机关公文处理 江门行政学院 赵昆鹏 2008 年 10 月

1. 机关公文处理 江门行政学院 赵昆鹏 2008年10月

2. 一、区分三个概念 1、公文：党的机关、行政机关、人民团体、企事业单位在实施管理、处理公务时所形成的具有特定效力和规范格式的公务文书。 2、文书：文书是人们在社会实践中，为处理各种事物而形成的、具有特定效用的信息记录。 3、文件：法定公文。 二、种类： 法定公文：党的机关（14种）、行政机关（13种） 事务公文：讲话稿、计划、总结、述职报告等 条例公文：条例、规定、制度等 专用公文：司法、军事、科技等 通用公文

3. 党的机关公文与国家行政机关公文比较

4. 三、法定公文格式 1、眉首：由文件名称、发文字号、签发人、秘密等级、紧急程度组成； 2、主体：由标题、主送机关、正文、附件、发文机关组成； 3、版记：由主题词、抄送栏、印发机关与印发日期、印制份数组成。

6. 法定党的机关公文与行政机关公文使用的区别

7. 四、机关公文存在的常见问题 1、文种使用不当 例：《××市委××××年工作要点》 《××关于成立××领导小组的报告》 《××电力公司关于严禁私自安装电网的公告》 2、格式不规范 3、行文规则混乱 4、数字使用不统一 5、“抄报”现象依然存在

8. 例：下列公文标题文种有无错误？或其他选择？例：下列公文标题文种有无错误？或其他选择？ 1.《××市关于提高粮食销售价格的通知》； ㊣可采用“决定”：适用于对重要事项或者重大行动做出安排。通知影响其效力。（最佳文种选择） 2.《关于解决××水库超标运行及副坝溢洪造成损失问题的报告》； ㊣使用“请示”：请求上级帮助解决。（使用范围） 3.××市教育局给该市财政局的《关于解决民办教师经费问题的请示》； ㊣ 使用“函”：适用于不相隶属机关之间相互商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项 。（使用对象）

9. 4.《关于进一步加强涉农负担收费管理的报告》； ㊣可使用“意见”：对重要问题提出见解和处理办法。（功能过时） 5.《中共××市委××市人民政府关于加强廉政建设的有关规定》； ㊣可使用“意见”或“通知”：对重要问题提出见解和处理办法；传达要求下级机关执行的事项。（共同使用） 6.《XX市关于电话号码启用八位制的公告》 ㊣使用“通告”：公布社会各有关方面应当遵守或周知的事项；（使用级别）

10. ★有关文件行文规则 （一）行文根据规则 1、必要效用原则。少而精； “五不发”：上级发文已到基层或已在会议传达； 已在报刊、电台发表； 本级工作措施与上级文件要求一致； 单位内部部署一般工作 ； 领导在会上的一般讲话。 2、按隶属关系和职责范围行文。 （1）条条—各级业务主管部门； （2）块块—各级人民政府； （3）条条一般不对块块行文。 （4）党政要分开行文，党政机关一般不互相行文。

11. （二）各部门行文规则1．职权范围内自行行文。 2．部门间互相行文。3．部门可同下一级政府有关业务部门互相行文。 （三）授权行文——部门内设机构除办公厅(室)外不得对外正式行文 （四）抄送规则 1．重要下行文抄送直接上级机关； 2．上行文不得抄送下级机关。 （五）协商一致规则：未经协商一致，不得各自行文。 （六）联合行文规则——同级

12. （六）请示规则 1．不越级请示：因特殊情况 必须越级请示时，应当抄送被越过的上级。 2．只有一个主送机关 3．一文一事 4．不得抄送下级机关 （七）报刊发表视作正式公文规则 经批准在报刊上全文发布的公文，应当视为正式公文依照执行。 （八）一般不得以机关名义向上级机关负责人报送请示、意见和报告。

13. 法定公文规范格式 （一）用纸规定：行政机关A4纸，党委机关16K； （二）文字使用：正文用3号仿宋字 （三）联合行文时发文机关标识： 由发文机关全称或规范化简称后面加“文件”组成； 联合行文时应使主办机关名称在前。 联合行文过多时，必须保证首页显示正文

