第 5 章 电子表格软件 Excel 2003 的使用

1. 第5章 电子表格软件Excel 2003的使用 日常生活和工作中，经常需要处理数据和表格，Microsoft Office Excel 2003具有强大的数据计算、分析和处理功能，并且可以完成各种统计图表的绘制，已经广泛地用于金融、财务、企业管理、行政管理等领域。 1

2. 5.1 认识Excel 2003 • 5.2实践案例1——工资表编制 • 5.3实践案例2——学生成绩分析 2

3. 5.1 认识Excel 2003 Excel文件称为工作簿，其默认文件名为Book1（依次为Book2，Book3…），扩展名为.xls。每个工作簿中可以创建多张工作表，每张工作表可以存储不同的数据。Excel 2003工作窗口如图5.1所示。 3

4. 4

5. 5.1.1 数据编辑 • 5.1.2 公式和函数 • 5.1.3 图表的建立 • 5.1.4 其他功能 5

6. 5.1.1 数据编辑 • 1．数据输入 • 活动单元格 • 移动“活动单元格 • 2．数据修改 • 3．单元格的选取与复制 • （1）单元格的选取：连续区域的选择、非连续区域的选择。 • （2）单元格的复制：选取了单元格后，单击【常用】工具栏上【复制】按钮 ；把鼠标定位到要复制到单元格区域的起始单元格，单击【粘贴】按钮 。 6

7. 4．数据的清除、删除与插入 • 1）数据清除 • 2）数据的删除 • ① 删除单元格：选定一个或多个单元格，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择【删除】选项，弹出【删除】对话框，可选取“右侧单元格左移”或“下方单元格上移”，如图5.3所示。我们要删除第3、4行第一个单元格，并且让“下方单元格上移”，然后单击【确定】按钮，下方的单元格向上移动，第6、7行内单元格没有数据了。 7

8. ② 删除行（列）：选中要删除的一行（列）或多行（列），单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择【删除】选项，即可以把这些行（列）删除。 • ③ 单元格的插入、行（列）的插入，与单元格、行（列）的删除操作类似。 8

9. 5. 单元格格式设置 • （1）数字分类设置：【格式】菜单下选择【单元格】选项，弹出【单元格格式】对话框 9

10. （2）条件格式设置 题目：将图5.1的工作表中，价格大于50的单元格内容以斜体、加粗、红色显示，步骤如下： 1）选择要设置格式的区域，即选择D列的第3～7行单元格，单击【格式】菜单，选择【条件格式】选项。在弹出的【条件格式】对话框中的【条件1】选项区域中，选择“单元格数值”、“大于”，在最后的文本框中输入“50”，然后单击【格式】按钮，如图5.4所示。 图5.4 条件设置 图5.5 符合条件的单元格格式设置 10

11. 2）在弹出的【单元格格式】对话框中，选择【字体】选项卡，将【字形】设置为“加粗，倾斜”，将【颜色】设置为“红色”，，设置效果如图5.5所示 。 11

12. （3）自动套用格式 步骤：选择单元格区域第2～7行有数据的区域，单击【格式】菜单，选择【自动套用格式】选项，在【自动套用格式】对话框中选择【古典2】格式（见图5.6）。最后单击【确定】按钮，完成自动套用格式设置，设置效果如图5.7所示。 图5.6 自动套用格式选择 图5.7 自动套用格式后效果 返回 12

13. 5.1.2 公式和函数 • 1）相对引用地址：这种方式的地址引用，会因为公式所在的位置的变化而发生对应的变化，例如某公式中引用了“A3”单元格，当该公式复制到其他单元格时，此公式中的相对地址会随之发生变化。 • 2）绝对引用地址：这种方式的地址引用，地址不会因为公式所在的位置的变化而发生变化，当该公式复制到其他单元格时，此公式中的绝对地址是不会发生变化的，其引用方式是在单元格地址的列名、行标前都加上“$”符号，例如某公式中绝对引用了“A3”单元格，公式中引用的地址应写成“$A$3”。 • 3）混合引用地址：如果我们需要固定某列而变化某行，或是固定某行而变化某列的引用时，采用混合引用地址，其表示方式为“$A3”或 “A$3”。 13

