Benchmarking ROCKET - hankkeessa

1. Benchmarking ROCKET-hankkeessa Luonnostelua keskustelun pohjaksi 19.3.2010 Seppo Niittymäki Keskeiset lähteet: Kleemola A (2005,2009) www.hamk.fi/stroi OPM:n tavoitteet AMK:lle Benchmarking ja suorituskyvyn mittaus

2. Benchmarkingiin soveltuvat toiminnot ROCKETissa, korkeakoulut ja yritykset • Kansainvälistymisen toimintamallit ja mittarit: • Korkeakoulut • Yritykset ja verkostot • Innovaatioiden etsiminen ja käyttöönotto: • Korkeakoulut • Yritykset ja verkostot • Kansainvälinen harjoittelijavaihto: • Korkeakoulujen toimintamallit • Alueelliset toimintamallit yritysten kanssa • Kansainväliset verkostot ja niiden ylläpito: • Korkeakoulujen verkostot • Yhteiset verkostot; esim. METNET • Korkeakoulujen oman toiminnan kehittäminen oppimalla muiden korkeakoulujen parhailta yksiköiltä

3. Benchmarking • Benchmarking-prosessin tavoitteena on oman organisaation kilpailu- tai suorituskyvyn parantaminen. • On oltava tarpeeksi nöyrä havaitakseen, että joku muu on parempi jossakin ja tarpeeksi viisas oppiakseen sama taso ja jopa ylittää se! • Bencmarking on menetelmä, jossa • Opitaan hyviltä esikuvilta • Muiden alojen huippuyrityksiltä • Kilpailijoilta • Sovelletaan opit oman toiminnan kehittämiseen

4. Benchmarking • International Benchmarking Clearinghouse: • Systemaattinen jatkuva prosessi, jossa omia prosesseja mitataan ja verrataan vastaaviin johtaviin prosesseihin missä tahansa maailmassa, jotta voitaisiin parantaa oman organisaation suorituskykyä • Vaatii perusteellista valmistautumista, vertailevaa tutkimusta, analysoivaa kehittämistä, jonka tulokset riippuvat aktiivisuudesta

5. Benchmarkingin hyödyt • Mahdollistaa minkä tahansa alan parhaiden käytänteiden käyttöönoton luovalla tavalla • Stimuloi ja motivoi luovuutta, jota tarvitaan benchmarking-oppien suorittamiseen ja käyttöönottoon • Se rikkoo ja vähentää luonnollista muutosvastarintaa • Auttaa löytämään teknologisia läpilyöntejä, joita oma ala ei ehkä koskaan olisi keksinyt • Luo uusia ammatillisia kontakteja ja laajentaa osallistujien taustaa ja kokemuskenttää

6. Benchmarking tavoitteet ja vaiheet • Tavoitteet • Suorituskyvyn parantaminen • Kustannusten karsiminen • Asiakaspalvelun kehittäminen • Tilaus-toimitusprosessin kehittäminen • Toimintojen johtamisen kehittäminen • Kilpailukyvyn kehittäminen • -tehokkaampi/nopeampi toiminta • Vaiheet: • Tunne oma toimintasi: vahvuudet ja heikkoudet • Tunne alan johtavat yritykset tai kilpailijat • Ota oppia parhailta: jäljittele heidän vahvuutensa • Saavuta paremmuus

7. Benchmarking-tyyppejä • Strateginen • Strategiset valinnat alan sisällä tai ulkopuolella • Tuote • Tekniset ratkaisut valiten niistä parhaat • Prosessi • Toimintaprosessien suorituskyky valituilla mittareilla • Osaaminen • Samanlaisten prosessien yksittäisten vaiheiden suoritus

8. Benchmarking muodot • Kahdenvälinen benchmarking • Vain benchmarkkaava pyrkii oppimaan? • Vertailuorganisaation mukaan saanti vaikeaa • Perinteinen käsitys benchmarkingista • Monenvälinen benchmarking • Ryhmä organisaatioita kokoontuu keskustelemaan valitusta aiheesta kaikkien päämääriä hyödyttäen; ROCKET-ryhmä ja organisaatiot • Ulkopuolisen suorittama benchmarking • Vrt. esim. KKA laatu, oppimiskohde ei paljastu, mutta saadaan kiinnostavaa tietoa sovellettavaksi korkeakouluissa; KKA oppii ehkä eniten!