14. 3号黑体 例： 推荐小标宋体 3号宋体 2号小标宋体 3号仿宋 附注 3号小标宋体 3号黑体 3号仿宋

15. 联合行文主办机关排在前

16. 联合行文过多时，保证首页显示正文

17. （四）发文字号：由发文机关代字、年份和序号组成，年份、序号用阿拉伯数码标识；序号不能使用虚数；联合行文时使用主办机关发文字号（四）发文字号：由发文机关代字、年份和序号组成，年份、序号用阿拉伯数码标识；序号不能使用虚数；联合行文时使用主办机关发文字号 正确：江府〔2008〕5号 错误：江府（2008）5号 江府[2008]5号 江府〔2008〕05号

18. 正确 （五）正文部分： 1、标题：3个以内联合发文标题不能省略发文机关；不能出现过多的文种 不规范

19. 思考： “××县人民政府关于转发《××市人民政府关于转发<××省人民政府关于转发民政部关于开展扶贫捐助和慰问活动的通知>的通知》的通知”。假如到镇级政府标题如何处理？ XX镇人民政府转发民政部关于开展扶贫捐助和慰问活动的通知

21. 2、数字、年份不能回行（阿拉伯数字、年份不能分成两行）。 3、标题序号“一、（一）1.（1）” 4、除特定需要汉字外，正文中一般使用阿拉伯数字。 在公文中主要使用阿拉伯数字，如表示数量、长度、高度、面积、体积、重量和百分比等。词、词组、成语、惯用语、缩略法和具有修辞色彩语句中做为词素使用的数字应用汉字。 如： “50% ”不能写成“百分之五十” “20世纪90年代”不能写成“二十世纪九十年代” “党的十四大”错成“党的14大”。

22. 5、附件：公文如有附件，在正文下一行标识。附件如有序号使用阿拉伯数码附件名称后不加标点符号。5、附件：公文如有附件，在正文下一行标识。附件如有序号使用阿拉伯数码附件名称后不加标点符号。 如： 附件：1.×××× 2.×××× ！！被发布、批转、转发公文为主体内容，不作为附件

24. 正确 错误

25. 6、一般不标注“此页无正文” 当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决

26. 7、成文日期与印发日期 成文日期： 行政机关公文要求必须用汉字标全： 如：二ＯＯ八年九月二十四日 　党的机关未做具体要求，但惯例使用阿拉伯数字标全： 　如：2008年9月24日 印发日期一律用阿拉伯数字标全 成文时间 印发时间

27. 8、主题词标注（最多5个，最后为文种）

28. 9、版记排版问题

29. 10、公文生效标识： 行政机关联合向上行文，为简化手续和提高效率，由主办单位加盖印章即可；联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。 （1）单一发文印章 落款处不署发文机关名称，成文时间右空4字

30. （2）联合行文印章 当联合行文需加盖两个印章时，主办机关印章在前；两个印章均压成文时间，两印章之间不相交或相切。

31. 当联合行文需加盖3个以上印章时，主办机关印章在前，每排最多排3个印章；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切。成文时间：最后一排印章之下右空2字。当联合行文需加盖3个以上印章时，主办机关印章在前，每排最多排3个印章；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切。成文时间：最后一排印章之下右空2字。

33. 其他需要注意的问题： （一）排版装订。行政公文用纸应采用国标标准A4型，一般每个页面排22行，每行28个字，双面印刷。 　　（二）页码。置于版心下边缘之一行，左右各一条4号一字线，单页码居左空一字，双页码居右空一字，目的是方便阅读。 “页码居中”？有的页码两侧没有一字线。 　　（三）表格。公文正文中如有表格，需要将其从中抽出作为公文的附件单独表述。正文中穿插表格，往往隔断公文前后意思的联系而造成阅读上的不便。

34. 以上仅供探讨，不足之处敬请谅解！ 谢谢大家！