FİNANSAL RAPORLAMA EĞİTİMİ

1. FİNANSAL RAPORLAMAEĞİTİMİ Ekim 2006

2. RAPORLAMA TARAFLARI • DPT • MFIB • MALİYE BAKANLIĞI • İÇSEL RAPORLAMA • DİĞER

3. DPT’ce Projelerin İzlenmesi İzleme Çerçevesi: İzlemenin temel amacı hibelerin sözleşmede belirtilen amaçlar doğrultusunda kullanıldığının doğrulanmasıdır. , İzleme ayrıca projelerin AB ve Türkiye kurallarına göre uygulanmasını, proje uygulaması esnasında doğabilecek sorunların tespit edilmesini ve faydalanıcılara bu problemlere ilişkin sürekli destek sağlanmasını temin edecektir. Projenizin uygulaması, usuller, ilerlemeler ile sorunlar ve ihtiyaçlar açısından yakından izlenmektedir

4. Hibe Programlarının İzlemesi • AB’nin Genel Hibe Programı Kuralları • Satın alma • Harcamaların Uygunluğu • Tanınırlık ve Görünürlük • Belgeleme ve Arşivleme • Kayıt Tutma ve Muhasebeleştirme • Raporlama • Sözleşme Yükümlülükleri ve Değişiklikler • Sözleşme Değişiklikleri • Erken Uyarı Raporları ve Düzeltici Tedbirler • Usulsüzlükler • İlerleme • Mali İlerleme • Teknik İlerleme • Risk • Performans Göstergeleri

5. İzlemede Kullanılan Usuller • İhale kurallarına uygunluk, • Maliyetlerin uygunluğu, • Görünürlük ve tanıtım kurallarına uygunluk, • Dokümantasyon ve arşivleme, • Defter tutma ve muhasebe, • Raporlama yükümlülükleri, • Sözleşme değişiklikleri, • Uygunsuzluk ve usulsüzlükler

6. İzleme Araçları • Raporlar • Proje Raporları • Hibe Faydalanıcıların İki Aylık Beyan Raporları • Hibe Faydalanıcılarının Ara Dönem ve Nihai Raporları • İzleme Ziyareti Raporu • Erken Uyarı Raporu • Proje Usulsüzlük Raporu • Program Raporları • Aylık İlerleme Raporu • Program Düzensizlik Raporu • Düzenli İzleme Raporu • Ziyaretler • İlk İzleme Ziyareti • Düzenli İzleme Ziyaretleri • Anlık Ziyaret • Destek Faaliyetleri • İzleme Bilgi Sistemi (İBS)

7. MFIB’CE İSTENEN RAPORLAMATeknik dokümantasyon ve ara /nihai raporlardır. ARA MALİ RAPOR ARA TEKNİK RAPOR

8. ARA MALİ RAPOR • Ara mali rapor kapak sayfası • Muhasebe Hesap Defteri • Ara mali rapor’dan oluşmaktadır.

9. Ara Mali Raporun hazırlanması için Yönergeler- Kapak Sayfası • Ara Mali Rapor aşağıdaki tablo ve eklerden oluşmaktadır: • 1. Kapak sayfası 2. Ara Mali Rapor tablosu 3. Muhasebe hesap defteri • Süre: Aksi belirtilmediği taktirde raporlama süresi içindeki harcamalar dahil edilecektir Ara Mali Rapor tablosu : Harcamaların dağılımını orjinal (veya zeyilname ile değiştirilmiş) bütçeye uygun olarak veriniz. • Hesap Defteri: Rapor süresi içinde gerçekleşen tüm harcamaları listeleyiniz, her kalem için belge türünü, tarih ve sayısını, ilgili bütçe alt kalemini ve doküman referans numarasını belirtiniz. Zaman çizelgelerini ve menşe belgelerini hesap defterinde listelemeyiniz. • Destekleyici Belgeler: Ara rapora herhangibir destekleyici belge eklenmeyecektir.

11. Muhasebe Hesap Defteri • Bu defterde proje bütçesindeki başlıklara göre yapılan harcamalar detaylı olarak yazılacaktır. • Ara rapor dönemindeki ayların aritmetik ortalama inforeuro kuru kullanılacaktır.

13. Ara Mali Rapor • Ara Mali Rapor tablosunda muhasebe defterinde yer alan detay harcamalar proje bütçesindeki şekliyle bütçe kalemleri şeklinde yer alacaktır. • Raporda: • Sözleşme/zeyil bütçesi • Yeniden tahsis • Yapılan harcamalar yer alacaktır.

