Modelos de Gestão e Organização 5. Estrutura Organizacional

1. Modelos de Gestão e Organização5. Estrutura Organizacional Márcio Aurélio Ribeiro Moreira marcio.moreira@uniminas.br http://si.uniminas.br/~marcio/ Ref. Profa. Kátia Lopes Silva

2. Objetivos da unidade • Introduzir os conceitos básicos de estrutura organizacional • Compreender a perspectiva do processo de informações sobre a estrutura • Diferenciar projetos funcionais, divisionais e geográficos • Compreender a estrutura matricial • Compreender a estrutura híbrida

3. Estrutura organizacional • Resultado de um processo através do qual a autoridade é distribuída, as atividades são especificadas desde os níveis mais baixos até a alta administração e um sistema de comunicação é delineado, permitindo que as pessoas realizem as atividades e exerçam a autoridade que lhes compete para o atingir os objetivos organizacionais • Estrutura = (Autoridade + Comunicação)  Atividades

4. Componentes da estrutura

5. Formação da estrutura Interações  Estrutura Organizacional

6. Representação da estrutura • Organograma: • Autoridade funcional, de linha e assessoria. • Representação: • Unidades de trabalho • Departamentos • Cargos • Etc.

7. Organograma • É a representação da organização formal • Apresenta os setores, posições e as interdependências • Deixa de ser estático para representar a estrutura num instante • Deve possuir um caráter dinâmico, ser flexível e funcional, permitir uma integração sistêmica

8. Requisitos e regras • Requisitos: • Fácil leitura • Fácil interpretação • Fazer parte do processo de representação estrutural • Ser flexível • Representações: • Estrutural, circular ou radial, funcional, estrutural-funcional, matricial, etc. • Deve conter nome da organização, autor, data e referência de outros gráficos. • Para análise, deve apresentar a estrutura existente. • Cada função pode ser representada por um retângulo: • Os retângulos devem conter os títulos dos cargos • Se há necessidade do nome do ocupante, este deve aparecer fora do retângulo (ou dentro com letra de tipo diferente) • Se mostrar apenas parte da organização, deve demonstrar continuidade.

9. Organograma em barras • São representados por intermédio de longos retângulos a partir de uma base vertical, onde o tamanho do retângulo é diretamente proporcional à importância da Autoridade que o representa.

10. Organograma em setores • Setorial ou Setograma: • São elaborados por meio de círculos concêntricos, os quais representam os diversos níveis de autoridade a partir do círculo central, onde se localiza a autoridade maior da empresa.

11. Organograma radial • Radial, Solar ou Circular: • O seu objetivo é mostrar o macro sistema das empresas componentes de um grande grupo empresarial.

12. Organograma Linear de Responsabilidades • Possui um diferencial em relação aos demais organogramas pois sua preocupação não é representar o posicionamento hierárquico, mas, sim, o inter-relacionamento entre as diversas atividades e os responsáveis por cada uma delas.

13. Organograma informativo • Apresenta um máximo de informações de diversas naturezas relacionadas com cada unidade organizacional da empresa. DEPARTAMENTO DE PESSOAL Adm.: João da Silva Código: 6754 Referência:400 -30 Lotação: 21 • Síntese da Atribuições: • Processar o controle de férias • Elaborar a Folha de Pagamento • Recrutar e selecionar pessoal

14. Organograma clássico • Vertical ou Retangular: • É o tipo de organograma mais completo e usual, o qual permite melhor entendimento da representação orgânica de uma empresa. • Demonstra os órgãos de decisão, de assessoria, operacionais e o posicionamento hierárquico.

15. Linhas de comunicação Autoridade e hierarquia (cadeia de comando) Unidades de trabalho (cargos e departamentos) Divisão horizontal do trabalho Significado dos componentes

16. Presidência Assessoria de Comunicação Assessoria Jurídica Diretoria de Produção Diretoria de Qualidade Diretoria deRecursos Humanos Divisão de Montagem Divisão de Recrutamento Divisão de Seleção Legenda: Autoridade funcional Unidade provisória Organograma estrutural

17. Estrutura organizacional • Maneira como a organização agrupa e reúne pessoas e unidades nos escalões hierárquicos e áreas de atividade • Podem ser vistas sob dois aspectos diferentes: • Vertical • Os diferentes níveis de autoridade • Cada escalão possui autoridade sobre o escalão inferior • Horizontal • Diferentes áreas de atividade

