Inteligentní archivace MS Exchange

1. Důvěra v propojeném světě Inteligentní archivace MS Exchange Radek Smolík Country Manager Symantec ČR a SR

2. Jaký problém pošty řešíme? 1 Jak pracuje Enterprise Vault? 2 Co je třeba zvážit při archivaci? 3 Agenda Raději chytrostí než silou!

3. Důvěra v propojeném světě Jaký problém pošty řešíme?

4. Messaging Zákaznický systém Dodavatelský řetězec Podnikový systém Hlavní kniha 1985 1990 1995 2000 2005 … 75%typického intelektuálního vlastnictví společností je uloženo v elektronické poště 75%vyšetřování ve velkých společnostech obsahuje analýzu obsahu elektronické pošty 79%společností akceptuje zprávy elektronické pošty jako potvrzení obchodních transakcí De fakto Úložiště Kouřící zbraň Obchodní záznamy Pošta je kritická a rostoucí aplikace E-mail se stal primárním médiem, pomocí kterého komunikujeme. Důsledkem toho je, že e-mail se stal de fakto úložištěm záznamů obchodních a správních činností. CIO Magazine, leden 2005 Raději chytrostí než silou!

5. Soubory, SharePoint, Web, … Exchange,Domino, … Škála messaging dat expanduje Hlas E-mail Spolupráce Instaní zprávy Yahoo!, AOL, MSN, LCS, … Digitální Voice Mail,VoIP, … Raději chytrostí než silou!

6. Implementujete poštovní kvóty Neimplementujete poštovní kvóty Uživatelé narážejí na poštovní kvóty Mailboxy jsou stále větší a větší Uživatelé vytvářejí velké PST složky Výkonnost Exchange stále klesá Ukládání PST na NB/DT Ukládání PST v síti* Náklady na úložiště stále rostou V zálohovacím okně nelze zálohovat Ztráta schopnosti vyhledávat Problém s úložišti a zálohami Nedostupnost či nákladné snapshoty Help Desk: Poškození PST, problémy s kvótou, odezva *Microsoft nepodporuje PST v síti (Microsoft KB 297019) 1. výzva: škálování je dilematem Problém: Uživatelé dostávají mnoho pošty! Raději chytrostí než silou!

7. X X X Exchange server Honzův mailbox Jirka (externí) Backup systém Jarčin mailbox Jarčin gmail účet Externí jednotka Jarčin PST soubor 2. výzva: Uchování je „Divoký Západ“ Raději chytrostí než silou!

8. Export e-mailu z Exchange mailboxů Exchange server Obnova e-mailu z lokálních záloh (pásek) Backup systém Obnova e-mailu z externích záloh (pásek) Pásková jednotka Image NB/DT pro prohlížení PST/NSF Jarčin PST soubor 3. výzva: Vyhledání je „požární cvičení“ Připravuje se nová legislativa EU, která to učiní povinným De-duplikace Crask hesel Image Filer Index Raději chytrostí než silou!

9. Důvěra v propojeném světě Jak pracuje Enterprise Vault?

10. Microsoft Exchange Microsoft LCS Microsoft SharePoint Microsoft soub. server Microsoft Office Jak tyto informace ukládám? • Ukládání • Stará data => levný disk • Odstranění duplicitních kopií • Snížení času/nákladů záloh • Data centrálně zachycena • Žádná změna pro uživatele Archív Raději chytrostí než silou!

11. Microsoft Exchange Microsoft LCS Microsoft SharePoint Microsoft soub. server Microsoft Office Jak tyto informace spravuji? • Správa • Klasifikace a tagování dat • Migrace podle života obsahu • Vymáhání retenčních polotik • Automatická expirace • Logování všech aktivit Politiky a obsah Archív Raději chytrostí než silou!

12. Microsoft Exchange Microsoft LCS Microsoft SharePoint Microsoft soub. server Právní Pers. Microsoft Office Obch. Jak tyto informace vyhledám? • Vyhledání • Index pošty, příloh, souborů • Vyhledání konc. uživatelem • Globální vyhledávání • Bezpečná kontrola přístupu • Přezkoumání a workflow Politiky a obsah Archív Raději chytrostí než silou!

