair de manière à valider les modes de fonctionnement et les résultats escomptés. Le périmètre du pilote est défini par : • Organisation • Nous avons compris que le site pilote est en cours de définition, voici toutefois quelques éléments à prendre en compte dans son choix : • Intégrer tous les acteurs du processus d'achat de l'expression du besoin, à la réception, au contrôle facture et règlement. • Limiter le nombre de demandeurs à pour maîtriser la taille du pilote tout en conservant une représentativité suffisante. • Choisir préférentiellement des demandeurs d'une même périmètre organisationnel afin de ne pas multiplier les populations de valideurs hiérarchiques. Les autres acteurs du processus seront déduits des populations de demandeurs : valideurs budgétaires, approvisionneurs et comptables. • Préférer une organisation où les processus cible sont déjà en place avec des règles de validation simples, harmonieuse et formalisées. • Catalogue • Nous avons compris que les fournisseurs concernés sont de l'ordre d'une vingtaine. Au plus 3 d'entre eux comporterons des catalogues. Le nombre d'articles référencés est compris entre 200 et 350. • Nous attirons votre attention sur le fait que le coût de constitution et de maintenance d'un catalogue est proportionnel au nombre de lignes. Un nombre raisonnable de ligne pour un pilote est de l'ordre de 1000 références.

16. Les particularités de votre contexte 2001 2002 Avril Mai Juin Juil. Août Sept. Oct. Nov. Déc. Janv. Févr. Démarrage entité 1 dans SAP • Option A : Démarrage EBP sur l'entité 1 • Option B : Démarrage EBP sur l'entité 2 Ancien système SAP MM ? Démarrage entité 2 dans SAP SAP MM Ancien système ? Démarrage e-procurement Ancien système Pilote e-procurement Choix du pilote : un site déjà déployé vs un site pas encore déployé sur SAP MM Entité déployée Avantage Inconvénient Gestion du Processus à cheval entre Entité 1 ayant déjà Option A changement SAP MM et EBP pour un déployé SAP MM au moindre : même rôle organisationnel 15/09/01 - Flux déjà en place - Utilisateurs connaissant SAP MM Effort de gestion du Pas de processus à Entité 2 n'ayant pas Option B changement pour : cheval entre SAP encore déployé SAP - Mettre en place les MM et EBP pour un MM au 15/09/01 nouveaux flux même rôle - Former les utilisateurs organisationnel SAP

17. Les particularités de votre contexte Eléments de choix du pilote : préférer une entité n'ayant pas encore déployé SAP MM • Votre projet e-procurement, dans sa phase pilote, consiste essentiellement en un apport d'ergonomie aux utilisateurs pour faciliter l'adoption de bonnes pratiques d'achat, en plus bien entendu de l'ouverture vers l'extérieur qu'il permet. • Ainsi, l'une des difficultés consistera à intégrer des fonctionnalités "requisitionning" à un Back Office SAP R/3 en cours de déploiement avec les mêmes fonctionnalités. De plus, ce dernier, doit à terme être en grande partie substitué par EBP. • Il apparaît donc plus pertinent de préférer une entité pilote n'ayant pas encore déployé SAP MM pour le processus de "requisitionning" : • En effet il permet d'éviter de se focaliser sur le problème d'intégration des fonctionnalités, source de confusion auprès des utilisateurs. • En plus, le niveau de déploiement fonctionnel existant (FI/CO et une partie de MM) est suffisant pour intégrer EBP avec un fonctionnement "stand alone" sur la partie "requisitionning" (voir réflexion sur l'architecture applicative). • Voir schéma page suivante

