Ciljevi

1. Upravljanje projektnim ciklusom Projekt jednako razvoj (www.pjr.hr)Ivan SerdarušićKnin, 18.-20.10.2011.

2. Ciljevi • Osvijestiti vještine koje treba graditi i unapređivati za uspješnu provedbu projekata • Dobiti niz značajnih informacija o tome kako uspješno provesti svoj projekt • Upoznati se s dijelovima grant ugovora • Upoznati se detaljnije s ugovornim obvezama, naročito u području financija i vođenja dokumentacije • Proći kroz pravila izvješćivanja, način izmjene ugovora • Naučiti načela javne nabave • Proći kroz izradu natječajne dokumentacije i odbora za ocjenjivanje

3. Čime treba upravljati? • Planiranjem aktivnosti • Koordinacijom provedbe projektnih aktivnosti • Ostvarivanjem ciljanih neposrednih rezultata • Vremenom • Novcem (proračunom) i novčanim tijekom • Projektnim timom • Dionicima projekta, odnosima i komunikacijom • Rizicima • Kvalitetom • Sekundarnom nabavom • Dokumentima

4. Opis posla PM tima (1) • Planiranje provedbe projekta (detaljni raspored aktivnosti) • Cjelokupna koordinacija provedbe projektnih aktivnosti • Praćenje napretka projekta prema predviđenim rezultatima • Planiranje rada svih osoba uključenih u projekt • Odobravanje rada svih djelatnika u projektu (potpisivanje evidencija vremena provedenog na projektu) • Koordinacija rada i outputa dionika • Koordinacija kvalitete neposrednih projektnih rezultata

5. Opis posla PM tima (2) • Upravljanje partnerskim odnosima • Predsjedavanje mjesečnim sastancima projektnog tima te priprema zapisnika i daljnjeg praćenja • Interna evaluacija projekta • Planiranje putovanja / događanja u projektu • Logistika događaja na projektu • Odgovornost za apsorpciju sredstava i prihvatljivost izdataka • Odgovornost za financijsko upravljanje projektnim proračunom • Procesuiranje / odobravanje plaćanja s računa projekta

6. Opis posla PM tima (3) • Odgovornost za postupke sekundarne nabave: izrada natječajne dokumentacije, sudjelovanje u radu odbora za ocjenjivanje, provedba podugovora • Vođenje promotivnih aktivnosti i osiguravanje vidljivosti projekta • Glasnogovornik projekta prema javnosti • Komunikacija s ugovarateljnim tijelom • Odgovornost za narativno izvještavanje prema ugovaratelju • Odgovornost za financijsko izvještavanje prema ugovaratelju

7. Partnerstvo SURADNJA je akt zajedničkog pokušaja da se dosegnu ciljevi koji su korisni svim uključenima, ili možda specifičnije to je proces zajedničkog donošenja odluka među glavnim dionicima u društvu vezano uz rješavanje nekakvog problema. Suradnja često uključuje suradnju među sektorima. Dvije su komponente potrebne da bi se osigurao uspjeh takvog pokušaja suradnje: • Interes u razrješavanju problema i • Određeni nivo međusobne ovisnosti dionika u pogledu problema.

8. Što je partnerstvo? Partnerstvo je odnos u kojem više (nekoliko) (ključnih) dionika zajedničkim snagama upravlja projektom – rješavanjem problema koji se adresiraju - kroz suradnju u pripremi ili provedbi ili drugim zajedničkim naporima potiču inicijative u zajednici u kojoj žive. Svatko od partnera doprinosi zajedništvu s različitim resursima (ljudski, materijalni), imaju jasno definirane odgovornosti i prava a pri čemu mogu očekivati direktnu ili/i indirektnu dobit.bit

9. Partnerstvo

10. Kvalitetno partnerstvo • Zajednički rad u svrhu ostvarenja dogovorenih rezultata • Prihvaćanje zajedničke odgovornosti za ostvarene rezultate • Dugoročna predanost • Otvorena komunikacija • Međusobno povjerenje, poštivanje i razumijevanje • Uvažanje različitosti mišljenja • Ne zloupotrebljavanje pozicije moći

11. Nekvalitetno partnerstvo • gdje postoji duboki jaz u vrijednostima, stavovima i uvjerenjima onih koji bi trebali surađivati • gdje postoji razlika u moći onih koji bi trebali surađivati • gdje pitanja (problemi koji se adresiraju) ugrožavaju ili prijete nekoj od organizacija/institucija • gdje postoji previsok financijski ulog kao garancija održavanja partnerstva

