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Il bilancio di competenza ed il nuovo sistema contabile d’Ateneo - l’esperienza del Politecnico di Milano Dr. Raffaele Sorrentino – Dirigente Area Amministrativa e Finanziaria Reggio Calabria, 20 novembre 2009. Programma della giornata.
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Il bilancio di competenza ed il nuovo sistema contabile d’Ateneo - l’esperienza del Politecnico di Milano Dr. Raffaele Sorrentino – Dirigente Area Amministrativa e Finanziaria Reggio Calabria, 20 novembre 2009
Programma della giornata 1. Premesse: peculiarità di un bilancio gestito per competenza2. Bilancio di previsione3. La gestione dei Progetti nel Bilancio 4. Gestione di un progetto mediante accertamento 5. L’assestamento e le variazioni di bilancio 6. Le fasi dell’entrata e della spesa7. Gestione dei residui8. Chiusure di bilancio9. Conto Consuntivo: Rendiconto Finanziario, Situazione Patrimoniale e Conto Economico10. Problematiche connesse alla migrazione ad un nuovo sistema di contabilità
Premesse: peculiarità di un bilancio gestito per competenza La gestione di un bilancio per competenza presenta alcune peculiarità che si ritiene utile evidenziare:- lo sfasamento tra la registrazione della nascita del diritto/obbligo ed il momento dell’incasso/pagamento- la rilevanza degli accertamenti e l’utilizzo delle previsioni - la rilevanza delle assegnazioni d’Ateneo piuttosto che il trasferimento fondi- la gestione dei residui e la perenzione- l’avanzo di amministrazione
Bilancio di previsione Piano dei conti: la scelta PoliMiProspetto bilancio in excel Prospetto bilancio in CIA
Bilancio di previsione: Piano dei conti, la scelta PoliMi Il Politecnico di Milano ha deciso di adottare un piano dei conti che riflette la classificazione utilizzata per l’omogenea redazione dei conti consuntivi delle università, ma con un maggior dettaglio
La gestione dei Progetti nel Bilancio Gestire il bilancio con i progetti consente una lettura più chiara e trasparente delle spese e delle entrate. Se un centro di responsabilità non utilizzasse i progetti saprebbe, ad esempio, alla fine dell’anno quanto ha speso per “Conferenze, convegni e scambi culturali”, ma non saprebbe, se non attraverso l’ausilio di scritture extra-contabili, il costo esatto per ciascun singolo evento.
La gestione dei Progetti nel Bilancio Un progetto è identificato da una stringa che risulta utilissima per avere una serie di informazioni. Analizzando ad esempio:A.DAA.DIP.STUD.DI08DOTT01avremo che: • A è il centro di responsabilità di 1° livello e rappresenta l’Ateneo • - DAAè il centro di responsabilità di 2° livello e rappresenta una struttura che gestisce un bilancio (in questo caso un Dipartimento) • - DIP è il centro di responsabilità di 3° livello e rappresenta un centro di spesa
La gestione dei Progetti nel Bilancio Nel caso dell’esempio, come evidenziato dalla seguente figura, DAA ha organizzato una struttura secondo la quale tutte le entrate e le spese sono imputabili a due centri di spesa: DIP che raccoglie le entrate/spese relative all’ammini-strazione del Dipartimento nel suo complesso DOC che raccoglie le entrate/spese relative ai docenti
La gestione dei Progetti nel Bilancio STUD rappresenta l’origine delle entrate dei fondi a disposizione del singolo bilancio. Il Politecnico di Milano ha deciso di distinguere tre tipologie di fondi: STUD indica i fondi derivanti dalla contribuzione studen-tesca STAT indica i fondi derivanti dalla Stato (FFO, ecc) AUTO indica i fondi derivanti da autofinanziamento (conto terzi, donazioni, contributi, ecc.)
La gestione dei Progetti nel Bilancio La presenza della natura di origine dei fondi all’interno della struttura del progetto permette di avere, a consuntivo, una visione chiara di come sono stati utilizzati i fondi provenienti dalla contribuzione studentesca, dal Ministero per F.F.O. e da autofinanziamento e permette agli uffici amministrativi di dare risposte in tal senso alle richieste degli organi di governo dell’Ateneo. Per il Politecnico di Milano, “STUD” è l’ultimo elemento della catena di informazioni che, nel suo insieme, individua un CDR (Centro Di Responsabilità). Ogni ulteriore elemento individuerà (sempre nel suo insieme) un Progetto.