14. ARA TEKNİK RAPOR(Türkçe- İngilizce özet) • 1. Tanım • 2. Proje faaliyetlerinin uygulamalarının değerlendirilmesi • 3. Ortaklar ve Diğer İşbirliği • 4. Tanınırlık • Proje için irtibat kurulacak kişinin adı:........................................................................ • İmza:...................................................... • Yer:...................................................................... • Rapor Tarihi:......................................... • Gönderilme Tarihi:...............................................

15. Destekleyici Teknik Dokümantasyon-1 • Projenin teknik dokümantasyonu faaliyetlerin uygulandığına, hizmetlerin ve çıktıların alındığına dair yeterli detay içermelidir. • Proje faaliyetlerine ait proje belgeleri örnekleri: • Araştırmalar /çalışmalar • Raporlar • Yayımlar • Yayımların kopyaları • Seminerler, konferanslar, çalışma toplantıları • Program • Sunum listeleri / konferans raporları • El ilanı • Katılımcı listesi • Konuşmacı listesi • Toplantı notları (uygun olduğu durumlarda) • Basın kupürleri • Geri bildirim anketleri (uygun olduğu durumlarda)

16. Teknik Dokümantasyon-2 Eğitim • Eğitimin detaylı tanımı – eğitim modülleri, konu başına eğitim saatleri, yöntemler vb. • Eğitim çizelgesi • Katılımcı listesi /Devam çizelgeleri • Eğitimcilerin listesi • Geri bildirim anketleri • Eğitim değerlendirme raporları

17. Teknik Dokümantasyon-3 Uzmanlar • Zaman çizelgeleri (Time sheet) • Çıktıların kopyaları (Görev raporu, eğitim notları vb.) • Faaliyet raporları

18. Teknik Dokümantasyon-4 • DUZENLECEK LİSTELER • Yararlanıcı listeleri • Yararlanıcı onayları • İhale alım formları • Alınan malzeme formları • Katılımcılar • Eğitimler • Görünürlük • Çalışma çizelgeleri

19. Üç Aylık Kontrollük Raporu • Üç Aylık Kontrollük Raporu • Bu raporlar altyapı projelerinde (yapım işi varsa KOBİ’lerde) kontrolörler tarafından düzenlenen raporlardır. • Proje sonunda bir de nihai Kontrol raporu düzenlenecektir.

20. Üç Aylık Kontrollük Raporu • Kontrolör sözleşme uygulama süresi boyunca üç aylık ilerleme raporlarını hazırlamalıdır. Raporlar, rapor dönemi izleyen ayın 7. gününden önce sunulmalıdır. • Bütün bu raporlar Kontrolör tarafından tamamlanmak ve imzalanmak zorundadır. • Lütfen raporları daktilo veya bilgisayar kullanılarak tamamlayın. Paragrafları gerektiğinde geniş tutunuz. • Tüm sorulara raporlama dönemini kapsayacak şekilde cevap verilmelidir. • Raporun bir kopyası hibe sözleşmesi Özel Koşullarında belirtilen her bir adrese gönderilmelidir.

21. Üç Aylık Kontrollük Raporu İçeriği • 1.Tanım • 2. Faaliyetlerin uygulanmasının değerlendirilmesi • Faaliyetlerin uygulanmasındaki İlerleme • İşin Kalitesi • Güvenlik • Sonuçlar 3. Sözleşme Yönetimi ve Maliyeti • Kaynaklar • 4. Kontrollük takımının faaliyetleri • 5. Üçer aylık dönem raporunun eki tablo halinde • Raporu hazırlayan Kontrollük takımındaki Uzmanın İsmi:……………………………………………………... • İmza: ……………………………………… • Yer:: ………………………………………

22. İzleme- Maliyetler • Maliyetler özellikle paranın değeri ve maliyet-etkinliğinde sağlam mali yönetim prensipleri ile uyumlu olmalıdır. • Tüm maliyetler Faydalanıcı ve ortakları tarafından gerçekleştirilmiş gerçek maliyet olmalıdır. • Maliyet Faydalanıcının veya ortaklarının hesaplarında ya da vergi belgelerinde kayıtlı olmalıdır ve destekleyici belgeler orijinal kopyaları ile tanımlanabilir, doğrulanabilir ve kanıtlanabilir olmalıdır. • Maliyetler, proje uygulama döneminde gerçekleşmelidir.