18. Les particularités de votre contexteDes points d'intégration difficiles en vue du déploiement, compte tenu des options de paramétrage de SAP MM • Au niveau processus • Les flux d'achats immobilisés sont identifiés par les types de documents Z0 et ZI ce qui ne correspond pas au standard SAP. En standard, SAP prévoie de gérer l'imputation non pas au niveau du type de document mais au niveau du type d'imputation au même titre que l'imputation analytique sur centre de coût. A défaut d'harmoniser la gestion des types de document et types d'imputation une charge non négligeable de développement spécifique sera à prendre en compte • Aujourd'hui, pour aider les approvisionneurs, les demandeurs centralisés indiquent certaines informations dans les textes de postes (N° du devis …). Ces zones existent dans EBP, mais leur utilisation est limitée et moins souple. • Au niveau de la gestion des données achats • La mise à jour des sources d'approvisionnement est aujourd'hui faite par l'acheteur (à l'exception des articles catalogues) sur la base des informations fournies par le fournisseur. • Cette mise à jour est lourde et nécessitera dans le cadre de la mise en place de l'outil EBP une gestion rigoureuse de ce référentiel. Afin que la mise à jour soit le plus synchrone possible et de libérer du temps pour les acheteurs, il serait souhaitable de créer une cellule de coordination des achats afin qu'elle garantisse l'intégrité du référentiel des sources d'approvisionnement (FIA et contrats). • Cette cellule serait en charge de l'exploitation des batch, de la mise à jour des référentiels, du formatage des fichiers de données en entrée, de la collecte des données électroniques envoyées par les fournisseurs … • Elle sera supportée par des procédures clairement définies et afin de garantir que les données seront identiques dans SAP MM et EBP afin de pallier à tout blocage facture inutile • En fonction de la solution retenue, ne pas oublier d'intégrer certains spécifiques dans l'outil EBP • Le spécifique sur l'état des DA devra ou non être intégré dans l'outil EBP ...

19. Table des matières • Notre compréhension de votre besoin • Points clés de notre offre • Les particularités de votre contexte • Les questions clés du ciblage • La démarche proposée • Planning et budget • Annexes

20. Approche proposée :Notre expérience des problématiques liées aux projets e-procurement • La mise en œuvre de solution e-procurement réclame classiquement de traiter de front 4 problématiques : • La problématique Contenu Business Achats… Quelle couverture viser et comment alimenter le système ? • Les solutions e-procurement supportent essentiellement aujourd'hui un modèle référentiel : l'approvisionnement sur base de catalogue. • Sur les périmètres où il se révèle pertinent d'un point de vue achats, ce modèle pose un problème de mise en œuvre : Quelles solutions pour la création et l'entretien des catalogues ? • Mais il y a également les cas nombreux, où le modèle n'est pas pertinent en termes d'achat : Que peut alors proposer le marché pour couvrir les besoins ne pouvant pas entrer facilement en catalogue ? • La problématique Process… Quels processus mettre en place sur quelle typologie d’achat ? • Les achats généraux couvrent des typologies d'achats très diverses qui ne sont pas traitées traditionnellement par des processus et des acteurs identiques. Par exemple, un achat de prestation intellectuelle nécessite une spécification autrement plus détaillée que l'achat de fourniture de bureau et doit être supporté par un process de validation et de réception plus détaillé. Comment traiter dans l'outil e-procurement la diversité des achats ? Quels sont les processus que doit supporter l'outil d'e-procurement ? • La problématique Gestion du changement….Comment tirer au mieux parti de l'outil ? • L'e-procurement délocalise la saisie des DA et des réceptions auprès des prescripteurs, il invite à simplifier les circuits de validation, il permet d'envisager une dématérialisation poussée du circuit facturation / paiement. Au-delà d'une simplification d'enchaînement des tâches, il s'agit de profondément rebattre les cartes des missions, des comportements et des effectifs prescripteurs, acheteurs, contrôleurs et fournisseurs : Comment gérer le changement dans les modes de travail ? • La problématique Architecture… Quelle architecture technique et quel niveau d'intégration ? • La technologie, n'étant pas encore stabilisée, nécessite une réflexion approfondie sur la cible et la tactique d'évolution : Solution stand -alone ou interfacée à l'ERP ? Hébergé ou intégré ? Buy side pur ou buy side + market place ? Market place privée ou communautaire ?

