1 / 20

Substitutie

Substitutie. Deze workshop gaat:. Over de uitdagingen voor het COA om voor haar primaire proces substitutie te gaan introduceren niet over archivistische mumbo-jumbo (daar kunt u ons overigens wel over bellen want we hebben de specialisten zitten !). Wat is het volgens u ?.

marshall-monroe
Download Presentation

Substitutie

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author. Content is provided to you AS IS for your information and personal use only. Download presentation by click this link. While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server. During download, if you can't get a presentation, the file might be deleted by the publisher.

E N D

Presentation Transcript

  1. Substitutie

  2. Deze workshop gaat: • Over de uitdagingen voor het COA om voor haar primaire proces substitutie te gaan introduceren • niet over archivistischemumbo-jumbo • (daar kunt u ons overigens wel over bellen want we hebben de specialisten zitten !).

  3. Wat is het volgens u ?

  4. Waarom Substitutie voor het primaire-proces-dossier van het COA? • Primair : Voorwaarde voor het digitaal uitwisselen van documenten met de keten via de BVV en het CDD • Digitaal beschikbaar hebben van alle originele documenten van een bewoner in één digitaal bewonersdossier • Op orde brengen van de bewonersdossiers van het COA, in lijn met het nieuwe BSD en de archiefwet en –regelgeving • Vereenvoudigen en uniformeren van het beheer op het bewonersarchief van het COA • Secundair: paperless werken (2017).

  5. Wat zijn voor COA de voorwaarden voor doorvoeren Substitutie? • Beleid voor recordmanagement moest worden vastgesteld voor het bewonersdossier • Substitutiebesluit moest worden vastgesteld door het Bestuur • Betrouwbaar en toegankelijk digitaal archief • Handboek met instructies, taken, bevoegdheden, organisatie. Recordmanagement ?

  6. Uitdagingen (1): • Voldoen aan voorwaarden (beleid, substitutiebesluit, archief) • Nieuw metadata-schema, maken én implementeren • Opslagsysteem Corsa laten voldoen aan archiefwet en regelgeving • Conversie metadata in opslagsysteem • Substitutie van bestaand fysiek archief • Bepalen en re-routeninkomende en uitgaande documentstromen.

  7. Uitdagingen (2): • Aanpassen scan-softwarevoor correct scannen, registreren en controleren • Aanpassen scan-hardwareaan substitutie-eisen • Geautomatiseerd ondersteunen registratieproces voor verwerken formulieren uit primaire proces systeem • Aanpassen processen, procedures, richtlijnen en werkinstructies • Bepalen organisatie en aanpassen taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden • Opleiden medewerkers.

  8. Oplossingsrichting: • Gebruik van QR-codes voor formulieren uit primaire proces (‘Digitally born’ documenten met natte handtekeningen) • Alleen metadata afvangen bij de bron (bij aanmaken/ ontvangen) die niet elders kunnen worden afgevangen • Geautomatiseerd metadata verrijken o.b.v. ‘werkproces’ en ‘documenttype’.

  9. Hoe zie dit er in de praktijk uit? Het COA onderkent 5 verschillende documentstromen waarvan 2 onder substitutie vallen: • Stroom 1: deponeren volledig digitaal met QR-code • Stroom 2: deponeren volledig digitaal vanuit MS Office • Stroom 3: deponeren fysiek met QR-code • Stroom 4: deponeren fysiek zonder QR-code • Stroom 5: consumeren uit DocumentenLoket

  10. Stromen 3 en 4 - deponeren fysiek met/zonder QR-code Creëren Ontvangen Medewerker Primair proces Ondertekenen Verwerken Uitsplitsen Voorbereiden Scannen Medewerker scanafdeling Metadateren Controleren Berichtenmakelaar Verrijken Opslaan Trigger sturen BVV Gemeenschappelijke voorzieningen BVV CDD Corsa Medewerker DIV Beheren

  11. Substitutie stroom 3 deponeren fysiek met QR-code Archiveren Aanmeldingen begeleidings- formulier IBO deel B

  12. Substitutie stroom 3 deponeren fysiek met QR-code

  13. Substitutie stroom 3 deponeren fysiek met QR-code Aanmeldingsen begeleidingsformulier deel B Instromen 14-04-2014 100059758 Scanbatch 20010 Dick Snow Klaas de Groot Jos Stevens 2716076921

  14. Substitutie stroom 4 deponeren fysiek zonder QR-code

  15. Substitutie stroom 4

  16. Substitutie stroom 4 deponeren fysiek zonder QR-code

  17. Document ontvangen

  18. Map Titel Creatiedatum Afzender Bewaarlocatie Beëndigen opvang Vertrekplan 06-03-2014 Locatie Almere Corsa Locatie Almere Corsa Beëndigen opvang Kopie gemeentebrief 03-03-2014 Opvang Beschikking 02-05-2012 - Corsa Map Titel Inhoud Ontvangstdatum Documenttype Stuknummer (Corsa) Documentnr (CDD) Bron Organisatie Beëndigen opvang Kopie Gemeentebrief 03-03-2014 Bericht aan Gemeente 123456 hgb57869 DT&V

  19. Documenten classificeren (van wie, naar wie, DocType) • BSD • Metadatering: Waardebereikendefinieren • Digitaliseren ? • Scanstraat ? • Visie, Strategie? • Beleid • Substitutiebesluit • Publicatie • Conversie huidig (digitaal) archief ? (document, metadata) • Vernietigen ? • Recordmanager ? Confused ? Youwon’tbeafteryougiveus a call at COA! Wat moet u allemaal regelen om substitutie te kunnen gaan toepassen?

More Related