12. Uloge u provedbi • Delegacija Europske unije u Zagrebu/Europska Komisija • Ugovorno tijelo/provedbena agencija • Korisnik bespovratnih sredstava • Partneri na projektu • Ciljna skupina • Pod-ugovaratelji • Ostali dionici

13. Način komunikacije • S ugovornim tijelom: • Pismena komunikacija (vezana uz tehnička, financijska, pitanja nabave, izmjene ugovora itd) • Ostavlja referentan trag iza korisnike i za ugovorno tijelo • Opći uvjeti, čl. 2.2Ugovorno tijelo može zatražiti dodatne informacije u bilo kojem trenutku i ta se informacija mora dati u roku od 30 dana od zahtjeva

14. Način komunikacije • S partnerima i ostalim dionicima: • Središnji projektni tim / širi tim • Mjesečni sastanci • SteeringCommittee (odbor za praćenje) • Bilješke sa sastanka i potpisne liste • Odgovorna osoba (managementreports)

15. Zadatak • Raspravite probleme koji su nastali u provedbi u prethodnim projektima

16. Vježba: problemi • Korisnička ili partnerska institucija je promijenila rukovoditelja, a novi ne podržava projekt   • Voditelj projekta je otišao iz osobnih razloga usred provedbe projekta • Partner kasni s provedbom svog dijela aktivnosti, ili je izvršavanje partnerovih aktivnosti loše, ili partner ne želi više biti partner u projektu   • Novčani tijek nije osiguran, projekt je nesolventan • Neposredni rezultati projekta se ne postižu na vrijeme (kašnjenja)  • Slaba prisutnost ciljne skupine na edukacijskim aktivnostima predviđenih projektom   • Natječaj za sekundarnu nabavu robe po otvorenom postupku nije bio uspješan

17. Grant ugovor • Pravni (ugovorni) odnos • Osnova je projektna prijava (samo dio I. Projekt - Action) • Samo je prijaviteljpravno / financijski odgovoran ugovaratelju (partneri nisu) • Ako je potrebno, dobrodošli su dodatni uzajamni sporazumi s partnerima, koje u nekim natječajima striktno postoje, dok ih u nekima nema uopće • Engleski jezik (ugovor, izvješće i sva korespondencija)

18. Grant ugovor - sadržaj Posebni uvjeti i aneksi: • Opis projekta (s logičkom matricom) • Opći uvjeti ugovora • Proračun • Postupci dodjele ugovora (sekundarna nabava) • Standardni zahtjev za plaćanje i obrazac financijske identifikacije • Obrazac narativnog i financijskog izvješća • Obrazac izvješća o činjeničnim nalazima i opis posla za verifikaciju izdataka ugovora o bespovratnim sredstvima za vanjske akcije koje financira EZ

19. Posebni uvjeti ugovora • Službeno ime “akcije” (projekta) – čl. 1.1 • Odgovornost – čl. 1.3 • Datum početka akcije – čl. 2.2 • Trajanje – čl. 2.3 • Ukupni trošak akcije – čl. 3.1 • Najviši iznos koji se financira – čl. 3.2 • Obveze izvještavanja – čl. 4.1 • Obroci financiranja – čl. 4.2 • Adrese za kontakt – čl. 5.1 • Popis priloga i prvenstvo važnosti – čl. 6

20. Aneks I - projekt • Action = projekt • Sadržaj projekta – projektna aplikacija • Kako je bilo predloženo u prijavnom obrascu • Usklađena s logičkom matricom i proračunom • Aktivnosti navedene u ovom dijelu i predviđeni rezultati projekta se moraju postići • Izvješća o napretku projekta se moraju temeljiti na aneksu I

21. Aneks II – opći uvjeti ugovora • Čl. 1 – Opće obveze • Čl. 2 - Izvješćivanje • Čl. 6 – Vidljivost • Čl. 9 – Izmjene ugovora • Čl. 11, čl. 12 – Provedba, produženje, obustava, prestanak • Čl. 14 – Prihvatljivi troškovi • Čl. 15 - Plaćanja • Čl. 16 – Računi i provjere

22. Aneks III – budžet • Proračun • Opravdanje proračuna • Izvori financiranja • OBVEZUJUĆI, no moguće su izmjene tokom trajanja projekta • Korisnik smije raditi manje promjene proračuna (članak 9.2 Općih uvjeta), mora obavijestiti ugovarateljno tijelo