23. Uygun Maliyetler • Projelere sağlanan hibe, maliyet – geri ödeme esasına göre verilmiştir. • MFİB ara ve nihai raporları gözden geçirirken, ödeme için uygun olan maliyetleri belirleyecektir. Uygun olmayan maliyetler, beklenenden daha düşük bir ödemeye neden olabilir ve bazı durumlarda, avans ödemelerinin bir kısmının iadesine yol açabilirler. • MFİB’nin toplam uygun maliyetinizin kayda bağlanmış oranından daha fazlasını ödemeyeceğini unutmamalıdır. • Toplam proje harcaması başlangıçta belirlenenden daha düşük seviyede olursa, proje tahsis edilen hibe aynı oranda düşecektir.

24. Maliyetlerin uygunluğu için temel koşullar aşağıdaki gibidir: • Maliyetler Proje bütçesine dahil edilmiş olmalıdırlar . • Maliyetler Projeyi yürütmek için gerekli olmalıdırlar. • Ödeme talep ettiğiniz faaliyetler, Hibe Sözleşmesi Ekinde kesin olarak tanımlanmış olmalıdır.

26. 2. Seyahat • Uluslararası seyahat bütçe alt başlığı kapsamında, proje ihtiyaçları doğrultusunda yurt dışına çıkması gereken uzmanların ulaşım masrafları karşılanır. • Yerel ulaşım bütçe alt başlığı kapsamında, Türkiye içindeki seyahat harcamaları karşılanabilir.

27. 3. Ekipman ve Malzemeler • Ekipman ve malzeme alım maliyetleri bütçeye dahil edilmeleri ve piyasa oranları ile uyuşmaları durumunda uygun maliyetlerdir. Faydalanıcı iyi fiyatı elde etmekle ve Hibe Sözleşmesi Ek IV’de belirtilen ihale usullerini uygulamakla yükümlüdür.

28. 4. Yerel Ofis /Proje Maliyetleri • Bu maliyetler, Faydalanıcının ve ortaklarının ana ofis maliyetleri için kullanılamaz. Buradaki maliyetler, ancak proje faaliyetlerinin uygulanabilmesi için yeni bir ofis/eğitim merkezi açılmış ise uygun maliyet olur.

29. 5. Diğer Maliyetler / Hizmetler6. Diğer • 5. ve 6. başlıklar altında bütçelendirilmiş miktarlar, bütçede daha önce belirlenmiş yayınlar, tercüme vb. taşeronluk hizmetleri için kullanılabilir. Proje personeline bu bütçe kalemi kapsamında ödeme yapmak uygun değildir.

30. 8. İdari giderler • Nihai olarak onaylanmış toplam uygun maliyetlerin %7’sini ve bütçede başlangıçta belirlenen meblağı geçmeyecek götürü meblağ Faydalanıcının idari genel giderlerini karşılamak için kullanılabilir. Maliyetler, ancak başka bir bütçe başlığı kapsamında karşılanamıyor ise bütçenin bu kalemi için uygun maliyet olarak kabul edilir. • Bu bütçe başlığı için Faydalanıcıdan herhangi bir destekleyici doküman istenmeyecektir. Ancak, MFİB bazı maliyetlerin diğer bütçe kalemlerinde de yer almadığını doğrulamalarını isteyebilir.

31. Uygun Olmayan Maliyetler: • Sözleşmede belirli bir biçimde onaylanmamış faaliyetler ya da bunların müteakip değişiklikleri için yapılan tüm harcamalar uygun olmayan maliyet sayılacaktır. • Proje faaliyetleri ile açıkça ilişkili olmayan ya da raporlanan faaliyetlerin dışında yapılan tüm harcamalar uygun olmayan maliyet sayılacaktır.

32. Uygun olmayan bazı maliyetler • Mal ve hizmet alımlarındaki vergiler ve KDV • Döviz kuru zararları • Devlet memurlarına ya da kamu kurum/kuruluşlarında çalışan diğer görevlilere yapılacak ödemeler • İkinci el ekipman alımı • Arsa ya da bina alımı • Cezalar, mali cezalar ve mahkeme giderleri • Borçlar ve gelecekteki muhtemel kayıplar için karşılıklar • Faiz borcu • Başka bir çerçevede/programda finanse edilen kalemler • Proje hazırlık çalışmalarının ve diğer hazırlık faaliyetlerinin maliyetleri • Ayni katkılar

33. Proje Dokümantasyon ve Muhasebesi • Mali Dokümantasyon: • Destekleyici belgenin biçimi, harcamaların ve bunların temelini teşkil eden faaliyetlerin ya da işlemlerin çeşit ve içeriğine bağlıdır..