13. Nově v EV 7.0: • Archivace IM s nativním zachycením a retencí Microsoft Exchange Microsoft LCS Microsoft SharePoint Microsoft soub. server • Nově v EV 7.0: • Podpora Exchange serveru 2007 • Nově v EV 7.0: • Podpora prohledání v rámci celého Windows desktopu Microsoft Office • Nově v EV 7.0: • EMC Celerra (NAS) podpora • Tlačná instalace pro Windows Jak tyto informace ukládám? Ukládání Stará data => levný disk Odstranění duplicitních kopií Snížení času/nákladů záloh Data centrálně zachycena Žádná změna pro uživatele Archív Raději chytrostí než silou!

14. Nově v EV 7.0: • Engine pro aut. klasifikaci • Engine pro uživ. klasifikaci • konektory pro Documentum, IBM, OpenText, Oracle Stellent Microsoft Exchange Microsoft LCS Microsoft SharePoint Microsoft soub. server Microsoft Office • Nově v EV 7.0: • Administracre podle rolí • Granulární provisioning • Pokročilý reporting/monitoring • Podpora Microsoft Cluster Server Jak tyto informace spravuji? Správa Klasifikace a tagování dat Migrace podle života obsahu Vymáhání retenčních polotik Automatická expirace Logování všech aktivit Politiky a obsah Archív Raději chytrostí než silou!

15. Microsoft Exchange Microsoft LCS Microsoft SharePoint Microsoft soub. server • Nově v EV 7.0: • IA řídí selektivní hledání v CA • IA řídí cílené hledání v DA Legal HR Microsoft Office Sales • Nově v EV 7.0: • Index a hledání MS oprávnění • Řízení obsahu archívu Jak tyto informace vyhledám? Vyhledání Index pošty, příloh, souborů Vyhledání konc. uživatelem Globální vyhledávání Bezpečná kontrola přístupu Přezkoumání a workflow Politiky a obsah Archive Raději chytrostí než silou!

16. Exchange PST, PF Hledání konc. uživatelem Domino, SMTP Compliance Accelerator SharePoint File Shares Discovery Accelerator IM Archivní úložiště Enterprise Vault dnes Ukládání Správa Vyhledání Raději chytrostí než silou!

17. API Exchange PST, PF Hledání konc. uživatelem Domino, SMTP Compliance Accelerator SharePoint File Shares Discovery Accelerator IM Archivní úložiště Databáze Analýza / Hledání SAP Bloomberg ECM / RM Šifrovaná pošta Klasifikace Platforma pro inteligentní archivaci Ukládání Správa Vyhledávání Raději chytrostí než silou!

18. Archivace žurnálu Typické pro právní dozor nebo pro regulované uživ. R-T zachycení Plán. zachycení Archivní úložiště Archivace mailbocu Typické pro všechny, šetří ukládací prostor Přijetí pásky Historický Vault Typické pro právní maily a data v zálohách PST migrace Typické pro maily na PC Najdi, migruj, archivuj... Přijetí PC mailu Ukládání: flexibilní zachycení pošty Raději chytrostí než silou!

19. Ukládání: flexibilní poltiky pro poštu • Typicky • Podle stáří • Podle % kvóty • Kombinace • Další možnosti • Položky > velikost • Min. Archivní stáří • Vymaž originál • Obsahové propojení • Podle adresáře Raději chytrostí než silou!

20. Z: Disk Server záloha PC záloha Externí pásky Externí pásky Ukládání: eliminace PST • Najdi PST • Síťové servery • PC/NB • Migruj PST do archivu • Dokonce i mobilní uživ. • Omezení uživ. akcí • Odstraň PST • Vymazání, skrytí • Kompaktní tvar PC Raději chytrostí než silou!

21. Ukládání: flexibilní politiky pro soubory • Politiky • Seskupování pravidel • Per volume nebo adresář • Na základě metadat • Velikost, stáří, jméno, … • Akce • Povol vymazání • Archivuj • Nearchivuj • Smaž (jako MP3) • Retence (jako 7 let) Raději chytrostí než silou!

22. Store: Seamless Outlook User Experience Ukládání: v Outlooku ho nepoznáte! • Ikona indikuje archivaci • Ostatní je stejné (výmaz, postupeni, odpověď, panel prohlížení atd.) • Tlačítková lišta a rozšíření menu o arcdhivaci, obnovu a vyhledávání • Možnost pro client-less nasazení (“Universal Shortcuts”) • Podpora Outlook MAPI, RPC/HTTP, cachovaný mód, Offline a OWA • Podpora Mac (Entourage) se Safari prohlížečem Raději chytrostí než silou!

