4. Model Proses Analisis Bisnis

1. 4. Model Proses Analisis Bisnis Lecture Note: Trisnadi Wijaya, SE., S.Kom Trisnadi Wijaya, SE., S.Kom

2. Pendahuluan • Perlu adanya kerangka kerja untuk menentukan teknik yang paling tepat untuk digunakan pada situasi tertentu. • Model Proses Analisis Bisnis adalah kerangka kerja yang menyediakan teknik pemodelan standar yang dapat digunakan. Trisnadi Wijaya, SE., S.Kom

3. Pendekatan Problem-Solving • Analis Bisnis diharuskan untuk memeriksa seluruh area bisnis dan melakukan pendekatan kreatif untuk mengembangkan ide solusi. • Creative problem-solving diperlukan bagi organisasi untuk mengembangkan ide inovatif untuk merespon perubahan dalam lingkungan bisnis. Trisnadi Wijaya, SE., S.Kom

4. Model Creative Problem-Solving Isaksen & Treffinger (1985) Memahami problem dan mengembangkan solusi kreatif dengan penekanan pada investigasi dan analisis Trisnadi Wijaya, SE., S.Kom

5. Tahap 1: Mess Finding • Investigasi masalah yang berkaitan dengan situasi masalah yang kompleks dan banyak isu/pertimbangan “mess” • Membantu memperoleh pemahaman situasi yang lengkap sebelum mengajukan pilihan dan solusi. • Tool yang dapat digunakan (Chapter 7): • Rich Picture • Mind Map Trisnadi Wijaya, SE., S.Kom

6. Tahap 2: Data Finding • Menganalisis pilihan, pertimbangan, pengetahuan dan ide yang muncul di Tahap 1 untuk mengidentifikasi dimana data dan informasi dapat diperoleh. • Teknik yang digunakan (Chapter 5): • Kuesioner • Sampling Aktifitas Trisnadi Wijaya, SE., S.Kom

7. Tahap 3: Problem Finding • Menggunakan hasil Tahap 1 dan 2 untuk membantu mengungkapkan akar permasalahan yang sebenarnya. • Menemukan masalah yang tepat (bukan symptom/gejala) adalah bagian yang penting dalam analisis bisnis. Trisnadi Wijaya, SE., S.Kom

8. Tahap 4: Idea Finding • Menghasilkan ide-ide yang luas. • Teknik yang digunakan: • Brainstorming • Assumption Reversal, asumsi terhadap situasi di-list dan di-reverse • Random Words/Pictures, menggunakan kata/gambar untuk menghasilkan ide berbeda terhadap situasi Trisnadi Wijaya, SE., S.Kom

9. Tahap 5: Solution Finding • Melakukan evaluasi terhadap ide-ide yang telah dihasilkan sebelumnya. • Fokus pada ide yang dapat menyediakan solusi terhadap problem. • Pentinguntuk membuat kriteria yang berguna membantu proses evaluasi. Trisnadi Wijaya, SE., S.Kom

10. Tahap 6: Acceptance Finding • Berkaitan dengan pengelolaan implementasi solusi yang penting untuk kesuksesan sebuah proyek perubahan namun sulit dilakukan (Chapter 13). • Perlu adanya business case/kasus bisnis yang kuat (Chapter 12) untuk mendapat persetujuan dan rekomendasi. Trisnadi Wijaya, SE., S.Kom

11. Model Proses Analisis Bisnis Trisnadi Wijaya, SE., S.Kom

12. # Investigasi Situasi • Prosedur • Mempelajari materi latar belakang: dokumen inisiasi proyek, term of reference • Melakukan investigasi awal dengan stakeholder kunci • Mendokumentasikan hasil investigasi menggunakan laporan pertemuan ditambah diagram seperti rich picture atau mind map Trisnadi Wijaya, SE., S.Kom

13. # Investigasi Situasi • Input/Masukan • Term of reference atau dokumen inisiasi proyek • Tujuan dan strategi bisnis • Output/Keluaran • Tinjauan situasi bisnis saat ini, termasuk laporan pertemuan dan diagram (rich picture, mind map, fishbone) Trisnadi Wijaya, SE., S.Kom