La gestione dei Progetti nel Bilancio • DI08DOTT01 rappresenta il codice del progetto. Anche in questo caso il Politecnico ha deciso di dare un significato a questa sigla suddividendola in quattro elementi. DI può indicare un’Area dell’Amministrazione centrale, la sezione di un Dipartimento o un docente 08 indica l’esercizio di riferimento DOTT è una sigla che, nel caso specifico, ha il significato di “Dot-torato di ricerca” 01 indica che il progetto è il primo della sezione “DI” nell’anno 2008 relativo a un dottorato di ricerca
La gestione dei Progetti nel Bilancio Facendo riferimento alla sigla che rappresenta il terzo elemento della stringa che identifica il codice di un progetto, il Politecnico ha individuato, tra le altre, le seguenti voci: AVAN Utilizzo avanzo di amministrazione CATE Contributi diversi di Ateneo e progetti interni COMM Commissioni per conto terzi CONS Consulenza per conto terzi CONV Attività convenzionata CORS Corsi per cultura / aggiornamento DIDA Didattica per conto terzi DOTA Dotazione DOTT Dottorato di ricerca LIBE Contributi di liberalità RICC Ricerche per conto terzi RIST Ricerche istituzionali (Ateneo, Fondazioni, MIUR, ecc.) RUEU Ricerche U.E. (Coordinatore o partner)
La gestione dei Progetti nel Bilancio Nel seguente esempio sono elencati una parte degli acquisti fatti dal Dipartimento “DAA” per materiale di consumo. A.DAA.DIP.AUTO.DI07DOTT02 329,64 A.DAA.DIP.AUTO.DI09VARI01 2.025,38 A.DAA.DIP.STAT.DI09DOTA01 3.256,02 A.DAA.DIP.STUD.DI07DOTT01 743,84 A.DAA.DIP.STUD.DI08DOTT01 1.467,00 A.DAA.DOC.AUTO.BA08RICCO 11.000,00 Risulta evidente come sono distribuiti tra le sezioni del Dipartimento, la tipologia dei fondi e per chi sono stati fatti.
Gestione di un progetto mediante accertamento La caratteristica fondamentale di un bilancio di competenza è che si considerano “entrate” quelle somme per le quali si è acquisito il diritto a riscuotere e “spese” quelle somme per le quali si è acquisito l’obbligo di pagare nel corso dell’esercizio indipendentemente dal fatto che le somme relative saranno rispettivamente riscosse o pagate nello stesso esercizio o meno. In termini pratici ciò significa che se il Dipartimento DAA ha stipulato un contratto con la FIAT e in base a questo contratto ha emesso una fattura di € 100.000,00 + IVA, il DAA può accertare nel suo bilancio tale somma, senza aspettare che la FIAT accrediti la somma sul conto corrente di DAA.
Gestione di un progetto mediante accertamento • Gestiamo allora il progetto di DAA relativo all’esempio del contratto FIAT. • A.DAA.DOC.AUTO.BA09RICC01 • (il progetto è relativo ad un contratto stipulato da un docente, quindi va nel centro di responsabilità DOC, è AUTO perché deriva da autofinanziamento, BA sono le iniziali del cognome e nome del docente responsabile del contratto, RICC perché è un contratto di ricerca, 01 è il primo contratto di ricerca del 2009 del docente BA). • Il Docente BA vuole utilizzare la metà dei fondi che incassa dalla FIAT per acquistare materiale di consumo e l’altra metà per acquistare una grande attrezzatura:
Gestione di un progetto mediante accertamento • In Entrata si registrerà • CONTRATTI DI RICERCA € 100.000,00 • In Uscita si registrerà • Materiale di consumo € 50.000,00 • Grandi attrezzature € 50.000,00 • Abbiamo ora due possibilità per compiere queste registrazioni: fare una ripartizione qualora nel preventivo fossero già stati previsti questi fondi sui capitoli indicati oppure fare una variazione considerando tali fondi come una nuova entrata non prevista. • Negli esempi che seguono visualizziamo entrambi i casi, ma ciò che interessa è il metodo, non il funzionamento del sistema CIA che sarà oggetto di apposito corso.