14. 1．运算符 • （1）算术运算符（6个） • 算术运算符的作用是完成基本的数学运算，包括加（＋）、减（－）、乘（*）、除（/）、百分数（％）和乘方（^）。 • （2）比较操作符（6个） • 比较运算符的作用是可以比较两个值，结果为一个逻辑值，是“TRUE”或是“FALSE”。包括等于（=）、大于（））、小于（〈〉、大于等于（＞=）、小于等于（＜=）和不等于（〈〉）。 14

15. （3）文本连接符（1个） • 使用文本连接符（＆）可连接一个或更多个字符串以产生一长文本。例如：“2008年”＆“北京奥运会”就产生“2008年北京奥运会”。 • （4）引用操作符（3个） • 冒号（：）——连续区域运算符，对两个引用之间（包括两个引用在内）的所有单元格进行引用。如SUM（B5：C10），计算B5到C10的连续12个单元格之和。 • 逗号（，）——联合操作符，可将多个引用合并为一个引用。如SUM（B5：B10，D5：D10），计算B列、D列共12个单元格之和。 • 空格——取多个引用的交集为一个引用，该操作符在取指定行和列数据时很有用。如SUM（B5：B10 A6：C8），计算B6到B8三个单元格之和。 15

16. 2．常用函数 Excel 2003函数一共有11类，分别是数据库函数、日期与时间函数、工程函数、财务函数、信息函数、逻辑函数、查询和引用函数、数学和三角函数、统计函数、文本函数以及用户通过Visual Basic编辑器创建的自定义函数。 • （1）求和函数SUM • 格式：SUM（number1,number2,…） • 功能：返回参数对应的数值的和。 16

17. （2）求平均值函数AVERAGE • 格式：AVERAGE（number1,number2,…） • 功能：返回参数对应的数值的平均值。 • （3）求最大值函数MAX、最小值函数MIN • 格式：MAX（number1,number2,…）、MIN（number1,number2,…） • 功能：返回参数对应的数值的最大值、最小值。 17

18. （4）四舍五入函数ROUND • 格式：ROUND（number,num_digits） • 功能：返回参数number按指定位数num_digits的四舍五入值。如果num_digits=0，则四舍五入到整数；如果num_digits<0，则四舍五入到整数部分，如ROUND（3854,－1）=3850。 • （5）根据条件计数函数COUNTIF • 格式：COUNTIF（range,criteria） • 功能：统计给定区域range内满足条件criteria的单元格数目。其中条件criteria可以是数字、表达式或文本。 • （6）条件函数IF • 格式：IF（logical_test,value_if_true,value_if_false） • 功能：根据条件logical_test的取值返回不同值。如果条件logical_test为“TRUE”，则返回value_if_true值；如果条件logical_test为“FALSE”，则返回value_if_false值。 18

19. 3．输入公式 单元格中不论输入公式还是函数，都必须以“=”开始。 题目：对图5.1的Book1工作簿里Sheet1工作表进行“小计”列计算，计算公式为：“小计”=“数量”ד价格”。公式构造步骤如下： • 1）在E3单元格中输入“=C3*D3”，相关单元格会用有颜色的外边表示，如图5.8所示。 • 2）公式输入后，按Enter键完成公式构造。 • 3）将光标放在E3单元格右下角填充柄处，此时光标呈“”形状，按住鼠标左键往下拖动到E7单元格，如图5.9所示，松开鼠标后自动完成对E3单元格公式的复制。 图5.8 输入公式 图5.9 利用填充柄进行公式复制 19

20. 4．利用函数向导输入函数 • 1）光标定位到E8单元格，单击【编辑栏】上“”按钮，弹出【插入函数】对话框。 • 2）在【选择类别】下拉列表框中选择“常用函数”，在【选择函数】下拉列表中选择“AVERAGE”（在列表框下面可以看到对这一函数的说明，包括函数功能和参数含义），如图5.10所示。 • 3）单击【确定】按钮，弹出【函数参数】对话框，在【Number1】文本框内，可利用鼠标选取需要求平均数的单元格区域（也可以手动输入）；如果有多个区域，可以在【Number2】文本框内输入第二个单元格区域，如图5.11所示。 • 4）单击【确定】按钮，此时E8单元格中内容为“=AVERAGE(E3:E7)”，得到计算结果为“140”。 图5.10 【插入函数】对话框 图5.11 AVERAGE函数参数设置 返回 20