21. Approche proposée :Notre vision de votre problématique • Nos différentes discussions ainsi que notre connaissance du contexte de votre projet nous indique que : • La problématique Contenu Business Achats : Une problématique de gestion du référentiel • Une action de formalisation des catalogues d'achat, à laquelle par ailleurs nous vous assistons, est en cours de réalisation et reste une tâche de fond prioritaire chez Air France. Le projet e-procurement se nourrira des résultats de ces travaux et s'alimentera au fur et à mesure du contenu produit. • Le projet e-procurement s'attachera par contre à structurer la gestion du référentiel • La problématique Process : Un principe, un outil unique par typologie d'acteurs • Les processus d'achat ont déjà été identifiés, structurés autour de 3 cas métier et sont en cours de déploiement. Le projet s'attachera à intégrer la solution au plus simple dans les processus MM-FI existants en respectant au mieux la règle : un type d'acteur ne doit utiliser qu'un outil. • Ce dernier principe nécessitera de parcourir tous les processus pour identifier l'outil adéquat pour chacun des acteurs. • La problématique Gestion du changement : Favoriser l'intrégration de l'outil auprès des acteurs • L'effort de gestion du changement dependra essentiellement des processus construits et de leur liens avec le back office MM-FI suivant le principe retenu, un outil par typologie d'acteur. L'effort dépendra aussi de l'organisation pilote retenue, à savoir si elle utilise déjà SAP ou pas. • La problématique Architecture… Dans un premier temps, une intégration simple et standard à SAP MM • Dans un premier temps, pour le pilote, une intégration simple avec SAP MM en utilisant les interfaces livrées en standards dans l'outil (BAPI, scénario ALE…) est suffisante. Dans un deuxième temps, dans la perspective d'un déploiement, et d'une éventuelle connexion à différents systèmes propriétaires Air France, la mise en place d'un outil d'intégration peut être envisagée. L'autre option à considérer est l'intégration directe de l'outil qui est multi-back end (connexion à plusieurs back office R/3 ou propriétaire).

22. Remarques sur l'architecture applicative : • L'architecture applicative envisagée est la suivante : • Catalogue d'entreprise Air France • Constitué des données articles (dont prix et images) et fournisseurs référencés par les achats Air France • Des autorisation d'accès par utilisateur • Supporté par une base de données et un moteur de recherche intégré à EBP • EBP comprenant • Les données de base nécessaires aux achats • L'ensemble des flux utilisateur depuis l'expression du besoin jusqu'à la facture • La facture pouvant être dématérialisée suivant plusieurs scénarios dépendant des possibilités offertes par les fournisseurs, des contraintes légales et des normes de sécurité Air France : • Envoi en XML ou EDI • Saisie distante sur EBP par un accès sécurisé • Voir Schéma page suivante

23. Catalogs Catalog Architecture proposée : Fournisseur X FireWall Internet Fournisseur Y Fournisseur Z ITS 2.21 EBP Application logic Basis / CA 4.5B R/3 4.0B

24. Remarques sur l'architecture applicative : • Dans l'objectif de simplifier les liens entre EBP et le back office R/3, nous suggérons un scénario d'intégration en "stand alone" avec les caractéristiques ci-après. Cette description est donnée à titre d'exemple, la phase de Discover précisera bien entendu la cible de l'architecture applicative et fonctionnelle. • Intefaces • Liens ALE pour le référentiel maître situé dans R/3 pour les articles, fournisseurs, et contrats, • Remontée de la commande après validation du "shopping basket" dans EBP, • Remontée en ALE des réceptions réalisée dans EBP, • Remontée en ALE des factures saisies dans EBP dans le cas du scénario de dématérialisation avec saisie distante • Workflow • Les spécification du Workflow détaillées dans le programme SAP Air France seront reprise pour le Workflow EBP, • La structure hiérarchique de EBP supportant le Workflow pourra être reprise suivant des modalités qui restent à définir • Voir schéma page suivante

25. Référentiel DA Validation Commande Liens entre SAP MM et EBP proposés Réception Facture SAP MM FI CO Pré-engagement EBP Fournisseur Processus sur stock Processus catalogue, appro, acheteur Référentiel

