Sage IOB - Folhamatic

1. SageIOB - Folhamatic EFD ICMS/IPI Instrutor – Jorge Trindade

2. Legislação Básica • Emenda Constitucional nº 42, de 2003. • Decreto nº 6.022/2007. • Convênio ICMS nº 143/2006. • Ajuste Sinief nº 02/2009. • O Ato Cotepe nº 09/2008 e alterações posteriores • Protocolo ICMS nº 77/2008 • Protocolo ICMS nº 03/2011 • Resolução Sefaz nº 242/2009 • Portaria Saf nº 743/2010 • Portaria Saf nº 875/2011 • Resolução Sefaz nº 523/2012 • Portaria Saf n° 1.165/2013 • Portaria Saf nº 1.218/2013

3. Sistema Público de Escrituração Digital • O Sped é instrumento que unifica as atividades de: • Recepção, • Validação, • Armazenamento e, • Autenticação de livros e documentos que integram a escrituração comercial e fiscal dos empresários e das sociedades empresárias, mediante fluxo único, computadorizado, de informações.

4. Conceito • A EFD, compõe-se da totalidade das informações, em meio digital, necessárias à apuração dos impostos referentes às operações e prestações praticadas pelo contribuinte, bem como outras de interesse das administrações tributárias das unidades federadas e da Secretaria da Receita Federal do Brasil - RFB. • (Clausula primeira § 1º do Ajuste Sinief nº. 02/2009)

5. Validade Jurídica • Para garantir a autenticidade, a integridade e a validade jurídica da EFD, as informações serão prestadas com assinatura digital do contribuinte ou seu representante legal, certificada por entidade credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP-Brasil. • (Clausula primeira § 2º do Ajuste Sinief nº. 02/2009)

6. Certificação Digital • A Certificação Digital é obrigatória, porque é a garantia da validade jurídica e da autenticidade, e poderá ser de 3 tipos: • 1- e-PJ ou e-CNPJ (com os 8 dígitos da raiz do CNPJ) – para todos da raiz; • 2- e-CPF (representantes legais); • 3- Procuração Eletrônica por estabelecimento.

7. Especificações Técnicas • O Ato cotepe nº. 09/2008 e suas alterações dispõe sobre as especificações técnicas para a geração de arquivos da Escrituração Fiscal Digital - EFD.

8. RJEmpresas Obrigadas • 2009 - Ficaram obrigados a EFD os contribuintes relacionados nos Anexos do Protocolo ICMS nº. 77/2008 conforme segue: • Anexo XVII - Estado do Rio de Janeiro; • Vide lista de obrigados na página da Secretaria de Fazenda do RJ

9. Site da Fazendawww.fazenda.rj.gov.br

10. SPED FiscalEFD

11. Adesão Voluntária • Será de forma irretratável, • Requerimento dirigido às administrações tributárias das unidades federadas. • (Cláusula terceira § 3º do Ajuste Sinief nº. 02/2009) • Solicitar por meio do endereço eletrônico spedrj@fazenda.rj.gov.br.

12. Rio de Janeiro2010 • Anexos I, II e III da Resolução Sefaz nº. 242/2009, alterada através da, Resolução Sefaz nº 523/2012 e da Portaria Saf nº. 743/2010, Portaria Saf nº 875/2011 e Portaria Saf nº 1.165/2011. • I - 1º de maio de 2010, os que exerçam as atividades listadas no Anexo I; • II - 1º de julho de 2010, os que exerçam as atividades listadas no Anexo II; • III - 1º de setembro de 2010, os que exerçam as atividades listadas no Anexo III

13. Dispensas • Mediante Protocolo ICMS, as administrações tributárias das unidades federadas e a RFB poderão dispensar a obrigatoriedade da EFD: • para alguns contribuintes, • conjunto de contribuintes ou; • setores econômicos; • (Cláusula terceira § 1º,do Ajuste Sinief nº. 02/2009). • No Estado do RJ estão dispensados os optantes pelo Simples Nacional

14. Empresas Excluídas do SimplesProcedimentos • Quando excluído do Simples Nacional, o contribuinte que exerça as atividades previstas nos anexos da Resolução SEFAZ n.º 242/2009, deverá apresentar comunicação a fiscalização da exclusão do citado regime no prazo de 30 dias, contados a partir do ato de exclusão. • As comunicações acima deverão ser realizadas de forma escrita, apresentada à repartição fiscal de cadastro, sendo anexados os seguintes documentos: • I - contrato social e alterações posteriores; • II - documento de identificação do signatário da comunicação; • III - se procurador, instrumento de mandato conferido pela empresa comunicante; • IV - livro Registro de Utilização de Documentos Fiscais e Termos de Ocorrência - RUDFTO.