14. # Investigasi Situasi • Teknik • Teknik investigasi seperti wawancara, observasi, workshop • Investigasi kuantitatif seperti kuesioner, sampling, analisis dokumen • Diagram-diagram rich picture, mind map, spaghetti, fishbone Trisnadi Wijaya, SE., S.Kom

15. # Pertimbangan Perspektif • Tujuan • Mengumpulkan sudut pandang stakeholder terhadap sistem bisnis yang diinvestigasi untuk kemudian dianalisis dan dikembangkan menjadi model aktifitas bisnis. Trisnadi Wijaya, SE., S.Kom

16. # Pertimbangan Perspektif • Prosedur • Identifikasi stakeholder kunci yang sudut pandangnya penting dalam proyek analisis bisnis • Investigasi value, belief dan prioritas mereka • Mengembangkan dan menganalisis sudut pandang stakeholder • Membangun model konseptual dari aktifitas untuk memenuhi sudut pandang stakeholder • Menyelesaikan konflik di antara sudut pandang stakeholder • Mensintesis model konseptual menjadi satu pandangan sistem bisnis yang diinginkan Trisnadi Wijaya, SE., S.Kom

17. # Pertimbangan Perspektif • Input/Masukan • Term of reference atau dokumen inisiasi proyek • Tujuan dan strategi bisnis • Stakeholder yang diidentifikasi • Output/Keluaran • Sudut pandang stakeholder • Model aktifitas bisnis berdasar sudut pandang stakeholder • Satu model aktifitas bisnis yang disetujui Trisnadi Wijaya, SE., S.Kom

18. # Pertimbangan Perspektif • Teknik • Teknik investigasi dan negosiasi • Identifikasi dan analisis stakeholder • Analisis sudut pandang stakeholder • Pemodelan aktifitas bisnis Trisnadi Wijaya, SE., S.Kom

19. # Analisis Kebutuhan • Tujuan • Mencari tahu perbedaan antara situasi saat ini dan yang diinginkan serta mengidentifikasi peluang untuk perubahan bisnis dengan menganalisis perbedaan tersebut (“gap”). Trisnadi Wijaya, SE., S.Kom

20. # Analisis Kebutuhan • Prosedur • Memeriksa aktifitas dalam model aktifitas bisnis • Mempertimbangkan seberapa baik aktifitas dijalankan dan didukung oleh sistem informasi organisasi • Identifikasi kejadian bisnis penting untuk di-handle dalam sistem bisnis dan mengembangkannya sebagai model proses bisnis • Mengembangkan model proses bisnis “yang akan datang” untuk kejadian bisnis penting • Menganalisis gap antara situasi saat ini dan yang diinginkan untuk digunakan sebagai dasar identifikasi perbaikan sistem yang potensial. Trisnadi Wijaya, SE., S.Kom

21. # Analisis Kebutuhan • Input/Masukan • Model aktifitas bisnis yang disetujui • Pandangan terhadap sistem bisnis saat ini • Tujuan dan strategi bisnis • Output/Keluaran • Analisis aktifitas, termasuk identifikasi kelemahan • Model proses bisnis “yang ada” dan “yang akan datang” • Daftar perbaikan sistem bisnis yang potensial Trisnadi Wijaya, SE., S.Kom

22. # Analisis Kebutuhan • Teknik • Analisis gap/kesenjangan • Analisis aktifitas • Pemodelan proses bisnis Trisnadi Wijaya, SE., S.Kom

23. # Evaluasi Pilihan • Tujuan • Mengumpulkan berbagai perubahan potensial ke dalam aksi/tindakan perbaikan yang menjadi dasar dalam mengembangkan pilihan-pilihan untuk dipresentasikan kepada manajer bisnis sebagai pertimbangan. Trisnadi Wijaya, SE., S.Kom

