A projekt az Európai Unió támogatásával, az Európai Szociális Alap

1. „Gyakorlatorientált képzési programok kidolgozása a turisztikai desztináció menedzsment és a kapcsolódó ismeretanyagok oktatására” TÁMOP-4.1.2-08/1/A-2009-0034 projekt Regionális turisztikai menedzsment/BSc/ /Differenciált szakmai ismeretek modul/ Információs irodák menedzsmentje /A tantárgy neve/ Debreceni Egyetem Gazdálkodástudományi és Vidékfejlesztési Kar Pannon Egyetem Georgikon Kar Szegedi Tudományegyetem Mérnöki Kar A projekt az Európai Unió támogatásával, az Európai Szociális Alap társfinanszírozásával valósul meg.

2. 14. Előadás témakörei • Az információs irodák rendezvényszervező tevékenysége III. • Szakmai vásárok szervezése rendezése; • A turisztikai vásár , mint komplex eseménymarketing; • A vásári részvétele feladatai és szabályai; • A résztvevők köre, a részvételi feltételek; • A vásárszervező feladatai; • A vásári résztvevő feladatai; • A szakmai vásárok kiegészítő rendezvényei; • A vásárok follow up tevékenysége;

3. 14. ELŐADÁS ANYAGA • Szakmai kiállítás (és vásár): • a kiállítás és a vásár fogalma • erődemonstráció • potenciális vevőknek • figyelemfelkeltő és meggyőző legyen • azonos helyszín és időszak • szakmai és látványos elemek • stand és személyzet • vásárvárosok • presztízsérték • kettős befogadói szituáció • a kiállítás megszervezése: tervezés, előkészítés, lebonyolítás, utómunkák • a szakmai szervezet, a szervező és a megrendelő feladatai • a vásár: • története: középkor, Európa és Magyarország • fajtái: általános vásár; szakvásár: többszakos, vertikális, horizontális

4. 14. ELŐADÁS ANYAGA • Szakvásárok, szakmai kiállítások: • különlegesen fontos, speciális rendezvénytípus; • Definíció:az a kiállításfajta, amelyen egy adott árucsoport gyártói, forgalmazói koncentráltan jelennek meg a számukra fontos érdeklődők, potenciális vevők előtt. • A kiállításon való részvétel, nemcsak a a termék milyensége, a prezentáció módja. Az ötletek sokasága a szakmai közönség figyelemfelkeltésén kívül „erődemonstrációt. Flottatüntetést” is jelent, a potenciális vevők meggyőzése, a konkurencia elrettentése érdekében; • Mikor érdemes részt venni egy kiállításon? • 1./ Ha van mit megmutatni; • 2./ Ha be akarunk lépni a piacra;

5. 14. ELŐADÁS ANYAGA • 3./ Ha új terméket kívánunk bevezetni; • 4./ A meglévő termék tesztelése; • 5./ Vásárlói vélemények begyűjtése; • 6./ Ha az értékesítési csatornákat szeretnénk bővíteni; • 7./ Partnerkeresés; • 8./ Viszonteladói hálózat megerősítése; • A kiállítás végső célja kettős: • 1./ a forgalom növelése; • 2./ az imázs erősítése; • A szakmai kiállítások jellegzetessége, hogy azt szakmai szervezetek, ilyen kiállítások rendezésére szakosodott állami, regionális hatalmi vagy igen jelentős magánszervezetek képesek megrendezni;

6. 14. ELŐADÁS ANYAGA • Kis történelem: • -első kiállítás- Ptolemaiosz Pfilométer fáraó (i.e. 181-146) Kleopátrával való házasságkötése alkalmából (thébai és memphisi művészek állítottak ki; • - római birodalom – fórum; • - német vásárok – Messe- a Missa szóból, (mise) ered- XV-XVI. században híres vásárok: lipcsei, lyoni és novgorodi vásár; • - 1535 – frankfurti könyvvásár- Luther biblia első példánya; • - 1564 Ausburg – első kiállítási katalógus; • - 1851 London – első világkiállítás; • Célja a mai napig érvényes: a fejlődés bemutatása, a kulturális és gazdasági haladás irányának megjelölése. • - 1842. Első magyar kiállítás. (Kossuth Lajos kezdeményezte és rendezte)