15. Arquivos Magnéticos. • Os contribuintes obrigados a comunicação devem enviar os arquivos magnéticos da EFD no prazo de 90 dias contados da comunicação mencionada nos mesmos abrangendo todas as competências, contadas de: • I - a ultrapassagem do faturamento bruto anual, • II - a opção ou adesão, • III - os efeitos da exclusão do Simples Nacional, • Ao receber a comunicação prevista nesta Portaria o Auditor Fiscal deverá: • I - lavrar termo no RUDFTO do contribuinte; • II - arquivar a comunicação na pasta do contribuinte; • III - informar, por meio de endereço eletrônico, ao grupo gestor do SPED os dados do contribuinte comunicante.  • (Artigos 5º e 6º da Portaria Saf nº. 875/2011)

16. Inclusões • Mediante Protocolo ICMS, as administrações tributárias das unidades federadas e a RFB poderão: • Indicar os contribuintes obrigados à EFD, tornando a utilização facultativa aos demais. • (Cláusula terceira § 2ºdo Ajuste Sinief nº. 02/2009).

17. Demais Estabelecimentos • A obrigatoriedade da EFD se aplica a todos os estabelecimentos dos contribuintes localizados neste Estado que esteja em situação cadastral de: • habilitado ou; • de paralisado. • Art. 1º §1º da Resolução Sefaz nº 242/2009, alterada pela Resolução Sefaz nº 523/2012

18. Demais EstabelecimentosExceção • Unidade auxiliar com função de escritório administrativo, assim considerado que exerça exclusivamente funções: • de gestão gerencial e; • administrativa, • Não desenvolva atividade econômica de produção ou de venda de bens ou serviços.

19. Fusão – CisãoIncorporação • No caso de fusão, incorporação ou cisão, a obrigatoriedade da EFD se estende à empresa incorporadora, cindida ou resultante da cisão ou fusão. • (Cláusula terceira § 4º do Ajuste Sinief nº. 02/2009)

20. Livros Fiscais • I - Livro Registro de Entradas; • II - Livro Registro de Saídas; • III - Livro Registro de Inventário; • IV - Livro Registro de Apuração do IPI; • V - Livro Registro de Apuração do ICMS; • VI - documento Controle de Crédito de ICMS do Ativo Permanente - CIAP. • (Clausula primeira § 3º Ajuste Sinief nº. 02/2009) • Nos termos da Cláusula segunda do Ajuste Sinief nº. 02/2009 fica vedada ao contribuinte obrigado à EFD a escrituração dos livros e do documento fiscais de forma diversa a EFD.

21. Conteúdo dos Arquivos. • a)a totalidade das informações econômico-fiscais e contábeis, e outras de interesse do Fisco, correspondentes às operações e às prestações ocorridas no período compreendido entre o primeiro e o último dia do mês civil, inclusive; • b)a apuração do valor do imposto a recolher ou do saldo credor a transportar para o período seguinte; • c)a assinatura digital do contribuinte, ou de seu representante legal, certificada por entidade credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), de forma a garantir a autenticidade e a validade jurídica das informações nele contidas; • d)a informação sobre qualquer situação de exceção na tributação do ICMS, tais como isenção, imunidade, não incidência, diferimento ou suspensão do lançamento do imposto, com a indicação do respectivo dispositivo legal; • e)as informações que estiverem sujeitas a escrituração no Controle de Crédito de ICMS do Ativo Permanente (CIAP). • As informações serão prestadas sob o enfoque do declarante. • (Cláusula quarta § 1º incisos I, II e III, § 2º e §3º do Ajuste Sinief nº. 02/2009).

22. Informações Individualizadas • O contribuinte que possuir mais de um estabelecimento, deverá prestar as informações relativas à EFD em arquivo digital individualizado por estabelecimento, ainda que a apuração dos impostos ou a escrituração contábil seja efetuada de forma centralizada. • O disposto acima não se aplica aos estabelecimentos localizados na mesma unidade federada quando houver disposição em Convênio, Protocolo ou Ajuste que preveja inscrição centralizada. • A administração tributária das unidades federadas poderá criar outras exceções mediante Ato COTEPE ou regime especial. • (Cláusula Sexta do Ajuste Sinief nº. 02/2009)

23. Documentos FiscaisGuarda • O contribuinte deverá armazenar o arquivo digital da EFD, observando os requisitos de segurança, autenticidade, integridade e validade jurídica, pelo mesmo prazo estabelecido pela legislação para a guarda dos documentos fiscais. • A geração, o armazenamento e o envio do arquivo digital não dispensam o contribuinte da guarda dos documentos que deram origem às informações nele constantes, na forma e prazos estabelecidos pela legislação aplicável. • (Cláusula sétima do Ajuste Sinief nº. 02/2009).

