Bogføring af elektroniske fakturaer i Portalen

1. Bogføring af elektroniskefakturaer i Portalen Denne vejledning gennemgår, hvordan du betaler en elektronisk faktura samt kontrollerer fakturaens status. Indhold 1. Find din faktura .......................................................................................................... 2 2. Finanskontering ......................................................................................................... 4 2.1 Konter faktura .......................................................................................................... 4 2.3 Slet fakturalinjer ....................................................................................................... 6 3. Afslutte bogføringen ................................................................................................... 6 4. Fakturaens status ...................................................................................................... 7 5. Massekontering – og bogføring .................................................................................. 8

2. 1. Find din faktura 1.1 Åben Portalen og klik på fanebladet ”Indkøb” 1.2 Oversigten over modtagne fakturaer findes ved at klikke på menupunktet til venstre ”Varemodtagelse” eller ”Ikke bogførte fakturaer”. Ved menuen ”Varemodtagelse” er varen i fokus. Ved ”Ikke bogførte fakturaer” vises finanskonteringen allerede når du henter fakturaen. Det er også her de Interne fritekstfakturaer til behandling ligger. 1.3 Find fakturaen/indkøbet ved at klikke på menuen ”Vis”. Vælg derefter mellem ”Mine” eller ”Afdeling”.

3. 1.4 Hvis du ikke umiddelbart kan se fakturaen/indkøbet, kan du søge efter den i afgrænsningsbilledet ved at klikke på ”Rediger filter”. 1.5 Fakturaerne kan have følgende status under feltet ”Indkøbsstatus”: Bestilt = Faktura modtaget på baggrund af indkøb foretaget ved e-handel Åben ordre = Faktura modtaget udenom e-handel (eksempelvis taxa, el, mellemkommunal afregning osv.) Modtaget = Tilkendegivelse for modtagelse af varekøb ved e-handel, hvor fakturaen endnu ikke er modtaget, hvorfor ordren stadig fremgår af oversigten. Ved fakturamodtagelse bogføres købet. Hvis fakturaen fejler ændrer den også status til ”Modtaget”. Faktureret = Bogført. I det følgende behandles fakturaer med status ”Åben ordre”. Status ”Bestilt” behandles i ”Vejledning til indkøb”. 1.6 Når du i oversigten har fundet din faktura/indkøb, skal du åbne den ved at klikke på ”Indkøbsordrenummeret”. 1.7 Du har mulighed for at udvælge flere fakturaer og bladre imellem dem ved at markere dem og klik på ”Åbn”.

4. Du kan bladre ved at klikke på pilene øverst i billedet. 2. Finanskontering 2.1 Konter faktura Hvis du står i Vareoversigten kan du gå til Finanskontering ved at klikke på menuen ”Vis”. Vælg derefter ”Finanskontering”. Felterne Konto og Posteringstekst skal udfyldes. Herudover kan du udfylde Bærer (de gamle projektkoder), Ydelsesmodtager (ved registrantbogføring) samt Oplysningspligt (f.eks. ved udbetaling af honorar eller befordringsgodtgørelse - oplyses til skat). Efter hver kontering tryk på ”Fluebenet” for at opdatere linjen eller tryk ”Enter”

5. Ved opsplitning på flere konti, ændrer du bruttobeløbet, trykker ”Enter”, og der dannes en ny konteringslinje med restbeløbet. TIP: Du kan søge efter Reg. konto nr. i kontoplanen ved at klikke på ”Den knækkede nedadgående pil” Søgefiltret fremkommer: Her er søgt på at Reg. konto nr. starter med 651 og arten er 4.0 2.2Under fanen ”Kontering” har du mulighed for at samle konteringslinjerne til 1 linje eller danne konteringslinjer ud fra den elektroniske fakturas varelinjer.

6. Ved flere varelinjer, som skal konteres på samme konto, kan du vælge ”Kopiér”. Husk at sætte hak ud for det kontonummer, som skal kopieres. 2.3 Slet fakturalinjer For at fortryde en evt. fejlkontering sætter du hak ud for konteringen og klikker på ”Handlinger”: Vælg ”Slet markerede”. 3. Afslutte bogføringen 3.1 Når du har udfyldt finanskonteringen, skal du afslutte bogføringen ved at klikke på menuen ”Opdatering”. Vælg derefter ”Varemodtag”. Fakturaen ændrer status til Faktureret = Bogført. De bogførte fakturaer kan fremsøges under ”Indkøbsordrer”.

7. 4. Fakturaens status 4.1 For at få et overblik over dine fakturaer, kan du gå ind på ”Indkøbsordrer”. Du kan hurtigt se fakturastatus ved at klikke på (info). Du kan se, hvornår fakturaerne er varemodtaget og bogført. 4.2 For at undersøge, om fakturaen er betalt, går du ind på den enkelte faktura og ind på ”Vis”. Hvis der fremgår et felt, der hedder ”Betalt”, er fakturaen betalt. Se yderligere fakturaoplysninger. Herunder forfaldsdato, læselinje mv. Tryk ”Vis” og derefter ”Faktura”.

8. 5. Massekontering – og bogføring 5.1 Du har mulighed for at massekontere og bogføre fra forsiden. Denne funktion bør benyttes med varsomhed. 5.1 Klik på pilen ud for Massekontering –og bogføring. Påfør kontonummer og en sigende posteringstekst – Klik på Bogfør. Ved brug af funktionen ”Massekontering og –bogføring” skal du være MEGET opmærksom. Forinden en evt. massekontering SKAL du tjekke dine fakturaer i henhold til kasse- og regnskabsregulativet (Bilag 4).