1 / 60

Rapportkurs i Discoverer 11i

Signe Marie Bjordal Brukerstøtte LØP-hjelp : hjemmeside: uib.no/persok/regnskap e-post: lop-hjelp@uib.no tlf. 55 58 35 00 betjent mellom kl. 9.00 – 14.30. Rapportkurs i Discoverer 11i. Deltakerliste. Innledning. Kurstype: Rapportkurs i Discoverer 11i

maik
Download Presentation

Rapportkurs i Discoverer 11i

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author. Content is provided to you AS IS for your information and personal use only. Download presentation by click this link. While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server. During download, if you can't get a presentation, the file might be deleted by the publisher.

E N D

Presentation Transcript

  1. Signe Marie BjordalBrukerstøtte LØP-hjelp:hjemmeside: uib.no/persok/regnskape-post: lop-hjelp@uib.notlf. 55 58 35 00betjent mellom kl. 9.00 – 14.30 Rapportkurs i Discoverer 11i

  2. Deltakerliste

  3. Innledning • Kurstype:Rapportkurs i Discoverer 11i • Målgruppe:Økonomimedarbeidere som har behov for rapporter fra økonomistsystemet Oracle Financial. • Forkunnskaper:GrunnopplæringGod kjennskap til kontostrengen

  4. Kursinnhold • Litt om rapportløsningen Discoverer Beskrivelse Målsetting Fordeler og svakheter Håndbøker - brukerstøtte • Litt om kontostrengen gjennomgang av vesentlige deler av kontostrengen • Gjennomgang av de forskjellige typer rapporter i Discoverer • Hvordan ta ut rapporter i Discoverer Bestilling av Styringsrapporter/Saldorapporter Tips og finesser vedr. rapportene Bestilling av Register-, Detalj- og Modulrapporter • Hvilke rapporter er nyttige for akkurat deg? Vi arbeider med uttak av rapporter og utveksler erfaringer Oppgaver

  5. LITT OM RAPPORTLØSNINGEN DISCOVERER - Beskrivelse • Egen rapportbase • Rapportdatabasen er skilt fra produksjonsbasen (OF-11i) • Kopi av produksjonsbasen tas hver natt og legges over i rapportbasen • data i rapportbasen er alltid en dag gamle • rapportbasen driftes av UiBs IT-avdeling • Data fra 1.1.2003 i 11iDiscoverer-Term

  6. LITT OM RAPPORTLØSNINGEN DISCOVERER... - Målsetting • Rapportløsningen gir bedre rapporter og er enklere å bruke Noe som på sikt resulterer i at • økonomistyringen forbedres • behovet for OF-rapporter forsvinner • antall OF- brukere reduseres fordi en del kun vil ha behov for tilgang til Discoverer

  7. LITT OM RAPPORTLØSNINGEN DISCOVERER... - Fordeler: - Kun ett rapportverktøy fra 2003 - God integrasjon mot Excel og web (HTML.format) - Tunge jobber i OF påvirker ikke uttak av rapporter - Mange brukere på rapportbasen forstyrrer ikke driften av OF - Svakheter: - Rapportdataene er en dag gamle - kopi av produksjonsbasen tas hver natt - Kun data fra 1/1-2003 i 11iDiscoverer-Term - Data fra tidligere år må tas på annen måte/”gamlemåten”: - For årene 1999 – 2000: OAHIST-Term (FSG og STD) og Discoverer-Term (kun bilagsdetaljer) - For årene 2001 – 2002: OF-Term (FSG (i ADI) og STD) og Discoverer-Term (kun bilagsdetaljer)

  8. LITT OM RAPPORTLØSNINGEN DISCOVERER... - Rapporthåndboken finner du på PØA’s hjemmside: www.uib.no/persok/regnskap/rapporter/index.htm • Håndboken vil være under kontinuerlig bearbeiding og utvikling • Under Oppdateringer, side 4 vil det fremgå hvilke endringer som er gjort og når. • Tilbakemeldinger, forslag til nye rapporter eller endringer sendes: Lop-hjelp@uib.no v/Betzy Bell Louis - Brukerstøtte vedr. uttak av rapporter Brukerstøtten LØP-hjelp, betjent mellom kl. 9.00 – 14.30: E-post: Lop-hjelp@uib.no eller Tlf. 8-3500

  9. Litt om kontostrengen - Art RESULTAT – summen av alle resultatarter (3000 – 9999) ”INSTITUTTARTER” – alle arter med unntak av fast lønn og sosiale kostnader, aktuelt for de institutt som kun har budsjettansvar for ”løs” lønn. - Prosjekt ANNUM,midler fra Dep. – prosjektnummer 000000 INTERNE PROSJEKT, midler fra Dep. men gis av Styret - i prosjektnr.serien 700000 – 799999 EKSTERNE PROSJEKT, eksterntfinansiert virksomhet – - i prosjektnr.serien 100000 - 699999