21. 5.1.3 图表的建立 • 1．图表类型 Excel 2003共提供了14种“标准类型”图表，各类型图表的对应关系如表所示。 21

22. 图表的组成元素如下图所示。 22

23. 2．图表的建立 题目：为图5.13中的各课程的平均分、最高分、最低分的簇状柱形图 • 1）单击【插入】菜单，在其下拉菜单中选择【图表】选项，在弹出的【图表类型】对话框中选择【簇状柱形图】。 图5.13 成绩表 23 图5.14 图表区域数据的设置

24. 2）单击【下一步】按钮，进入【图表源数据】对话框，在【数据区域】选项卡下的【数据区域】中选择单元格区域“B15：G17”，在【系列产生在】区域选项中选择【行】单选按钮，如图5.14所示。2）单击【下一步】按钮，进入【图表源数据】对话框，在【数据区域】选项卡下的【数据区域】中选择单元格区域“B15：G17”，在【系列产生在】区域选项中选择【行】单选按钮，如图5.14所示。 • 3）单击【系列】选项卡，在【系列】下的【分类（X）轴标志】中单击按钮，光标定位在弹出的对话框的文本框中，用鼠标选择C1：G1（即工作表表头“物理”、“化学”、“数学”、“英语”、“语文”单元格），如图5.15所示。 24

25. 4）单击【源数据-分类（X）轴标志】中的按钮，返回【图表源数据】对话框中，单击【下一步】按钮，进入【图表选项】对话框。4）单击【源数据-分类（X）轴标志】中的按钮，返回【图表源数据】对话框中，单击【下一步】按钮，进入【图表选项】对话框。 • 5）在【标题】选项卡中，设置【图表标题】为“**班级各门课程统计”，【分类（X）轴】为“课程”，【数值（Y）轴】为“分数”，如图5.16所示。 图5.15 图表分类轴标志的设置 图5.16 图表标题及X、Y轴设置 25

26. 6）单击【数据标志】选项卡，选中【数据标签包括】选项区域中的【值】复选框；在【数据表】选项卡中，选中【显示数据表】复选框，这样可以在图表中显示出数据表，如图5.17所示。其他选项卡保留默认设置，其中的各个参数可以自行尝试设置，设置效果在对话框右侧的图表预览中可以观看到。6）单击【数据标志】选项卡，选中【数据标签包括】选项区域中的【值】复选框；在【数据表】选项卡中，选中【显示数据表】复选框，这样可以在图表中显示出数据表，如图5.17所示。其他选项卡保留默认设置，其中的各个参数可以自行尝试设置，设置效果在对话框右侧的图表预览中可以观看到。 • 7）单击【下一步】按钮，进入【图表位置】对话框，在其中选择【作为其中的对象插入】单选按钮后（见图5.18），单击【完成】按钮完成图表的建立。 返回 26

27. 8）移动图表到A18：G34区域，若图表大小有出入，则选中图表，鼠标移到图片边缘的控点上，光标呈箭头形状时可进行图表大小的调整。 图5.18 图表位置设置 图5.17 图表数据表设置 27

28. 5.1.4 其他功能 • 其他功能，如单元格格式中对齐、字体、图案、边框设置、数据排序、筛选、分类汇总等在案例中有详细的介绍，我们可以在学习案例的过程中掌握这些功能。 28

29. 5.3 教学案例2——工资表编制 案例综述 Microsoft Excel 2003凭借着其强大的数据管理功能，获得了现今许多单位财会人员、办公人员的喜爱，他们喜欢用Excel制作打印本单位员工工资表、工资条或各类统计表。 本案例是使用Excel 2003制作“浙江丰达计算机有限公司员工工资表（4月份）”，工资表除了列出各位员工的工资外，还要进行排序、筛选、分类汇总、加密等操作，如图5.42所示。 29 图5.42 制作完成的工作表

30. 此外，因为企业实际业务，还需要把工资表制作成工资条发给每位员工，我们利用Excel 2003的“宏”完成这个功能，制作的工资条效果如图5.43所示。 图5.43 制作完成的工资条 30