23. Aneks IV – postupci dodjele sekundarnih ugovora • Opća načela – čl. 1 • Pravilo o državljanstvu – čl. 2.1 • Pravilo o podrijetlu – čl. 2.2 • Osnove za isključivanje – čl. 2.4 i 2.5 • Pravila natječajnih postupaka – čl. 3, 4, 5

24. Aneks V – zahtjev za plaćanjem • Predložak za zahtjev za plaćanjem • Ispravan datum i adresa • Podaci isti kao i u Posebnim uvjetima ugovora • Razdoblje za koje se traži avans – razdoblje trajanja projekta • Šalje se u originalu, potpis + pečat • Obrazac financijske identifikacije (FIF) – podaci o računu projekta (obično se traži novi račun) • Obrazac za račun (potvrđen od strane poslovne banke)

25. Aneks VI – obrazac za izvještavanje • Finalni izvještaj: • narativni i • financijski • Mogući su dodatni izvještaji: • Kvartalno izvješće o napretku projekta (narativno i financijsko) • Mjesečni narativni izvještaj • Narativni kvartalni izvještaj

26. Aneks VII – obrazac za ugovor i izvještaj revizora • Opis posla revizora (Terms of Reference) • Predložak revizorskog izvještaja • Ovaj prilog imaju samo oni grant ugovori koji u specifičnim uvjetima ugovora imaju predviđen grant u iznosu minimalno 100.000 eura

27. Vježba • Cilj: upoznati uvjete ugovora (General Conditions) • Potražiti odgovore na pitanja i identificirati članke u kojima se daje odgovor • Napisati odgovore na pitanja • Dokumenti: • General conditionsofgrantcontract • 10 questions

28. Vođenje projektne dokumentacije • Glavni registrator (ugovor, tablica tima projekta opisi poslova, detaljni plan rada itd.) • Outputi projekta • Sastanci, visibility • Financije (prema proračunu – budgetheadingu) sa svim popratnim ugovorima, putnim nalozima i ostalima • Izvještaji projekta i sva službena komunikacija uključujući realokacije • Nabava

29. Primjeri dokumenata • Svi dokumenti u svezi komunikacije s ugovarateljnim tijelom • Potpisne liste sudionika na svakom događanju (edukaciji, sastancima, konferencijama…) • Evaluacijski upitnici od svakog sudionika događanja i analize istraživanja • Fotografije koje dokumentiraju aktivnosti • Svi dokumenti u svezi vidljivosti • Prezentacije i ostali radni materijali • Zaključci, zapisnici, izvješća sa seminara, konferencija, sastanaka, radionica itd.

30. Čuvanje dokumentacije • Sve aktivnosti trebaju biti dokumentirane i popraćene odgovarajućim dokumentima • Dokumenti trebaju biti smješteni / držani uredno i pristupačni u slučaju posjete u svrhu praćenja • Svi dokumenti projekta (originali ili preslike) trebaju biti na jednom mjestu – u instituciji prijavitelja projekta (kopije s naznakom gdje se nalazi original) • Čuvanje evidencija: 7 godina nakon finalnog plaćanja

31. Pravilo vidljivosti • Korisnik mora promicati financiranje EU-a • Bilo koji neposredni rezultat projekta će se promicati koristeći odgovarajuće alate za komunikaciju kao što je opisano u Smjernicama • Mjere za vidljivost moraju udovoljavati pravilima za vidljivost – vidjeti Smjernice na:http://ec.europa.eu/europeaid/work/visibility/documents/communication_and_visibility_manual_en.pdf • Trošak koji nije popraćen pravilom vidljivosti, može biti neprihvatljiv trošak

32. Prihvatljivost troškova • Tokom provedbe projekta, svaki trošak smatra se dakle prihvatljivim ili neprihvatljivim • Svi neprihvatljivi troškovi se oduzimaju od ukupnog iznosa projekta • Novac koji nije potrošen iz proračuna projekta mora se vratiti u EU (izravno utječe na stopu apsorpcije IPA sredstava) • Obveza je prijavitelja paziti na prihvatljivost svojih troškova i načina na koji troši novac

33. Prihvatljivost troškova Da bi bili prihvatljivi, troškovi moraju biti: • Neophodni za provedbu projekta • Navedeni u predviđenom cjelokupnom proračunu akcije (ili kasnijim izmjenama) • Nastali tijekom provedbe • Mogući za utvrditi i provjeriti, osobito moraju biti zabilježeni u računovodstvenim knjigama • Komunicirani ugovornom tijelu izvještajem

34. Neprihvatljivi troškovi • Uobičajeni neprihvatljivi troškovi u IPA-i: • PDV, • Carine, • Kupnja zemljišta, • Bankovni troškovi, • Tečajne razlike, • Novčane kazne, • Rabljena oprema, • Doprinos u naravi...