9. Onnistunut Benchmarking • Johdon sitoutuminen; yhteissopimus ROCKETista • Selkeä kuva omasta osaamisesta on saatavilla • Halukkuus muuttaa ja oppia vertailuorganisaatiolta – halukkuus antaa tietoa • Keskittyminen aluksi parhaisiin käytänteisiin ja sitten suorituskyvyn mittaamisen • Keskittyminen johtaviin organisaatioihin ja korkeakoulujen parhaisiin yksiköihin ROCKET – hankkeessa mukana olevien korkeakoulujen sisällä

10. Benchmarkingin eettiset periaatteet • Benchmarking perustuu osapuolten luottamukselliselle tietojen vaihdolle • Kaikkien sitouduttava noudattamaan eettisiä periaatteita, eli ei käytetä saatua tietoa toista osapuolta vastaan missään olosuhteissa • Yli valtioiden rajojen tapahtuvassa toiminnassa oltava erityisen huolellinen

11. Benchmarking eettiset periaatteet • 1. Laillisuus • Ei puhetta kaupan esteistä, markkinoiden jakamisesta, hyvän liiketavan vastaisista toimenpiteistä, tarjouspetoksista, lahjonnasta tai lahjuksista. • 2. Tietojen vaihto • Annetaan kumppanille samanlaista tietoa kuin itse otaksutaan saatavan • 3. Tietojen salassapito • Benchmarkingissa saadut tiedot pidetään luottamuksellisina ja niitä ei kerrota ulkopuolisille ilman osallistuvan organisaation hyväksyntää • 4. Tietojen käyttö: • Tietoja käytetään ainoastaan osallistuneiden organisaatioiden toiminnan kehittämiseen • 5. Yhteydenpito kumppaniin • Aina kun mahdollista kumppanikorkeakoulun tai yrityksen yhteyshenkilön kautta • 6. Yhteydet ulkopuolisten kanssa • Henkilön lupa hankittava ennen kuin luovutetaan yhteystietoja • 7. Valmistautuminen ja toteuttaminen • Sitoudutaan benchmarking projektin toteuttamiseen valmistautumalla ja suorittamalla benchamarking-prosessin vaiheet, erityisesti ensimmäinen yhteydenotto huolella

12. Benchmarking prosessi • 1. Määrittele kohde • 2. Etsi vastaava paras prosessi • 3. Opi oma prosessi • Suorituskykymittaus • 4. Opi valittu paras prosessi • Suorituskykymittaus • 5. Määritä suorituskykyerot ja syyt; kysy miksi • Menetelmät, tapa toimia ja edellytykset • 6. Aseta tavoitteet • 7. Sovella ja ota käyttöön ROCKETin aikataulussa • 8. Vakiinnuta ja kehitä edelleen

13. Benchmarking kohteen määrittely • Kysymyksiä • Mitkä ovat markkinamme ja asiakkaamme • Mitä tuotteita ja palveluita toimitamme • Mikä on palveluidemme suorituskyky verrattuna toisiimme ja kilpailijoihimme • Mitä asiakkaamme odottavat ja miten odotukset kehittyvät • Miten asiakas kokee meidät kilpailijoihin verrattuna • Mitkä ovat tarkasteltavat prosessit ROCKETissa? • Miten mittaamme ydinprosessien suorituskykyä? • Miten kehitystavoitteet on asetettu?

