Digitale documenten beheren en bewaren, nu en in de toekomst

1. Digitale documenten beheren en bewaren, nu en in de toekomst Infonamiddag KADOC-KU Leuven KADOC-KU Leuven 22 november 2012

2. Digitale documenten beheren en bewaren, nu en in de toekomst 1 + 1 = 3 Samenwerking archiefvormer-archiefinstelling inzake digitaal archief Godfried Kwanten KADOC-KU Leuven 22 november 2012

3. Vertrouwde bewaargevers van papieren documenten Afkomstig uit diverse milieus: Guimardstraat, Wetstraat, Minderbroedersstraat….. 1. Welkom 3

4. Van papieren/analoog archief naar digitaal archief De archiefvormer in de problemen De bewaarinstelling in de problemen Leemten in het onderzoeksmateriaal 2. Probleemstelling 4

5. Inspanningen van archiefvormer en bewaarinstelling Een win-win-situatie: meerwaarde door samenwerking 3. Samenwerking als uitkomst 5

6. Ingrijpen van in het prille begin Wat, waar en hoe bewaren van digitale documenten Toelichting door Katrien Weyns 4. Digitale archiefvorming 6

7. Investeren in systemen: LIAS Investeren in mensen: archiefconsulenten Bandwerk versus maatwerk Het prijskaartje Toelichting door Luc Schokkaert 5. De KADOC-aanpak 7

8. Digitale documenten beheren en bewaren, nu en in de toekomst Digitaal archiefbeheer ter plaatse Katrien Weyns KADOC-KU Leuven 22 november 2012

9. Problemen langetermijnbewaring • Hoe kan u bijdragen? • Wat kan KADOC voor u betekenen? • Hoe digitale archieven overdragen? KADOC-KU Leuven 22 november 2012

10. Troubles in digital paradise • Authenticiteit en integriteit van stukken Kan een document ongeoorloofd aangepast worden? Is het wat het beweerd te zijn? • Vindbaar Tagging en full text search voldoende? • Leesbaar Kan de inhoud over 10 jaar nog gelezen worden? Wat moet bewaard blijven: data, output, gehele applicatie? KADOC-KU Leuven 22 november 2012

11. Troubles in digital paradise • Keuze in het heden heeft gevolgen voor uw verleden • LIAS ontwikkeld voor langetermijnbewaring(lees: eeuwige bewaring van essentiële onderdelen) • Voorverwerken documenten (selectie, ordening, metadata, controle bestanden) • Inladen bestanden en omzetten samen met metadata • Beschrijven om terug te vinden (integratie papieren archief) • Ter beschikking zetten (mits toelating) KADOC-KU Leuven 22 november 2012

12. Troubles in paradise KADOC-KU Leuven 22 november 2012

13. Wat kan een archiefvormer doen? • Waarom? • Gedegen archiefbeheer ter plaatse • Functionele structuur • Metadata • Systeemdocumentatie • Selectie KADOC-KU Leuven 22 november 2012

14. Wat kan een archiefvormer doen? • Centrale functionele structuur • Hiërarchisch volgens functies, taken en activiteiten (van de organisatie) • Stabiel • Doorzoekbaar • Vermijden dubbele bewaring • Samenwerking KADOC-KU Leuven 22 november 2012

15. KADOC-KU Leuven 22 november 2012

16. KADOC-KU Leuven 22 november 2012

17. Wat kan een archiefvormer doen? • Metadata • Datum, type document, auteur, behoort tot • Bestandsnaam of bijkomende data • Systeemdocumentatie • Functioneel: doel, gebruik, lay-out • Technisch: relaties, onderdelen, formaten, extractie KADOC-KU Leuven 22 november 2012

18. Wat kan een archiefvormer doen? • Selectie • Verwijderen van niet over te dragen stukken Bv. facturen, briefwisseling betreffende reservatie zaal, dubbelen, … • Documenten die met zekerheid elders bewaard worden en niet meer gebruikt worden Bv. reeksen vergaderverslagen van externe organen waarin men zetelt KADOC-KU Leuven 22 november 2012

19. KADOC-KU Leuven 22 november 2012

20. Wat kan een archiefvormer doen? • Voorwaarden overdracht • overzichtelijke en begrijpelijke mappenstructuur • over te dragen documenten zijn gebundeld • beveiligingen en paswoorden verwijderen • mapping bij applicatie • selectie in overleg • gebruik kopieer- en hashtool bij overdracht • ruimte voor toekomstige verbetering • aantal bytes doorgegeven KADOC-KU Leuven 22 november 2012

21. KADOC-KU Leuven 22 november 2012

22. Ondersteuning KADOC-KU Leuven • Zelf aan de slag: handleiding ter beschikking • Digitaliseren? • Ordenen • Keuze bestandsformaat • Keuze bewaarplaats • Opmaak bestandsnaam • E-mails • Websites • Foto’s KADOC-KU Leuven 22 november 2012

23. Ondersteuning KADOC-KU Leuven • Vorming medewerkers • Archief: wat en waarom? • Aandachtspunten bij aanmaak en opslag digitale documenten. • Relatie analoge en digitale stukken • E-mails bewaren • Richtlijnen op maat van bestaande situatie KADOC-KU Leuven 22 november 2012

24. Ondersteuning KADOC-KU Leuven • Adviesverlening • Feedback opgebouwde structuur en werking • Feedback bij ontwerp DMS of CMS (opname toekomstgericht archiveringsstandpunt in ontwerp) • Advies inzake selectie (opmaak selectielijst of raad bij twijfel) • Advies bij opstart verbetertraject KADOC-KU Leuven 22 november 2012

