Ordning och reda från början

1. Ordning och reda från början Lennart Ek Admin-Konsult

2. Fyra steg • Rutiner, regler och planering • Diarieföring • Processer • Registrering utan registrator

3. Planering • Bestäm när diarieföring skall vara utförd (skyndsamt enl. lagen) • Sekretesslagen, förvaltningslagen och tryckfrihetsförordningen • Service till ”kunderna/intressenterna” • Bestäm vem som skall diarieföra • Registrator • Handläggaren • Olika i landet

4. Sekretesslagen • REGISTRERING • Utan dröjsmål • ADB/IT • Speciellt ärendehanteringsprogram, ofta integrerat med verksamhetsprogram • Generellt ärendehanteringsprogram • Registerbeskrivning

5. Förvaltningslag • HANDLÄGGNING • Enkelt • Snabbt • Billigt • Muntlig handläggning • Anteckning av uppgift • Kommunikation

6. Tryckfrihetsförordning • AV MYNDIGHET UPPRÄTTAD HANDLING • Expedierad • Diarium, journal • Beslut • Justerad handling • Minnesanteckning • arbetsmaterial

7. Ärendeflöde Kommer in Registreras Handläggs Beslut Avskrivs Arkiveras Skrivelser Rapporter Råd Yttranden Muntligt Utsorte- ring Arkiv-läggning Arkivbe- skrivning Kommuni- kation Protokoll Delgivning Handling Muntligt Handling Bevak- ning Posten Telefon Fax E-post Kontakt Registrator Handläggare Nämnd Handläggare Nämnd Handläggare Registrator Registrator Bekräft- else Arkivplan

8. Rutiner • Gör upp en diarieplan • Egen eller förvaltningens/kommunens • Ha en gallringsplan för diariet • Enligt den uppgjorda diarieplanen

9. Rutiner • Skriv ner rutiner för alla förekommande uppgifter som gäller diarieföring • Håll rutinerna levande genom att ständigt ha med någon punkt om detta på t.ex. kontorsmöten • Alla på förvaltningen måste göra på samma sätt för att hålla diariet aktuellt och för att man ska kunna hålla ordning och göra korrekta utsökningar!

10. Regler • Sätt upp regler för vad som skall diarieföras • Dela upp inkommande handlingar i ärenden och övriga • Exempel på innehåll i ärenden • Alla inkommande handlingar som rör verksamheten och som kan hänföras till ett objekt, en person, en myndighet, en förening, m.fl. Detta gäller papper såväl som e-post, fax och telefonsamtal. • Exempel på övriga handlingar • Broschyrer, kallelser, reklam etc. • Men tänk på att dessa även kan tillhöra ett ärende!

11. Diariet 8-87-870 OBS! att gallringsplanen finns inbyggd i detta system

12. Diarieplan 2

13. Uppföljning • Följ upp på kontorsmöten eller andra typer av möten att verkligen man gör som man kommit överens om • Rosa och risa • Utan uppföljning kommer man lätt tillbaka till den gamla oordningen

14. Avsluta ärende • Avsluta alltid ärendet när det är färdigt (det går ju att öppna igen om det är nödvändigt) • Anledningen är att förvaltningen kan få en revision någon gång (av JO eller RRV) • Skapa en händelse och ange alltid en anledning till att ärendet avslutas, t.ex. ”slutinspektion utförd” etc. i anteckning på händelsen.

15. Ärenderubrik/ärendemening • Om ärendehanteringssystemet tillåter det, ha fasta ärenderubriker. (Lättare att lära sig och att hålla ordning och söka i databasen).

16. ProcessbeskrivningPostöppning

17. ProcessbeskrivningDelegeringsbeslut

18. Processbeskrivning Aktförvaring

19. Fungerar en myndighet utan registrator? • Svaret är ja, under vissa förutsättningarförändringsbehov/önskemål, omorganisationer etc. • Båda sätten har sina för– och nackdelar+ helhetssyn, styrning, ordning på papper - fel handläggare, fel ärende

20. Bakgrund till arbetssättet • Effektivitet • Pengar • Större behov av inspektörer • Större behov av områdesspecialister

21. Tankar • Vad ska vi med uppgifterna till? • Planering! • Regler! • Rutiner! • Objekt/Ärenden/Händelser! • Uppföljning!

22. Begrepp • ÄRENDEN • Ansökningar • Anmälningar • Tillsyn • Klagomål • HANDLINGAR • Skrivelser • Tillsynsrapporter • Analysprotokoll • Fax • E-post • Anteckningar

23. Ärenderubriker • Använd fasta ärenderubriker i så stor utsträckning som möjligt. Ha ett begränsat antal generella rubriker • För icke objektsbundna ärenden, ha alltid ”nyckelord” med i rubriken t.ex. ”remiss”, ”planärende”, ”yttrande till lst” etc. Detta gör att de blir sökbara i framtiden.

24. Uppföljning • Ta kommandot när det gäller ordningen • Följ upp på kontorsmöten eller andra typer av möten att man gör som man kommit överens om • Utan uppföljning kommer man lätt tillbaka till den gamla oordningen • Ta upp och diskutera erfarenheter med jämna mellanrum • Men ändra inte alltför ofta!

25. Mallar underlättar • Alla har samma utseende • Fördel om flera personer skriver dokument • Blir alltid rätt

26. Hämta data till mallar • Till de flesta verksamhetsprogram går det att hämta data direkt från databasen till mallar. Egentillverkade eller köpta. • Mycket arbete innan man kommer igång • Stor tidsbesparing när de är färdiga • Säker dokumenthantering (alltid rätt information till intressenten)

27. Slut på föredraget Tack för uppmärksamheten