14. Benchmarking kohteen määrittely • 1. Tunnista oma suorituskyky ja osaaminen • Asiakastyytyväisyyden taso • Asiakasodotukset ja nykyosaaminen • Organisaation suorituskyky • 2. Määritä tulevaisuuden tahtotila ja siihen vaikuttavat tekijät • Parempi kuin kilpailijat • Parempi kuin benchmarking kohde • Paras maailmassa? • 3. Määrittele menestys- ja kyvykkyysvaatimukset • Omalla toimialalla • Niissä toiminnoissa, joita vertaillaan • Niiden henkilöiden osalta, jota vaikuttavat suorituskykyyn • 4. Määrittele bestpractice –kohteen profiili ottaen huomioon organisaation • Ydinprosessit • Benchmarkattava osa-alue • 5. Määrittele mitattavat asiat

15. Prosessinmittaaminen • Mitä asiakkaat odottavat • Tunnista oma/kilpailijan suoritustaso • Luo toimivat mittarit • Tee mittaus omassa organisaatiossa • Käytä samoja mittareita esikuviksi • Yritysverkoston mittaamiseen kehitetty joitakin työkaluja STROI-verkko hankkeessa, josta myöhemmin esimerkki

16. Esimerkkejä mittareista • Yritykset: • Toimitusten lukumäärä (kpl/pv/vkoa) • Toimitusaika • Jalostusarvo (€/työntekijä) • Toimitusvarmuus (%) • Takuukustannukset (€,%)…Ks. STROI-verkon kehitetyt mittarit • Oppilaitokset: • Vetovoima • Keskeyttämiset • Läpäisyaste- ja nopeus • Kansainvälinen yhteistyö • Vaihtoon lähteneet/ tulleet harjoittelijat, opiskelijat • Henkilöstö/opiskelijat • Henkilöstön koulutus7ikärakenne • Oppilaitosten yhteistoimintaverkoston toiminta

17. Menestyksekäs Benchmarking • Kolmen A:n konsepti • Adopt (Ota käyttöön) • Adapt (Mukaile) • Advance (Kehitä edelleen)

18. Benchmarking ja suorituskyvyn mittaus Performance measurement in business networks; TOWARDSMANAGEMENT AND LEADERSHIP MODELS FOR RUSSIAN BUSINESS NETWORKS. Seppo Niittymäki HAMK University of Applied Sciences seppo.niittymaki@hamk.fi In detail: www.hamk.fi/stroi

19. Benchmarking ja suorituskyvyn mittaus Research Questions, Approach and Research Methods 1. What are the main features of management and leadership models and Performance Measurement Indicators(PMI) used at present in Finland ? 2. How should these models and PMI be adjusted to Finnish Companies in Russian business environment? 3. Constructive approach. 4. In STROI Network project both qualitative and quantitative methods were applied, 113 interviews were reported and 64 answers for quantitative questionnaires were received. Selected quotes of interviews and answers for surveys are used in this presentation.

20. Benchmarking ja suorituskyvyn mittaus Different Approaches of Research in STROI Network Project • Finnish • researchers` • approach 3. Joint approach: Triangulation Qualitative Constructive Approach Constructive Approach Business Practices Quantitative 2. Russian researchers` approach

21. Benchmarking ja suorituskyvyn mittaus Uniqueness of the Russian Market (Basic comments by Prof. Alex Settles (ASe), HSE Moscow, additional comments by the author and other experts mentioned. • Different motivations (ASe) • Company Rautaruukki: Bonus motivates more in Russia • Differing traditions in management both Soviet and post-Soviet (ASe) • Prof. Olga Tretyak: Power shrinks, when costs are saved ...no tradition in cost saving • Russian tradition of authoritative leadership equaling “effective” leadership (ASe) • Naulapää (2000) and company NCC`s experience • Lack of team building tradition – hampers network formation • Konecranes interview, “why they don`t ask neighboring room instead of calling Finland” • Extensive informal networks • positive and negative aspects for firm

