Fra papir til digitale fakturaer DATA SCANNINGs ”Læs Ind”- central

1. Fra papir til digitale fakturaerDATA SCANNINGs ”Læs Ind”- central DATA SCANNING A/S Niels Frost larsen 5. Januar 2005

2. DATA SCANNING A/SDigitale serviceløsninger Vi kan mere end du tror ! DATA SCANNINGer et datterselskab i Post Danmark

3. Konceptet Åbning og klargøring Identificering og Tolkning Elektronisk levering Fratagning Scanning Breve / dokumen-ter fratages til scanning Breve / dokumen-ter åbnes og klargøres Dokumenter scannes Breve / dokumenter / data sendes til aftalte modtagere eller arkiveres Dokumenter tolkes, verificeres og fordeles elektronisk DATA SCANNINGer et datterselskab i Post Danmark

4. Hvad kan scannes ? Breve, fakturaer, skemaer, arkiver • Struktureret • Ustruktureret • Farver eller sort/hvid • Simplex / Duplex • Grafik • Alle formater • ”Personligt” og ”Fortroligt” DATA SCANNINGer et datterselskab i Post Danmark

5. PostScan frigør ressourcer til fokus på egne kernekompetencer !!! • Hurtig og ”smertefri” indtræden i den digitale sagsbehandlingsverden • Bedre service ved en hurtigere og mere effektiv sagsbehandling og færre ”kunderykkere” • Kvalitetsoptimering ved elektronisk sagstilgængelighed • Sparet initialinvesteringen i scanningsudstyr • Sparede areal- og personaleomkostninger • Unødvendigt at opbygge scanningskompetence • DATA SCANNING klarer spidsbelastninger, som ellers kan være svære at håndtere DATA SCANNINGer et datterselskab i Post Danmark

6. Postscanning Grundydelsen • Scanning (sort/hvid) • Placering i kunden organisations- eller arbejdsstruktur • Ankomstdagen inden kl. 12.00 • Fysisk levering dagen efter Tilvalgsydelser • OCR / ICR læsning • Farvescanning • Hosting af elektronisk eller fysisk arkiv • Makulering eller ekspresudkørsel af scannet materiale • Ekspres levering (inden 09.30) DATA SCANNINGer et datterselskab i Post Danmark

7. Fakturascanning- DATA SCANNING er præcertificeret som Læs Ind bureau Grundydelsen Faktureringspostboks hos Post Danmark • Scanning og aflæsning af • Personreference • Ordre- eller rekvisitionsnummer • Fakturanummer og –dato • Betalingsdato • Leverandør (CVR-nummer) • Adressat i virksomheden • Fakturatotal og moms • Indbetaleridentifikation (OCR linie) • Logiske kontroller og manuel verificering • Levering, ankomstdagen + 24 timer DATA SCANNINGer et datterselskab i Post Danmark

8. Fakturascanning Tilvalgsydelser • Læsning af varenumre • Opslag og kontrol i databaser • Farvescanning • Ekspresdatalevering, herunder også af de scannede dokumenter (samme dag) • Hosting af elektronisk eller fysisk arkiv • Makulering af scannede dokumenter • Forsendelsessystem til ”fejlsendte” dokumenter • Opkobling til fakturabehandlingsløsninger fra • BasWare, Cap Nordic, ConsIT, Futurelink, Ibistic, InfoCD, KIBI, Rambøl Informatik, Teamlink, Traen DATA SCANNING er et datterselskab i Post Danmark koncernen

9. Hvad er ”Læs Ind” ? ”Læs Ind” er konvertering af data fra papirbaserede fakturaer til elektroniske data • Fra 1. februar 2005 skal afregning for varer og ydelser til og mellem offentlige myndigheder sendes elektronisk • Afsendere af regninger, der ikke kan fakturere elektronisk, kan få konverteret papirregningen til elektroniske regningervia et ”Læs Ind”-bureau DATA SCANNING er et datterselskab i Post Danmark koncernen

10. DATA SCANNING er præcertificeret som ”Læs Ind” bureau • Fra den fysiske faktura konverteres de ”lovpligtige” fakturadatafelter til dataformatet OIOXML • Der leveres derudover et billede af fakturaen • Der kan indsendes fakturaer til mange forskellige myndigheder i samme konvolut • ”Læs Ind” skal indsendes i særlige konvolutter, så konvolutten havner det rigtige sted rettidigt, - hver gang! • Data leveres til den offentlige myndighed senest på 5. dagen efter modtagelsen • Det koster kun 6,25 kr. eksl. moms pr. faktura DATA SCANNING er et datterselskab i Post Danmark koncernen