31. 5.3.1 创建工资表 • 5.3.2 输入表体信息 • 5.3.3 使用公式进行其他金额的计算 • 5.3.4 数据排序 • 5.3.5 进行列隐藏 • 5.3.6 数据自动筛选 • 5.3.7 数据分类汇总 • 5.3.8 制作工资条 • 5.3.9 为工资表添加密码 31

32. 5.3.1 创建工资表 • 1）打开Excel 2003应用程序新建一个工作表，保存为“4月份员工工资表”。选中工作表标签Sheet1，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择【重命名】选项，将工作表标签更名为“4月份”。 • 2）设定工作表标题。选中A2︰N2单元格，单击【格式】工具栏中【合并及居中】按钮。在合并后的单元格内输入“=“浙江丰达计算机有限公司员工工资表（“&MONTH(“2008-4-27”)& ”）月份”[1]，并通过【格式】工具栏，将字体设置为“黑体”，将字号设置为“16”，将字形设置为“加粗”，如图5.44所示。将鼠标放置在第1行和第2行之间的分隔线上，鼠标呈“”形状，按住鼠标左键往下拖动改变行高至合适高度，如图5.45所示。 图5.44 工资表标题格式设置 图5.45 工资表标题行高调整 32

33. 3）输入列标题。在A2：N2的单元格中分别输入员工编号、姓名、部门、职务、岗位工资、加班工资、应发金额、请假扣款、失业保险、医疗保险、养老保险、应税金额、个人所得税、实发金额作为工资表表头。3）输入列标题。在A2：N2的单元格中分别输入员工编号、姓名、部门、职务、岗位工资、加班工资、应发金额、请假扣款、失业保险、医疗保险、养老保险、应税金额、个人所得税、实发金额作为工资表表头。 • 4）设置表头字体。选中单元格A2︰N2，选择【格式】菜单下【单元格】选项，打开【单元格格式】对话框。选择【字体】选项卡，将【字体】设置为“宋体”，将【字号】设置为“9”，【颜色】选择“白色”。 • 5）设置表头对齐方式。选择【对齐】选项卡，在【文本对齐方式】选项区域中，选择【水平对齐】为“居中”，【垂直对齐】为“居中”。 • 6）设置表头边框。选择【边框】选项卡，分别单击【预置】选项区域中的【外边框】和【内部】按钮，为工资表表头设置边框。 • 7）设置表头背景。选择【图案】选项卡，设置【单元格底纹】为“深蓝”色，设置效果如图5.46所示。 图5.46 工资表表头格式设置效果图 返回 33

34. 5.3.2 输入表体信息 方法一： • 1）序号的输入。选择单元格A3，在其中输入第一位员工的编号“1”，设置单元格格式，字体设置为“宋体”，字号设置为“10”，且水平对齐方式为“居中”，垂直对齐方式也为“居中”。把光标移到A3单元格右下角，此时光标呈“ ”形状，按住鼠标左键往下拖动到合适单元格（有多少员工就拖动多少行），随即会出现“自动填充选项”的标记 。移动鼠标到“自动填充选项”上，此时标记 呈形状 ，单击其右下角三角按钮，从列表中选择“以序列方式填充”选项，“员工编号”列会自动填充为“2，3，…，12”，如图5.47所示。 图5.47 工资表“员工编号”序列填充 34

35. 2）填写表体单元格内容中“姓名”、“部门”、“职务”相关信息，并利用【常用】工具栏中的【格式刷】按钮进行格式复制。操作步骤如下：选择A3单元格，单击【常用】工具栏中的【格式刷】按钮 ，此时光标移至工作表的工作区，呈“ ”形状，在B3单元格内按下鼠标左键，拖动鼠标至D14，这样B3：D14区域的单元格格式与A3单元格格式就一致了，如图5.48所示。 • 3）输入工资信息。输入本工作表中的“岗位工资”、“加班工资”、“请假扣款”列信息。选择E3：N14单元格区域，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择【设置单元格格式】选项，打开【单元格格式】对话框。在该对话框中单击【数字】选项卡，在【分类】下拉列表中选择“货币”选项，并在【示例】选项区域中将【小数位数】设置为“2”，【货币符号】设置为“￥”。并在【格式】工具栏内，将字号设置为“10”，单击【居中】按钮 ，使该区域单元格内容“居中”。 图5.48 利用【格式刷】进行格式设置 35

