VERİTABANI DEĞERLENDİRME GRUBU (VDG) ve YAYINCI BAŞVURU SİSTEMİ

1. Burcu KETEN VERİTABANI DEĞERLENDİRME GRUBU (VDG)veYAYINCI BAŞVURU SİSTEMİ

2. KAPSAM • VDG Genel Bilgi • Kurulma nedeni, tarihçesi, üyeleri, sorumlulukları • Organizasyonel yapısı, iş akış süreçleri • Yayıncı Başvuru Sistemi • Oluşturulma nedeni, tarihçesi • I. Yayıncı Arayüzü • II. VDG Arayüzü

3. VDG GENEL BİLGİ

4. Neden ihtiyaç duyuldu? • Etkili ve etkin değerlendirme • Çoklu denetim mekanizmalarının kullanımı • Süreç yönetiminde standartlaşma • Sistematik yaklaşım

5. Ne zaman kuruldu? Neler yaptı? İlk Tartışma (Toplantı): 14 Mayıs 2008 İZMİR Yıllık Değerlendirme Toplantıları 2008-2009-2010 • Temmuz 2008 ANKARA • 74 veritabanı değerlendirildi. • Temmuz 2009 İSTANBUL • 144 veritabanı değerlendirildi. • Temmuz 2010 ANKARA • 163 veritabanı değerlendirildi. Elektronik Kaynakların Stratejik Analizi Çalıştayı 2010

6. Kimlerden oluşuyor? • Emre H. AKBAYRAK (ODTÜ) • Mustafa Kemal ÇELEBİ (ÇÜ) • Sami ÇUKADAR (İBÜ) • Gültekin GÜRDAL (İYTE) • İlkay HOLT (ÖZÜ) • Burcu KETEN (ODTÜ) • Handan UĞUR (İTÜ)

7. Sorumlulukları neler? • Yeni gelen elektronik kaynak tekliflerinin değerlendirme sürecini yönetmek. • Sürecin sistematik hale getirilmesini ve bir veri havuzu oluşturulmasını sağlamak. • Elektronik kaynak seçme kriterlerini belirlemek. • Yayıncılara/sağlayıcılara mevcut yapı ile ilgili bilgilendirmelerde bulunmak. • Yayıncılık dünyasındaki gelişmeleri takip etmek. • Dünya genelindeki konsorsiyum çalışmalarını izlemek.

8. Organizasyonel yapılanma nasıl?

9. Nasıl bir iş akışına sahip? • 1. Aşama: Veritabanlarının Belirlenmesi • 2. Aşama: Ön Değerlendirme • 3. Aşama: Deneme Erişimi • 4. Aşama: Ayrıntılı Değerlendirme • 5. Aşama: Karar Verme • 6. Aşama: Kararın Duyurulması

10. 1. Aşama: Veritabanlarının Belirlenmesi • Yayıncı teklifleri • ANKOS üyesi kurumların önerileri • VDG’nin önerileri • VTS’lerin öneleri • YK’nın önerileri

11. 2. Aşama: Ön Değerlendirme • Teklifler “Yayıncı Başvuru Sistemi”ne girilir. • Teklifler VDG üyelerine otomatik olarak e-posta ile dağıtılır. • Her teklif için bir VDG üyesi atanır. • Atanan VDG üyesi ön değerlendirmeyi yapar. • Ön değerlendirme, sistem üzerinden VDG üyeleri ile paylaşılır. • En az dört VDG üyesinin onayından geçen teklif için deneme erişimi istenir.

12. 3. Aşama: Deneme Erişimi • Yayıncı Başvuru Sistemi’nde belirtilen firma yetkilisi ile iletişime geçilir. • Deneme erişimi talebi iletilir ve sürecin ne şekilde işleyeceği bildirilir. • Erişim kontrol edilip duyuru metni hazırlanır. • Duyuru, ANKOS yazışma listesi aracılığı ile paylaşılır. • Duyuru ANKOS Web sayfası üzerinden paylaşılır ve arşivlenir. • Kullanım istatistikleri istenir ve üyelerle paylaşılır.