24. Livro de Inventário. • Em regra, as empresas encerram seu balanço no dia 31 de dezembro, devendo apresentar o inventário na escrituração de fevereiro. • Havendo legislação específica, o inventário poderá ter periodicidade diferente da anual e ser exigido em outro período.

25. CIAP • Nos termos da clausula terceira § 5º do Ajuste Sinief nº. 02/2009, com redação dada pelo Ajuste Sinief nº. 05/2010 a escrituração do documento Controle de Crédito de ICMS do Ativo Permanente - CIAP será obrigatória a partir de 1º de janeiro de 2011.  • O ciap será escriturado ainda que não haja movimentação do Ativo no período.

26. Blocos da EFD • O arquivo digital da EFD será estruturado em blocos de informações dispostas por tipo de documento, contendo, cada bloco, os registros individualizados por operações ou prestações, de forma a identificar perfeitamente a totalidade das informações. • Os registros constituem-se da gravação, em meio digital, das informações contidas nos documentos emitidos ou recebidos, a qualquer título em meio físico ou digital, além de classificações e ajustes efetuados pelo próprio contribuinte e de outras informações de interesse fiscal. • (Cláusula oitava parágrafo único do Ajuste Sinief nº. 02/2009)

27. Descrição dos Blocos • Entre o registro inicial (registro 0000) e o registro final (9999), o arquivo digital é constituído de blocos, cada qual com um registro de abertura, com registros de dados e com um registro de encerramento, referindo-se cada um deles a um agrupamento de documentos e de outras informações econômico-fiscais.

28. Tabelas Criadas pelo Contribuinte

29. Registro 0200Tabelas Utilizadas

30. Perfil do Contribuinte • Compete à administração tributária da unidade federada a atribuição de perfil a estabelecimento localizado em seu território, para que este elabore o arquivo digital de acordo com o leiaute correspondente, definido em Ato COTEPE. • Quando a unidade federada não atribuir um perfil ao estabelecimento, o contribuinte deverá obedecer ao leiaute relativo ao perfil “A”. • (Cláusula Quinta parágrafo único do Ajuste Sinief nº. 02/2009) • No Estado do Rio de Janeiro de acordo com o artigo 3. º da Resolução Sefaz nº. 242/2009 para a geração do arquivo digital relativo à EFD , o contribuinte deverá adotar o leiaute correspondente ao perfil "A", conforme estabelecido no Ato COTEPE 09/2008. • O perfil poderá ser alterado a critério da Secretaria de Estado de Fazenda - SEFAZ, mediante prévia notificação ao contribuinte. • O arquivo será rejeitado se o declarante informar a EFD em perfil diferente do estabelecido.

31. Tabelas da EFD • Aplica-se a EFD as seguintes Tabelas: • NCM • CST • CSOSN. • Tabela de Municípios do Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística - IBGE; • Código Fiscal de Operações e Prestações - CFOP constante do anexo ao Convênio SINIEF S/Nº de 1970; • Código de Situação Tributária - CST constante do anexo ao Convênio SINIEF S/Nº de 1970; • Outras tabelas e códigos que venham a ser estabelecidos pelas administrações tributárias das unidades federadas e da RFB. • (Cláusula nona do Ajuste Sinief nº. 02/2009)

32. NCMDispensa • O campo COD_NCM fica dispensado do preenchimento quando o tipo de item informado no campo TIPO_ITEM for igual a: • 07 - Material de Uso e Consumo; ou • 08 – Ativo Imobilizado; ou • 09 - Serviços; ou • 10 - Outros insumos; ou • 99 – Outra.

33. Tabelas de Ajuste • As administrações tributárias das unidades federadas divulgarão, por legislação própria, as tabelas de ajustes do lançamento e apuração do imposto elaboradas de acordo com as regras estabelecidas em Ato COTEPE. • Na hipótese da não divulgação das tabelas pelas Administrações Tributárias dos Estados serão adotadas as tabelas publicadas em Ato COTEPE.