36. 4）进行表体边框设置。选中A3：N14单元格区域，单击【格式】工具栏中的【边框】按钮 ，在其下拉菜单中选择“所有框线”按钮，如图5.49所示，即为表体设置了边框。 • 5）调整列宽。把光标放到列标A上，呈“ ”时按下鼠标左键，拖动至列标为N的列，这样就选中了A～N列。单击【格式】菜单，选择【列】|【最合适的列宽】选项，Excel 2003会自动根据单元格内容调整列宽，如图5.50所示。 图5.50 列宽设置 图5.49 表体边框设置 36

37. 方法二： • 1）利用记录单输入表体数据。选择A2：N2单元格，在【数据】菜单下选择【记录单】选项，如果数据清单还没有记录，Excel 2003会先弹出一个提示窗口，如图5.51所示，单击【确定】按钮，打开【新建记录】对话框。 • 2）【新建记录】对话框自动将选中的表头单元格作为字段名，逐条输入员工的员工编号、姓名、部门、职务、岗位工资、加班工资、请假扣款项目后，单击【新建】按钮，可将记录写入到工作表中，如图5.52所示。图5.52 利用记录单进行数据输入 • 3）设置表体单元格格式，参照方法一的1）～5）步骤中格式设置部分进行设置。 图5.51 记录单提示窗口 图5.52 利用记录单进行数据输入 37 返回

38. 5.3.3 使用公式进行其他金额的计算 以第一位员工“王遐”为例，计算其“应发金额”、“失业保险”、“医疗保险”、“养老保险”、“应税金额”、“个人所得税”、“实发金额”各项。 • 1）计算“应发金额”。“应发金额”是“岗位工资”与“加班工资”之和。 • ① 在单元格G3内，单击【常用】工具栏内的【自动求和】按钮右侧的三角形，选择【求和】选项，如图5.53所示，此时G3单元格呈现如图5.54所示。然后再运用鼠标左键拖动选择要进行求和的单元格区域，本例中是E3：F3单元格区域，也是求和公式构造时默认的选择区域，因而这里不需要重新选择。 • ② 最后单击【编辑栏】中的【输入】按钮完成“应发金额”计算。 图5.53 求和公式输入 图5.54 “应税金额”的计算 38

39. 2）计算“失业保险”。浙江丰达计算机有限公司的“失业保险”计算公式是：“失业保险”=“岗位工资”×1%。2）计算“失业保险”。浙江丰达计算机有限公司的“失业保险”计算公式是：“失业保险”=“岗位工资”×1%。 鼠标定位到I3单元格，在其中输入“=E3*0.01”（或者“=E3*1%”），按Enter键，Excel 2003会自动计算出员工“王遐”的4月份失业保险金额，如图5.55所示。 计算公式 计算结果 图5.55 “失业保险”的计算 39

40. 3）计算“医疗保险”。浙江丰达计算机有限公司的“医疗保险”计算公式是：“医疗保险”=“岗位工资”×2%。3）计算“医疗保险”。浙江丰达计算机有限公司的“医疗保险”计算公式是：“医疗保险”=“岗位工资”×2%。 鼠标定位到J3单元格，在其中输入“=E3*0.02”（或者“=E3*2%”），按Enter键，Excel 2003会自动计算出员工“王遐”的4月份医疗保险金额。 • 4）计算“养老保险”。浙江丰达计算机有限公司的“养老保险”计算公式是：“养老保险”=“岗位工资”×1.4%。 鼠标定位到K3单元格，在其中输入“=E3*0.014”（或者“=E3*1.4%”），按Enter键，Excel 2003会自动计算出员工“王遐”的4月份养老保险金额。 • 5）计算“应税金额”。“应税金额”是需要缴纳个人所得税的那部分收入。浙江丰达计算机有限公司员工的“应税金额”=“应发金额”－“三险”（失业保险、医疗保险和养老保险）－2000（自2008年3月1日起，我国个人所得税起征点调整至2000元）。但如果收入不满2000的员工，则不需要交纳个人所得税。鼠标定位到L3单元格，在其中输入“=IF(G3-SUM(I3:K3)-2000>0,G3-SUM(I3:K3)-2000,0)”，按Enter键，Excel 2003会自动计算出员工“王遐”的4月份应税金额。 40