22. Benchmarking ja suorituskyvyn mittaus Topologies of Business Networks (VTT) Univer Companies

23. Benchmarking ja suorituskyvyn mittaus Balanced Score Card -structure of the Stroi Network -project Business Sector Vision of the Business Network Customers Internal processes Finance Learning and growth

24. From Balanced Score Card (BSC) to Network Score Card (NSC) Business Sector Vision of Business Network In Finland: purchasing department Russia: gifts and services In Finland: competition Russia: relationships Customer BSC NSC Network processes Internal processes Finance Networks operating models Learning and growth Network Resources Network Culture

25. A Model for Planning and Implementing Strategy in Project Business PESTE Forecasts Performance P1: Business Sector Targets P6: Finance Sector Scenario Country P5: Customer orientation P2: Network Vision P4: Internal development P3: Human Resources Demand Measurement Indicator Indicators

26. Benchmarking ja suorituskyvyn mittaus 14 most important factors to be measured on the basis average values

27. Most important factors to be measured. Reliability according to method triangulation with two different methods: Red circle: difference more than 20%. Green circle: difference on results less than 20%. Web-robol Interview

28. Benchmarking ja suorituskyvyn mittaus The Most Important 14 Factors to be Measured in Different Perspectives (P1-P6) on the Basis of Triangulation of Different Datasets (Interview and web-robol survey) P1: Business Sector, • 1 company reputation P2: Network Aspects • 2 punctuality of delivery times • 3 number of reclamations • 4 confidence within network • 5 common development and • 6 streamlining activities P3: Human Resources • 7 staff turnover • 8 work satisfaction P4: Internal Development • 9 trend of productivity P5 Customer Orientation • 10 growth of turnover and • 11 order book change • 12 profit of a product P6: Finance • 13 return on capital employed • 14 profit

29. Mittareita korkeakouluille, esimerkkejä keskustelun pohjaksi • Yleiset mittarit • 1. Vetovoima • 2. Keskeyttämisaste • 3. Suoritetut tutkinnot • 4. Opiskeluajat • 5. Opiskelijamäärät • 6. Ulkomaiset opiskelijat • 7. Opala yleisarvio • 8. Virtuaaliopinnot, opintopisteet • 9. Työttömyysaste • 10. Opala aktiivisuus • 11. Starttihautomo op • 12. KV-liikkuvuus lähteneet • 13. KV-liikkuvuus saapuneet • 14. 1 T&K rahoitus • 14.2 T&K tutkimustyövuodet • 14.3 T&K opintopisteet • 14.4 Julkaisut • 15.1 Henkilöstön työtyytyväisyys • 15.2 Poissaolot (po-pv/hlöstö) • 15.3 KV-liikkuvuus vaihto kk • 16. 1 Vuosikate • 16.2 Muun toiminnan tuottama rahoitusosuus • 16.3 Henkilöstökulut/kokonaistuotot (%) • ROCKET • 1. KV-vetovoima • 2. KV-keskeyttäminen • 3. KV-opiskelijoiden tutkinnot • 4. KV-opiskelijoiden opiskeluajat • 5. KV-opiskelijamäärät • 6. KV-opiskelijat/suomalaiset opiskelijat (%) • 7. KV-opiskelijoiden arviot (Suomi/korkeakoulu) • 8. KV-opiskelijoiden virtuaaliopinnot • 9. KV-opiskelijoiden työttömyys • 10. KV-opala aktiivisuus, lomakkeet? • 11. KV-opiskelijoiden starttihautomotoiminta • 12. KV-opiskelijoiden opiskelu ulkomailla • 13. KV-opiskelijat/”alku”suomalaiset • 14. 1 KV T&K-rahoitus • 14. 2 KV T&K-tutkimusvuodet • 14.3 KV-opiskelijoiden T&K-opintopisteet • 14.4 KV-julkaisut • 15.1 Saapuneiden KV-henkilöiden tyytyväisyys • 15.2 KV saapuneiden poissaolot? • 15. 3 KV liikkuvuus • 16.1 KV-toimintojen vuosikate • 16.2 KV-toiminnan rahoitusosuus • 16.3 KV-toiminnan rahoitusosuus