26. Remarques sur l'architecture applicative : • L'architecture applicative envisagée est la suivante : • Catalogue d'entreprise Air France • Constitué des données articles (dont prix et images) et fournisseurs correspondants référencés les achats Air France • Des autorisation d'accès par utilisateur • Supporté par une base de données et un moteur de recherche intégré à EBP • EBP comprenant • Les données de base nécessaires aux achats • L'ensemble des flux utilisateur de l'expression du besoin à la facture • La facture pouvant être dématérialisée suivant plusieurs scénarios dépendant des possibilités offertes par les fournisseurs, des contraintes légales et des normes de sécurité Air France : • Envoi en XML ou EDI • Saisie distante sur EBP par un accès sécurisé

27. Table des matières • Notre compréhension de votre besoin • Points clés de notre offre • Les particularités de votre contexte • Les questions clés du ciblage • La démarche proposée • Planning et budget • Annexes

28. Approche proposée :Modalités de réalisation du pilote sur le plan assistance à maîtrise d'œuvre • Le développement du pilote s'effectuera suivant les volets suivants : • Contenu Business Achat • Définition et mise en place des principes de gestion du référentiel article et catalogue • Production ou reprise des catalogues • Process • Formalisation des processus achats avec l'intégration SAP MM-FI 4.0B et EBP suivant les différents cas métiers • Prise en compte des scénarios de l'expression du besoin à la réception et au contrôle facture • Paramétrage du module d'e-procurement et SAP MM • Workflow : paramétrage des règles de validation et mise en place de la structure HR nécessaire • Rôles et autorisations • Paramétrage ad'hoc dans SAP • Gestion du changement • Formation des utilisateurs sur les nouveaux processus (impact des outils) et sur les outils • Communication auprès des acteurs • Identification des impacts fournisseurs et actions de gestion du changement ad'hoc • Architecture • Installation de ITS, EBP • Activation des scénarios d'intégration SAP MM / EBP • Reprise de données pour le périmètre du pilote et mise en exploitation

29. Approche proposée :Modalités de réalisation du pilote sur le plan assistance à maîtrise d'ouvrage • Le projet SAP-MM correspond pour Air France à un changement important dans le mode de fonctionnement de la fonction Achats : il s'agit désormais de mettre à profit le saut technologique représenté par l'e-Procurement pour optimiser ce changement • La réussite de cette seconde phase se mesurera à l’utilisation de l’outil et à la satisfaction des utilisateurs. Il conviendra donc de prendre en compte les points d'insatisfaction actuels liés à : • l'ergonomie de SAP-MM, peu satisfaisante pour les utilisateurs occasionnels que sont généralement les demandeurs • les contraintes liées aux enchaînements obligatoires des tâches de validation, aux réceptions, … • la gestion du référentiel article, extrêmement lourde dans son contexte actuel • les ouvertures attendues de des technologies e.Proc vers l'extérieur • … sans oublier les actions « classiques » de gestion du changement : • communication • formation, • accompagnement sur le terrain

30. Approche proposée :Modalités du pilote sur le plan assistance à maîtrise d'ouvrage (suite) • Notre mission d'assistance à la maîtrise d'ouvrage comportera : • Assistance au pilotage du projet : • Assister le chef de projet Air France dans le pilotage opérationnel des travaux afin de respecter les objectifs du projet, garantir la qualité des prestations et des livrables et assurer la bonne intégration fonctionnelle et système. • Assistance à la conception générale • Assister le Chef de Projet Air France dans la définition des principes généraux et modalités générales de fonctionnement du nouveau système : cadrage du projet • Assistance à la validation des produits finis • Assister le Chef de Projet Air France dans l'assurance qualité et la gestion du processus de validation des documents • Assistance à la gestion du changement • Assister le Chef de Projet Air France à insérer le nouveau système dans l'organisation et à mettre en oeuvre les dispositifs destinés à surmonter les résistances au changement • Assistance à la recette d'intégration • Aider les utilisateurs à valider l’aptitude du paramétrage, des développements et des interfaces à passer en production • Assistance à la définition du plan de déploiement • Assister le Chef de Projet Air France à définir la stratégie de déploiement et concevoir et réaliser les outils d'aide au déploiement

