TEKNIK PENEMUAN FAKTA & PENEMUAN PERSYARATAN

1. TEKNIK PENEMUAN FAKTA&PENEMUAN PERSYARATAN YESSY YANITASARI, ST

2. Requirements Discovery(Penemuan Persyaratan) Proses dan teknik yang digunakan analisis sistem untuk mengidentifikasi, menganalisis, dan memahami persyaratan sistem.

3. Proses Requirements Discovery(Penemuan Persyaratan) • Menemukan dan analisis masalah • Menemukan persyaratan • Mendokumentasikan dan menganalisis persyaratan • Manajemen Persyaratan

4. Menemukan Dan Analisis Masalah • Alat populer yang digunakan tim pengembang untuk mengidentifikasi, menganalisis, dan menyelesaikan masalah adalah diagram Ishikawa. • Diagram Ishikawa sebuah alat grafis yang digunakan untuk mengindentifikasi, mengeksplorasi dan menggambarkan suatu masalah, sebab dan akibat dari masalah itu. Sering disebut diagram sebab-akibat atau diagram tulang ikan (fishbone diagram) karena menyerupai tulang ikan.

5. Menemukan Persyaratan(1) • Fact-finding (Penemuan Fakta) adalah sebuah teknik yang digunakan pada semua siklus pengembangan, tapi sangat penting dalam fase analisis persyaratan. • Fact-finding ( penemuan Fakta) Proses resmi yang menggunakan penelitian, pertemuan, wawancara, kuisioner, sampling, dan teknik lain untuk mengumpulkan informasi mengenai masalah, persyaratan, dan referensi sistem. Disebut juga pengumpulan informasi atau pengumpulan data.

6. Menemukan Persyaratan(2) • Etika Penemuan Fakta • Teknik Penemuan Fakta • Sampling terhadap dokumentasi, form, dan database yang ada • Meneliti dan mengunjungi situs • Observasi lingkungan kerja • Kuisioner • Wawancara • Prototyping • Joint requirements planning

7. Mendokumentasikan Dan Menganalisis Persyaratan • Mendokumentasikan Draf Persyaratan • Menganalisis Persyaratan • Merumuskan Persyaratan

8. Manajemen Persyaratan • Requirements management (Manajemen persyaratan) meliputi kebijakan, prosedur, dan proses yang mengatur bagaimana perubahan terhadap suatu persyaratan dikendalikan. • Manajemen Persyaratan menetapkan bagaimana sebuah perubahan yang dibutuhkan harus dilakukan, bagaimana perubahan dianalisis dalam hal impaknya terhadap lingkup, jadwal, dan biaya, bagaimana perubahan diterima atu ditolak, dan bagaimana perubahan diimplementasikan jika disetujui.

9. TEKNIK PENEMUAN FAKTASampling Dokumentasi, Laporan, dan File • Mengumpulkan fakta dari dokumentasi yang ada. • Mengumpulkan sampel dokumen, form, dan record yang representatif (Sampling). • Contoh dokumen dan file yang sudah ada dapat menyajikan banyak fakta dan detail dengan sedikit atau tanpa komunikasi personal langsung. Analis harus mengumpulkan dokumen historis, manual operasi bisnis beserta formnya, dan dokumen sistem informasi.

10. TEKNIK PENEMUAN FAKTAMeneliti dan Mengunjungi Situs Penelitian adalah teknik yang sering digunakan berdasarkan studi terhadap aplikasi lain yang serupa. Sekarang penelitian menjadi lebih mudah dengan adanya Internet dan World Wide Web (WWW). Kunjungi situs (Site Visits) merupakan bentuk penelitian khusus.

11. TEKNIK PENEMUAN FAKTAObservasi Lingkungan Kerja Observation (Observasi) teknik penemuan fakta dimana analis sitem turut berpartisipasi atau menyaksikan seseorang yang sedang melakukan aktivitas untuk mempelajari sistem.