Gestione di un progetto mediante accertamento • Caso 1: Ripartizione • Nel bilancio DAA era stata prevista un’entrata pari a € 100.000,00 sul capitolo dei contratti di ricerca (tale capitolo al Politecnico di Milano è identificato come chiave conto dal codice F.E.1.01.03)
Gestione di un progetto mediante accertamento • Allo stesso modo nelle uscite nel bilancio DAA era stato previsto € 50.000,00 su materiale di consumo (che nel bilancio del Politecnico è nella chiave conto F.S.1.02.02)
Gestione di un progetto mediante accertamento • ed erano stati previsti € 50.000,00 nel capitolo attrezzature (F.S.3.02.03)
Gestione di un progetto mediante accertamento • Queste previsioni possono essere ripartite direttamente nel progetto BA09RICC01 perché siano utilizzabili dal docente BA, senza aspettare che i soldi arrivino dalla FIAT, con delle semplicissime operazioni: • 1: I 50 mila euro sono disponibili su DAA (previsione iniziale a bilancio)
Gestione di un progetto mediante accertamento • 2: I 50 mila euro si fanno scendere sul cdr DOC
Gestione di un progetto mediante accertamento • 3. I 50 mila si fanno scendere sul cdr AUTO
Gestione di un progetto mediante accertamento • 4. I 50 mila si fanno scendere sul cdr BA09RICC01
Gestione di un progetto mediante accertamento • Caso 2: Variazione • Se i fondi non fossero stati previsti in sede di bilancio di previsione, l’unico modo per rendere disponibili i fondi sul progetto è una variazione di bilancio. In questo caso la variazione di bilancio è motivata come “nuova o maggiore entrata” • Di seguito si mostra la maschera per la creazione di variazioni
Gestione di un progetto mediante accertamento • Ora creeremo una variazione iscrivendo nel bilancio: • 100.000 in entrata su F.E.1.01.03 (contratti di ricerca) • 50.000 in uscita su F.S.1.02.02 (materiale di consumo) • 50.000 in uscita su F.S.3.02.03 (attrezzature) • I campi in azzurro sono obbligatori; la variazione è la numero 2500, il motivo della variazione è “nuove o maggiori entrate”, si inserisce facoltativamente la motivazione e quindi chiave conto e progetti
Gestione di un progetto mediante accertamento • Alla fine di questo processo abbiamo ottenuto il risultato di avere un progetto che ha una disponibilità ad accertare in entrata e due chiavi conto con disponibilità ad impegnare in spesa. • E’ buona norma a questo punto creare l’accertamento, per avere contabilmente la situazione sotto controllo. Creare l’accertamento significa che in futuro, visualizzando tutti gli accertamenti inevasi, si potranno controllare quei progetti per i quali abbiamo assunto impegni e pagato mandati ma per i quali ancora non si è avuto l’incasso. • Gli accertamenti inevasi devono essere costantemente monitorati per assicurarsi che i clienti paghino entro i termini pattuiti.
Patologia: crediti inesigibili e deficit di cassa Gestione di un progetto mediante accertamento • L’accertamento di fondi a bilancio deve essere sempre fatto seguendo un criterio prudenziale. Così come un buon padre di famiglia non spenderebbe mai 1.000 euro in previsione di una vincita al superenalotto, un buon amministratore contabile accerterà solo quei fondi per i quali ha una ragionevole certezza che saranno incassati. • Tuttavia potrà succedere che fondi apparentemente certi non saranno mai riscossi.
Gestione di un progetto mediante accertamento • In questi casi dovranno essere coinvolti gli organi di governo e si dovrà deliberare una variazione di bilancio motivata da una minore entrata. La variazione sarà diametralmente opposta a quella precedentemente esaminata. • Qualora i fondi di quel progetto necessari a fare la variazione in meno fossero già stati impegnati si dovrà far fronte al mancato incasso con fondi di altri progetti e/o con l’avanzo e/o con un fondo di riserva.
Gestione di un progetto mediante accertamento • L’amministratore contabile dovrà anche monitorare periodicamente la cassa, in quanto in un bilancio di competenza si può spendere anche ciò che non si è ancora incassato e quindi si può rischiare di spendere più della disponibilità di cassa. • Se in un dato giorno il DAA ha 100.000 di disponibilità di cassa, potrà fare mandati non superiori a tale disponibilità anche se la disponibilità ad impegnare è fortemente superiore.