31. Discover Design Develop Deploy Réaliser le prototype Concevoir en détail les flux Concevoir les processus cible Valider la cible sur une maquette paramétrée Lancer le projet Définir le périmètre Identifier les contraintes, les principes et les hypothèses Mettre en place un site opérationnel ouvert au public Former les futurs utilisateurs du système Approche proposéeNotre méthode, Catalyst 4D e-procurement, powered by ASAP • Catalyst 4D e-procurement est une démarche spécifique e-procurement, éprouvée et compatible ASAP • Cette méthodologie rigoureuse privilégie l'obtention rapide d'un résultat avec un enrichissement progressif du contenu au fur et à mesure du déploiement. • Elle repose sur les principes fondamentaux suivants: • Acquérir la vision de la problématique d'ensemble avant de chercher une solution. • Susciter l'adhésion par l'exemple en mêlant utilisateurs et concepteurs pour atteindre le consensus. • Valider la solution retenue sur un prototype. • Obtenir des résultats partiels rapidement plutôt qu'un résultat global à une échéance lointaine et améliorer la solution au cours du déploiement. • Lier qualité et productivité en éliminant toute activité sans valeur ajoutée et en insistant sur les activités à fort potentiel comme les ateliers et le prototypage. • Phasage de la méthode :

32. Approche proposéeCatalyst 4D e-procurement, Discover • Objectifs • Une étape rapide pour définir les bases du site • Définir le périmètre et lancer le projet • Préparer les chantiers fonctionnels et les actions à entreprendre • Identifier les processus cibles • Analyser l'environnement technique • Démarche • Pilotage de projet • Réunion de lancement pour valider le planning, l'organisation de projet, le périmètre de notre intervention et les différents interlocuteurs avec les responsables d'Air France • Contenu Business Achat • Identification des fournisseurs à impliquer • Définition du format du contenu • Process et outils • Ateliers avec les intervenants d'Air France pour élaborer les grandes lignes de l'architecture fonctionnelle • Définition de la cible "process" • Gestion du changement • Organisation de la gestion du changement • Définition détaillée du site pilote • Identification du périmètre des utilisateurs concernés • Réunion de lancement avec tous les intervenants du projet pour présenter le projet et les mobiliser • Architecture • Définition de la cible technique et des interfaces • Organisation • Durée : 1 mois • Charges estimée : • Equipe CSC : • Equipe Air France : • Méthodologie : • - Ateliers réunion de lancement et entretiens avec les responsables du projet, les représentants des utilisateurs, et de l'informatique • - Comités de projet et de validation • Livrables • Planning détaillé du pilote e-procurement • Périmètre du projet • Processus cible • Principes de l'architecture cible • Programme de gestion du changement

33. Approche proposéeCatalyst 4D e-procurement, Design • Objectifs • Concevoir les processus par typologie d ’achat • Préciser l ’architecture applicative cible • Démarche • Pilotage de projet • Suivi de projet et coordination • Contenu Business Achat • Définition des formats de catalogue • Définition détaillée et maquettage des principes de gestion du référentiel article • Process et outils • Rédaction des spécifications fonctionnelles détaillées • Réalisation de maquettes pour valider des points de faisabilité • Configuration des catalogues fournisseurs et obtention des catalogues de la part des fournisseurs • Gestion du changement • Communication à l'ensemble des utilisateurs impactés par le site pilote • Préparation du plan de gestion du changement fournisseur • Architecture • Installation de EBP et de l'environnement de développement par l'informatique Air France • Administration • Organisation • Durée : 1 mois • Charges estimée : • Equipe CSC : • X consultants • Equipe Air France : • Méthodologie : • - Ateliers et entretiens avec responsable achat, approvisionnement et les utilisateurs clé • - Comités de projet et de validation • Livrables • Dossier de spécification, des processus cibles d'AF • Maquette sur les points de faisabilité • Spécifications fonctionnelles détaillées • Dossier d'architecture