18. Modelos de estruturas organizacionais • Estruturas Clássicas: • Conhecidas como piramidais, são aquelas aplicadas há muito tempo, normalmente usadas por empresas comerciais e fábricas • Estruturas Pós-clássicas: • É um avanço da estrutura clássica • Estruturas Modernas: • São aquelas mais recentes, normalmente utilizadas em empresas de planejamento, pesquisa, construção civil e organizações que possuem departamentos específicos de desenvolvimento de projetos • Estruturas Pós-modernas: • São estruturas dinâmicas e altamente mutáveis, que se adaptam com rapidez e facilidade à conjuntura do mercado consumidor, oferecendo resultados e soluções corretas, com a agilidade que os clientes requerem

19. Estrutura clássica • Escalar, hierárquica, vertical ou militar: • É um tipo de estrutura no qual prevalece a centralização, exigindo chefias autocráticas e com grande conhecimento da organização como um todo, cuja autoridade deve ser implacável, restando aos subordinados obediência e execução das atividades decorrentes de seu trabalho.

20. Estrutura linear ou militar Nome da empresa Mês/ano de atualização

21. Estrutura linear ou militar Vantagens: Desvantagens: Organização rígida Exige chefes excepcionais Não favorece o espírito de equipe e de cooperação • Aplicação simples • Fácil transmissão de ordens e recebimento de informações • Definição clara dos deveres e responsabilidades

22. Estruturas pós-clássica • Funcional (com base na função): • Graficamente semelhante à estrutura linear, é um modelo em que as atividades análogas, interdependentes se unem ao propósito dominante da empresa, ou seja, são agrupadas em um órgão especifico, constituindo-se em uma grande unidade setorial da organização, a qual se dedica ao desenvolvimento de uma única função (autoridade funcional dividida). • Divisional (baseada em divisões orgânicas): • Caracteriza-se pela divisão da estrutura existente, em unidades orgânicas de maior flexibilidade organizacional, constituída de atividades díspares (produção, informática, logística, etc.), mas vinculadas a um objetivo final específico (eletrodomésticos, alimentos, veículos, etc.) e agrupadas em uma mesma unidade organizacional. • Territorial (baseada em área geográfica): • Caracteriza-se pela divisão da estrutura existente em unidades geográficas, ou seja, geograficamente próximas.

23. Estrutura funcional • Vantagens: • Maior segurança, pois cada funcionário tem facilidade de entender sobre a sua área de atuação • Especialização do trabalho. É uma vantagem quando se consideram as definições claras e precisas das tarefas • Influência positiva sobre a satisfação dos técnicos por ter um chefe da mesma área técnica • Maior competência das pessoas pois estão orientadas para uma atividade específica • Quando utilizada em circunstâncias estáveis que requeiram tarefas rotineiras • Quando utilizada em empresas com poucas linhas de produtos/serviços e que permaneçam inalterados por longo tempo • Desvantagens: • A responsabilidade pelo desempenho total está só na cúpula • Comunicação geralmente deficiente, visto que as decisões são centralizadas nos níveis mais altos da empresa • Visão parcial da empresa nos níveis mais baixos • Resistente ao ambiente pró-inovação • Quando uma tarefa exigir interligação entre várias atividades, provoca demora no cumprimento de prazos

24. Estrutura funcional - exemplos Tipos de departamentos Com áreas terceirizadas Legenda: Atividades Terceirizadas

25. Estrutura funcional Vantagens: Desvantagens: Submissão a autoridades diferentes (às vezes contraditórias) Chefes tendem a pensar apenas na sua área de atuação, perdem a visão do todo Pode gerar conflitos na organização • Especialização das chefias • Comunicações diretas, rápidas e sem interferências • Descentralização nas decisões

26. Estrutura territorial • Aspectos básicos: • Utilizada em empresas territorialmente dispersas • As atividades que se realizam em determinado território são agrupadas e colocadas sob as ordens de um administrador • Obtenção de vantagens econômicas de determinadas operações locais • Possibilidade de maior treinamento de pessoal pela atuação direta no território considerado • Maior facilidade de conhecer os fatores e problemas locais para a tomada de decisão • Desvantagens: • Duplicação de instalações e de pessoal se não houver um planejamento efetivo • Possibilidade de haver falta de coordenação entre as regiões ou filiais devido ao grau de liberdade e autonomia