Gestione di un progetto mediante accertamento • La cassa si monitora facendo una semplicissima operazione algebrica: • CASSA INIZIALE • + REVERSALI • - MANDATI • + PROVVISORI DI ENTRATA DA REGOLARIZZARE CON REVERSALI • - PROVVISORI DI USCITA DA REGOLARIZZARE CON MANDATI
L’assestamento e le variazioni di bilancio Variazioni e Ripartizione Con il bilancio di previsione, approvato nel mese di novembre, si fanno le previsioni delle entrate e delle spese per l’anno successivo basandosi su stime più o meno elaborate a seconda della tipologia di entrate e di spese. Nel corso dell’esercizio si procederà a degli aggiustamenti delle previsioni mediante variazioni di bilancio. Generalmente l’assestamento viene fatto nel mese di settembre e serve per definire come utilizzare nuovi o maggiori entrate o per individuare le modalità per coprire nuove o maggiori spese.
L’assestamento e le variazioni di bilancio Esiste però un’altra tipologia di variazioni che non modificano il bilancio ma permettono una diversa ripartizione delle entrate e delle spese nell’ambito di uno stesso progetto o tra due progetti diversi. In fine, ci sono un altro tipo di variazioni/ripartizioni che servono per utilizzare le cifre di previsione assegnandoli a progetti specifici.
L’assestamento e le variazioni di bilancio Si può prevedere ad esempio che nell’esercizio 2010 si incasseranno € 500.000,00 per contratti di ricerca. I 500.000,00 trovano corrispondenti partite in uscita. Fino a che le entrate non si accerteranno, i 500.000 € in entrata ed in spesa non saranno utilizzati, ma rimarranno una semplice cifra di previsione. E’ necessario tenere ben distinte le cifre di previsione da quelle utilizzabili in quanto l’effetto contabile della previsione è quello di creare disponibilità in spesa ed il rischio è quello di spendere i 500.000 € senza aver neanche accertato l’entrata.
L’assestamento e le variazioni di bilancio La ripartizione dalla previsione al progetto va fatta solo quando per questi fondi è stata appurata la ragione del credito (creazione dell’accertamento). Quando si ha la certezza che non si incasserà tutto l’importo ma una parte inferiore allora si deve intervenire con variazioni di assestamento che fanno diminuire la disponibilità ad accertare e corrispondentemente la disponibilità ad impegnare.
L’assestamento e le variazioni di bilancio Una diversa modalità di procedere, utilizzata in quasi tutti i dipartimenti, consiste nell’azzerare le previsioni iniziali e lavorare solo con variazioni aventi natura di nuove entrate. Rimangono come previsione solamente le assegnazioni dell’amministrazione centrale ripartite in spesa secondo le necessità di funzionamento della struttura. Ogni accertamento o incasso registrato in corso d’anno per contratti o contributi vari viene preceduto da una variazione di bilancio.
L’assestamento e le variazioni di bilancio Seguendo questa procedura i 500.000,00 € previsti in sede di previsione del bilancio vengono azzerati all’apertura del bilancio con una variazione in meno in entrata e una o più variazioni in uscita di importo equivalente. In questo modo si avrà la certezza che sarà possibile spendere solo ciò che è stato accertato, per contro però gli operatori dovranno effettuare un enorme numero di variazioni di bilancio. Tali procedure saranno riprese in seguito, quando si farà l’esempio pratico di variazioni e ripartizioni.
Le fasi dell’entrata e della spesa Le fasi delle entrate e delle spese vengono rappresentate in CIA attraverso le seguenti funzioni:1. gestione del contratto2. Gestione degli ordini (solo per le spese)2. gestione delle fatture o dei documenti generici3. accertamento/impegno4. reversale/mandatoI punti 1, 2 e 3 riguardano la gestione dei documenti amministrativiI punti 4 e 5 riguardano la gestione dei documenti contabiliIl punto 1 è opzionale ed il punto 2 può essere preceduto dalla richiesta d’ordine
Le fasi dell’entrata e della spesa Fasi dell’entrata Si prenda ad esempio un contratto di ricerca con la FIAT per il quale si è creato il progetto BA09RICC01. Prima si crea in CIA il contratto, sulla base del quale si può poi emettere la prima fattura di vendita pari a € 100.000,00 + Iva. La fattura è il documento amministrativo che appura la ragione del credito e dal quale deriva la registrazione dell’accertamento. La figure successive mostrano le maschera di CIA che consentono la creazione del contratto, l’emissione della fattura e la registrazione dell’accertamento.