23. Ukládání: v PST ho nepoznáte! • Možnost rekonstrukce odkazů v mailboxu • Reprezentuje původní hierarchii PST složek • Možnost neumístit odkazy a namísto toho prohlížet i prohledávat archív přes webový prohlížeč Raději chytrostí než silou!

24. Přenos Odkazy Ukládání: cachovaný přístup • Kopíruje přestárlé položky z OST souborů předtím, než jsou archivovány • Plná podpora Outlook 2003 cache módu a MS Exchange offline módu • Poskytuje také optimalizovaný výkon a dostupnost v online módu Exchange OST soubor Offline Vault Enterprise Vault Raději chytrostí než silou!

25. Ukládání: u souborů ho nepoznáte! • Reprezentace nativní souborové ikony a informace o původní velikosti souboru uživateli • Podpora Windows souborových serverů, NetApp a EMC Celerra • Agentský software běží na souborovém serveru Windows (možnost nasazení tlačnou instalací) Raději chytrostí než silou!

26. Exchange servery Vault server Úložiště NTFS, NetApp, EMC, IBM, Storage TEK, … Ukládání: úspora ukládacího prostoru • Jediná kopie stejného mailu a všech příloh • Pracuje také s FSA a se SharePoint archivací • Je účinný také mazi mailboxema žurnálovými archivy ve stejném Vault úložišti • Přidané SIS na EMC Centera (“attachment separation”) Raději chytrostí než silou!

27. Read only Archivní úložště Ukládání: optimalizovaná záloha Záloha 10 TB archív 500 gig partice Velikost zálohové pásky Reduje information storymigruje většinu dat do archívu Většina archivních dat je statických (nepotřebují opakovaný backup) Raději chytrostí než silou!

28. Archivní úložiště Ukládání: optimalizovaná obnova Záloha 10 TB archív 500 gig partice Velikost zálohové pásky Redukované information storyznamenají redukovaný čas jejich obnovy Raději chytrostí než silou!

29. Ukládání: sekundární migrace Enterprise Vault 6 NetBackup nebo IBM Tivoli Storage Manager Primární soub. server (Windows nebo NetApp) Primární úložiště Diskový archív Pásková knihovna Raději chytrostí než silou!

30. 1. Proaktivně archivuje většinu dat v mailboxech 4. Původní PST složky migrovány do archívu Archív 3. Archivace zkracuje čas pro přesun mailboxu 2. Redukce dat jedno-instančním uložením/ kompresí Mailboxy Ukládání: zrychlení migrace Mailboxy Exchange 2003 PST soubory Exchange 2007 Raději chytrostí než silou!

31. Správa: inteligentní archivace Inteligentní klasifikace Inteligentní retence Inteligentní vyhledávání Automatická klasifikace Jak dlouho mám tohle udržovat? Vyhledávání a prozkoumávání podle kategorií Uživatelská klasifikace Kam mám tohle uložit? ECM klasifikace Účinné hledání &rychlé prohlížení Controlled Preservation & Disposition Omezení nákladů na ukládání Raději chytrostí než silou!

32. Správa: automatická klasifikace Microsoft Exchange nebo Lotus Domino Archive Exchange žurnáluje mailové zprávy A/NEBOuživ. soubory do adresáře • EV předá objekty do ACE pro klasifikaci a taggování • Metadata - Odesílatel/příjemce/AD skupina • Obsah – obsahuje frázi “důvěrné” nebo IČO zákazníka “123231234” • 40 dalších „přibalených“ politk • ACE vrací • Retenční perioda • Zahrň do přezkoumání • Vyluč z přezkoumání • Tagguj kategorii ACE Raději chytrostí než silou!

33. 1 2 3 5 4 EV archivuje kopiie-mailu… Odchozí e-mail od uživatele… E-mail přichází doExchange… Shoda s poštovními politikami... Zpráva doručena nebo zadržena... • Správu lze zadržet ve spamové karanténě • Kopii lze žurnálovat a archivovat • x-archiveo ochraně informace, indexování • Pravidlo nastaví retenční kategorii • SMS spouští politiku • Přidává nový x-header“x-archive: Ceny” • Exchange předává zprávu na odchozí poštovní relay • Cílová fráze“pouze interní” nebo příloha jako „ceník.xls“ Vault úložiště Správa: automatická klasifikace Microsoft Exchange nebo Lotus Domino SMS 8200 / 8300SMS for SMTP 5.0 Archív Odchozí mail odeslán uživatele Žurnál kopie s novými taggy EV zákaznický filtr 1) Indexujex-archive = Ceny jako nový index 2) Použije nový xarchive = “ceny” pro nastavení retenční kategorie (právní důvody) Možnost: Zadržet mail ve spam karanténě pro další akci Raději chytrostí než silou!