7. 14. ELŐADÁS ANYAGA • - 213 kiállító, 218 kiállítási objektum, 14425 fizető látogató; • - II. világháború után – Tavaszi és Őszi BNV- tavasz: beruházási javak, ősz: fogyasztási cikkek; • - az általános vásárok mellett megjelentek a szakvásárok, szakkiállítások; • - jelentős szerephez jutottak a regionális vásárok; • „ A vásárok piac jellegű rendezvények, amelyek egy vagy több gazdasági ágazat átfogó árukínálatát nyújtják” AUMA (Austellungs-und Messe-Ausschun der Deutschen Wirtschaft- német vásárokat felügyelő szervezet) • - Jellemzőik: • - legalább 20 %-os külföldi részvétel; • - rendszeres időközökbe rendezik; • - ugyanazon a helyen,

8. 14. ELŐADÁS ANYAGA • A kiállítások: • - lehetnek hagyományteremtők; • - azonos helyen, azonos időszakban; • némileg változó témakörben; • A megjelenés erősíti az imázst, a távolmaradás kérdéseket vet fel a céggel kapcsolatosan; • A szervezés: • - A szervezés ideje több hónap, nagyon gyakran egy év; (az előző kiállítás lezárása után kezdődik); • -a résztvevők általában visszatérők; • - a közönsége nagysága indokolja a több napos időtartamot;- átlag három-hat nap, de van tíz napos is; • - az időtartamot a várható látogatók száma határozza meg;

9. 14. ELŐADÁS ANYAGA • - kapcsolódó rendezvények; • A kiállítások költségesek: • - a részvételi díjak eltérőek: függnek a stand elkészítési költségeitől, nagyságától, a prospektusok minőségétől, mennyiségétől; • A kiállítások szervezésének szereplői: • Szakmai szervezet: • Feladatai: • - meghatározza a rendezvény célját; • - meghatározza rendezvény címét, nevét, mottóját; • - meghatározza a témaköröket, amelyek a kiállításon végigvonulnak; • - megteremti a szakmai védnökséget; (presztízs személyek, megnyitó személye)

10. 14. ELŐADÁS ANYAGA • - műszaki berendezések biztosítása; • - közüzemi feltételek biztosítása • - kiegészítő szolgáltatások biztosítása; (büfé, étkezés, pihenés, illemhelyek) • - nyomdai munkálatok biztosítása (meghívók (egy évvel előbb- adatszolgáltató lapok), katalógus, pótfüzet; • - számítógépes rendszer biztosítása (adatok, regisztráció, naprakészség); • - a folyamatos és pontos adategyeztetés, regisztráció, postázás; • - szállásbiztosítás; (kiállítók, vendégek), maximum 15-50 kilométeres távolságon belül;- folyamatos kiállítók már az előző kiállítás végén megrendelik; • - kapcsolódó rendezvények megszervezése; • - dekoráció, kiállítási elemek megtervezése és kivitelezése; • - költségvetés elkészítése, szolgáltatások árainak pontos megállapítása (nem túlzott), folyamatos számlázás; • - helyi regisztráció, információs szolgálat biztosítása; • -a kiállítási árúk be- és kiszállításának megszervezése;

11. 14. ELŐADÁS ANYAGA • - raktárak biztosítása, vámolás, belső szállítás megszervezése; • - megfelelő számú személyzet biztosítása, irányítása, koordinálása (beléptetés, hostessek, őrzés) • - utómunkálatok elvégzése (bontás, visszavételezés,) • A megrendelő feladatai ( kiállító): • - termék kiválasztása, megjelentetésének meghatározása; • - A megjelenés struktúrájának meghatározása; (stand nagysága, felépítése, kivitelezése, jellege) • - partnerlista előkészítése, tárgyalások tervezése, előkészítése; • - a kiállításon résztvevő munkatársak kiválasztása, felkészítése; • - információs anyagok meghatározása, összeállítása, legyártása; • - a személyzet megjelenésének feladatai (egyenruha, utazás, szállás, belépő, parkolójegy, napidíj) • - standon történő vendéglátás megszervezése (kávé, üdítő, aprósütemény, stb.)