34. Mali Dokümantasyon: Harcama Dokümanları • Fatura ve makbuz gibi satın alma belgeleri • Banka hesap özeti, borç makbuzu, taşeron ödemeleri gibi ödeme belgeleri; • Onaylanmış raporlar, seminer, konferans ve eğitim katılım belgeleri (ilgili belgeler ve elde edilen malzemeler, katılımcı listeleri ile sertifikalar dahil olmak üzere) gibi hizmetlerin gerçekleştiğine dair belgeler. • Genel Hesap Defteri, alt hesaplar ve bordro hesapları, demirbaş kayıtları ve ilgili diğer muhasebe bilgileri gibi Faydalanıcının muhasebe kayıtları (bilgisayar ya da elle tutulmuş)

36. Mali Dokümantasyon: İnsan Kaynakları • Sözleşmeler, ücret beyanları, tüm proje personelinin aylık zaman çizelgeleri ve çıktıları gibi personel ve bordro kayıtları

37. Mali Dokümantasyon: Seyahat • Toplu taşıma: Seyahat biletleri (uçak seyahati tercih edilmesi durumunda uçuş kartları da dahil olmak üzere) • Araç kiralama: Acente faturası ve katedilen mesafenin özet listesi • Araba: Benzin masrafları için, kat edilen mesafenin özet listesi, kullanılan araçların ortalama yakıt tüketimi, benzin maliyeti

38. Mali Dokümantasyon: Taşeronlardan temin edilen mal, hizmet ya da yapım işleri • İhale belgeleri, ihaleye katılanların teklifleri, ve değerlendirme raporu gibi satınalma usullerine ilişkin belgeler • Sözleşme ve sipariş formları gibi taahhüt belgeleri • Tedarikçiden tesellüm makbuzları gibi mal alımlarına ait belge • Kabul belgeleri gibi yapım işlerinin tamamlandığına dair belgeler • Menşe Şahadetnamesi ya da Yerli Malı Belgesi ile Yeminli Beyanları

39. Projelerin Muhasebe Koşulları -1 • Proje ortakları ve faydalanıcıları uygun muhasebe ve çift girişli defter tutma sistemini kullanarak hesapların kesinliğini ve düzenliliğini sağlamalıdır. • Bu sistem, Türkiye’de uygulanan muhasebe ve defter tutma kural ve sistemleri ile uyumlu olmalıdır. • Sistem, Faydalanıcının olağan muhasebesinin bir parçası olarak tutulabilir ya da ona ilave olarak ayrı tutulabilir.

40. Muhasebe Koşulları-2 • Projeye ait hesaplar ve harcamalar kolaylıkla tanımlanabilir ve doğrulanabilir olmalıdır. • Bu, Proje için ayrı hesaplar kullanılarak sağlanabilir ya da Faydalanıcının muhasebe ve defter tutma sistemi içinde kolaylıkla tanımlanabilir ve izlenebilir olması koşuluyla aynı hesaplar kullanılabilir. • Hesaplar, avanslardan elde edilen faizleri açıkça göstermelidir.

41. Muhasebe Koşulları -3 • Mali rapor, Faydalanıcının ve ortaklarının muhasebe ve defter tutma sistemleri ve bunlarla ilgili diğer muhasebe kayıtları ile uygun olarak ve kolaylıkla mutabık kalmalıdır. • Bu amaçla, uygun hesap mutabakatlarını, destekleyici çizelgeleri, analizleri ve dökümleri denetim ve doğrulama için hazırlamak ve elinizde tutması gerekmektedir.

42. MUHASEBE DEFTERLERİ • Bilanço esasında tutulacak defterler: • (Şirketler, 1. sınıf tüccarlar, bazı vakıf ve dernekler) • 1-Yevmiye defteri; • 2-Defteri Kebir (büyük defter) • 3-Envanter Defteri • İşletme hesabı esasında tutulacak defter: • İşletme Hesabı defteri. • Serbest Mesleklerde Defter Tutma: • Serbest Meslek kazanç defteri • Zirai Kazançlarda İşletme Defteri: • Çiftçi İşletme Defteri (Madde 213)

43. TOBB Borsalar Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliğine Göre Tutulacak defterler • Madde 32 — Muhasebeye ilişkin aşağıda belirtilen defterler tutulur: • a) Yevmiye defteri, • b) Defteri kebir, • c) Sabit kıymetler defteri, • d) Kıymetli evrak defteri, • e) Tahakkuk ve takip defteri, • f) İhtiyaca göre yardımcı defterler.