41. 表5.3 税率及速算扣除数计算规则表 • 6）计算“个人所得税”。与不同的“应税金额”相对应的税率和速算扣除数，如表5.3所示。 利用IF函数的嵌套功能来实现个人所得税的计算。在单元格M3中输入公式“=IF(L3<=500,L3*5%,IF(L3<=2000,L3*10%-25,IF(L3<=5000,L3*15%-125,IF(L3<=20000,L3*20%-375,IF(L3<=40000,L3*25%-1375,IF(L3<=60000,L3*30%-3375,IF(L3<=80000,L3*35%-6375,IF(L3<=100000,L3*40%-10375,L3*45%-15375))))))))[1]”，按Enter键，Excel 2003会自动计算出员工“王遐”需交纳的个人所得税86.80元，如图5.56所示。 41 图5.56 “个人所得税”的计算

42. 7）计算“实发金额”。“实发金额”是员工在缴纳各类保险、税收等各类款项后实际发到手里的工资金额。很显然，“实发金额”=“应发金额”－“失业保险”－“医疗保险”－“养老保险”－“个人所得税”。7）计算“实发金额”。“实发金额”是员工在缴纳各类保险、税收等各类款项后实际发到手里的工资金额。很显然，“实发金额”=“应发金额”－“失业保险”－“医疗保险”－“养老保险”－“个人所得税”。 在N4中输入公式“=G3-SUM(I3:K3)-M3”，按Enter键，Excel 2003会自动计算出员工“王遐”的实发金额为3031.20元。 42

43. 8）完成其他员工工资计算。因为其他员工未计算的工资分布在两个区域中，我们分两步完成。8）完成其他员工工资计算。因为其他员工未计算的工资分布在两个区域中，我们分两步完成。 • ① 选中G3单元格，按住鼠标左键向下拖动单元格右下角的填充柄，直到最后一位员工所在单元格（“G14”），松开鼠标左键，完成其他员工“应发金额”的计算。 • ② 选中I3：N3单元格区域，按住鼠标左键向下拖动单元格右下角的填充柄，直到最后一位员工所在行，松开鼠标左键，完成其他员工“失业保险”、“医疗保险”、“养老保险”、“应税金额”、“个人所得税”、“实发金额”的计算，如图5.57所示。 图5.57 其他员工工资的计算 返回 43

44. 5.3.4 数据排序 要按员工所在部门进行统计，所以我们需要对“部门”进行排序，同一个部门里的员工，我们按“实发金额”由高到低排序。排序步骤如下： • 1）选取除标题行外所有区域的单元格，在【数据】菜单下选择【排序】选项，弹出【排序】对话框。 • 2）在【排序】对话框中，从【主要关键字】的下拉列表中选择“部门”，并选择排序方式为“降序”；从【次要关键字】的下拉列表中选择“实发金额”，并选择排序方式为“降序”；并在【我的数据区域】中选择“有标题行”，被选中的区域中第一行（即表头行）就不会参与排序了，如图5.58所示。 • 3）单击【确定】按钮，完成排序，排序结果如图5.59所示。从中可以看到，首先按“部门”的字典音序降序排列，顺序为“销售部”、“网络集成部”、“软件开发部”；同一部门中，再按“实发金额”从高到低降序排列。 44 图5.58 排序关键字的设置 返回 图5.59 进行数据排序后的结果

45. 5.3.5 进行列隐藏 比如“应税金额”项主要是在计算个人所得税时做辅助用的，我们可以把该列隐藏起来。步骤如下： • 1）选中L列（“应税金额”项所在列），单击【格式】菜单，在其下拉菜单中选择【列】|【隐藏】选项。L列被隐藏 • 2）此时，L列被隐藏起来了，效果如图5.60所示。 L列被隐藏 图5.60 L列被隐藏后的结果 返回 45