34. Approche proposéeCatalyst 4D e-procurement, Develop • Démarche • Pilotage de projet • Suivi de projet et coordination • Contenu Business Achat • Mise en place des catalogues • Paramétrage de la gestion du référentiel • Process et outils • Paramétrage de EBP et éventuellement de SAP R/3 si nécessaire • workflow de validation • écrans de saisie • gestion du catalogue • moteur de recherche • Chargement des données fournisseurs et production si nécessaire des données manquantes par la « content factory » • Tests de la solution sur les différents navigateurs du marché • Gestion du changement • Recette unitaire de la solution • Préparation de la formation • Architecture • Paramétrage des interfaces EBP / SAP R/3 • Mise en place de l'environnement de production • Tests du mécanisme de mise en production • Objectifs • Réaliser le prototype de la solution : le pilote • Organisation • Durée : 1 Mois • Charges estimée : • Equipe CSC : : • Equipe Air France : • Méthodologie : • Travail de paramétrage • Réunions de conception détaillée • Comités de projet et de validation • Livrables • Prototype intégré à SAP MM et validé • Plan de formation

35. Approche proposéeCatalyst 4D e-procurement, Deploy • Objectifs • Mettre en production le pilote • Démarche • Pilotage de projet • Suivi de projet et coordination • Contenu Business Achat • Préparation ou modification des catalogues et du contenu • Process et outils • Suivi du site pilote (activités, fréquentation, incidents) • Développement ou paramétrage des corrections éventuelles • Gestion du changement • Formation des « key user » et démultiplication de la formation à l ’ensemble des utilisateurs • Identification des autorisations • Recette finale de la version  par les intervenants d'AF • Architecture • Mise en production • Administration de l'outil • Organisation • Durée : 1 Mois dont 2 semaines d'assistance au démarrage • Charges estimée : • Equipe CSC : • Equipe Air France • Méthodologie : • Assistance aux utilisateurs • Comités de projet et de validation • Livrables • Version pilote de la solution en ligne • Formation • Manuels d'exploitation

36. Approche proposée :Zoom sur le plan assistance à maîtrise d'ouvrage • Notre mission d'Assistance à la Maîtrise d'ouvrage comportera • Assistance au pilotage du projet • Assistance à la conception générale • Assistance à la validation des produits finis • Assistance à la gestion du changement • Assistance à la recette d'intégration • Assistance à la définition du plan de déploiement

37. Approche proposée :Zoom sur le plan assistance à maîtrise d'ouvrage • Assistance au Pilotage du Projet • Objectifs : • Assister le chef de projet Air France dans le pilotage opérationnel des travaux afin de : • Respecter les objectifs du projet • Garantir la qualité des prestations et des livrables • Assurer la bonne intégration fonctionnelle et système • Contenu • Suivi d’avancement, coordination des équipes, analyse des risques • Coordination entre l'équipe projet et les équipes informatiques Air France • Synchronisation avec les autres projets de refonte du SI Air France : Contrôle de Gestion, Finance, Ressources Humaines, Industrie • Suivi du planning global du projet • Préparation des réunions de projet et du Comité de Pilotage • Gestion des risques et des points ouverts

38. Approche proposée :Zoom sur le plan assistance à maîtrise d'ouvrage • Assistance à la Conception Générale • Objectif • Assister le Chef de Projet Air France dans la définition des principes généraux et modalités générales de fonctionnement du nouveau système • Contenu • Assistance à l'expression des besoins des utilisateurs • Expertise métier "Achats" et conseil sur les transformations induites par les nouvelles technologies • Préparation des dossiers d'arbitrages fonctionnels • Suivi de la cohérence avec le schéma global de gestion de SAP MM • Identification des points d’intégration entre domaines fonctionnels, entités organisationnelles et entre les modules SAP, interfaces et spécifiques concernés

39. Approche proposée :Zoom sur le plan assistance à maîtrise d'ouvrage • Assistance à la Validation des Produits Finis • Objectifs • Assister le Chef de Projet Air France dans l'assurance qualité et la gestion du processus de validation des documents • Contenu • Définition préalable des critères de validation • Constitution d’une équipe de validation selon le thème défini • Revue du produit fini par l’équipe de validation • Formalisation écrite des réserves éventuelles • Transmission du compte-rendu de revue au chef de projet qui décide de prononcer ou non la validation provisoire • Correction des réserves par le responsable de domaine • Revue du résultat des corrections apportées • Transmission du compte-rendu de revue au chef de projet qui décide de prononcer ou non la validation définitive du produit fini