12. 14. ELŐADÁS ANYAGA • - felméri a kiállításhoz szükséges helyszínt és technikát; • ( csak akkor derül ki, amikor a kiállítók megküldték hely és technika igényüket- kiállítási programjukat a katalógus elkészítéséhez- villamos energia igény – standnagyságok meghatározása, ésszerű standmennyiség meghatározása (se túlzsúfolt -se üres helyek); • Szakmai programok összeállítása;- termek, szükséges technikai eszközök biztosítása; • A rendezvényszervező feladatai:az a szervezet, amely a kiállítás egészét szervezi meg és biztosítja a működését, lefolyását; • - helyes időpont kiválasztása; (más kiállításokhoz, ünnepekhez viszonyítva) • - a rendezvény jellegének, imázsának kialakítása;( a változó igények tükrében megújítani) • - a helyszín biztosítása; (ha állandó helyen van nem gond, új vagy vándorkiállítás esetén)

13. 14. ELŐADÁS ANYAGA • - ugyanazon időpontban; • - a kiállítók termelők, vagy viszonteladók; • - a vásár olyan rendezvény, amely bemutatja a vállalat már a piacon lévő termékválasztékát, célja a kereskedők és viszonteladók tájékoztatása, alapvető cél a konkrét üzletkötés vagy az üzletkötés elősegítése; • - a látogatók jelentős része fogyasztó; • - bemutatja a vállalat: • műszaki fejlettségének színvonalát; • a művész teljesítőképességét; • A szakvásárnak két fajtája van: • Horizontális: • - az árukínálatot rokon vagy gyakran egymástól nagyon távol eső iparágak termékei alkotják;

14. 14. ELŐADÁS ANYAGA • Vertikális:- egy-egy ágazat kínálatát nyújtják, jellegénél fogva szakemberek szűk csoportját érinti; • Különbségek:

15. 14. ELŐADÁS ANYAGA • A részvétel főbb céljai: • - az ágazat műszaki-fejlesztési irányának megismerése; • - új technológiák; • - Know-how; • - a fejlesztési célkitűzések megfeleltetése az általános irányvonalnak; • - Új cégek, potenciális versenytársak feltérképezése; • - a termék versenyképessége a konkurencia kínálata mellett; • - a hagyományos ügyfelekkel történő kapcsolattartás; • - információszerzés; • - az adott ország, régió helyzetének megismerése; • - a termék, a vállalat imázsának mérése; • - a piaci részesedés növelési lehetőségének felmérése; • - a kiállítás résztvevőinek felmérése;

16. 14. ELŐADÁS ANYAGA • A kiállítási terv elemei: • - A vásár, kiállítás megnevezése, helye, időpontja; • - Árulista; • - Terület-igény (fedett-nyitott); • - A kiállítási idő alatt tervezett rendezvények; • - A költségek; • - Előző vásárok tapasztalatai; • Standtípusok: • A méretet befolyásoló tényezők: • - mekkora helyet igényelnek a terméke? • - hogyan történik a kommunikáció, milyen rendezvényeket tervezünk? • - funkcionális igények;

17. 14. ELŐADÁS ANYAGA • A kiállítások tervezésének néhány fontos elve: • - a közönségvezetés: szabadáramlású, pszichikai elemek irányította, fizikai elemek irányítottak; - függ a kiállítás jellegétől, terület nagyságától, fedett és zárt terület egymáshoz való kapcsolatától; • - pihenőhelyek kialakítása; • - zárt terület: mennyezet szerepe – más szín; • - szabad terület: általában nagy teret igénylő termékek számára; • - tárgy: kiállításra alkalmas formában, a környezethez is alkalmazkodva, egyedi vagy sorozattermék • - kép: ha a termék nem alkalmas kiállításra-fotó • - felirat: minél kevesebb, annál jobb a hatásfok; azonos grafikai megoldások a kiállításéval; • - fény: fontos tényező a figyelemkeltéshez (megvilágítás) • - szín: jelkép. szimbólum, védjegy;

18. 14. ELŐADÁS ANYAGA Vásári látogatók Tájékoztatást igénylők Általános szakmai érdeklődők Lappangó vevők Vételi szándék nélküliek Stand megtekintés Döntés a vételi szándékról Információt elraktározó Pozitív negatív Follow-up munka mindkét csoportban

19. 14. ELŐADÁS ANYAGA • A szakvásár a kereslet és kínálat koncentrálásának és /vagy a kínálat bemutatásának eszköze; • - Marketingkutatási funkciók: • - üzleti lehetőségek felmérése; • - versenyhelyzet felmérése; • - Kapcsolatápolás: • - új kapcsolatok, potenciális vevők; • - régi kapcsolatok ápolása; • - Termékmarketing: • - szakmai trendek felmérése; • - terméklemutatás; • - teméktesztelés; • - új termékek bevezetése;