30. Lähteet • Ansoff, H.I., (1979) Strategic Management. Classic edition. Palgrave Macmillan (2007). • Blake, R.,R., Mouton, J-S., (1964) The managerial grid. Houston Texas. Gulf Publishing- • Denzin, N.K. (1970), The Resech Act in Sociology. Chicago:Aldine. • Denzin, N.K. (1978), Sociological Methods: A Sourcebook: NY: McGrawHill • Doz, Y., Kosonen, M. (2008) Fast strategy. How strategic agility will help you stay ahead of the game. Wharton School Publishing. • Filinov, N. (2009), Presentation during STROI Management Group Meeting at Hämeenlinna on 12.2. 2009. • Gotheva, N. (2009), Presentation at internal STROI Seminar at Tampere on April 21. • Hofstede, G. http://www.geert-hofstede.com (Accessed 26 January 2007) • Kaplan, R., S., Norton D.P., (2007) Strategian toteutus. Talentum. • Kaplan, R., S., Norton, D.P. (2003) Strategy Maps. Converting Intangible Assets Into Tangible Outcomes. Harvard Business School Press. • Kasanen, E., Lukka, K., Siitonen, A. (1991) Konstruktiivinen tutkimusote liiketaloustieteessä. Liiketalouden Aikakauskirja 3, pp. 301–327. • Kähkönen, K. (2009), Enabling Business With Projects. Project Perspectives. The annual publication of International Project Management Association. Vol. XXXI. • Kleemola, A. (2005)Group Benchmarking as a Model for Knowledge Creation in Supply Management Content. Tampere University of Technology. Publication 555. ISBN 952-15-1504-X (PDF) • Kleemola A. (2009). Enemmän irti Benchmarking vierailusta. Esitelmä 29.9.2009. Forssa. • Niittymäki, S., Tenhunen, L., Weck, M., Lönnqvist, A., Tolonen, T., Gotcheva, N., Kähkönen, K., Nippala, E., Perälä, A-L., Riihimäki, M., Nysten-Haarala, S., Minina, V., Dmitrieko, E., Krupskaja, A, Filinonov, N., Tretyak, O., Settles, A., Buzulukova, E., Popov, N., Rozkov, A. Vladimirova, N. (2009). STROI-NETWORK – BUSINESS NETWORKS IN RUSSIA. INTEMEDIATE REPORT 2008. HAMK University of Applied Sciences. Hameenlinna. Finland. www.hamk.fi/stroi. • Naulapää, P. (2000), The adjustment to market economy of industrial enterprises in the transition process in Russia. Helsinki University of Technology. • Popov, N. (2009), Performance measurement in Russian construction sector. www.hamk.fi/stroi. • Porter, M.E. (1985), Competitive Advantage, Creating and Sustaining Superior Performance. The Free Press. New York, N.Y. 10022. • Salmi, A-M (2006) Social Networks and Everyday Practices in Russia. Gummerus Printing. • Senge, P., Roberts, C., Boss, R., Schmith, B., Kleiner, A. (2005), The Fifth Dicipline Fieldbook. Strategies and Tools for a Learning Organization. Nicholas Brealey Publishing. London. • Suominen, K (2009), Consuming strategy: The art and practice of managers `everyday strategy usage. Helsinki University ofTechnology. • Stawski, J., Rongui, D., Ziegglmeier, O. (2009), What Western Management can learn from Chinese Culture, Philosophy and Management Approach. • Vuorinen, T. (2009), Explaining interfirm cooperative behavior: three different theories in the Finnish metal industry. Int. J. Network and Virtual Organisations. Vol. 6, No.3, 2009.