Microsoft PowerPoint

1. Microsoft PowerPoint

2. Programma • Introduzione a PowerPoint • Pianificazione della presentazione • Il menù di PowerPoint • Le barre degli strumenti • Le visualizzazioni • Layout, modello struttura, modello contenuto

3. Introduzione • PowerPoint, così come Freelance di Lotus e Staroffice gratuito, è un programma di presentazione grafica di diapositive con testi, tabelle e grafici. • PowerPoint viene usato per presentazioni formali o informali, riunioni e presentazioni in Internet. • Incorpora svariati strumenti e consente di gestire caratteri, formati, stili e colori. • Con PowerPoint è possibile creare diapositive, pagine Web, lucidi, note del relatore e stampati per il pubblico in formato elettronico • Si possono importare documenti da altri programmi di MS Office per esempio tabelle da Word e grafici da Excel.

4. Com’è una buona presentazione??? • Per la preparazione di una presentazione efficace possiamo seguire un processo elaborato da un famoso esperto in comunicazioni, l’americano Dale Carnegie. Carnegie individua nel processo quattro fasi: • Pianificazione, • Preparazione, • Pratica • Presentazione vera e propria

5. Pianificazione • Definire il pubblico relativamente all'argomento da trattare: conoscenza, esperienze, esigenze, desideri e obiettivi. Porsi la domanda: "Quali sono le conoscenze del pubblico su questo argomento?" • Definire lo scopo della presentazione relativamente ai risultati da conseguire. Si desidera informare il pubblico? Convincerlo di una tesi? Motivare i partecipanti? Insegnare qualcosa? Per comunicare un messaggio chiaramente è estremamente importante avere ben chiari i propri obiettivi. • Nel creare una presentazione occorre tenere presente i propri obiettivi e gli interessi e il livello di preparazione del pubblico. È necessario utilizzare parole e frasi note al pubblico e tenere sempre presente il risultato che si desidera raggiungere.

6. Preparazione - 1 • Considerare il valore del messaggio che si desidera comunicare. "Perché ritengo importante questo messaggio?" • Strutturare la presentazione incentrandola su un messaggio con punti chiave che possono in seguito essere ripresi e supportati con esempi. • Preparareun'apertura che richiami l'attenzione del pubblico. Utilizzare una domanda, fare un'affermazione sorprendente o descrivere un evento correlato alla presentazione per risvegliare l'interesse dei partecipanti. L'apertura costituisce il 5-10% della presentazione.

7. Preparazione - 2 • Definire i concetti principali del messaggio e preparare materiale di supporto, ad esempio statistiche, dichiarazioni, dimostrazioni e analogie. Assicurarsi che i concetti principali comunichino un messaggio coerente. Il pubblico è in grado di ricordare solo 4-6 diversi concetti, la cui scelta deve quindi essere effettuata con grande attenzione. Il corpo della presentazione costituisce l'80-85% dell'insieme. • Preparare una chiusura incisiva, che venga ricordata a lungo e che sia in linea con i propri obiettivi. La chiusura può essere un riepilogo o una ripetizione del messaggio comunicato durante la presentazione oppure una sfida lanciata al pubblico. Anche una chiusura che riprende l'apertura è una soluzione efficace. Indipendentemente dalla forma scelta, è necessario comunicare al pubblico cosa si desidera da loro. La chiusura deve rappresentare il 5-10% della presentazione.

8. Pratica - 1 Sarebbe utile fare delle prove con un pubblico ristretto o un collega e chiedere commenti e suggerimenti sul contenuto e sullo stile della presentazione. Ecco alcuni punti importanti da verificare: • Il messaggio è espresso chiaramente? • I grafici e le illustrazioni sono chiari, interessanti e adatti all'argomento trattato? • Si sono tenuti presenti gli interessi del pubblico? • La chiusura è incisiva?

9. Pratica - 2 • I risultati desiderati sono stati raggiunti? • Sarebbe utile filmarsi durante le prove e rivedere quindi il filmato per individuare atteggiamenti che possono distrarre il pubblico ed eventuali segni di nervosismo. Il modo migliore per eliminare il nervosismo è la fiducia, che si ottiene solo con la pratica. • Se possibile, fare più prove, mettendo in pratica diverse idee e tecniche per la presentazione del materiale. Scegliere le tecniche con cui ci si trova maggiormente a proprio agio. • Controllare la durata della presentazione e verificare che i tempi non siano eccessivamente lunghi. Se appropriato, prevedere un tempo per le domande dei partecipanti.

10. Presentazione vera e propria Per molti, la presentazione presenta dei problemi. Ecco alcuni utili suggerimenti: • Assumere un atteggiamentoprofessionale. La possibilità di effettuare la presentazione deve essere considerata un privilegio, una responsabilità e un'opportunità. • Sforzarsi di fare un'impressione positiva. Se possibile, guardare negli occhi i partecipanti. Cercare di essere naturali e assumere un atteggiamento rilassato. • Parlare in modo naturale. Mantenere un tono semplice ma appropriato. Parlare lentamente e sottolineare i punti più importanti. Fare una pausa dopo ogni concetto principale, in modo da separarlo dal resto del discorso. • È importante essere sinceri e stabilire un rapporto con i partecipanti. Rendere il pubblico partecipe. Porre delle domande, in modo da assicurarsi che i partecipanti stiano seguendo il discorso. In alcuni casi, dopo la presentazione è possibile chiedere ai partecipanti commenti e suggerimenti, che consentiranno di migliorare le presentazioni successive.