35. Ljudski resursi • Bilo koja osoba zaposlena na projektu, a koja već prima redovnu plaću od institucije koja je financirana javnim proračunom ne može primiti novu plaću iz sredstava EU • Plaća te osobe može biti prihvatljiva jedino kao sufinanciranje korisnika (ili partnera), a kod sufinanciranja neće doći do novčanog tijeka • Na kraju projekta, udio sufinanciranja će se provjeriti (% promjena u slučaju nepotpunog utroška sredstava) • Osobe koje su javni službenici mogu biti angažirani kao stručnjaci, ali ne od strane konzorcija čiji je projekt, nego na drugim projektima

36. Ljudski resursi (2) • Evidenciju vremena provedenog na projektu – tablice radnih sati (time-sheet)trebaju ispuniti sve osobe koje rade na projektu • Podugovorene osobe također moraju ispuniti evidencije vremena provedenog na projektu ukoliko im je ugovorom definiran broj dana • Evidencije o vremenu provedenom na projektu potpisuju djelatnici projektai/ili vanjski stručnjaci (onaj tko je radio) • Evidenciju nečijeg rada obično potvrđuje još jedna osoba (ili voditelj projekta ili ovlaštena osoba) • Prihvatljivi iznosi plaža su bruto iznosi plaća (bruto 2), u skladu s proračunom

37. Ljudski resursi - dokumentiranje • Za zaposlenike: odresci od plaće na kojima se mora vidjeti iznos bruto 2 plaće (ako se ne vidi treba dopisati) • Ugovori za sve novozaposlene / vanjske suradnike / stručnjake / firme • Računi, ako je to primjenjivo • Evidencije o vremenu na projektu / tablice radnih sati (time-sheets) • Dokaz o isplati plaće (s porezima i doprinosima) ili ugovora / računa (izvodi iz plaćanja)

38. Putovanja i dnevnice • EU dnevnice uobičajeno pokrivaju smještaj, hranu, lokalni prijevoz (ref: prilog) • Obrazac za putni nalog – preporuča se obrazac iz Narodnih novina, vrijede sva pravila Zakona o radu • U slučaju da dnevnice prelaze neoporezivi iznos – trebaju se platiti porezi i doprinosi (kao dohodak), a za osobe koje nisu zaposlene – dnevnica se može pokriti preko ugovora o djelu • Putovanja: moguće je koristiti javni prijevoz (potrebna je karta) • U slučaju korištenja automobila, korisnik može slobodno odabrati korištenje službenog ili privatnog automobila za putovanja u sklopu projekta

39. Putovanja - dokumentiranje • Najčešće 0,25 euro po km • Uključeno: cestarina, troškovi tunela, troškovi trajekta, gorivo i amortizacija • Dokumentiranje putovanja: putni list s kilometrima koje je automobil prošao • U putnom nalogu mogu se navesti svi troškovi putovanja, međutim prihvatljivi iznos će biti onaj koji je pokriven proračunom projekta • Dokumentiranje putovanja: putni nalog i kratki izvještaj s putovanja, dokaz o plaćanju

40. Ostali troškovi • Dokumentiraju se fakturama • Plaćanje troškova bi idealno trebalo obaviti izravno s projektnog računa ili just-in-time prijenosom na osnovni račun netom prije nego bi se isplata napravila • U slučaju da partner snosi troškove, prijenos sredstava se mora obaviti neposredno prije nego što partner treba potrošiti taj iznos (primjer: plaće, ostali troškovi) • Svi troškovi moraju nastati prije kraja ugovora (izuzeci su troškovi revizije i evaluacije / troškovi vezani uz pripremu finalnog izvještaja), a biti plaćeni najkasnije prija slanja izvještaja / revizije