27. Estrutura com linhas de assessoria • Nas unidades de linha os executivos são encarregados pelas funções básicas da empresa e tem responsabilidade e autoridade perante as atribuições relacionadas com a operacionalização das atividades principais da organização (OLIVEIRA, 2004) • As funções de assessoria estão ligadas às atividades de aconselhamento, análise e estudos de novos negócios (OLIVEIRA, 2004)

28. Estrutura com linhas de assessoria Vantagens: Desvantagens: A assessoria tende a usurpar a autoridade de linha Os órgãos de execução reagem contra sugestões da assessoria As sugestões, às vezes, confundem-se com as ordens ou entram em conflitos com estas • Torna a organização facilmente adaptável às necessidades • Favorece a execução do trabalho das unidades de linha • Promove maior eficiência

29. Estrutura colegiada • Denominações: • Conselho, comissão ou junta • Caracteriza-se pela chefia colegiada pela tomada de decisões políticas e estratégicas da empresa e pela divisão de responsabilidade (Cury, 2000)

30. Estrutura colegiada Vantagens: Desvantagens: Fraqueza na direção de operações quotidianas Decisões mais demoradas Responsabilidade mais diluída • Facilita a participação de especialistas • Julgamento impessoal • Pontos de vista mais gerais

31. Organograma circular

32. Estruturas modernas e matricial • Estruturas Modernas: • São aquelas mais utilizadas mais recentemente, normalmente em empresas de planejamento, pesquisa, construção civil, entre outras • Matricial: • É um tipo de estrutura que surgiu com o advento da tecnologia espacial, a qual apresenta duas características básicas: • Com relação à autoridade: • Existe uma autoridade hierárquica semelhante à da estrutura funcional e outra bem específica e direta, que é a da coordenação de cada projeto • Com relação à mobilidade dos funcionários: • Os funcionários são permanentemente vinculados à organização e alocados aos diversos projetos em execução • Concluído o projeto, eles retornam a seus órgãos de origem

33. Estrutura matricial

34. Gerente RH Gerente Produção Gerente Finanças Gerente de Projeto 1 T11 T12 T13 Gerente de Projeto 2 T21 T22 T23 Estrutura matricial • Combina estrutura funcional e por projetos • Característica fundamental: dupla subordinação dos técnicos Diretoria executiva

35. Estrutura matricial • Combinação simultânea de dois ou mais tipos de departamentalização sobre o mesmo grupo de pessoas, geralmente combinando os tipos funcional e por projetos. • Condições favoráveis ao uso: • Depende do tipo de combinação, por exemplo, a especialização por função e alocação por projetos ou em departamentos específicos • Vantagens: • Funcionamento da organização de acordo com as necessidades específicas em um determinado momento

36. Tipos de estrutura matricial • Matriz Balanceada: • Gerente de projeto (GP) e gerentes funcionais (GF) possuem autoridade igual (áreas de decisões iguais), mas sobre diferentes assuntos • GP não ocupa simultaneamente cargo funcional • Comunicação entre GP e Técnicos é sempre direta, não há necessidade de passar pelo GF • Matriz Funcional: • Gerentes funcionais possuem nível hierárquico superior aos de projeto • GP está subordinado a um dos GFs • Usada quando há poucos projetos interdisciplinares, com baixa prioridade • Matriz por Projetos: • Gerentes de projeto possuem nível hierárquico superior aos funcionais • Usada quando há muitos projetos com alta prioridade • Especialistas muitas vezes ficam fisicamente juntos, separados dos departamentos funcionais

37. Matriz balanceada • É aquela que divide igualmente a autoridade entre os gerentes de projetos e os gerentes funcionais

38. Matriz funcional • Características: • O gerente de projetos está subordinado a um dos gerentes funcionais e portanto possui um nível hierárquico inferior. • É muito usado em organizações com poucos projetos interdisciplinares e com baixo grau de prioridade. • O gerente de projetos está alocado à área técnica que tem mais afinidade com a natureza do projeto.

39. Matriz por projetos • Características: • O gerente de projetos tem nível hierárquico superior ao dos gerentes funcionais. • É muito utilizada quando os projetos interdisciplinares têm prioridade.