  10. FORSKJELLIGE TYPER RAPPORTER... S – Nye parametre Virksomhet: ’T’= Både bevilgnings- og eksternfinansiert virksomhet ’BFV’= Bevilgningsfinansiert virksomhet (både annuum og øremerkede prosjekter) ’BFA’= Bevilgningsfinansiert annuum ’BFP’= Bevilgningsfinansierte øremerkede prosjekter ’EFV’= Eksternt finansiert virksomhet Sideelement: Kan velge å se ett eller alle prosjekter innenfor en type virksomhet etter at rapporten er kjørt

  11. FORSKJELLIGE TYPER RAPPORTER... S – nye parametre Saldouttrekk: ’T’ = Alle resultatarter (3000-9999) ’I’ = ”Instituttarter” dvs arter utenom fastlønn, sosiale kostnader mv. ’F’ = ”Fakultetsarter” dvs fastlønn, sosiale kostnader ...erstatter tidligere ”I-rapporter”.

  12. FORSKJELLIGE TYPER RAPPORTER- i 11i Discoverer-Term A – Anleggs-/utstyrsrapporter R - Registerrapporter S - Styringsrapporter/Saldorapporter D - Detaljrapporter/Transaksjonsrapporter K - Kundemodulrapporter L – Leverandørmodulrapporter B – Budsjettrapporter BW- BasWarerapporter

  13. FORSKJELLIGE TYPER RAPPORTER... S – Styringsrapporter/saldorapporter > S11 – Artsregnskap (TB, B4 eller pr. mnd) > S12 - Stedsregnskap (TB eller B4) > S13 – Prosjektregnskap (TB, B4 eller fin.kilde) > S14 - Analyseregnskap (TB eller B4) S20 – Råbalanse Velg ulik artsdetaljering innenfor hver rapport: • inntekter/kostnader • pr. artsklasse • pr. art

  14. HVORDAN TA UT RAPPORTER I DISCOVERER Logg deg på 11iDiscoverer-Term 1 2 • Påloggingsbilde • Slik logger du deg på Discoverer i Firma 01 Uib: • Brukernavn: seuib • Passord: opplyses på kurset • Koble til: rapptst.uib.no • Gå videre med Koble til Discoverer ligger på Citrix Program Neigborhood Dobbelklikk:på ikonet 11iDiscoverer-Term

  15. HVORDAN TA UT RAPPORTER I DISCOVERER Koble deg til en eksisterende arbeidsbok på databasen • I dette bildet velges: • 1. Åpne en eksisterende arbeidsbok og • 2. Database (Min datamaskin benyttes hvis du skal hente spørringer som du har lagret selv) • 3. Velg Åpne

  16. HVORDAN TA UT RAPPORTER I DISCOVERER Velg rapport • Her velger du ønsket rapport • Her har vi fått frem plukklisten med de tilgjengelige rapportene • 1. Marker ønsket rapport (vi ønsker S11 – Artsregnskap TB) • 2. Velg Åpne

  17. HVORDAN TA UT RAPPORTER I DISCOVERER Kjør spørring etter valgt rapport 1. Velg Ja på spørsmål om du vil kjøre spørring for dette arket - eller trykk [Enter] (da er det JA du velgersidenden knappen er uthevet)

  18. HVORDAN TA UT RAPPORTER I DISCOVERER Velg rapportparametre– velg de avgrensninger som er gjelder for din rapportperiode, dato, sted, prosjekt, analyse, art, kunde, selger, leverandør etc. • Parameterveiviser • De fleste rapportene har parametere. Her avgrenser du rapporten • Fyll inn ønskede verdier i alle parametre (enten to apostrofer eller ingen). • 1. Klikk på Neste for å komme videre i valg av parametre. • 2. Velg Fullfør for å sette i gang rapportbestillingen.

