IPMA Award

1. IPMA Award PILOT Peter Coesmans

2. Doelstelling • Onderdelen • het “Project Excellence” model • de assessment criteria • het assessment proces • het consensus proces • het projectbezoek • het (beschrijven van) feedback proces • Dezepresentatiebehandelt NIET • Alle details van het model • Alle details van het proces • En leidtdus NIET op tot assessor. Uitgebreideuitleg over proces en model van de Nederlandse IPMA award

3. Programma • Het Proces • De Assessor • Het Model • Scoren • Het bezoek • Het feedback rapport • Wvttk

4. International Award Winners

5. Geschiedenis van de award • 1980`s – USA - Malcolm Baldridge Award TQM Award • 1992 – Europa – EFQM Business Excellence Model, TQMEuropean Foundation for Quality Management • 1996 – Duitsland – GPM* EFQM Model herontwikkeld naar het PEM • 1997 – Duitslands eerste prijsuitreiking • 2001 – IPMA Eerste training voor internationale assessoren: model gestandaardiseerd. • vanaf2002 – IPMA prijswinnaars op de internationale conferentie gepresenteerd. Verschillende nationale awards. • 2011– Eerste nederlandse award door IPMA-NL

6. Assessorproces op een rijtje • Training • Papieren Assessment • Consensus Definitief • Voorbereiden Site Visit • Site Visit • Feedback Rapportage • Prijsuitreiking / Parade

7. Deelnemersproces op een rijtje • Aanmelden • Training • Schrijven rapport (deadline december 2012) • Voorbereiden Site Visit (ca 2-3 dagen, 5 personen) • Site Visit • Prijsuitreiking / Parade (april 2013) • Ontvangen Feedback Rapport (april 2013)

8. Merk Op • 1 assessorenteam 1 project • Het is een jury-proces (“schoonheidswedstrijd”) • Inter-subjectiviteit (niet “objectiviteit”) • De teams zijn niet gelijk, maar volgen een gelijk proces • …

9. Model op Hoofdlijnen Project Management Project Resultaten Project-Doelstel-lingen Leider-schap Project-Proces-sen Klant-Resul-taten Deel-nemers resultaten KPI’s en Project-resultaten Project teamleden Resultaten voor derden Middelen Innovatie en Leren

10. Criteria 1-5 “Project Management” • Project Doelstellingen (140)Hoe het project doelstellingen formuleert, ontwikkelt, controleert, bijstelt en realiseert, op basis van uitgebreide informatie over de wensen van alle stakeholders. • Leiderschap (80)Hoe het gedrag van alle managers binnen het excellente project inspireert, ondersteunt en uitmuntendheid promoot. • Deelnemers (70)Hoe project teamleden worden betrokken, hoe hun potentieel wordt gezien en gebruikt. • Middelen (70)Hoe bestaande middelen effectief en efficiënt worden ingezet. • Project processen (140)Hoe belangrijke processen binnen het project worden geïdentificeerd, gemeten en aangepast wanneer nodig.

11. Criteria 1-5 – Assessment Tabel Plan (werkend proces) Do (systeem en preventie) Check (meten gevolgen) Act (handelen, integratie) Helder en uitgebreid bewijs Helder en uitgebreid bewijs Helder en uitgebreid bewijs Helder en uitgebreid bewijs Helder bewijs Helder bewijs Helder bewijs Helder bewijs Bewijs Bewijs Bewijs Bewijs Enig Bewijs Enig Bewijs Enig Bewijs Enig Bewijs Geen Bewijs Geen Bewijs Geen Bewijs Geen Bewijs In hoeverre is de gevolgde weg excellent?

12. Criteria 6-9 “Project Resultaten” • Klant Resultaten (180)Wat het project bereikt heeft voor wat betreft klantverwachtingen en klanttevredenheid. • Project Deelnemers Resultaten (80)Wat het project heeft bereikt voor wat betreft verwachtingen en behoeften van de betrokken projectdeelnemers. • Resultaten voor Derden (60)Wat het project heeft bereikt voor wat betreft verwachtingen en behoeften van de betrokken partijen. • KPI’s en Project Resultaten (180)Wat heeft het project bereikt voor wat betreft de beoogde projectresultaten.

13. Criteria 6-9: assessment tabel Resultaten worden teruggeleid naar het projectproces In vergelijking met de project doelstellingen In vergelijking met andere projecten Continuïteit Excellent op alle gebieden Excellent op alle gebieden Excellent op alle gebieden Excellent op alle gebieden Goed op de meeste gebieden Goed op de meeste gebieden Goed op de meeste gebieden Goed op de meeste gebieden Goed op sommige gebieden Goed op sommige gebieden Goed op sommige gebieden Goed op sommige gebieden Goed op enkele gebieden Goed op enkele gebieden Goed op enkele gebieden Goed op enkele gebieden Geen Bewijs Geen Bewijs Geen Bewijs Geen Bewijs In hoeverre zijn de bereikte resultaten excellent

14. Scoren Dit gaat tegenvallen!! • Per sub-criterium • Per kolom • Uitgangspunt: 50% is GOED! • Op basis van uitgangspunten: zakken of stijgen • Feiten, geen interpretatie. • Wat is geschreven is waar! • Wat niet is geschreven is afwezig! • Uiteindelijke score: gewogen gemiddelde, afronden op 5 punten.

15. De Site Visit • Doel: meer inzicht in het project, op basis van wat er geschreven is. • Middel: interviews met betrokkenen, bekijken van project documentatie/project archief en bekijken van projectresultaten • Strak geregisseerd proces!