41. Administrativni troškovi • Neizravni troškovi projekta • Paušal od najviše 7% odnosno točno onoliko koliko je definirano posebnim uvjetima ugovora • Prihvatljiv iznos administrativnih troškova izračunat će se zajedno sa završnim izvješćem • Tek onda kad se potvrdi prihvatljivost svih direktnih troškova, odredit će se iznos tih administrativnih troškova • Administrativni troškovi se ne prikazuju u kvartalnim izvješćima • Preraspodjele između administrativnih troškova i ostalih proračunskih stavki nisu dozvoljene

42. Administrativni troškovi (2) • Ne mogu se koristiti za pokrivanje onih izravnih troškova akcije koji su spomenuti u gornjem dijelu proračuna • Svi troškovi koje prijavitelj/partner treba za administriranje projekta, to su režijski troškovi (telefon, struja, uredski materijal, najamnina itd.), moraju biti u skladu s uvjetima prihvatljivosti troškova • Administrativne troškove ne treba navoditi u izvješću, niti treba poslati dokaze o njima • Međutim, svi troškovi trebaju biti evidentirani u računovodstvenim evidencijama (gdje se odlažu računi)

43. Tretman PDV-a • PDV nije prihvatljiv trošak, osim ako ga korisnik (ili njegovi partneri) ne može osloboditi, a primjenjiva pravila odobravaju pokrivanje poreza (Opći uvjeti, članak 14.6.): • Korisnička institucija će službenim pečatom ovjeriti Posebne uvjete ugovora o bespovratnim sredstvima i dati ga korisniku nakon potpisivanja svakog ugovora o bespovratnim sredstvima • Korisnik bespovratnih sredstava bi tad trebao pripremiti preslike primljenih Posebnih uvjeta za svakog podizvođača i ovjeriti ih svojim službenim pečatom svaki puta kada oslobađa dobavljača od PDV-a

44. Tretman PDV-a (2) • Ta ovjerena preslika je važeći dokument za knjiženje dobavljaču (u evidenciji dobavljača) • Pravna osnova: Pravilnik o porezunadodanuvrijednost 149/09 i obrazac za izvještaj • Korisnik bespovratnih sredstava mora voditi evidenciju o tome koje je sve dobavljače oslobodio PDV-a i predati informaciju nadležnom ministarstvu temeljem izvještaja koji se nalazi u Pravilniku odnosno u provedbenom paketu • Rok za slanje: do kraja svake kalendarske godine • Pogledati Pravilnik i Obrazac tog izvještaja

45. Plaćanja na projektu • Avans: 80% od troškova prve godine • Interim plaćanja: ako projekt traje duže od godinu dana • Finalno plaćanje: 20% od granta • Ovisno o ugovornom tijelu, programu i sl., tranše plaćanja mogu se razlikovati • Plaćanja izvršava ugovorno tijelo • Rok za plaćanje je 45 dana od primitka valjanog zahtjeva (i odobrenog financijskog izvještaja)

46. Vježba • Zadatak: izračunajte ugovorne tranše plaćanja za projekt koji je ugovorio grantod: • 240.000 EUR i traje 12 mjeseci • 350.000 EUR i traje 18 mjeseci (trošak granta prve godine je 270.000 EUR)

47. Novčani tijek • PRAG (IPA) rokovi • Uplata za pred-financiranje će pokriti dio troškova, ali ne i od samog početka projekta • Svi troškovi moraju nastati (datum na fakturi) prije završetka trajanja projekta (osim revizije, evaluacije i troškova povezanih sa završnim izvješćivanjem) • Svi se troškovi moraju platiti prije slanja finalnog izvještaja ugovornom tijelu

48. Kako planirati svoj novčani tijek u skladu s ugovornim uvjetima PRAG-a?

49. Promjene ugovora • (Opći uvjeti, čl. 9.2) Ugovaratelj mora biti napismeno obaviješten u slučaju bilo kakve promjene aktivnosti ili proračuna • Promjene ugovora mogu biti: male i značajne • Kad su promjene male: korisnik je slobodan provesti malu promjenu i o tome obavijestiti ugovarateljno tijelo e-mailom • Ukoliko korisnik nije siguran da li je promjena koju ima velika ili mala, može konzultirati ugovarateljno tijelo prije provođenja promjene

50. Financijske promjene ugovora • Mala promjena ako je financijski učinak: • 100% prijenos unutar istog proračunskog poglavlja, ili • prijenos između poglavlja koje ne prelazi 15% vrijednosti izvornog proračunskog poglavlja • Bez addenduma (dodatka ugovoru) mogu se dodati nove proračunske stavke, a postojeće izbrisati