40. Approche proposée :Zoom sur le plan assistance à maîtrise d'ouvrage • Assistance à la Gestion du Changement • Objectifs • Assister le Chef de Projet Air France à insérer le nouveau système dans l'organisation et à mettre en oeuvre les dispositifs destinés à surmonter les résistances au changement • Contenu • Définition et réalisation des actions de conduite du changement • Recensement sur le terrain des utilisateurs et profils associés • Définition de la stratégie de formation et réalisation des supports : contenu à adapter en fonction du choix du site pilote et des populations concernées • Définition du plan de communication : forum de démonstration, lettre de la Délégation Générale aux Achats, envoi de SAP News, ... • Pilotage des interactions avec les fournisseurs • Analyse du ROI et mise en œuvre des indicateurs de performance • Assistance des utilisateurs au démarrage : coaching sur le terrain

41. Approche proposée :Zoom sur le plan assistance à maîtrise d'ouvrage • Assistance à la Recette d'Intégration • Objectif • Aider les utilisateurs à valider l’aptitude du paramétrage, des développements et des interfaces à passer en production • Contenu • Tester les flux complets du périmètre étendu à chaque groupe de déploiement • Tester l'intégration entre EBP, le module MM et les modules financiers FI et CO, les batchs, interfaces et développements spécifiques • La recette s’appuie sur des flux que les utilisateurs pourront rencontrer en utilisation réelle du système, ce qui constituera donc une première prise en main. • Elle met en œuvre des outils: • Les diagrammes des flux détaillés : • La fiche de suivi des flux • L’affectation des tests • La fiche de scénario • La gestion des anomalies via Notes • Le planning de déroulement des scénarios

42. Approche proposée :Zoom sur le plan assistance à maîtrise d'ouvrage • Assistance à la Définition du Plan de Déploiement • Objectifs : • Assister le Chef de Projet Air France à définir la stratégie de déploiement et concevoir et réaliser les outils d ’aide au déploiement • Contenu • Définition d'une méthode de déploiement du nouveau système sur les sites déjà déployés avec SAP MM et sur les nouveaux sites : le contenu des actions à mener sera extrêmement dépendant des choix d'architecture entre EBP et MM • Validation de la stratégie de déploiement : • priorités de déploiement et identification des actions spécifiques éventuelles • évaluation des charges et des délais • Analyse préparatoire au déploiement par site recensement des spécificités éventuelles • état d’avancement des travaux préparatoires • appréciation des résistances au changement • Analyse des impacts sur la conduite du projet Achats • organisation générale des structures de projet • plan qualité • planning général

43. Table des matières • Notre compréhension de votre besoin • Points clés de notre offre • Les particularités de votre contexte • Les questions clés du ciblage • La démarche proposée • Planning et budget • Annexes

44. Détail des charges internes et externes et charge financièreDétail des charges internes et externes • Compte tenu de notre expérience dans ce type de projet et notre bonne connaissance de votre contexte, nous vous proposons la constitution de l'équipe suivante : • Charges internes : • Un sponsor : 20% • Un chef de projet : 100% • 3 utilisateurs pilotes : 100% • Un responsable SI : 30% • 2 informaticien : 100% • Charges externes : Nous vous proposons l'assistance suivante :

45. Détail des charges internes et externes et charge financièreSynthèse financière • Engagement proposé : • Nous vous proposons un engagement au forfait sur la base de XXX FF HT et hors frais.Cet engagement est supporté par les hypothèses suivantes : • Mise à disposition des plate-formes techniques par Air France à partir du XX • Implication des ressources Air France tel que défini • Prise de décision rapide d'Air France • Composition, gestion du contenu et hébergement du catalogue pris en charge par Air France • Support post-démarrage assuré par les ressources internes suite au transfert de compétence réalisé lors de la phase de Deploy • Mode de facturation proposé : • Nous vous proposons le mode de facturation suivant : • 30 % … • 40 %… • 50 %…. • 30 %… • le reste à la dernière reception Voir contrat AF