11. Obligatoriske krav Ordre, eller rekvisitionsnummer *) EAN-lokationsnummer *) Person eller lignende *) reference CVR/SE nummer Betalingsdato Fakturadato Fakturanummer Fakturatotal OCR-linie Fordringer til 3. mand Valgfri krav Myndighedens kontostreng Reference til sammenhængende fakturaer/kreditnotaer Fakturatype kreditnota/faktura Valutakode, hvis ikke DKK Hvilke krav stilles til leverandørerne? *) Skal oplyses af myndigheden ved bestillingen DATA SCANNING er et datterselskab i Post Danmark koncernen

12. Hvad er fordelene ved ”Læs Ind”-service for leverandører til det offentlige? • Der kan spares investering i elektroniske faktureringsløsninger og integrationsomkostninger mod eget økonomi system • Investering i elektroniske faktureringsløsninger kan afvente, indtil det passer i virksomhedens EDB udviklingsplaner • Der betales kun for hvad der scannes • Der spares porto, da der kan indsendes fakturaer til forskellige offentlige myndigheder i samme konvolut DATA SCANNING er et datterselskab i Post Danmark koncernen

13. Hvad er fordelene ved ”Læs Ind” service for den offentlige myndighed? • Der kan spares investeringer i scanning og fortolkningssoftware samt løbende driftsomkostninger • Digitaliseringen vil minimere / overflødiggøre en foretaget investering • Der spares areal- og personaleomkostninger • Der ydes ingen statslige tilskud, hvis myndigheden selv vælger at scanne • Finansministeriet foretager reduktion i bloktilskudene efter 1.2.2005 • Unødvendigt at opbygge kompetence for scanning og tolkning • DATA SCANNING råder over industriscannere og software, der løbende opdateres • DATA SCANNING klarer spidsbelastninger, som ellers er svære at håndtere DATA SCANNING er et datterselskab i Post Danmark koncernen

14. Logisk kontrolleret varetekst Kontrol mod leverandørens varedatabase Kontrol mod rekvirentens eget indkøbssystem Automatisk tekstkontrol og korrektion mod ”Stavedatabase” Pris 0,25 kr. pr. leveret tekst pr. varenummer Kontroltastet varetekst Manuelt eftersyn og verificering af varetekst Pris 2,50 kr. pr. leveret tekst pr. varenummer Tilvalgsydelser Scanning af varenumre og varetekstlinier DATA SCANNING er et datterselskab i Post Danmark koncernen

15. Datascanning • Scanning og aflæsning af tekst- og numeriske felter samt markeringer fra • Formularer indenfor f.eks. • Forsikring • A kasser • Skemaer • Responsmail f.eks. • Aflæsningskort • bestillingskuponer • Logiske kontroller, korrelationer, databaseopslag • Levering, efter aftale DATA SCANNING er et datterselskab i Post Danmark koncernen

16. DATA SCANNING er et datterselskab i Post Danmark koncernen

17. Arkivscanning Grundydelsen • Scanning (sort/hvid) • Dokumentindeksering • Dokumenter op til A3 • Levering efter aftale Tilvalgsydelser • Klargøring, herunder • Fjernelse af clips, plastiklommer, materiale til makulatur • OCR / ICR læsning af udvalgt information • Farvescanning • Scanning af kortmateriale o.lign. op til A0 • Hosting af elektronisk eller fysisk arkiv • Makulering DATA SCANNING er et datterselskab i Post Danmark koncernen

18. Formatunderstøttelse • Input: • Papir, e-mail, fax, printfiler eller internettet • Output: • S-MIME, SMPT/POP3, VPN, Webservices, ftp, sftp (ssh), VANS • Format: • XML, OAG, Bizztalk, TIFF, PDF, JPEG, billedfiler m.v. • Kompabilitet: • SAP, Navision, Concorde, MaConomy, Oracle m.fl. • Understøtter de fleste kendte ERP- og Workflowsystemer DATA SCANNING er et datterselskab i Post Danmark koncernen

19. Sikkerhed • Enhver ændring af data registreres i dokumentets revisionsspor • Dokumenterne behandles i særligt sikret, videoovervåget lokale • Dokumenterne behandles af sikkerhedsgodkendte medarbejdere • DATA SCANNING certificeres Efter ISO 9000:2000 og IT sikkerhedsstandarden DS 484 • Mulighed for bestilling billeder af scannede dokumenter DATA SCANNING er et datterselskab i Post Danmark koncernen

20. Referencekunder DATA SCANNING er et datterselskab i Post Danmark koncernen