20. 14.ELŐADÁSANYAGA Kiállítás reklám céget cég terméket látják Public Realitons Személyes eladás Az összbenyomás erősíti az imázst Sales Promotion módszerek alkalmazása

21. 14. ELŐADÁS ANYAGA • A vásárok kommunikációs terve: • 1./ helyzetelemzés: (előző kiállítás) • - milyen médiumokat vettünk igénybe és milyen eredménnyel? • - milyen volt a sajtórendezvények visszhangja? • - van- e további kapcsolat az újságírókkal? • - milyen cikke jelentek meg a cégről? • - hogyan használták fel sajtóanyagot az újságírók? • - keresték-e két kiállítás között a céget az újságírók? • 2./ Cél meghatározás • 3./ A cél megvalósításához szükséges kommunikációs eszközök: • - sajtórendezvények; • - PR cikkek; • - sajtóreggeli;

22. 14. ELŐADÁS ANYAGA • - egyéb rendezvények; • - vevőtalálkozó; • - termékbemutató; • - céges tájékoztató kereskedelmi cégek, viszonteladók részére; • 4./ Időpontok meghatározása; • 5./ Médiatervezés: • - kiállítás előtti üzeneteket megjelenítése; -figyelemfelkeltés (napilapok, szaklapok, TV, Rádió, Internet,) • - kiállítás ideje alatti:- megjelenés a napi vásári sajtóban /híradóban; különszámban, egyéb a kiállításra megjelent anyagban (katalógus) • - kiállítás után: cikkek archiválása, köszönőlevelek az újságíróknak, médiumoknak, a kommunikációs munka értékelése;

23. 14. ELŐADÁS ANYAGA • Informátor szabályzat: • Általános szabályok: • képviseli a Magyar Köztársaságot, • a saját cégét; • a saját egyéniségét; • Viselkedése nem lehet ellentétes a fentiek érdekével (nyilatkozatok, vélemények, bírálatok) • - ugyanez vonatkozik a fogadó országgal kapcsolatosan is; • Viselkedési szabályok: • Tiszteletadás- amely az udvariasságban nyilvánul meg; • Határozottság; • Mértéktartás; • Jó ízlés;

24. 14. ELŐADÁS ANYAGA • Egyéb szabályok: • A kiállítás ideje alatt a kiállítás vezetőjének tartoznak felelősséggel; • Magas szintű szakmai és nyelvtudás; • A vállalat teljes tevékenységét érintő üzlet- és árpolitikai kérdésekről nem nyilatkozhat; • A sajtó, rádió, televízió részére interjút szóban és írásban csak felhatalmazás birtokában tehet; • Felelős a rábízott információs anyag minőségéért, mennyiségéért; • A kiállítás befejezése után értékeli a lebonyolítást;

25. 14. ELŐADÁS ANYAGA • A látogatói részvétel oka:InformációszerzésÚj ötletek gyűjtéseÚj piaci szereplők megismeréseImage építés“Laboratóriumi körülmények”Kommunikáció (Felmérések szerint a szakmai vásárok látogatóinak 80%-a döntéshozó!) • Melyik kiállításon vegyünk részt? • A döntést befolyásoló tényezők:- Helyi vagy nemzetközi piacot célozza: pl.: SHI&E a skandináv piac vására vagy EIBTM nemzetközi vásár? • - Kiállításról szerzett információk alapján:- Tavalyi évek statisztikái, látogatottság, preferenciák, kiadványok, szponzorok… stb.