34. Správa: uživatelská klasifikace Možnosti klasifikace (kategorie) jsou založeny na centrální politice Raději chytrostí než silou!

35. 1 Správa a převzetí politik 2 EV Policy Server Tlačné předání politik klientovi 5 Katalogizace metadat Logování operace Desktop aplikace 3 4 Uživatelský desktop (Spravovaný klient) Klasifikace při přijetí/čtení Archivace do EV EV archív ECM Record Manager Správa: uživatelská klasifikace Raději chytrostí než silou!

36. Správa: ECM klasifikace • EMC Documentum Content Server, Retention Policy Services • IBM DB2 Content Manager, Records Manager • OpenText LiveLink, Records Manager • CA MDY FileSurf • Oracle Stellent Universal Records Manager • Planned: Hummingbird a Interwoven Raději chytrostí než silou!

37. Správa: automatické zákonné uchování • Výběr DA případu • Uchování všech položek • Žádná expirace (do změny) • Sleduje vícerá uchování Raději chytrostí než silou!

38. Manage: Roles Based Administration Správa: administrace dle rolí Zakazuje přístup na souborový server a kontejnery i funkcionalitu pro SharePoint • Bezpečný přístup • Distribuovaná správa • Společná infrastruktura Umožňuje každodenní administraci archivování MS Exchange a Lotus Domino Raději chytrostí než silou!

39. Správa: granulární provisioning Raději chytrostí než silou!

40. Správa: pokročilý reporting/monitoring Raději chytrostí než silou!

41. Hledání: Nalezení a obnova e-mailu • Integrováno do Outlooku • E-mail a přílohy • Samoobslužná obnova položek z Outlooku • Bezpečnost opřena o pravidla přístupu uživatele do mailboxu • Existuje také možnost vyhledávání přes webový prohlížeč Raději chytrostí než silou!

42. Hledání: hledání/obnova konc.uživatelem • Volitelné indexování • Souborová metadata a obsah • Podpora pro více než 250 typů souborů • Webově-založené vyhledávání • Obnova koncovým uživatelem • Prozkoumávání archívu (Uživatel může webově přistupovat do adresáře) Raději chytrostí než silou!

43. Zkoumání: prohledání z Win desktopu Raději chytrostí než silou!

44. Zkoumání: přezkoumání právní kauzy • Prohledává e-maily, přílohy, dokumenty, instatní zprávy, metadata • Prohledání supervizorem, klíčová slova, fráze, datový rozsah apod. • Hledání zákaznických taggů od klasifikačních enginů • Označení šifrovaného obsahu • Obsah Microsoft Rights Management Serverumůže být dešifrován a prozkoumáván Raději chytrostí než silou!

45. Zkoumání: přezkoumání právní kauzy Raději chytrostí než silou!

46. Úplnost Bezpečí Audit • Zachycení všech zpráv vybraných uživatelů • Nalezení VŠECH PST souborů a záloh • “Bezpečná kopie” jako prevence ztráty dat • Chrání všechny vlastnosti a metadata zpráv • Zajistí nemožnost falšování logů v archívu • Zajistí dlouhodobý přístup k archívu • Plný auditní zaznam všech archivních akci • Plný auditní záznam o vyhleldávání dat • Plný archivní záznam exportů dat z archívu Zkoumání: řetez právního dozoru Raději chytrostí než silou!

47. Zkoumání: automatický dohled Raději chytrostí než silou!

48. Zkoumání: automatický dohled Raději chytrostí než silou!

49. Důvěra v propojeném světě Co je třeba zvážit při archivaci?

50. Klíčové okolnosti • Oveřený úspěch v zákaznických implementacích • Co nejnižší náklady na vlastnictví archívu • Co nejsilnější integrace s Microsoft prostředím • Bezpečný základ pro archivaci různých dat • Škálovatelná architektura pro dlouhodobé použití Raději chytrostí než silou!