12. TEKNIK OBSERVASI • Ciri : • Data yang dikumpulkan memiliki tingkat keandalan yang tinggi (ada validitas) • Melihat langsung kehidupan (fakta) • Dapat menggambarkan lingkungan fisik • Dapat mengukur tingkat pekerjaan (volume/frekwensi) • Orang yang diamati terganggu/tidak nyaman • Tidak seluruh pekerjaan dapat diamati (tidak mewakili tingkat kesulitan tertentu) • Mengganggu aktifitas kehidupan • Orang yang diamati cenderung berlaku baik

13. TEKNIK OBSERVASI • Yang harus dilakukan : • Buat rencana : apa? dimana? kapan? siapa? bagaimana? • Minta ijin kepada yang berwenang • Selalu rendah hati • Melakukan pencatatan hasil pengamatan • Kaji ulang hasil pengamatan • Berusaha tidak mengganggu aktifitas • Pilih aktifitas yang dianggap penting • Jangan membuat asumsi

14. TEKNIK PENEMUAN FAKTAKuisioner Questionnaire (Kuisioner) dokumen bertujuan khusus yang mengizinkan analis untuk mengumpulkan informasi dan pendapat dari responden.

15. TEKNIK KUISIONER • Ciri : • Cocok untuk sumber data banyak dan tersebar • Responden tidak terganggu • Hasilnya biasanya lebih objektif • Responden merasa dibatasi • Tidak dapat mengembangkan pertanyaan sesuai dengan situasinya • Daftar pertanyaan yang baik dan lengkap sulit dibuat

16. TEKNIK KUISIONER • Petunjuk : • Rencanakan dahulu fakta dan opini yang akan dikumpulkan • Tentukan pertanyaan yang cocok • Pertanyaan tidak mengandung kesalahan dan harus jelas/sederhana • Coba dahulu kepada 1 atau 2 responden, bila ada kesulitan segera perbaiki • Tipe : • free format questionere • check-off questionare • yes/no questionere • choice questionare • opinion questionare

17. TEKNIK PENEMUAN FAKTAWawancara Interview (Wawancara) teknik penelusuran fakta dimana analisi sistem mengumpulkan informasi dari individu-individu melalui interaksi face-to-face.

18. TEKNIK WAWANCARA • Ciri : • Memungkinkan jawaban bebas dan terbuka • Dapat mengembangkan pertanyaan sesuai situasi • Dapat menilai kebenaran dari gerak-gerik dan raut wajah orang yang diwawancarai • Dapat menanyakan kegiatan khusus • Membutuhkan waktu lama • Tergantung pada kepandaian pewawancara (human relation) • Tidak selalu tepat untuk kondisi tempat tertentu • Sanggat mengganggu kerja orang yang diwawancarai

19. TEKNIK WAWANCARA • Sifat pertanyaan : • Gunakan bahasa yang baik, sopan dan jelas ; jaga penampilan • Jangan memasukan pendapat pribadi • Hindari pertanyaan yang panjang dan berbelit-belit • Hindari pertanyaan yang menakutkan/ mengkhawatirkan • Hindari pertanyaan yang mengkritik • Jangan menggunakan kata ‘anda’, ‘kamu’ dsb, dan carilah kata yang cocok bila yang diinginkan adalah pernyataan group • Persiapan : • Atur pertemuan dengan orang yang akan diwawancari • Atur waktu yang tepat • Buat jadual • Buat panduan wawancara

20. TEKNIK WAWANCARA • Melakukan wawancara : • Mengenalkan diri • Menjelaskan tujuan wawancara • Menjelaskan peran dari orang ang diwawancarai • Menghilangkan kesan menginterogasi • Harus mendengarkan dengan teliti dan jangan banyak bicara • Jaga suasana wawancara tetap santai, tapi terarah dan menyenangkan • Jangan memotong pembicaraan • Mintalah pendapat/ide-ide tambahan • Jangan membuat asumsi jawaban yang tidak mendasar • Jangan memakai istilah yang sulit dimengerti • Pada akhir wawancara, bacakan rangkuman dari hasil wawancara dan minta orang yang diwawancara untuk membetulkan bila ada kesalahan • Ucapkan terima kasih dan intalah kesediaan kembali untuk dihubungi/untuk diadakan wawancara kembali bila perlu

21. TEKNIK PENEMUAN FAKTAPrototyping Penemuan • Discovery Prototyping tindakan membuat representatif skala kecil atau model kerja dari persyaratan pengguna untuk menemukan atau menguji persyaratan tersebut.

22. TEKNIK PENEMUAN FAKTAJoint Requirements Planning(JRP) Joint Requirements Planning (JRP) proses yang dilakukan dengan mengadakan pertemuan kelompok terstruktur dengan tujuan menganalisis masalah dan mendefinisikan persyaratan.