13. 4. Aşama: Ayrıntılı Değerlendirme • Deneme Sürecine İlişkin Değerlendirmeler • Deneme erişimi kullanım istatistikleri • Üye kurumların talepleri • Veritabanı İçeriğine İlişkin Değerlendirmeler • Ayrıntılı içerik listeleri • Çakışma analizleri • Niteliksel ve niceliksel analizler • Fiyatlandırma Modeline İlişkin Değerlendirmeler • ANKOS tarafından alınan kararlar • Modelin Türkiye’de uygulanabilirliği • Türkiye ve dünya genelindeki gelişmeler • Alternatif model önerileri

14. 5. Aşama: Karar Verme • Ayrıntılı değerlendirme paylaşılır. • Diğer VDG üyelerinin görüşleri toplanır. • Fiyat pazarlıkları yapılır. • İlk ve son fiyat teklifleri karşılaştırılır. • En az dört VDG üyesi tarafından onaylanan teklife ilişkin değerlendirmeler YK üyeleri ile paylaşılır.

15. 6. Aşama: Kararın Duyurulması • 6A.Konsorsiyum Kurulabilir: • Lisans anlaşması ANKOS Lisans Anlaşmaları Grubu’na (LAG) gönderilir. • YK ve LAG onayı ile anlaşmaya varılan fiyat teklifi ANKOS listesi üzerinden duyurulur. • 6B.Konsorsiyum Kurulamaz: • Konsorsiyum kurulamayacağı, gerekçeleri ile birlikte bildirilir. • Alınan son fiyat ve yayınevinin iletişim bilgileri ANKOS listesi üzerinden duyurulur.

16. YAYINCI BAŞVURU SİSTEMİ

17. Neden ihtiyaç duyuldu? • Süreç yönetimini iyileştirme • Veri havuzu ve arşiv oluşturma • Ürünler • Yayıncılar/aracılar • Fiyat teklifleri • Standardizasyonu sağlama • Süreçler • Dokümanlar • Değerlendirme kriterleri • Hızlı ve etkili bilgi paylaşımını sağlama • Tek arayüz üzerinden ürüne ilişkin tüm verilere erişim • Güncellemelerin eş zamanlı paylaşımı • Değerlendirmeleri kayıt altına alınması • Şeffaflık • Güvenilirlik • Diğer ANKOS sistemleri ile entegrasyon *İş yükünün hafifletilmesi *

18. Oluşum Aşamaları • VDG Çalışmaları • Eylül 2009 - Yayıncı Başvuru Formu • Temmuz 2010 - Deneme sürümü • Ağustos 2010 - İlk teklifler • ANKOS Üyelerine ilk duyurular: • 2010 Daire Başkanları Toplantısı • 2011 ANKOS Yıllık Toplantısı

19. I. Yayıncı Arayüzü

20. Yayıncı başvuru formu • Türkçe ve İngilizce Arayüz • Güvenlik kodu ile giriş • Yayıncılar için uyarılar • Dosya ekleme • CTRL tuşu ile aynı anda birden çok dosya seçilebilir. • İzin verilen uzantılar ; jpg-png-gif-txt-zip-rar-pdf-doc-docx-xls-xlsx • Dosya adının yanına açıklama eklenebilir. • VDG Üyelerine, aracı ve yayıncılara otomatik e-posta ile bilgilendirme

21. Yayıncı Başvuru Formu - Alanlar • Firma bilgileri • Ürün bilgileri • Fiyatlama • Kullanım • Doküman • Notlar • Ekler Yayıncı başvuru formu

22. VDGÜyelerine Başvuru Sahibine PDF’e dönüştürülmüş form Eklenen dokümanlar

24. II. VDG Arayüzü

25. VDG Arayüzü • Ön güvenlik için kullanıcı adı ve şifre • Kişisel kullanıcı adı ve şifre • Kullanıcı bilgisi güncelleme alanı • Yorum yazma • Yoruma dosya ekleme • Yazılan yorumu düzenleme, silme • Yorumlara otomatik olarak isim ve tarih/saat ekleme • Yeni yorum eklendiğinde otomatik olarak e-posta ile bilgilendirme

27. Yorum eklendi bilgisi

28. Veritabanı Değerlendirme Grubu • İletişim bilgileri • Kısa tanıtım • Sunumlar

29. Katılımınız için teşekkür ederim