25. Ondersteuning KADOC-KU Leuven • Meer uitvoerige projectmatige aanpak • Grondige analyse bestaande documentmanagement via interviews en onderzoek documentflow • Matchen verbeterpunten en mogelijkheden i.s.m. werkvloer • Implementatie en begeleiding oplossingen i.s.m. beschikbare diensten bv. ICT KADOC-KU Leuven 22 november 2012

26. Ondersteuning KADOC-KU Leuven • Meer uitvoerige projectmatige aanpak • Archivaris aangeworven door organisatie of door KADOC voor bepaalde periode • Begeleiding vanuit KADOC KADOC-KU Leuven 22 november 2012

27. Ondersteuning KADOC-KU Leuven Minimale tussenkomst Begeleiding archivaris ter plaatse • Vzw • Lijvige organisatie KADOC-KU Leuven 22 november 2012

28. Overdracht digitale bestanden • Mappenstructuur met bestanden Via externe harde schijf, ftps, CD-rom, USB, … • Bestanden en metadata in informatiesysteem • Via eenmalige overdracht bv. XML • Automatische harvest bestanden en metadata KADOC-KU Leuven 22 november 2012

29. Overdracht digitale bestanden • Enkel niet meer (regelmatig) gebruikte documenten • Periodiciteit In blokken, bv. per 5 jaar. Rekening houdende met leesbaarheid documenten • Stukken verwijderen uit moedersysteem • Na verwerking (o.a. selectie) steeds raadpleegbaar na login via www.lias.be KADOC-KU Leuven 22 november 2012

30. Overdracht digitale bestanden • Neem contact op met: Godfried Kwanten (afdelingshoofd Archief) godfried.kwanten@kadoc.kuleuven.be 016/32 35 00 (KADOC centraal) KatrienWeyns katrien.weyns@kadoc.kuleuven.be KADOC-KU Leuven 22 november 2012

31. Digitale documenten beheren en bewaren, nu en in de toekomst LIAS, oplossing voor lange-termijnbewaringLuc Schokkaert KADOC-KU Leuven 22 november 2012 31

32. Waarom? Oplossingen Overdracht Bewaring Beschrijving & beheer Toegang Prijs Digital born Gedigitaliseerd LIAS 32

33. OAISEADJHOVEXMLISAD(G) ingest data managementmetadataMETS OAI PID manifestationsSIPmirroringPremis Dublin Core ISAAR(CPF)AIPNAS 33

34. KADOC neemt beheer waar van archieven van bewaargevers van zijn erfgoedgemeenschap Bewaargever draagt archieven over KADOC neemt ze aan KADOC slaat ze op en bewaart ze voor de toekomst KADOC maakt ze toegankelijk voor bewaargevers én onderzoekers WAAROM? 34

35. Sinds zijn oprichting ondersteunt KADOC daarvoor de nodige werkprocessen Ondersteuning gericht op papier, op de analoge wereld WAAROM? 35

36. Nieuwe realiteit van de digitale wereld vraagt om nieuwe oplossingen en aangepaste werkprocessen WAAROM? 36

37. WAAROM? • Nood van archiefinstellingen KU Leuven • Geautomatiseerd beschrijven van archieven • Opslaan en preserveren van digitale objecten (gedigitaliseerd en digital born) • Leuvens Integraal Archiveringssysteem • Samenwerkingsverband aan KU Leuven tussen technische partners, inhoudsleveranciers, experten, investeerders 37

38. LIAS biedt onder meer een oplossing voor: Overdracht van digitale bestanden naar het digitaal depot Opslag, lange-termijnbewaring en preservatie digitale bestanden Beschrijving en beheer van papieren en digitale archieven Toegang tot de archiefbeschrijvingen en de digitale bestanden OPLOSSINGEN 38

39. LIAS biedt onder meer een oplossing voor: Overdracht van digitale bestanden naar het digitaal depot Opslag, lange-termijnbewaring en preservatie digitale bestanden Beschrijving en beheer van papieren en digitale archieven Toegang tot de archiefbeschrijvingen en de digitale bestanden Overdracht 39

40. Overdracht Verwerking door de archivaris Archivaris Digitaal depot Archiefvormer

41. Intake gesprek door consulent > afspraken over Selectie Naamgeving Mappenstructuur (volgens organisatiestructuur) Aard van de documenten Toegankelijkheid Model van overdracht Beschrijvingen die door organisatie worden doorgegeven (indien nodig) gesprek tussen informatici Import gegevens uit documentmanagementsystemen Overdracht

42. Overdracht van digitale bestanden via harde schijf of via een beveiligd protocol over internet Vastleggen bestaande mappenstructuur Overdracht

43. Voorbereidende handelingen uitgevoerd door de archivaris Rudimentaire verwerking door de archivaris (structuur; ordening; selectie; controle bestaande beschrijvingen) Bepaling hoe de bestanden moeten worden opgeslagen in het depot (hoeveel en welke vormen?) Vastleggen toegangsrechten Overdracht

44. Van zodra archivaris met de rudimentaire verwerking klaar is, wordt automatische ingestprocedure gestart Overdracht

45. Controle op virussen Systeem aanvaardt geen documenten die geïnfecteerd zijn met computervirussen Overdracht

46. Toekennen unieke sleutel Elk document kan op die manier steeds eenduidig worden geïdentificeerd Overdracht

47. Creatie manifestaties Van elk document worden afgeleide consultatiekopieën gemaakt Voor raadpleging (bv. thumbnails, watermerk) Om leesbaarheid te garanderen (origineel als archief) Overdracht

48. Overdracht Consultatiekopieën Originele documenten Archiefkopieën 48

49. Berekening hash code om later authenticiteit vast te stellen verificatiecode Overdracht

50. Extractie technische metadata Soort document Overdracht