26. 15. ELŐADÁS ANYAGA • Kiállítás költségei = részvétel + utazás + szállás + reklám + DM • Korábbi kiállítók / látogatók véleménye? • Kiállítási szándék előtt célszerű először, mint látogató megnézni a kiállítást. • Döntés előtt: összes információ és alternatíva mérlegelése! • A lebonyolítást tervezzük meg! • Jelöljünk ki egy felelőst, aki utazik és összefogja a teendőket! • Határozzuk meg a kommunikáció irányát! • Mérlegeljük a segítő és gátló körülményeket! • Tervezzük meg a kiállítási naptárunkat! • Kiállításonként lehetőség szerint feladat és ütemtervet is készítsünk! • Állítsuk össze a költségvetést

27. 14. ELŐADÁS ANYAGA • Kiállítási promóció • Fontos! A célközönségünk tudjon róla, hogy vállalatunk részt vesz az adott kiállításon! • Lehetőségek: • Sajtókapcsolatok kihasználása • DM • Hirdetés • Szponzorálási lehetőségek • Szóró-ajándékok • Kiállítási katalógus • Stand személyzet

28. 14. ELŐADÁS ANYAGA • A cég kiállításra küldött embereinek száma függ a kiállítástól, az adott piactól, de legfőképpen a stand méretétől. • Aranyszabályok: • Egy személy kb. 30 látogató színvonalas fogadására képes egy nap. • Ha feltételezzük, hogy egy látogató kb. 5-10 percet tölt el a standon, akkor megbecsülhetjük, hogy egy kiállító maximum 12 látogatót tud fogadni egy óra alatt. • 1 kiállítónak fajlagosan min. 4-5 m2 stand alapterületre van szüksége. • Lehetőleg 2 fő utazzon cégenként.

29. 14. ELŐADÁS ANYAGA • A kiállító személyek legfontosabb erényei: • taktikus, diplomatikus, barátságos, nyitott, jól informált a vállalatról • “Staff training” lényeges a kiállítás sikeréhez! • hogyan csalogassuk a látogatókat a standunkhoz? • hogyan kezdeményezzünk tárgyalást? • hogyan minősítsük a látogatókat és válasszuk ki az emberünket? • a testbeszéd szerepe. • Minden egyes kiállítás előtt, külön kell felkészíteni az informátorokat az adott piac jellegzetességeiről és az oda illő vállalati stratégiáról. • A standot sose hagyjuk informátor nélkül! • Ha egy potenciális partnert látunk és mással tárgyalunk, beszéljünk meg egy későbbi időpontra találkozót. • Felmérések szerint a látogatók 60 %-a elhagyja a standot, ha egy percen belül nem szólítják meg!

30. 14. ELŐADÁS ANYAGA • A tárgyalások, észrevételek dokumentálása, naprakészség; • A konkurens standok megtekintése, tapasztalatok összegyűjtése; • Utánkövetés • a follow-up a kiállítás sikerének learatása. • rendkívül fontos fázis. • Budget kontroll - a kiállítás hatékonyságának mérése: • Értékesítési eredmények • Döntéshozókkal felvett kapcsolatok száma • Szerződésekre jutó költség • Szerződéskötések száma • Látogatók, érdeklődések, névjegyek száma • Szétosztott kiadványok száma • Media cikkek generálása, sajtó visszhang

31. 14. ELŐADÁS ANYAGA • Szerzett információk milyensége és mennyisége • Minden egyéb tényező ami befolyással bír • Utolsó lépés: úti jelentés (report) készítése, amely a kollégák számára is fontos!

32. AZ ELŐADÁS ISMERETANYAGÁNAK ÖSSZEFOGLALÁSA • A desztinációs irodák kiemelt feladata a turisztikai vásárokon való részvétel és kisebb vásárok szervezése; • A szakvásár definíciója, jellemzői; • Vásártörténelem; • A várási részvétel céljai, feladatai: szervezők, kiállítók; • A vásár marketing jelentősége; • A vásár tervezése (kommunikációs terv, költségvetés) • Az informátorok feladatai és viselkedési szabályai; • A vásárok follow up- ja;

33. Előadás tananyagához kapcsolódó kérdések Vizsgakérdések:. 1./ Beszéljen a szakmai vásárok jelentőségéről és mutassa be a legfontosabb jellemzőket! 2./ Milyen feladatai vannak a vásár szervezőinek? 3./ Milyen elemeket tartalmaz a szakvásár marketingkommunikációs terve? 4./ Sorolja fel a a vásári informátorok szabályait! Gyakorlatorientált, kompetenciát fejlesztő kérdés/ek: Milyen feladata van a turisztikai vásárokkal kapcsolatban az információs irodának?

34. KÖSZÖNÖM A FIGYELMÜKET! A KÖVETKEZŐ ELŐADÁS TÉMAKÖRE: Az információs irodák rendezvényszervezési tevékenysége IV. • Az előadás anyagát készítette: • Kálmánné Bodó Edit