11. Ultimi controlli … • Aggiungete effetti speciali solo dove volete concentrare l’attenzione di chi vi ascolta • Se il testo da leggere è lungo meglio non applicare effetti • Meglio usare transizioni d’effetto tra le diapositive piuttosto che riempire la presentazione di animazioni • Utilizzare il correttore automatico per evitare errori ortografici • Aiutarsi con il puntatore se durante la presentazione è necessario sottolineare qualche elemento

12. “formattazione efficace” • Non applicare più di due tipi di carattere per diapositiva • Segui la regola del 6 per 6: non più di sei parole per riga e non più di sei righe per diapositiva • Seleziona il tipo di carattere adatto al pubblico: Tempus Sans ITC è informale, Times New Roman è classico, Verdana è adatto al Web • Seleziona sfondi scuri per una presentazione su schermo e sfondi chiari per i lucidi

13. Comandi specifici di PowerPoint • File • Imposta pagina • Presentazione Portatile • Modifica • Elimina diapositiva • Visualizza • Tipi visualizzazioni • Schema • Bianco e nero • Guide • Intestazione e piè di pagina

14. Comandi specifici di PowerPoint • Formato • Layout diapositiva • combinazione colori diapositiva • sfondo • applica modello struttura • Colori e linee • Oggetto • Strumenti • Opzioni • Presentazione • tutto

15. Creare la prima presentazione • File  Nuovo  Presentazione vuota  OK  Layout • automatico  Solo Titolo  ok • Salvare file con nome --- “PROVA” • Chiudere presentazione

16. Cerca in: cerca in un percorso conosciuto Da File. In basso vengono visualizzati gli ultimi 4 file utilizzati Dal pulsante cronologia per visualizzare in ordine cronologico i file Da Preferiti. Se un file era stato salvato con nome in Preferiti, lo si può aprire cliccando su Preferiti. Aprire una presentazione esistente:Vari modi …

17. Oggetti del titolo e del corpo • Ogni volta che si inserisce una nuova dia, l’utente deve scegliere un layout nella finestra di dialogo. I formati possono variare per ogni diapositiva o possono essere modificati per un’intera presentazione. • Si può immettere testo direttamente in visualizzazionediapositiva o in visualizzazionestruttura. • Si può aggiungere testo su una dia digitando all’interno dell’oggetto Titolo (segnaposto), all’interno dell’oggetto Corpo oppure mediante selezione dello strumento Testo e digitando in qualsiasi altra posizione desiderata della pagina.

18. Modelli di struttura • Alla creazione di una nuova DIA si può scegliere un MODELLO STRUTTURA per dare alla DIA un aspetto estetico più professionale in maniera semplice e veloce. • Vediamo come fare

19. Modelli di contenuto • PowerPoint propone numerose presentazioni suggerendo grafica e contenuto. Questi sono detti Modelli di Contenuto e consentono di creare velocemente una presentazione professionale per quanto riguarda i“contenuti”. • PowerPoint crea unaDIA titolo e delle diapositive di appog-gio con testo generico da personalizzare. • Vediamo come procedere … • Chiudere la presentazione senza salvare

20. Le visualizzazioni consentono di creare e modificare una presentazione da diversi punti di vista. Le principali visualizzazioni sono: Normale Struttura Diapositive Sequenza diapositive Presentazione diapositive Visualizzazioni Pulsanti di visualizzazione in basso a sinistra

21. Autocomposizione Contenuto • Fornisce il modo più rapido per creare una presentazione. Propone idee per il contenuto, selezioni di modelli, una guida passo per scegliere il titolo e creare diapositive. • Guida nella selezione del tipo di presentazione, dello stile, delle opzioni di output, • fornisce suggerimenti per i titoli e per il testo delle diapositive. • Quando autocomposizione si conclude la presentazione viene visualizzata in modalità struttura per inserire facilmente il testo nella dia. • Le opzioni disponibili nell’autocomposizione contenuto possono variare e dipendono dal tipo di presentazione scelta

22. Organigrammi • PP utilizza Microsoft Organization Chart per creare gli organigrammi • Per lavorare sugli organigrammi è necessario aprire la finestra di dialogo Microsoft Organization Chart . La finestra che si attiva contiene Il menù con i comandi e la barra degli strumenti per eseguire varie operazioni. • Si possono cambiare lo stile dell’organigramma, formattare il testo, modificare il colore e forma degli elementi.

23. Presentazione diapositive • Attivazione – varie modalità • Il menù a scelta rapida: i comandi • La penna - colori • Altri strumenti

24. Effetti Speciali • Utilizzare gli effetti speciali in PowerPoint • Selezionare effetti di animazione • Impostare l’animazione personalizzata • Selezionare effetti di transizione delle diapositive • Provare gli intervalli di transizione • Impostare una presentazione • Nascondere una diapositiva

25. ESERCIZIO - 1 • Creare una presentazione formata da tante DIA quanti sono i componenti della vostra famiglia (anche inventata). • Ci sarà una diapositiva Titolo e una dia per ogni componente della famiglia • Aggiungere per ognuno un commento che lo descriva con dei punti elenco • Inserire delle immagini multimediali o clipart che descrivano in maniera spiritosa ogni membro • Inserire all’inizio della presentazione una pagina in cui si riassume, con un organigramma, tutta la famiglia • Stampare tutto su un foglio unico (se possibile) • Salvare la presentazione con il nome di “famiglia”

26. ESERCIZIO - 2 Creare una presentazione (circa 6 o più diapositive) del vostro corso Potrete inserire: • Durata del corso e prerequisiti necessari per essere ammessi • I moduli inseriti (quali, quanti) • Il tipo di impostazione che è stata data al corso • Cosa dovreste fare nel mondo del lavoro, o cosa vi piacerebbe fare(tipo di lavoro) Inserite anche, se volete, (non è obbligatorio) clipart ad hoc, effetti, transizioni, ecc., ma, soprattutto fate in modo che la presentazione sia efficace seguendo le indicazioni che vi sono state illustrate.