46. 5.3.6 数据自动筛选 要求在工资表中实现对员工的“姓名”、“部门”、“职务”和“岗位工资”的查询，操作步骤如下： • 1）选中B2：E2单元格区域，单击【数据】菜单，选择【筛选】|【自动筛选】选项，可以看到工作表中B2：E2列（“姓名”、“部门”、“职务”和“岗位工资”）右侧出现了自动筛选箭头 。 • 2）如果要查看“网络集成部”所有员工的工资信息，可单击C2单元格的筛选箭头，在其下拉列表中选择“网络集成部”（见图5.61），得到筛选结果，如图5.62所示。 图5.61 选择自动筛选条件 图5.62 选择自动筛选条件 46

47. 3）如果要查看职务中属于“经理”一级的员工的工资信息，则需要单击D2单元格的筛选箭头，选择“自定义”选项，在弹出的【自定义自动筛选方式】对话框中，在【显示行】的【职务】选项区左边下拉列表中选择“包含”，在右边的下拉列表文本框中输入“经理”。3）如果要查看职务中属于“经理”一级的员工的工资信息，则需要单击D2单元格的筛选箭头，选择“自定义”选项，在弹出的【自定义自动筛选方式】对话框中，在【显示行】的【职务】选项区左边下拉列表中选择“包含”，在右边的下拉列表文本框中输入“经理”。 • 4）单击【确定】按钮，进行自动筛选，筛选结果将列出“职务”中包含“经理”两个字（如部门经理、项目经理等）的员工的工资信息，如图5.63所示。 • 5）若要显示全部的记录，则单击被筛选项（筛选箭头为蓝色，本例中是D2）箭头，在其下拉列表中选择“全部”选项即可。 图5.63 自定义筛选的结果 返回 47

48. 5.3.7 数据分类汇总 • 1．平均值汇总 • 1）单击工作表中任一单元格，再选择【数据】|【分类汇总】选项，弹出【分类汇总】对话框。 • 2）在【分类字段】下拉列表中选择“部门”；在【汇总方式】下拉列表中选择“平均值”；在【选定汇总项】列表中的“实发金额”前的复选框中打上“√”，并清除其他复选框，选中“替换当前分类汇总”和“汇总结果显示在数据下方”复选框，清除“每组数据分页”复选框，如图5.64所示，即可以进行各部门员工“实发金额”平均值的分类汇总。 • 3）单击【确定】按钮，即完成部门员工“实发金额”平均值的分类汇总，如图5.65所示。 图5.65 平均值分类汇总结果 图5.64 平均值分类汇总 48

49. 2．求和汇总 如果要在平均值汇总的基础上，再按部门进行“实发金额”求和汇总，其操作步骤如下： • 1）单击工作表中任一单元格，再选择【数据】|【分类汇总】选项，弹出【分类汇总】对话框。 • 2）在【分类字段】下拉列表中选择“部门”；在【汇总方式】下拉列表中选择“求和”；在【选定汇总项】列表中的“实发金额”前的复选框中打上“√”，并清除其他复选框，清除“每组数据分页”和“替换当前分类汇总”复选框，此时“汇总结果显示在数据下方”自动变为灰色，即可以得到各部门员工“实发金额”求和的分类汇总。 • 3）单击【确定】按钮，即完成部门员工“实发金额”平均值、求和的分类汇总，效果如本节开头部分的图5.42所示。 返回 49

50. 5.3.8 制作工资条 浙江丰达计算机有限公司还需要把工资表打印成“工资条”发给每位员工。下面我们用Excel2003的“宏”功能，自动将编制好的工作表转换为工资条。 上面我们曾经进行过“排序”、“数据自动筛选”、“数据分类汇总”的步骤，制作工作条之前，我们先把工作表复原。 • 1）删除“分类汇总”。单击工作表中任一单元格，再选择【数据】|【分类汇总】选项，弹出【分类汇总】对话框中，单击【全部删除】按钮，这样就取消了“分类汇总”。 • 2）删除“自动筛选”。单击工作表中任一单元格，再选择【数据】|【筛选】|【自动筛选】选项，“自动筛选”前面的“√”清除了，“自动筛选”功能也就被删除了。 • 3）按“员工编号”排序。单击“员工编号”列任一单元格，再单击【常用】工具栏中的【降序排列】按钮，这样工资表中数据就按照“员工编号”升序排列。 50