34. ArquivoValidação • Considera-se validado a consistência do leiaute do arquivo: • I - a consonância da estrutura lógica do arquivo gerado pelo contribuinte com as orientações e especificações técnicas do leiaute do arquivo digital da EFD definidas em Ato COTEPE; • II - a consistência aritmética e lógica das informações prestadas. • O procedimento de validação e assinatura deverá ser efetuado antes do envio do arquivo ao ambiente nacional do Sistema Público de Escrituração Digital - SPED. • Fica vedada a geração e entrega do arquivo digital da EFD em meio ou forma diversa da prevista nesta cláusula. • (Cláusula décima do Ajuste Sinief nº. 02/2009)

35. PVAFiscal • 1.Importação de dados, a partir da geração de um arquivo de acordo com a descrição de leiaute estabelecida em Ato COTEPE; • 2.Edição de dados; • 3.Validação do arquivo, conforme regras de negócios aplicadas; • 4.Correção dos erros detectados na validação; • 5.Visualização da escrituração; • 6.Impressão de relatórios; • 7.Gravação do arquivo para entrega; • 8.Exportação de arquivos; • 9.Assinatura digital; • 10.Transmissão do arquivo via Internet.

36. PVA FiscalFuncionalidade

37. Menu Cópia de Segurança • Este Menu é muito importante, pois nele você poderá fazer backup de suas Escriturações. • E como todo documento deverá ser guardado por até 5 anos, é recomendável que a cada SPED entregue à RFB seja feito um backup do mesmo. • Quais documentos guardar? • Arquivo TXT (original do EFD); • Recibo de Transmissão;

38. PVA Relatórios

39. Aba Escrituração

40. Recepção dos Arquivos • O arquivo digital da EFD terá sua recepção precedida no mínimo das seguintes verificações: • I - dos dados cadastrais do declarante; • II - da autoria, autenticidade e validade da assinatura digital; • III - da integridade do arquivo; • IV - da existência de arquivo já recepcionado para o mesmo período de referência; • V – da versão do PVA-EFD e tabelas utilizadas. • (Cláusula décima primeira do Ajuste Sinief nº. 02/2009)

41. Nova Versão 2.0.32 • Principais alterações foram: • - alteração dos relatório de 'REGISTROS FISCAIS DOS DOCUMENTOS' com a inclusão de Base de Cálculo do ICMS e do ICMS ST e opção para geração resumida ou detalhada. • - inclusão do relatório 'CONVÊNIO ICMS 115/2003' • - alteração no tamanho dos campos: • registro 1310 – campo 3 NUM_TANQUE : tamanho 3 • registro 1370 – campo 4 NUM_TANQUE : tamanho 3 • registro C460 - campo 04 - NUM_DOC : tamanho 9 • registro C405 - campo 05 - NUM_COO_FIN : tamanho 9 • registro D355 - campo 05 - NUM_COO_FIN : tamanho 9 • - inclusão do registro C465 • - inclusão do modelo 60 para os registros: C400, C405, C420, C460 e C490 • - inclusão de regras de validação de chave da NF-e. • - permissão do modelo 04 no registro C195.

42. Administração TributáriaProcedimentos • Administração tributária, por meio do PVA-EFD, comunica ao respectivo declarante quanto à ocorrência de um dos seguintes eventos: • I - falha ou recusa na recepção, hipótese em que a causa será informada; • II - regular recepção do arquivo, hipótese em que será emitido recibo de entrega. • Consideram-se escriturados os livros e o documento relativos ao EFD no momento em que for emitido o recibo de entrega. • A recepção do arquivo digital da EFD não implicará no reconhecimento da veracidade e legitimidade das informações prestadas, nem na homologação da apuração do imposto efetuada pelo contribuinte.

43. Prazo de EntregaRJ • Nos termos do artigo 5º da Portaria Saf nº. 743/2010 no Estado do Rio de Janeiro o prazo de entrega do arquivo digital da EFD previsto no art. 5. º da Resolução SEFAZ n.º 242/2009 é até o dia 15 do mês subsequente ao mês de referência, independentemente de ser dia útil.