46. Table des matières • Notre compréhension de votre besoin • Points clés de notre offre • Les particularités de votre contexte • Les questions clés du ciblage • La démarche proposée • Planning et budget • Annexes

47. Pourquoi CSC Peat Marwick ? • CSC est selon IDC aujourd'hui le plus important développeur de places de marché au mondeavec plus de 60 places de marché en production à ce jour. CSC a donc largement descendu la courbe d'expérience en matière de commerce électronique BtoB. • CSC présente l'avantage d'avoir une double compétence : Métier et Technologiquece qui permet de vous garantir contre le risque de technologie "gadget". Nous connaissons très bien les métiers achat et approvisionnement et nous savons parfaitement faire la part des choses entre ce qui constitue un support à de vraies avancées métier et ce qui relève de la pure vitrine technologique. • CSC dispose de premiers retour d'expérience sur les projets que nous avons actuellement sur différents outils : Nous mettons en œuvre actuellement des outils tels que BtoB procurement (chez Delphi) ou Oracle Internet procurement (chez TDF), expériences qui nous permettent de mieux apprécier les difficultés à anticiper. • CSC a pour constante préoccupation la rentabilisation et le retour sur investissement des projetsqu'il conduit pour ses clients : c'est un élément culturel de l'entreprise. Ceci constitue une garantie quant au pragmatisme des recommandations que nous vous ferons. • Enfin, les éléments économiques que nous vous remettrons en conclusion de cet exercice constitueront un engagement de notre partdans le cas ou vous souhaiteriez nous associer à la mise en œuvre de celui-ci.

48. Alluminium B2B Market Place Plastic market place Industrial component manufacturing Freight and transport services market place Chemistry B2B market place Plastic derivatives product market place Steel market places Food and beverage market place Science life B2B portal Quelques exemples de nos expériences • Développement d'un système d'approvisionnement on line sur base intranet • Intégration SAP • Couverture MRO / frais généraux • Application spécifique sur base Web de workflows achats • traitement de gros volumes • processus de validation et achats totalement intégrés • Implémentation Ariba • Intégré ERP • Catalogue management • Workflow et processus d'approbation • Envoi de commandes automatiques • MRO procurement via Internet • Connexion des clients d'AIRBUS directement à l'ERP (SAP) via le net • Implémentation de fonctions available-to-promise et order tracking • Accès par browser interne • Intégration traitement commande / livraison • Connexion aval de la supply chain • Autres projets en cours de déploiement de solutions e-proc, e-sales catalogue par l'équipe française Et aussi plus de 60 market places... Delphi, TDF, DANONE, Lyreco, Manutan,Otis, La Poste, Pechiney ...

49. CSC References : SAP BBP implementations Notre expérience sur SAP/CommerceOne EBP Status : Live Pilot in Germany • Implementation of SAP BBP solution version 2.0 • Integration with SAP R/3 back-end system • 20 pilot users of central purchasing • product categories for pilot are office supplies, equipment, technical materials • buy-site catalogs defined in SAP EBP(some are based on the Intershop Catalog Solution) • waiting for roll-out agreement • plant visit requested, waiting for approval EBP 1.0 is based on the SAP BBP 2.0 solution Status : Pilot implementation • Implementation of SAP BBP solution version 2.0 • Integration with SAP R/3 back-end system in scope • Pilot product categories limited to major indirect materials • Plant visit requested and waiting for approval

50. CSC References : SAP BBP implementations Notre expérience sur SAP/CommerceOne EBP Status : Standalone pilot go live March 2001, Back-end integration scheduled for July 2001 • Implementation of SAP BBP version 2.0 • Integration with SAP R/3 back-end system in Pilot 2 • Connection to Achilles Marketplace (build on MySap.com) with requisite catalog Status : Operational and available to DELL customers • CSC and Dell developed an e-procurement solution for Dell customers. • The purpose of this solution is to install it at 100 customers of DELL who also have the SAP R/3 system. By this those customers are able to integrate their catalog with the catalog of Dell and perform product configurations. • This web based, fully integrated electronic procurement process uses modern sign-off workflow technologies for approval