  19. HVORDAN TA UT RAPPORTER I DISCOVERER Spørringen starter Spørringen starter Det kan ta litt tid, alt etter hvilke spørrekriterier du angir og hvilken rapport. Du kan Avbryte prosessen dersom du har gitt feile parametere eller angrer bestillingen. 1. Her er det bare å vente litt

  20. HVORDAN TA UT RAPPORTER I DISCOVERER S11-Artsregnskap TB/B4- viser regnskap mot budsjett for arter rapportparametre Prosjekt(er) detaljeringsgrad

  21. HVORDAN TA UT RAPPORTER I DISCOVERER Ny spørring? • Ny spørring gjøres ved å oppdatere arket på nytt • Klikk på ikonet Oppdater ark • Legg inn nyeparametere • Utfør ny spørring ved å kikke på Fullfør

  22. HVORDAN TA UT RAPPORTER I DISCOVERER NOEN FUNKSJONER I 11iDiscoverer-Trem Gruppesortering - totalsummering virker ikke enda Forhåndsvisning Oppdater arket – ny spørring Åpne ny arbeidsbok/ rapport Skriv ut rapporten Lagre spørringen på eget område Overfør data til Excel

  23. HVORDAN TA UT RAPPORTER I DISCOVERER NOEN FUNKSJONER I 11iDiscoverer-Trem Fil/Åpne: dersom du ønsker å åpne din egen spørring velger du Fil/Åpne/Min Datamaskin Fil/Lagre som: ønsker du å lagre din spørring av rapporten på eget område, kan du gjøre det ved å lagre den du ønsker; Fil/lagre som/G-/F-område .. Fil/eksporter: Du kan eksportere og lagre rapporten din i forskjellig format: Word, Excel og HTML-format

  24. FORSKJELLIGE TYPER RAPPORTER... S11-Artsregnskap mnd.- viser regnskap for arter pr. mnd rapportparametre Sted/Prosjekt/Analyse

  25. FORSKJELLIGE TYPER RAPPORTER... S12-Stedsregnskap TB/B4- viser regnskap mot budsjett for steder detaljeringsgrad

  26. FORSKJELLIGE TYPER RAPPORTER... S13-Prosjektregnskap TB/B4- viser regnskap mot budsjett for prosjekter

  27. FORSKJELLIGE TYPER RAPPORTER... S14-Analyseregnskap TB/B4- viser regnskap mot budsjett for analyser

  28. OPPGAVER Oppgaver vedr. Saldorapporter/Styringsrapporter • Ta ut Artsregnskap på ditt sted/dine steder , TB el. B4 - på annum, interne prosjekt og eksternfinansiert virksomhet - bestill rapporten som om du ikke har budsjettansvar for lønn og som om du har budskjettansvar for lønn Hva er ’netto resultat’ pr. aug-04? Har du alvorlige overskridelser? Er budsjettet korrekt? Velg ulik detaljeringsgrad; pr. artsklasser og detaljert pr. art. Ta ut samme rapport, men med ’Instituttarter’, ’Alle Arter’, ’Fakultetsarter’ Hvordan står det til med de enkelte prosjekt, både interne og eksterne? • Ta ut Stedregnskap på ditt fakultet/institutt, TB eller B4. • Ta ut Analyseregnskap for ditt annum • Ta ut Månedsregnskap for ditt annum • Ta ut Prosjektregnskap for eksternfinansiert virksomhet

  29. FORSKJELLIGE TYPER RAPPORTER... B – Budsjettrapporter B - Budsjettdetaljer B1 B11 - Budsjettrapport mnd. TB og B4 B11 – Artsbudsjett (NB: ligger i Oracle Financials) (ikke klar)

  30. FORSKJELLIGE TYPER RAPPORTER... B11-Budsjettrapport mnd. TB - viser budsjett TB for arter pr. mnd Sted/Prosjekt/Analyse

  31. Tips og finesser for rapportene i Discoverer 11i-> Excelformat

  32. Tips og finesser for rapportene i Discoverer 11i-> WEB-format

  33. Tips og finesser for rapportene i Discoverer 11i-> Månedsrapport i WEB (eller Word)

  34. Tips og finesser for rapportene i Discoverer 11i • Lag månedsrapporten i Word eller WEB-format: • eksportere de rapportene som skal med til HTML-format • kopiere alle rapportene over i et Word-doc eller en HTML-fil • skriv inn kommentarer i dokumentet • sende det til mottaker som vedlegg til e-post eller legg rapporten ut på en hjemmeside.

  35. FORSKJELLIGE TYPER RAPPORTER... R - Registerrapporter • R02 – Artsregister • R03 - Prosjektregister R04 - Stedsregister • R05 – Analyseregister R06 - Aktivitetsregister • R07 – Kunderegister • R08 – Leverandørregister R09 - Overheadregister

  36. R02-Artsregister- viser aktive arter og artsbeskrivelse/-tekst rapportparametre

  37. R03 – Prosjektregister– side 1- viser aktive og deaktive prosjektnummer, -navn, -sted, prosjektleders navn, DB-kategori og -fordeling m.m. rapportparametre

  38. R03 – Prosjektregister –side 2- viser aktive prosjektnummer,-navn,-sted, prosjektledersnavn, DB-kategori og -fordeling m.m.