44. EFDRetificação • O contribuinte poderá retificar a Escrituração Fiscal Digital (EFD) até: • O último dia do terceiro mês subsequente ao encerramento do mês da apuração, independentemente de autorização da administração tributária mediante envio de outro arquivo para substituição integral do arquivo digital da EFD regularmente recebido pela administração tributária. • A geração e envio do arquivo digital para retificação da EFD deverá observar o disposto nas cláusulas oitava a décima primeira do Ajuste SINEF 2/09, com indicação da finalidade do arquivo. • Não será permitido o envio de arquivo digital complementar. • A forma de entrega da retificação não caracteriza dilação do prazo de entrega da EFD. • (Art.1º Portaria Saf nº 1.227/2013)

45. EFDRetificação • Vencido o prazo anterior a retificação somente poderá ocorrer mediante autorização da Secretaria de Estado de Fazenda, nos casos em que houver prova inequívoca da ocorrência de erro de fato no preenchimento da escrituração, quando evidenciada a impossibilidade ou a inconveniência de saneá-la por meio de lançamentos corretivos e deverá ser solicitado à repartição fiscal de circunscrição fiscal do contribuinte, de forma escrita. • O arquivo apresentado deverá ser validado no PVA fornecido pelo SPED Fiscal, sendo necessário o Hash da assinatura do arquivo da EFD retificador para a autorização da retificação. • (Art.2º Portaria Saf nº 1.227/2013)

46. RetificaçãoAuditor Fiscal • Ao receber a solicitação o Auditor Fiscal deverá: • I - lavrar termo no Livro Registro de Utilização de Documentos Fiscais e Termos de Ocorrências - RUDFTO; • II - arquivar a solicitação na pasta do contribuinte; • III - informar, por meio de endereço eletrônico, ao Grupo Gestor do SPED, os dados apresentados na solicitação. • A autorização para retificação da EFD terá validade de 60 dias a contar da data da apresentação da solicitação à repartição fiscal. • A autorização para a retificação da EFD não implicará o reconhecimento da veracidade e legitimidade das informações prestadas, nem a homologação da apuração do imposto efetuada pelo contribuinte.

47. RetificaçãoAção Fiscal • Não produzirá efeitos a retificação de EFD: • I - de período de apuração que tenha sido submetido ou esteja sob ação fiscal; • II - cujo débito constante da EFD objeto da retificação tenha sido enviado para inscrição em Dívida Ativa, nos casos em que importe alteração desse débito; • III - transmitida em desacordo com as disposições desta Portaria. • (Arts.3º e 4º Portaria Saf nº 1.227/2013)

48. Exercício anterior a2012 • Excepcionalmente, em razão do disposto no art. 14 da Lei n.º 6.357/2012, o contribuinte poderá encaminhar, até 24 de junho de 2013, diretamente pelo endereço eletrônico spedrj@fazenda.rj.gov.br, a solicitação de retificação do arquivo EFD referentes aos períodos anteriores a dezembro de 2012. • § 1.º No encaminhamento deverão ser informados os dados do estabelecimento (razão Social, CNPJ e inscrição estadual), o período (mês e ano) a ser retificado e o Hash da assinatura do arquivo da EFD. • O arquivo apresentado deverá ser validado no PVA fornecido pelo SPED Fiscal, sendo necessário o Hash da assinatura do arquivo da EFD para a autorização da retificação. • A solicitação será válida para envio de um único arquivo, sendo necessária nova solicitação para outra retificação do mesmo período. • A autorização para retificação da EFD terá validade de 30 de junho de 2013. • Na hipótese desse artigo, a retificação poderá ocorrer ainda que o contribuinte esteja sob ação fiscal ou que haja auto de infração relacionado a essa EFD inscrito em Dívida Ativa. • (Art.5º Portaria Saf nº 1.227/2013)

49. Registros Dispensados • Os contribuintes Fluminense estarão dispensados das informações dos seguintes Registros e Respectivos Filhos: • C495 – Resumo mensal de itens do ECF por Estabelecimento.  • 1400- Informação sobre valor agregado • 1700 – Documentos Fiscais Utilizados  • 1900 – Indicador de Sub-Apuração do ICMS.  • (Artigo 6º da Portaria Saf nº. 743/2010)

50. Simples NacionalTransferência de Crédito • A NF, sem destaque do ICMS, deve ser lançada no registro C100 e filhos, normalmente, e o crédito deve ser apropriado por meio de ajuste fiscal, de acordo com a legislação de cada UF. • Para os estabelecimentos domiciliados na UF que publicou a tabela 5.3 do Ato COTEPE/ICMS, informar o ajuste no registro C197. • Para os demais estabelecimentos, efetuar o ajuste no registro E111, utilizando a tabela 5.1.1 do mesmo Ato.