23. Strategi Penemuan Fakta • Pelajari dokumen-dokumen yang ada, form, laporan, dan file. Analis dapat mempelajari banyak hal tanpa kontak dengan orang. • Jika penting, observasi sistem saat sistem bekerja • Dengan semua fakta yang telah terkumpul, buat dan sebarkan kuisioner untuk memperjelas hal-hal yang belum dipahami dengan baik. • Lakukan wawancara (atau sesi kerja kelompok). Kareana kebanyakan fakta yang berhubungan telah dikumpulkan dengan metode low-user-contact, maka wawancara dapat digunakan untuk menguji dan memperjelas isu-isu dan masalah yang paling sulit (sebagai alternatif, gunakan teknik JRP untuk mengganti atau melengkapi wawancara). • (Opsional). Buatlah prototipe penemuan untuk semua persyaratan fungsional yang tidak dipahami atau untuk persyaratan yang perlu divalidasi. • Tindak lanjut. Gunakan teknik penemuan fakta yang tepat untuk menguji fakta (biasanya wawancara atau observasi).

24. Fakta Yang Harus Didapatkan • Fakta Organisasi : • Bidang usaha dan sejarah singkat organisasi • Objektifitas organisasi / tujuan organisasi secara umum • Struktur organisasi lengkap atau parsial (cabang/unit/bagian tertentu ) • Job deskripsi / wewenang dan tanggungjawab (lengkap / parsial) • Fakta Kegiatan : • Aktifitas kerja / kegiatan • Orang atau pelaku di setiap kegiatan • Alat / perangkat kerja (fisik) • Formulir-formulir atau dokumen yg digunakan dalam setiap aktifitas • Aturan/norma/prosedur kerja (baku atau tidak) yang diberlakukan pada setiap aktifitas • Pihak-pihak lain yang terlibat dalam setiap aktifitas (lingkungan luar)

25. Fakta Yang Harus Didapatkan • Fakta Proses & Data (detail) : • Proses (proses detail, periode, struktur proses, beban, performansi, detail pelaku dsb) • Data (data detail, cakupan, periode, volume, aliran data, sumber, arsip/penyimpanan, dsb) • Fakta kebutuhan informasi bagi manajemen : • Mengetahui laporan-laporan apa saja yang dibutuhkan oleh pihak manajemen berkaitan dengan sistem yang diangkat • Mengetahui detail kualitas informasi ( cakupan data, perolehan informasi (proses pd, kecepatan, akurasi), media / perangkat yg digunakan, format, target / fungsi, dsb ) • Fakta harapan user /pengguna : • Mengetahui harapan pihak manajemen / user / pihak terkait terhadap sistem yang ada • Mengetahui kemungkinan perubahan kebijakan manajemen khususnya menyangkut performansi sistem

26. Detail Fakta Prosedur • Prosedur Kerja • Nama dan deskripsi/fungsi prosedur • Hukum atau norma yang berlaku untuk setiap prosedur dan deskripsi/penjelasannya • Proses-proses yang ada pada prosedur dan keterkaitan antar proses • Pelaku yang menjalankan prosedur ( deskripsi dan jabatannya ) • Permasalahan yang muncul dalam penerapan prosedur(kesulitan pelaku, ketidakjelasan / ketidak-baku-an prosedur, penyebab lamanya layanan, dsb)

27. Detail Fakta Formulir • Formulir / Dokumen • Nama dan deskripsi/fungsi formulir • Item data setiap formulir • Tingkat keterbacaan formulir • Kemudahan pengisian formulir • Kemudahan dokumentasi dan pengambilan kembali • Periode dan volume/frekuensi formulir • Identifikasi formulir • Permasalahan yang muncul berkaitan dengan formulir(kesulitan pemakai menggunakan, kesulitan dokumentasi, ketidak-lengkapan / ketidak-baku-an, dsb)

28. Detail Fakta Personil • Personil • Nama dan deskripsi personil • Job Deskripsi • Jabatan & rangkapan kerja • Kinerja Personil(Performansi kerja, beban kerja personil, intelegensia/pendidikan) • Permasalahan yang muncul dari personil atau penilaian sementaraatas keberadaan yang bersangkutan.( kinerjanya, keluhan personil, menyangkut beban, dsb)

29. TERIMA KASIH Whitten, L. Jeffrey, Bentley, D.Lonnie, Dittman C. Kevin, System Analysis and Design Methods, McGraw-Hill Companies, 2004