16. Het feedback rapport • In een format: Algemeen proces, Algemene conclusie, conclusie per aandachtsgebied en subgebied. • Is, voor degenen die de prijs niet winnen, het belangrijkste! • Kost de nodige aandacht van het assessorenteam. • Ieder schrijft een onderdeel (verdeel de aandachtsgebieden), de teamleider maakt er één verslag van. • Good Practice: het verzamelde verslag gaat nog eens rond voor feedback in het assessorenteam. Neem het nog eens goed door! • Het feedbackrapport moet de score reflecteren.

17. Bijlage Het model, criteria en subcriteria

18. Criteria en subcriteria Criterium 1: Project Doelstellingen Hoe het project doelstellingen formuleert, ontwikkelt, controleert, bijstelt en realiseert, op basis van uitgebreide informatie over de wensen van alle stakeholders. 1.1De verwachtingen en eisen van de stakeholders worden geïdentificeerd (in de aanmelding moet een lijst staan met stakeholders en hun verwachtingen en eisen). De stakeholders moeten worden gecategoriseerd langs de criteria 6,7 en 8. 1.2 De project doelstellingen worden ontwikkeld, tegenstrijdige belangen worden geïntegreerd op basis van uitgebreide en relevante informatie 1.3.De project doelstellingen worden vastgelegd, gecontroleerd, bijgesteld Criterium 2: Leiderschap Hoe het gedrag van alle managers binnen het excellente project inspireert, ondersteunt en uitmuntendheid promoot. Aangetoond moet worden hoe allen 2.1 Een geloofwaardig voorbeeld zijn voor uitmuntendheid. Effectief verbeteringen binnen het project voorstaan en promoten 2.2 Zorg dragen voor klanten, leveranciers en andere betrokken organisaties.

19. Criteria en subcriteria Criterium 3: Project Team Op welke manier projectteamleden betrokken zijn, op welke manier hun capaciteiten worden benut. 3.1 Aangetoond dient te worden hoe de capaciteiten van de medewerkers worden gezien, hoe ze worden benut voor het bereiken van de projectresultaten, hoe ze worden onderhouden en ontwikkeld. 3.2 Aangetoond dient te worden in hoeverre alle medewerkers betrokken zijn, deelnemen en bevoegd zijn tot het nemen van zelfstandige besluiten. Criterium 4: Middelen Hoe beschikbare middelen doeltreffend en efficiënt worden aangewend. 4.1 Aangetoond dient te worden hoe het project de financiële middelen aanwendt. 4.2 Aangetoond dient te worden hoe het project informatie beheert. 4.3 Aangetoond dient te worden hoe het project leveranciers en hun diensten doelmatig inzet. 4.4 Aangetoond dient te worden hoe het project andere middelen aanwendt.

20. Criteria en subcriteria Criterium 5: Processen Hoe belangrijke processen binnen het project worden vastgesteld, gecontroleerd en gewijzigd, indien nodig. 5.1 Aangetoond dient te worden hoe de processen die vereist zijn voor het slagen van een project, systematisch worden vastgesteld, beheerd, bewaakt, aangepast en geoptimaliseerd. (De aanvraag dient een lijst van de voornaamste processen te bevatten, met name processen en subprocessen die een belangrijke invloed hebben op de resultaten van Criteria 6 – 9). 5.2 Aangetoond dient te worden hoe methoden en systemen voor projectmanagement zo effectief mogelijk worden geïmplementeerd, hoe ze worden gehanteerd en verbeterd. 5.3 Aangetoond dient te worden op welke wijze oude en nieuwe ervaringen zijn vergaard en vastgelegd, zodat men hiervan kan profiteren bij nieuwe projecten.

21. Criteria en subcriteria Criterium 6: Klant Resultaten Wat het project op het gebied van klantverwachtingen en klanttevredenheid bereikt. Het rapport dient het verschil aan te geven tussen de verscheidene klantengroepen! 6.1 Aangetoond dient te worden hoe klanten het project direct beoordelen op grond van de behaalde doelstellingen en resultaten. 6.2 Aangetoond dient te worden hoe klanten de doelstellingen en resultaten van het project indirect beoordelen, met inachtneming van verdere metingen. Criterium 7: Resultaten voor Project Medewerkers Wat het project heeft bereikt voor wat betreft verwachtingen en tevredenheid van de betrokken medewerkers. 7.1 Aangetoond dient te worden op welke wijze medewerkers en managers het project, het teamwerk binnen het project, de behaalde doelstellingen en projectresultaten direct beoordelen. 7.2 Aangetoond dient te wordenop welke wijze medewerkers en managers het project, het teamwerk binnen het project, de behaalde doelstellingen en projectresultaten indirect beoordelen, met inachtneming van verdere metingen

22. Criteria en subcriteria Criterium 8: Resultaten voor andere betrokken partijen Wat het project heeft bereikt voor wat betreft verwachtingen en behoeften van andere betrokken partijen. 8.1 Aangetoond dient te worden welke invloed het project heeft op de overige betrokken partijen en op welke wijze zij het project direct beoordelen. Er moet onderscheid worden gemaakt tussen de verschillende partijen 8.2 Aangetoond dient te worden welke invloed het project heeft op de overige betrokken partijen en op welke wijze zij het project indirect beoordelen, met inachtneming van verdere metingen. Het rapport dient onderscheid te maken naar de verschillende betrokken partijen. Criterium 9: KPI’s en Projectresultaten Wat heeft het project bereikt voor wat betreft de beoogde projectresultaten 9.1 Aangetoond dient te worden in hoeverre het project de doelstellingen heeft bereikt. 9.2 Aangetoond dient te worden welk succes het project heeft bereikt, met inachtneming van andere indicatoren dan bij 9.1.