44. HİBE ALAN ODALARIN MUHASEBE KOŞULLARI • Sanayi ve Ticaret Bakanlığınca çıkarılan Resmi Gazete tarihi: 12.09.2005 • Türkiye Odalar ve Borsalar Birliği ile Odalar ve Borsalar Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği uygun işlem yapacaklardır.

45. TOBB Borsalar Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliğinde hibe gelir gider hesapları aşağıdaki hesaplardan uygun olanında takip edilecektir. • Faaliyet ve Sonuç Hesapları • 60 Gelirler • 600 Olağan Gelirler Hesabı • 602 Diğer Gelirler Hesabı • 632 Faaliyet Giderleri Hesabı (-) • 649 Diğer Olağan Gelirler Hesabı • 653 Komisyon Giderleri Hesabı (-) • 679 Diğer Olağan Dışı Gelirler Hesabı • 70 Giderler • 790 Malzeme Giderleri Hesabı • 791 İşçi Ücret ve Giderleri Hesabı • 792 Personel Ücret ve Giderler Hesabı • 793 Dışarıdan Sağlanan Fayda ve Hizmetler Hesabı • 794 Genel Giderler ve Diğer Giderler Hesabı • 795 Vergi, Resim ve Harçlar Hesabı • 797 Finansman Giderleri • 798 Gider Çeşitleri Yansıtma Hesabı

46. KAMU KURUMLARIMUHASEBE KOŞULLARIGenel Yönetim Muhasebe YönetmeliğiKarar Sayısı : 2005/8844 • Bu Yönetmelik, merkezi yönetim kapsamındaki kamu idareleri, sosyal güvenlik kurumları ve mahallî idarelerden oluşan genel yönetim kapsamındaki kamu idarelerini kapsar. • Bu yönetmeliğe göre Kamu Kurumları uygun defter ve kayıtlar yapılır.

47. VERGİLENME

48. Türkiye – Avrupa Birliği Çerçeve Anlaşması (Karar Sayısı : 2005/8636) Gereği Vergiler • Türkiye – Avrupa Birliği Çerçeve Anlaşması Genel Tebliği (Sıra No: 1) RG No: 25820, 20.05.2005 • Türkiye – Avrupa Birliği Çerçeve Anlaşması Genel Tebliği (Sıra No: 2) RG. No: 26145, 20.04.2006 • Türkiye – Avrupa Birliği Çerçeve Anlaşması Genel Tebliği (3 Sıra Nolu ) RG No: 26274, 29.08.2006

49. II - Katma Değer Vergisi İstisnasının Uygulaması • Türkiye – Avrupa Birliği Çerçeve Anlaşması ek İşbirliğinin Genel Esasları başlıklı EK A metnin 8 inci maddesinin 2 nci fıkrasında; • “AT yüklenicileri tarafından yapılan tüm ithalatın, gümrük veya ithalat vergileri, harçları, KDV ve Özel Tüketim Vergisi veya herhangi bir diğer benzeri vergi, gümrük veya ithalat vergisi veya harca tabi olmaksızın Türkiye'ye girmesine izin verilir. • Bu muafiyet sadece AT sözleşmesi kapsamında AT yüklenicisi tarafından tedarik edilen mallar ve/veya verilen hizmetler ve/veya yapılan işlere ilişkin olarak yapılan ithalata uygulanacaktır. • Türkiye, ilgili ithalatın AT yüklenicisine yukarıda belirtilen vergi, gümrük vergisi veya harçlar ile ilgili herhangi bir uyuşmazlık veya gecikmeye bakılmaksızın, sözleşmede belirlendiği üzere ve sözleşme hükümlerinin normal olarak uygulanması için gerektiği gibi hemen kullanılmak üzere teslimi için giriş noktasından serbest bırakılmasını sağlayacaktır.” • hükmü yer almaktadır.

50. III - Özel Tüketim Vergisi İstisnasının Uygulaması • Türkiye – Avrupa Birliği Çerçeve Anlaşması ek İşbirliğinin Genel Esasları başlıklı EK A metnin 8 inci maddesinin 5 inci fıkrasında; • “AT yüklenicilerinin harcamaları Özel Tüketim Vergisinden muaf tutulacaktır. Bu muafiyet sadece, AT sözleşmesi kapsamında AT yüklenicisi tarafından tedarik edilen mallar ve/veya sunulan hizmetler ve/veya yapılan işler ile bağlantılı harcamalara uygulanacaktır.” hükmü yer almaktadır.