STAFF ADVANCES & CLOSINGS

STAFF ADVANCES & CLOSINGS CONTENU 1- INTRODUCTION 2- CONDITIONS D’OBTENTION D’UNE AVANCE ET LE CLOSINGS VOYAGE NATIONAUX VOYAGES INTERNATIONAUX ATELIER DE FORMATION 3- ETAT DES AVANCES DE STAFF

INTRODUCTION Une Avanceest une somme d’argent remis à un staff sans pièces justificatives (reçus, factures, BL…) et à sa demande. Toutefois, l’octroi de cette avance doit se faire sur la base de document interne dument approuvés • Les avances de staff constitue une partie importante des dépenses du projet comme l’indique le rapport d’audit. La justification de ses avances est très essentielle pour le Centre car elle peut être utilisées comme un principe de bonne gestion des fonds à nous confiés par le bailleur. • Quelles sont les procédures d’acquisition des avances de staff? • Et comment les justifier afin d’éviter le rejet de dépenses?

CONDITIONS D’OBTENTION D’UNE AVANCE ET LEUR CLOSINGS • LES VOYAGES NATIONAUX Nous parlerons ici des missions effectuées en Côte d’Ivoire

CAS PRATIQUES 1 CAS DE VOYAGE OU MISSION NATIONAUX M. AHUI Eric doit effectuer une mission sur Soubré pour une séance de travail avec les techniciens. Depart mercredi 6/10/2013 et vendredi le 8/10/2013. Que doit-il faire?

Cas de voyage ou mission • AHUI prépare les TDR de sa mission qu’il soumet à son superviseur pour validation puis le transmet à l’Assistante Administrative • 1 semaine avant le début de sa mission, celle-ci fait parvenir à la finance les documents suivants qui seront utilisés pour la préparation d’un chèque • La copie verte de l’ordre de mission (OM) • La copie blanche du TravelAdvanceRequest (TA) préalablement validée par la finance • Une copie des TDR

CAS PRATIQUES 1 • De retour de sa mission, Ahui fera son closing de la manière suivante • Il rempli son carnet d’advance justification(AJ) et y attache: • le meals détail, TAR OCT 13.xlsx • la facture d’hôtel, • la copie blanche de l’OM, • la copie verte du TA, • le trip report daté et signé par lui • et la copie du chèque déchargé. Il le dépose à la finance pour vérification et validation.

CAS PRATIQUE 2 • FORMATION OU REUNION A L’ETRANGER Pour le cas ou un staff doit se rendre en mission ou prendre part à une réunion à l’étranger, on utilise pour l’ouverture de l’avance: • La copie blanche du TA • la copie verte OM • La lettre d’invitation

Cas pratiques 2 • Le closing d’une mission à l’étranger suit les mêmes étapes que le closing d’une mission national en ajoutant le reçu de change. • Le calculs des dépenses se fait avec la taux d’achat de devises.

CAS PRATIQUES 3 CAS DE SEMINAIRE OU FORMATION Dr DIBYveutformer les assistants de recherche à l’usage des stations météorologiques. Cette formation durera 3 jours. Que doit-il faire?

PREPARATION DE L’AVANCE • Dr DIBY prépare son TDR (Mention préparé par le programme et approuve par le directeur) qu’il fait approuver par Directeur, fait le chronogramme de ces activités, et prépare sonbudget (avec mention préparé par le programme, vérifie par la finance et approuve par le directeur). • La copie du tout est envoyé à la finance pour vérification et préparation du chèque pour l’avance

APRES LA FORMATION = CLOSING • Dr DIBY rempli l’AJ en regroupant les items par nature. Il y attache: Le TDR original + le budget original + le chronogramme + le rapport + la liste de présence des participants dument signée + les OM de tous les participants interne + les fiche des perdiems et de forfait de transport signé par les bénéficiaires + la facture de l’hôtel (pour les salles de réunions et les hébergements). Le tout va à la finance pour vérification et validation.

CAS OU L’AVANCE > montant des justifs(retour de monnaie) • Dans ce cas, après validation de son closing, le staff reverse la monnaie sur le compte banque de ICRAF • Il attaché la copie verte de l’AJ au bordereau de versement de la banque puis le déposé à la finance • En échange, il reçoit un cash receipt garant d’un versement effectué par lui

CAS OU L’AVANCE < au montant des justifs(Remboursement) • Dans ce cas, la copie verte de l’advance justification après signature par la finance va chez la cashier. • Elle rempli le petty cash payment signe par elle, le staff et la finance, y attache la copie verte de l’advance justification, puis procède au remboursement. • NB: montant < 80 000 FCFA • Si montant > 80 000 FCFA, la copie verte reste chez la finance pour preparation de chèque.

PIECES POUVANT ETRE REJETEES • La photocopie d’une facture • Les factures de restauration portant mention de boissons alcoolisées • Facture dont le montant en chiffre est différent de celui en lettre • Facture dont la date n’est pas conforme à la période de la mission • Reçu d’emballage de bagages personnels à l’aeroport, • Etc. • N.B: cette liste n’est pas exhaustive

Recommandations • Tout closing doit être effectués au plus tard 3 jours fin de mission ou d’activités • Le reversement de la balance doit se faire au plus tard fin de mois en cours après validation du closing par la finance

ANALYSES DES COMPTES DE STAFF • A la fin de chaque mois la finance fait une analyse des comptes de staff pour savoir l’état d’avancement des closings. Et alerte les staffs par mail pour les closings à faire ou les balances à reverser. Au 30 Septembre 2013, l’état des comptes sauf erreur ou omissions de notre part était comme suit: 11344 up tp Sept 13.xlsx

MERCI POUR VOTRE ATTENTION

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