24. # Evaluasi Pilihan • Prosedur • Identifikasi berbagai pilihan-pilihan bisnis • Mencari pilihan yang dapat diterima untuk dibuatkan daftar singkatnya • Mengembangkan dan mendokumentasikan setiap pilihan secara detil; pertimbangkan kelayakan bisnis, teknis dan finansial • Mengembangkan kasus bisnis; termasuk pilihan dan rekomendasi untuk manajer bisnis Trisnadi Wijaya, SE., S.Kom

25. # Evaluasi Pilihan • Input/Masukan • Term of reference atau dokumen inisiasi proyek • Tujuan dan strategi bisnis • Daftar perbaikan potensial untuk sistem bisnis • Output/Keluaran • Daftar singkat pilihan-pilihan bisnis • Kasus bisnis; termasuk pilihan, kelayakan dan rekomendasi Trisnadi Wijaya, SE., S.Kom

26. # Evaluasi Pilihan • Teknik • Identifikasi pilihan bisnis • Analisis cost/benefit; termasuk kuantifikasi biaya dan manfaat serta teknik penilaian investasi • Analisis dampak • Analisis resiko Trisnadi Wijaya, SE., S.Kom

27. # Penentuan Kebutuhan • Tujuan • Menghasilkan dokumen kebutuhan yang menjelaskan kebutuhan-kebutuhan bisnis untuk sistem bisnis yang baru; teknik pemodelan dibutuhkan untuk menggambarkan proses dan kebutuhan data secara diagramatika. Trisnadi Wijaya, SE., S.Kom

28. # Penentuan Kebutuhan • Prosedur • Pengumpulan kebutuhan • Analisis kebutuhan bisnis untuk sistem bisnis baru • Dokumentasi dan mengelola kebutuhan • Validasi kebutuhan yang terdokumentasi • Dokumentasi kebutuhan • Model proses bisnis • Katalog kebutuhan bisnis • Model TI untuk pemrosesan dan data • Daftar istilah Trisnadi Wijaya, SE., S.Kom

29. # Penentuan Kebutuhan • Input/Masukan • Pilihan yang dipilih untuk revisi sistem bisnis • Term of reference atau dokumen inisiasi proyek • Tujuan dan strategi bisnis • Output/Keluaran • Model proses “yang akan datang” • Job definition • Struktur organisasi yang direvisi • Validasi dokumen kebutuhan (katalog kebutuhan, model proses bisnis dan kebutuhan sistem, daftar istilah) Trisnadi Wijaya, SE., S.Kom

30. # Penentuan Kebutuhan • Teknik • Pemodelan proses bisnis • Job design • Teknik investigasi • Analisis dan validasi kebutuhan • Dokumentasi dan manajemen kebutuhan • Teknik pemodelan sistem TI Trisnadi Wijaya, SE., S.Kom

31. Model Proses Analisis Bisnis (extended) Trisnadi Wijaya, SE., S.Kom

32. # Menjalankan Perubahan • Prosedur • Menentukan siklus hidup dan pendekatan yang akan dijalankan • Mengembangkan solusi perubahan bisnis • Merencanakan implementasi • Pertimbangkan lingkungan untuk perubahan • Pertimbangkan budaya organisasi • Tentukan pendekatan pembelajaran • Meninjau ulang manfaat yang diramalkan • Identifikasi aksi/tindakan dibutuhkan untuk mencapai manfaat Trisnadi Wijaya, SE., S.Kom

33. # Menjalankan Perubahan • Input/Masukan • Proses perubahan bisnis dan desain organisasi • Solusi perangkat lunak TI • Kasus bisnis • Output/Keluaran • Rencana perubahan bisnis • Rencana komunikasi • Pendekatan dan materi pelatihan • Revisi job roles dan deskripsinya • Dokumen review paska implementasi • Rencana realisasi manfaat Trisnadi Wijaya, SE., S.Kom

34. # Menjalankan Perubahan • Teknik • Analisis kekuatan/dampak stakeholder • Analisis budaya • Analisis 7-S McKinsey • Model adopsi berbasis pertimbangan Trisnadi Wijaya, SE., S.Kom