40. Vantagens das estruturasfuncionais x por projeto • Maior especialização • Aumento da capacitação técnica; facilidade de construir memória técnica • Maior preocupação com o aperfeiçoamento dos técnicos, gerando também maior satisfação destes • Maior satisfação dos técnicos por serem avaliados por especialistas de suas áreas • Um único indivíduo responsável por técnicos de mesma especialidade • Administração das áreas funcionais mais fácil e eficiente (do ponto de vista clássico)

41. Vantagens das estruturaspor projeto x funcionais • Técnicos com visão de conjunto dos projetos gerando maior satisfação • Interação dos técnicos com maior variedade de pessoas e situações • Maior integração entre as áreas técnicas do projeto, eliminando “feudos” • Melhor atendimento a prazos e aos clientes • A alta administração não precisa realizar esforços para integrar as funções • Um único responsável com autoridade e responsabilidade sobre o projeto como um todo • Administração dos projetos mais fácil e eficiente

42. Estruturas pós-modernas • São estruturas dinâmicas e altamente mutáveis, que se adaptam com rapidez e facilidade à conjuntura do mercado consumidor, oferecendo resultados e soluções corretas, com agilidade que os clientes requerem • As estruturas pós-modernas são organizadas horizontalmente e/ou em rede (network structure): • Seus integrantes se ligam aos demais diretamente ou através dos que os cercam • O conjunto resultante é semelhante a uma teia de aranha de múltiplos fios ligados entre si, que se espalham para todos os lados, sem que nenhum deles possa ser considerado mais importante, ou representante dos demais

43. Estrutura pós-moderna processual • É um tipo de estrutura que modifica totalmente o enfoque estrutural, o qual deixa de ser caracterizado pelas funções e passa a ser caracterizado pelos processos. • Em vez de criar departamentos, divisões, seções, etc. criam-se células de produtividade, unidades de negócios, grupos de produtos, times de qualidade, equipes multidisciplinares, força-tarefa, etc.

44. Estrutura orientada por processos

45. Gestão por processos • As Empresas são vistas como um Grande Agrupamento de Departamentos (Setores) • É decorrência do Antigo PARADIGMA de Divisão do Trabalho • Nenhum Departamento tem Responsabilidade Total por um Processo de Trabalho Completo • Gerenciamento voltado à Estrutura Organizacional e Não aos Resultados • Criação de Barreiras Interdepartamentais Processos

46. Função B Função C Processos x departamentos ORGANIZAÇÃO Função A Processo 1 Produtos Processo 2 Serviços

47. O processo através das funções Início Fim

48. Entendendo processos • Definição: • Processo é uma série de atividades que consomem recursos e produzem um bem ou serviço • Benefícios: • Identificando e focalizando os processos (críticos), a administração melhora os pontos vitais à sobrevivência da organização • Riscos: • O cliente é atendido por processos que cruzam as funções (processos inter-funcionais) • Se a administração focalizar apenas o desempenho funcional, os resultados globais serão sub-otimizados, pois cada função desenvolverá metas e medidas de desempenho independentemente, melhorando, muitas vezes, às custas de outras funções • O cliente é afetado pelo pior desempenho no processo

49. Estrutura orientada por processos • Vantagens: • Cada processo tem um líder responsável por ele • Cada empregado conhece o processo por inteiro • As melhorias no processo são constantes • Cada empregado é responsável pelo processo por inteiro e não somente por sua atividade • Usos no Mundo: • IBM, Xerox, Motorola, GE, 3M, Federal Express, HP, etc. • Usos no Brasil: • Coca-Cola, RHODIA, CEF, EMBRACO, Copesul, etc.

50. Estrutura pós-moderna integrada • Propõe que a hierarquia tão comum nas organizações seja substituída por uma rede de comunicações, ou seja, por uma rede de relacionamento • Este modelo exige uma grande integração entre as partes envolvidas, porém sem desrespeitar a interdependência requerida entre os diversos negócios da empresa, em relação aos seus colaboradores, clientes, parceiros e, inclusive na relação com outras empresas, através do c-business, que define as práticas e as tecnologias necessárias para as empresas trabalharem em projetos comuns, compartilhando informações remotamente distribuídas