  39. R05 - Analyseregister- viser både aktive og deaktiverte analysenummer med navn og stedtilknytning rapportparametre sideelement

  40. R07 - Kunderegister- viser kundenummer, -navn, -adresser, kontaktpersoner, organisasjonsnummer m.m. (kun fra ditt firma) rapportparametre

  41. R08 - Leverandørregister- viser leverandørnummer,- navn, -adresse, bankkontonummer, organisasjonsnr., betalingsbetingelser m.m. (kun fra ditt firma) rapportparametre

  42. OPPGAVER Ta ut Registerrapporter på ditt sted/dine steder - Artsregister: sjekk inntektsartene (klasse 3) og alle som har med ’kontor’ å gjøre - Prosjektregister: sjekk ditt steds deaktiverte & aktive prosjektnummer - Kunde- og Leverandørregister: søk etter bankkonto og navn, adresse.. - Analyseregister: sjekk dine aktive og deaktivere analysenummer

  43. D – Detaljrapporter/ Transaksjonsrapporter >D22 – Bilagsdetaljer D23 – Institutt bilagsdetaljer Forskjellen på D22 og D23 er at D23 - Institutt bilagsdetaljer ekskluderer fastlønnsarter som en del institutt ikke har budsjettansvar for. Rapport D23 ekskluderer disse lønnsartene: 5011-5019, 5030-5039, 5060-5079, 5090-5099, 5120-5139, 5190-5199, 5260-5269, 5410-5499 og 5810-5829.

  44. D22 - Bilagsdetaljer- viser transaksjonens kontering, bokført beløp, leverandør-/kunde-/ansattes navn, bilagsnummer i hovedbok og evt. i AP-/AR-modul, valuta m.m.

  45. HVORDAN TA UT RAPPORTER I DISCOVERER NOEN FUNKSJONER I 11iDiscoverer-Trem Verktøy/Sortering: dersom du ønsker å sortere på beløp drar du kolonnefeltet for beløp opp i 1. rad, for hvilken kolonne du ønsker skal bli sortert først.

  46. TIPS OG FINESSER VEDR. RAPPORTENE D22- Bilagsdetaljer - forslag til bearbeiding i Excel

  47. TIPS OG FINESSER VEDR. RAPPORTENE Forslag til bearbeiding i Excel • Sett på Filter (Data/Filter/Autofilter), plasser deg på linjen hvor du ønsker filteret • Sett på Vindusdeling • Plasser deg der du ønsker vinduet delt (her: i celle A2) • Velg Vindu/Frys • Formater tallene i Beløpskolonnen • Marker kolonne hvor du har Beløp i NOK (her: kol I) • Velg Format/Celler/Tall - merk av for Tusenskilletegn og f.eks. Røde negative tall • Delsummering av data plukket frem ved filtrering • Gå på for eksempel Filteret for Art, velg en art • Still markøren 2 celler under nederste tall (i Beløp .. Kolonnen) • Velg Autosummerings knappen - du har fått en Delsum for dataene

  48. TIPS OG FINESSER VEDR. RAPPORTENE Forslag til bearbeiding i Excel forts…. • Bearbeide Utskriften av bilagsdetaljene dine • Velg Forhåndsvisning • Velg Oppsett • Velg Liggende og Tilpass 1 side bred og ….(tom) side høy Nå vil Excel legge dataene dine inn på en sides bredde og velger selv hvor mange sider (høy) den trenger for å skrive ut dine bilagsdetaljer Det fine med denne bearbeidingen av utskriften er at uansett hvilket filteruttrekk du velger, kan du nå raskt skrive det ut ved å: • Velg knappen Skriv Ut

  49. Bilag laget i forskjellige moduler – har forskjellige bilagsnummerViktig v/kopi av bilag fra Regnskap og Lønn Viktig v/merking av omposteringer/regnskapskorreksjoner E - fakt. BasWare Kundereskontro (AR) fakturanr. 30XXXXX Leverandørreskontro (AP) bilagsnr. 50XXXXXX Lønnssystem Ansattes navn NN Effektiv dato- lønnsutbet.dato Hovedbok (GL) bilagsnr. 104XXXXX Anleggsregister Innkjøpsmodul Personalsystem 49

  50. OPPGAVER Ta ut Bilagsrapport/Transaksjonrapport på ditt sted/dine steder - For Annum : sorter på beløp og art, lønnsmottaker etc.... - For arter tilsvarende ’Instituttarter’ i Saldorapportene (S-rapp.) - Overfør dataene til Excel. Bearbeid dataene for utskrift (følg eksempel). - Hvilke opplysninger trenger Regnskap/Lønn dersom du ønsker kopi av et AP-, AR-, hovedboks- eller lønnsbilag? - eller en reiseregning?

More Related