Frá hugmynd til framkvæmdar Verkefnavæðing sem leið til hagræðingar á Veðurstofu Íslands

1. Frá hugmynd til framkvæmdar Verkefnavæðing sem leið til hagræðingar á Veðurstofu Íslands Heiðveig María Einarsdóttir Sérfræðingur í Verkefnastjórnun – VÍ

2. Yfirlit • Hugmynd • Grunnur að framkvæmd • Fagleg verkefnastjórnun • Flokkun verkefna • Verkefnastofa • Innleiðing • Dæmi • Samantekt HME

3. Hugmynd 1.janúar 2009 • Ný Veðurstofa Íslands • Sameining Vatnamælinga Orkustofnunar og Veðurstofu Íslands (hinnar eldri). • Lög nr. 70/2008 um Veðurstofu Íslands. Verkbókhald notað með góðum árangri • Vatnamælingar Orkustofnunar. • T.d. Vatnshæðarmælar. • Veðurstofa Íslands (hin eldri). • Tímaskráning starfsmanna. 3.mgr.4.gr. laga nr. 70/2008 ,,Veðurstofa Íslands skal greina kostnað allra verkefna, hvort sem fjármögnun byggist á sértekjum eða framlögum úr ríkissjóði. Kostnaðargreining tekur til alls kostnaðar, þ.m.t. kostnaðar vegna yfirstjórnar, sameiginlegrar þjónustu, húsnæðis, afskrifta og þróunar.” HME

4. Grunnur að framkvæmd • Verkbókhald (Oracle) • Tímar,tæki, tól, aðkeypt aðföng, aðkeypt þjónusta, stoðþjónusta o.s.frv. • Skráð á verknúmer viðkomandi verkefnis. • Verkbókhaldið endurspeglast í fjárhagsbókhaldi • Ítruð kostnaðargreining • Fagleg verkefnastjórnun HME

5. Fagleg verkefnastjórnun • Fagleg verkefnastjórnun • Tól og tæki verkefnastjórnunar. • Verkáætlanir, kostnaðaráætlanir, faglega fundarstjórnun, eftirfylgni og uppfærsla verkefnisáætlana. • Skilamat. • Flokkun verkefna. • Mismunandi aðferðir eftir verkefnum. • Stofnun verkefnastofu. • Handleiðsla, aðhald, eftirfylgni og yfirsýn. HME

6. Flokkun verkefna Flokkun verkefna • Stór Rannsóknarverkefni – Alþjóðleg – Innlend. • Dæmi: SVALI (Stabilityandvariation of Arctic Land Ice). • Styrkt af TopLevelResearchInitiative (TRI, Norrænn sjóður). • ProjectOffice á Veðurstofu Íslands. • Umfang : 17 stofnanir, 6 lönd, 70 þátttakendur, 5 ár. • Minni rannsóknarverkefni. • Dæmi: Lagnaðarís, 4 stofnanir auk hagsmunaaðila, 13 þátttakendur, u.þ.b. 1 mannár. • Innri verkefni. • Dæmi: Stefnumótun VÍ, Sparnaðarátak í Ríkisrekstri. HME

7. Verkefnastofa • Hlutverk • ,,Hlutverk verkefnastofu er að innleiða faglega verkefnisstjórnun innan stofnunarinnar og liðsinna þeim sem stjórna stærri verkefnum.” • Verkefni • ,,Verkefnastofu er ætlað að innleiða faglega stjórnun verkefna innan stofnunarinnar og viðhalda henni. Hópurinn skal koma á samræmdu verklagi í því skyni. Ennfremur skal hann veita stuðning og aðhald þeim sem sinna stærri skilgreindum verkefnum á vegum stofnunarinnar.” • Verkefnastofu skipa: • 2 verkefnastjórar (MPM : Master of Project Management). • Gæðastjóri. • Yfirverkefnastjóri Upplýsingatæknimála. HME

8. Innleiðing Kynningar Rekstrarhandbók • Verklagsreglur. • Verkefni skilgreint – Verkefni >40 klst / Smáverk < 40 klst. Innleiðing í verki • Í gegnum almenn rannsóknarverkefni. • Í gegnum innri verkefni. • Stefnumótun • Sparnaðarátak í ríkisrekstri HME

9. Sparnaðarátak í ríkisrekstri Átaksverkefni um sparnað í ríkisrekstri • Leitað var til starfsmanna með hugmyndir. • Hugarflugsfundir og vefskráning á hugmyndatorgi. • Vinnustofa var haldin í Desember. 4 starfsmenn VÍ. • Hugmyndir flokkaðar og unnar saman ~ 130 hugmyndir frá starfsmönnum. • 11 verkefni. • Fundir (ekki farið af stað) • Félagslegt (ekki farið af stað) • Hús (í vinnslu) • Mötuneyti (í vinnslu) • Nýsköpun (farið af stað) • Samgöngur (ekki farið af stað) • Skipulag og stjórnun (ekki farið af stað) • Skjalastjórnun ( farið af stað) • Upplýsingatækni (farið af stað) • Verkefnastjórnun ( farið af stað ) • Verkferlar (í vinnslu) HME

10. Stefnumótun Aðkoma verkefnastofu • Verkefnastofa verður ,,regnhlíf” yfir þeirri vinnu auk þess að leiða og stuðla að faglegri verkefnastjórnun í þessari vinnu. Stefnumótun fyrir hvert svið Unnið í hópum • Hópstjórar • Allir vinna með sama sniðmát • Hóparnir vinna saman að efni sem síðan verður notað í lokaskýrslu. Lokaskýrsla unnin af Verkefnastofu auk sviðsstjóra Verklag verkefnastjórnunar • Dæmi : fundir, verkefniseyðublöð, kostnaðargreining, skilamat o.s.frv. HME

11. Stefnumótun: Dæmi um verklag 1 Ræsfundur, 2 stærri vinnufundir, 1 stöðufundur, 1 lokafundur, lokaskýrsla. Ræsfundur • Allt sviðið • 60 mínútur • Áætlað 11.október Vinnufundur 1 • Allt sviðið, jafnvel skipt upp í 2-3 hópa. • 90 mínútur • Áætlað 18.október Stöðufundur • Allt sviðið • 45 mínútur • Áætlað 1.nóvember Vinnufundur 2 • Allt sviðið, skipt upp í 2-3 hópa. • 90 mínútur • Áætlað 8.nóvember Lokafundur • Allt sviðið • Kynning á niðurstöðum, glens og gaman. • Áætlað 22.nóvember Uppkast að lokaskýrslu allra sviða • Áætlað 10.desember HME

12. Samantekt • Ávinningur • Fjárhagslegur. • Aukin kostnaðarvitund allra starfsmanna. • Aukin yfirsýn. • Verkefnalok. • Ítarlegri þarfagreining á mannauð í verkefnum. • Aukin vandvirkni í verkefnum. HME